Les e-mails constituent l'un des principaux moyens de communication commerciale. Les communications que vous entretenez avec vos clients doivent être conservées. Elles doivent être organisées de façon à pouvoir y accéder rapidement quand vous en avez besoin.

Sans une communication par e-mail bien organisée, il peut s'avérer difficile d'établir des relations efficaces avec vos prospects et clients. Zoho CRM offre diverses options pour travailler avec votre client de messagerie et associer les e-mails aux clients et prospects au sein de Zoho CRM. Zoho CRM propose les options de messagerie suivantes :

Fonctionnalité de messagerie intégrée

Sans configuration de compte de messagerie, vous pouvez envoyer des e-mails à vos contacts depuis votre compte CRM et les associer aux contacts ou prospects.

Zoho Mail Integration

Activez Zoho Mail Integration et configurez votre compte de messagerie dans Zoho CRM. Une copie de tous les e-mails sortants et entrants est associée aux enregistrements CRM correspondants. Vous pouvez configurer un compte de messagerie depuis les clients de messagerie populaires ou utiliser les protocoles POP3 ou IMAP pour créer des comptes de messagerie personnalisés. Avec cette intégration, vous avez également la possibilité de partager les e-mails avec d'autres utilisateurs dans le compte CRM de votre organisation. Voir également Extension Zoho Mail.

En utilisant deux protocoles, vous pouvez configurer le compte de messagerie d'entreprise dans Zoho CRM.

• IMAP - Ce protocole vous permet de travailler sur les e-mails sans les télécharger sur l'ordinateur. IMAP permet le stockage des e-mails sur des serveurs distants. Ce protocole bidirectionnel permet également la synchronisation des e-mails sur plusieurs appareils.
• POP3 - POP télécharge les e-mails sur votre ordinateur et supprime généralement les e-mails du serveur distant. Ce protocole ne permet pas la synchronisation des e-mails sur plusieurs appareils. Si vous lisez vos e-mails sur plus d'un appareil, vous pourriez voir des e-mails lus indiqués comme non lus et ne pas savoir lesquels ont été supprimés, lus ou marqués. Les dossiers que vous avez créés sur un appareil ne seront pas répliqués sur les autres appareils.

MailMagnet

Cette option est activée pour les utilisateurs qui ont activé Zoho Mail Integration. Elle envoie des notifications instantanées lorsque vous recevez dans votre boîte de réception des e-mails de clients importants à traiter immédiatement. Elle analyse intelligemment votre boîte de réception et vous avertit des e-mails de vos prospects et clients dans CRM. Voir également MailMagnet.

Plug-in Zoho CRM pour MS Outlook

Si vous envoyez et recevez des e-mails sur Microsoft Outlook, vous pouvez les associer à votre compte Zoho CRM à l'aide du plug-in Zoho CRM dans votre compte Microsoft Outlook. Voir également Plug-in pour MS Outlook.

BCC Dropbox

Lorsque vous avez plusieurs boîtes de messagerie avec des adresses e-mail différentes, toutes utilisées pour la communication d'entreprise, les e-mails envoyés à partir de différentes adresses e-mail peuvent être stockés et associés aux contacts dans Zoho CRM. BCC Dropbox fournit une adresse e-mail unique pour chaque utilisateur dans votre Zoho CRM qui peut être utilisée pour mettre en Cci les e-mails que vous envoyez aux clients. Avec cette adresse e-mail unique, vous pouvez automatiquement retrouver tous les e-mails envoyés à vos prospects et contacts dans Zoho CRM. Voir également BCC Dropbox.