見積書の管理

Zoho Invoiceでは、見積書に関するさまざまな業務の実施と、それぞれの管理ができます。見積書のフィルタリング、カスタムビューの作成、見積書の並び替え、見積書へのファイル添付などのさまざまな機能が利用可能です。このページでは、見積書の管理方法について見てみましょう。

見積書のフィルタリング

見積書を特定の条件に基づいてフィルタリングして、リスト表示できます。

Zoho Invoiceには、見積書を決まった条件に基づいてフィルタリングして、簡単にリスト表示できるように、いくつかの初期設定フィルターが用意されています。自己設定の条件に基づいて見積書をフィルタリングしたい場合は、カスタムビューを作成できます。

初期設定フィルター

Zoho Invoiceで見積書に使用できる初期設定のフィルターは、以下のとおりです。

フィルター名	説明
すべて	Zoho Invoiceにあるすべての見積書が表示されます。初期設定では、このフィルターが設定されています。
下書き	下書きのステータスにある見積書が表示されます。
送信済み	送信済みの見積書が表示されます。
顧客が表示済み	顧客が顧客ポータル上で表示した見積書が表示されます。顧客ポータルについて、詳細はこちらをご参照ください。
受領済み	承諾のステータスにある見積書が表示されます。
請求済み	請求書に変換された見積書が表示されます。
却下済み	顧客から却下された見積書が表示されます。
期限超過	期限超過の見積書が表示されます。

カスタムビューの作成

Zoho Invoiceでは、指定した条件に基づいて見積書をフィルタリングできるように、新しいカスタムビューが作成できます。カスタムビューを適用するときに表示したい列も指定することができます。カスタムビューがマークの日常業務にどのように役立つかについて、次のシナリオで見てみましょう。

上記の例と同様に、自社のニーズに合わせてさまざまなカスタムビューを作成し、見積書をフィルタリングできます。

新しいカスタムビューを作成するには：

1. 左サイドバーにある ［見積書］ タブに移動してください。または、「shift + e」 のショートカットキーを利用すると、見積書タブにすぐに移動できます。
2. フィルターのドロップダウンをクリックし、リストの一番下から ［+ 新しいデータの一覧］ を選択してください。

3. カスタムビューの名前を入力してください。

4. ［条件の設定］ のドロップダウンから1つの項目を選択してください。

5. 次のドロップダウンをクリックして、適切な条件を選択してください。

6. 次の欄に適切な値を入力または選択してください。

7. 別の条件を追加する場合は、［+ Add Criteria］（条件の追加）をクリックして、上記の3つの手順を繰り返してください。

8. ［選択した列］ テーブルに項目を追加するには、［利用可能な列］ テーブルの各項目にある ［+］ をクリックしてください。

   ヒント：フィルタリングされた見積書の一覧は、［選択した列］に追加された項目を基に表示されます。

9. このフィルターを表示できるユーザーの対象を指定してください。［自分のみ］、［選択したユーザーと役割のみ］、［全員］から選択できます。

10. ［保存］ をクリックしてください。

これで、作成したフィルターが初期設定フィルターの下に表示され、新しい条件に基づいて見積書をフィルタリングできます。

カスタムビューの編集

作成したカスタムビューを編集するには：

1. 左サイドバーにある ［見積書］ タブに移動してください。または、「shift + e」 のショートカットキーを利用すると、見積書タブにすぐに移動できます。
2. フィルターのドロップダウンをクリックして、編集するフィルターを選択してください。
3. フィルター名の横にマウスカーソルを合わせて、鉛筆（編集） アイコンをクリックしてください。

4. カスタムビューを編集してください。
5. ［保存］ をクリックしてください。

見積書の並べ替え

特定の設定値に基づいて、見積書を並べ替えて表示できます。見積書モジュールで使用できるすべての並べ替えオプションは、以下のとおりです。

並べ替え	説明
作成日時	作成日時に基づいて、最新から古い順、またはその逆順で見積書を表示できます。
最終更新日時	最終更新された日時に基づいて、見積書を並べ替えることができます。その逆の順でも表示できます。
日付	日付の最新順または古い順に請求書を表示します。初期設定では、最新順に表示されます。
見積書番号	見積書番号の昇順または降順で見積書をリストできます。
顧客名	見積書を顧客名のアルファベット順またはその逆順で表示できます。初期設定では、アルファベット順に表示されます。
総額	見積書を金額の降順や昇順に表示できます。

見積書を並べ替えるには：

1. 左サイドバーにある ［見積書］ タブに移動してください。または、「shift + e」 のショートカットキーを利用すると、見積書タブにすぐに移動できます。
2. ウィンドウの右上にある3点リーダーアイコンをクリックしてください。
3. 並べ替えオプションの1つを選択して、特定の順序で見積書を並べ替えます。

4. 同じオプションをもう一度選択すると、見積書の並べ替え順序が逆になります。昇順、降順で並べ替えができます。

見積書のPDFダウンロード

今後の参照のためや他人に共有するために、見積書をPDFとしてダウンロードしたい場合があります。Zoho Invoiceでは、見積書をPDFとして簡単にダウンロードできます。

見積書をPDFとしてダウンロードするには：

1. 左サイドバーにある ［見積書］ タブに移動してください。または、「shift + e」 のショートカットキーを利用すると、見積書タブにすぐに移動できます。
2. PDFとしてダウンロードする見積書を選択してください。
3. 上部にあるPDFアイコンをクリックすると、対象の見積書がPDFファイルとしてダウンロードされます。「d」 のショートカットキーでも操作できます。

見積書の印刷

見積書をZoho Invoiceから直接印刷することができます。

見積書を印刷するには：

1. サイドバーにある ［見積書］ タブに移動してください。または、「shift + e」 のショートカットキーを利用すると、見積書タブにすぐに移動できます。
2. 印刷する見積書を選択してください。
3. 上部にある印刷アイコンをクリックしてください。「p」 のショートカットキーでも操作できます。
4. 必要な設定を選択して、［印刷］ をクリックしてください。

見積書のメール送信

顧客に見積書をメールで送信し、関係者と共有できます。

見積書をメールで送信するには：

1. サイドバーにある ［見積書］ タブに移動してください。または、「shift + e」 のショートカットキーを利用すると、見積書タブにすぐに移動できます。
2. メールで送信する見積書を選択してください。
3. 上部にあるメールアイコンをクリックすると、メール送信のテンプレートが表示されます。「m」 のショートカットキーでも操作できます。必要に応じてメールの内容を編集してください。
4. 送信先のメールアドレスを確認して、［送信］ をクリックしてください。

見積書へのファイルの添付

Zoho Invoiceでは、見積書にファイルを添付することができます。それがマークの日常業務にどのように役立つか、次のシナリオで見てみましょう。

マークの例と同じように、見積書にファイルを添付できます。

見積書にファイルを添付するには：

1. サイドバーにある ［見積書］ タブに移動してください。または、「shift + e」 のショートカットキーを利用すると、見積書タブにすぐに移動できます。
2. ファイルを添付する見積書を選択してください。
3. 右上にある ［ファイルの添付］ をクリックすると、ポップアップが表示されます。
   • クラウドからファイルをアップロードする場合は、［クラウド］ を選択してください。該当するクラウドストレージからファイルを選び、［添付］ をクリックしてください。
     
   • ［ドラッグ&ドロップ］ を選択すると、ローカルデバイスからファイルをアップロードできます。

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