Lorsque vous avez des centaines et des milliers d'enregistrements dans votre CRM, alors que votre entreprise se développe, vérifier les doublons devient une tâche très complexe. Zoho CRM vous aide à enrayer les doublons avant même qu'ils ne puissent être créés, avec l'aide de ce que nous appelons des « champs uniques ».

Lorsque vous marquez un champ comme unique, CRM recherchera des doublons dans les enregistrements existants en fonction de la valeur de ce champ. Par exemple, supposons que vous avez marqué le champ  Email address (Adresse E-mail) comme champ unique dans le module Leads (Prospects). Si vous essayez de créer un lead dont l'adresse e-mail est identique à celle d'un lead existant, CRM génère une alerte de doublon. De toute évidence, deux personnes ne peuvent pas avoir le même ID de messagerie. D'autres exemples comprennent des numéros de sécurité sociale, des numéros de passeport, des codes de produits similaires, etc. Dans Zoho CRM, vous pouvez marquer un champ de n'importe quel module comme « Unique ». Une fois marqués comme « Unique », ces champs jouent un rôle essentiel dans la gestion des enregistrements en double dans Zoho CRM dans diverses circonstances, y compris la création manuelle d'enregistrements, ainsi que les enregistrements créés via l'importation, les API, ou la conversion de lead / commandes client / conversion des devis.

L'administrateur ou un utilisateur disposant de l'autorisation de profil Customize Zoho CRM (Personnaliser Zoho CRM) sera en mesure de marquer un champ comme unique. Une fois qu'un champ est marqué comme unique dans un module, vous pouvez empêcher la création de doublons dans ce module via la création manuelle, les importations, les intégrations, les formulaires Web etc.

Malgré le marquage d'un champ comme unique, au fil du temps, si vous découvrez de possibles enregistrements en double dans votre compte, vous pouvez utiliser les  outils de déduplication pour les effacer.

Disponibilité

Autorisation requise : tous les utilisateurs peuvent utiliser cette fonction une fois qu'elle est activée.

Marquer un champ comme unique

Les utilisateurs ayant l'autorisation de profil Customize Zoho CRM (Personnaliser Zoho CRM) peuvent activer cette fonctionnalité. Tous les administrateurs recevront une notification par e-mail lorsque cette fonctionnalité est activée ou désactivée. Veuillez noter que vous devez l'activer séparément pour les modules Leads (Prospects) et Contacts. Une fois activée, tous les utilisateurs peuvent l'utiliser et ils seront informés lors de l'ajout d'un lead ou d'un contact dont l'adresse e-mail existe déjà dans CRM.

Cliquez sur ce lien pour savoir comment marquer un champ comme unique et consulter les remarques associées : Marquer un champ comme unique

Utilisation

Vous pouvez ajouter un enregistrement dans Zoho CRM de plusieurs façons. Vous pouvez remplir le formulaire de contact/lead, cloner un enregistrement, utiliser les formulaires Web, importer des enregistrements, utiliser l'API et ajouter des enregistrements de nombreuses autres façons. Ci-dessous, vous trouverez les différents scénarios lors desquels la vérification des doublons d'adresse e-mail est effectuée.

• Créer et modifier des enregistrements : vous recevrez un message de notification et vous ne serez pas en mesure de sauvegarder l'enregistrement si l'adresse e-mail existe déjà dans un autre enregistrement.
   
• Listesassociées : la vérification des doublons d'adresse e-mail sera également effectuée lorsque vous créez des contacts dans les listes associées.
   
• Fenêtre contextuelle de recherche : la vérification des doublons d'adresse e-mail sera effectuée tout en créant des leads / contacts depuis la fenêtre contextuelle de recherche.
   
• Formulaire Web : seuls les enregistrements issus des formulaires Web (Web-to-Lead/Contact) feront l'objet d'une vérification des doublons d'adresse e-mail. Si un doublon est trouvé, il sera automatiquement envoyé pour approbation, même si l'optionLead/Contact Approval (Approbation Lead/Contact) est désactivée. Les enregistrements sont ajoutés au module seulement après avoir été examinés et approuvés. Voir aussi Approuver les enregistrements
   
• Cloner : lorsque vous clonez un enregistrement, dans la page Clone Lead/Contact (Cloner Lead/Contact), la valeur de l'e-mail sera supprimée automatiquement. Vous pouvez ajouter une autre adresse e-mail et sauvegarder l'enregistrement.
   
• Importer : une fois la vérification des doublons d'adresse e-mail activée, l'option Clone (Cloner) sera désactivée. Vous serez en mesure de choisir entre l'option Skip (Ignorer) et Overwrite (Remplacer) en tant qu'élément d'action pour les entrées en double. Si vous choisissez l'option Overwrite (Remplacer), l'ID du lead/contact ne peut pas être mappé.
   
• Application mobile : au moment d'ajouter un enregistrement à l'aide de l'application mobile Zoho CRM, une vérification des doublons sera effectuée et vous ne pourrez pas créer de leads ou de contacts déjà existants.
   
• Pour les méthodes API : dans les scénarios suivants, la vérification des doublons d'adresse e-mail est activée :
   
  • • Méthode API insertRecord : à l'aide de cette méthode API, si vous ajoutez un enregistrement avec une adresse e-mail qui existe déjà dans le compte CRM, vous recevrez un message de notification :  <message>Record(s) already exists (Le ou les enregistrements existent déjà)</message>. L'enregistrement ne sera pas ajouté.
       
    • Méthode API updateRecord : en utilisant cette méthode API, si vous mettez à jour le champ Email (E-mail) dans un enregistrement, la vérification des doublons d'adresse e-mail sera effectuée. Si la même adresse e-mail existe déjà dans le compte CRM, alors l'enregistrement ne sera pas mis à jour. Lors de la mise à jour de plusieurs enregistrements, il sera ignoré.
       
    • Méthode API convertLead : en utilisant cette méthode API, si vous convertissez un lead, la vérification des doublons d'adresse e-mail sera effectuée. Si la même adresse e-mail existe déjà dans le compte CRM, alors l'enregistrement ne sera pas converti.

Limites

La vérification des doublons d'adresse e-mail ne sera pas exécutée dans les scénarios suivants :

• Mise à jour ou ajout d'enregistrements à l'aide de l'affichage Zoho Sheet.
• Au cours de la migration des données.
• Restauration des enregistrements à partir de la corbeille.
• Synchronisation des contacts à l'aide des fonctionnalités suivantes : plug-in Zoho CRM pour Microsoft Outlook et la synchronisation avec Google Contacts.