Génération de rapports

Vous pouvez créer de nouveaux rapports propres à un module en associant certains des autres modules interfonctionnels. Par exemple, vous pouvez créer un rapport dans le module de comptes en associant d'autres modules tels que les modules de contacts, contrats, devis, etc.

Types de rapports

• Rapport tabulaire : affiche les données sans sous-totaux dans le rapport. Utilisez ce type de rapport pour créer des listes de diffusion de contacts, une vue consolidée du pipeline des ventes, etc.
• Rapport récapitulatif : affiche les données avec des sous-totaux, des regroupements et d'autres informations récapitulatives.
• Rapport matriciel : affiche les données récapitulées dans une grille, par ligne et par colonne.

 Générer des rapports

Créer des rapports

Vous pouvez créer de nouveaux rapports selon les exigences de votre organisation. La personnalisation d'un rapport comporte les étapes suivantes :

• Sélectionner le module et les modules interfonctionnels correspondants
• Sélectionner le type de rapport (tabulaire, récapitulatif ou matriciel)
• Sélectionner les colonnes du rapport
• Regrouper les colonnes
• Sélectionner les fonctions de calcul
• Indiquer les filtres de tri avancés
• Enregistrer le rapport dans un dossier

Disponibilité

Partie 1 : pour sélectionner un module et les modules interfonctionnels

1. Cliquez sur l'onglet Reports (Rapports).
2. Sur la page ReportsHome (page d'accueil des rapports), cliquez sur Create Report (Créer un rapport).
3. Sur la page Create Report (Créer un rapport), procédez comme suit :
   • Sélectionnez le module principal dans la liste déroulante.
   • Sélectionnez les modules interfonctionnels dans la liste Related Modules (Modules associés).
     Vous pouvez utiliser les champs des modules associés au moment où vous définissez les critères en ajoutant des colonnes dans votre rapport, puis sélectionnez les colonnes à totaliser.
4. Cliquez sur Continue (Continuer).

Partie 2 : pour sélectionner le type de rapport

1. Sur la page Create Report (Créer un rapport), sous l'onglet Report Type (Type de rapport), sélectionnez l'une des options de rapport suivantes :
   • Tabular Report (Rapport tabulaire)
   • Summary Report (Rapport récapitulatif)
   • Matrix Report (Rapport matriciel)

Partie 3 : pour sélectionner les colonnes d'un rapport

1. Sur la page Create Report (Créer un rapport), cliquez sur l'onglet Columns (Colonnes).
2. Procédez comme suit pour sélectionner les colonnes à afficher dans votre rapport :
   • Sélectionnez les colonnes dans la liste Available Columns (Colonnes disponibles).
   • Cliquez sur Add (Ajouter).
   • Les colonnes sont ajoutées à la liste Selected Columns (Colonnes sélectionnées).
   • Utilisez les touches fléchées Haut et Bas pour trier l'ordre d'affichage des colonnes.
   • Sélectionnez le nom de la colonne et cliquez sur pour supprimer la colonne sélectionnée.
3. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, renseignez les champs Report Name (Nom du rapport), Description et Report Folder (Dossier de rapport).
4. Cliquez sur Run (Exécuter) pour enregistrer le rapport dans un premier temps, puis l'exécuter.
5. Après avoir sélectionné les colonnes du rapport, cliquez sur l'onglet Grouping (Regroupement) si vous utilisez un rapport récapitulatif, sinon cliquez sur l'onglet Columns to Total (Colonnes à totaliser) (reportez-vous à l'étape 5).

Partie 4 : pour regrouper les colonnes d'un rapport

Partie 5 : pour sélectionner les fonctions de calcul

1. Sur la page Create Report (Créer un rapport), cliquez sur l'onglet Columns to Total (Colonnes à totaliser).
2. Dans la section Columns to Total (Colonnes à totaliser), sélectionnez les fonctions de calcul requises (Sum [Somme], Average [Moyenne], LowestValue [Valeur minimale], Largest Value [Valeur maximale]).

Partie 6 : pour définir des filtres de tri avancés

1. Sur la page Create Report (Créer un rapport), cliquez sur l'onglet Criteria (Critères).
2. Dans la section Criteria (Critères), sélectionnez les critères supplémentaires pour le rapport.
3. Une fois que vous avez terminé la personnalisation du rapport, effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Cliquez sur Run (Exécuter) pour afficher un aperçu du rapport.
   • Cliquez sur Save (Enregistrer).
   • Cliquez sur Cancel (Annuler).

Partie 7 : pour enregistrer le rapport dans un dossier

1. Sur la page Create Report (Créer un rapport), cliquez sur Run (Exécuter) ou Save (Enregistrer).
   Notez que vous pouvez exécuter le rapport seulement après l'avoir enregistré.
2. Dans la boîte de dialogue Save Report (Enregistrer un rapport), procédez comme suit :
   • Saisissez le nom du rapport.
   • Entrez la description du rapport.
   • Sélectionnez le dossier du rapport dans lequel le rapport doit être enregistré.
3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Modifier des modèles de critères

Exemple :
Vous souhaitez créer un rapport qui répertorie les contrats en fonction des critères suivants :
L'état d'avancement est « Closed Won » (Gagné clôturé), le propriétaire du contrat est « Manish Patel ou Martin Wilson », le chiffre d'affaires attendu (Expected Revenue) est supérieur à « $10000 USD » et la source du prospect (Lead Source) est « Cold Call ou Web Form » (Démarchage ou Formulaire Web).

Vous pouvez créer ces critères facilement avec l'option Criteria (Critères), comme indiqué ci-dessous :


Le modèle de critères est automatiquement défini comme :


Puisque le modèle de critères ne correspond pas aux exigences, vous pouvez le modifier comme ceci :

• Parenthèses : ( )
• Opérateurs et/ou
• Numéro de ligne de critères

Remarques importantes

• Lorsque la boîte de dialogue Change Pattern (Modifier le modèle) est ouverte, vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer une ligne de critères sous la section Specify Criteria (Spécifier des critères).
• La priorité des opérateurs n'est pas prise en compte si vous ne mettez pas de parenthèses. Par exemple, si vous indiquez les critères comme ceci : 1 ou 2 et 3, cela sera considéré comme ((1 ou 2) et 3).
• Vous pouvez modifier le et ou le ou des lignes de critères et ils seront mis à jour dans l'éditeur ci-dessous.
• Vous pouvez modifier la condition du et ou du ou dans le modèle et elle sera mise à jour dans les lignes ci-dessus.
• Si vous spécifiez 1 et 2 et que vous l'enregistrez, lors de la modification du rapport, le modèle apparaîtra sous la forme (1 et 2). Pour (1 et 2) ou 3, le modèle apparaîtra sous la forme ( (1 et 2) ou 3).
• Si vous ajoutez plus de lignes dans l'éditeur et les supprimez une par une, le modèle contiendra des parenthèses supplémentaires. Par exemple, si vous ajoutez 4 lignes et que vous supprimez la 3e ligne, le modèle de critères apparaîtra sous la forme ( ( ( ( 1 et 2 ) ) ) ou 3 ). Si la première ligne est supprimée, il apparaîtra sous la forme ( ( ( ( 1 ) ) ) ou 2 ). Cependant, lors de l'enregistrement des critères, il deviendra ( 1 ou 2 ).
• Veillez à ne pas utiliser les éléments suivants car ils ne sont pas valides : (), (et), (ou).id: (), (and), (or)
• Si les parenthèses ne correspondent pas, le modèle sera considéré comme non valide.
• Un message d'erreur s'affiche si le nombre de lignes et les chiffres indiqués dans le modèle ne correspondent pas et s'il manque des numéros dans le modèle spécifié.
• Les boutons Save (Enregistrer) et Cancel (Annuler) sur le rapport seront masqués pendant la modification du modèle de critères.
• S'il manque les parenthèses finales, l'éditeur de modèles de critères et son mode Affichage afficheront des éléments différents.

  Vos modèles de critères dans l'éditeur	Vos modèles de critères dans le mode Affichage
  ( 1 et 2 ) ou ( 3 et 4 )	(( 1 et 2 ) ou ( 3 et 4 ))
  1 et 2 et 3 et 4	(1 et 2 et 3 et 4 )
  ( 1 ou 2 ) et ( 3 ou 4 )	( ( 1 ou 2 ) et ( 3 ou 4 ) )