経費の追跡
経費を追跡する必要性
経営者として、ビジネスを運営するうえで経費が発生するのは必然なことです。クライアントとの食事やベンダーとの打ち合わせ、どのような場面でも出費が発生する可能性があります。
健全なビジネスプランを維持するため、経費を追跡することは必要不可欠です。またそれにより、お金の流れを把握し、財務的な優先を守りながらコスト削減と利益の最大化を実現できます。
Zoho Invoiceを使用して経費を追跡する方法について、順を追って説明します。
Zoho Invoiceで経費を追跡する
Zoho Invoiceの経費モジュールでは、ビジネスにおけるさまざまな経費を1か所で記録、表示、追跡、修正することができます。Zoho Invoiceを利用し始めたばかりの場合でも、費用を簡単に整理するのに役立つ、ステップバイステップのガイドをご参照ください。
- 経費の分類 - Zoho Invoiceでは、経費を用途や性質によってカテゴリーとして分類し、登録できます。必要に応じて新しいカテゴリーを作成でき、自社の要件に沿った適切なカテゴリーで経費を記録できます。
- 追跡と精算 - ビジネスにおいて、パソコンの購入や、同僚との食事など、いろいろな場面で発生する雑費を追跡するのは煩雑な作業です。このような場合、「この場、この瞬間」はもっとも重要なフレーズです。Zoho Invoiceでは、経費を発生した瞬間に記録し、一瞬で領収書もアップロードすることができます。また、経費が顧客の立替経費として精算される場合は、それを請求対象に設定し、請求書を作成して顧客に送信できます。
- レポートの表示と分析 - Zoho Invoiceは、入力された最小限のデータを収集して経費レポートの形式で表示し、支出パターンを示すことで、迅速な意思決定を支援します。
経費のカテゴリー
Zoho Invoiceに記録した経費をさまざまなカテゴリーに分けることができます。これにより、経費の追跡や経費レポートの整理が非常に簡単になります。各カテゴリーは、特定の種類の経費を収めるように設計されており、また必要に応じて新しいカテゴリーを作成することもできます。以下にカテゴリーのいくつかの例を挙げます。
- 広告費
- クレジットカードの料金
- 食費と娯楽費
説明
中小企業を経営する場合、多岐にわたる経費が発生するため、詳細な収支記録を行うことは常に有益です。これにより、経費を削減すべき領域を特定したり、少し余分に投資することでビジネスを促進する新しいアイデアを発見したりすることができます。経費を分類することで、これらの貴重な情報をレポートとしてまとめ、迅速な意思決定に役立てることができます。
Zoho Invoiceには、広範な経費をカバーする初期設定の経費カテゴリーが用意されています。これらのカテゴリーを変更したり、新しいカテゴリーを簡単に作成したりすることもできます。
- 作成 - 歯車（設定）アイコン →［経費のカテゴリー］の順にクリックして、新しい経費カテゴリーを作成します。［新しいカテゴリー］ をクリックし、カテゴリー名、詳細を入力して保存します。
- 編集 - 歯車（設定）アイコン →［経費のカテゴリー］の順にクリックし、編集するカテゴリーをクリックすると、カテゴリー名と詳細を編集できます。必要な変更を加えて保存します。
- 削除 - 対象の経費カテゴリーにカーソルを合わせて、横に表示されている ごみ箱（削除） アイコンをクリックすると、経費カテゴリーを削除できます。
- 有効化と無効化 - 対象の経費カテゴリーにカーソルを合わせて ［無効にする］ をクリックすることで、一時的に無効にすることができます。この処理は、［有効にする］ オプションを選択することで、いつでも元に戻すことができます。
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