Utiliser des champs personnalisés

Dans Zoho CRM, vous pouvez ajouter de nouveaux champs en fonction de vos besoins. Ces champs seront disponibles pour tous les utilisateurs ajoutés à votre compte CRM.

• Personnaliser les champs définis par Zoho : vous pouvez modifier, supprimer ou masquer certains champs définis par Zoho. Cependant, notez que vous ne pouvez pas effacer, supprimer, renommer ou modifier certains champs des paramètres obligatoires. Ces champs définis par Zoho sont obligatoires dans Zoho CRM. Par exemple, le champ Last Name (Nom) dans Leads, le champ Subject (Objet) de Tasks (Tâches), etc.
• Set Field Access Permissions (Définir des autorisations d'accès) : vous pouvez masquer les champs pour des utilisateurs appartenant à un profil spécifique ou marquer les champs en lecture seule.

Disponibilité

Champs personnalisés

Pour presque tous les champs que vous créez, vous devez fournir les informations suivantes :

• Étiquette : indiquez un nom pour le champ.
• Propriétés de champ : définissez les propriétés des champs, tels que la description, les valeurs de champ, etc.

Autres spécifications nécessaires pour chaque type de champ :

Limites de champs personnalisés

Le nombre total de champs que vous pouvez créer dans votre compte est limité, ainsi que le type de champs que vous créez. Cela dépend de votre édition Zoho CRM. Reportez-vous au lien suivant pour vérifier les limites de champs : Limites de champs personnalisés

Paramètres des champs personnalisés

Lors de l'ajout ou de la modification d'un champ personnalisé, vous pouvez effectuer un ensemble d'actions sur ce champ. Par exemple, vous pouvez modifier les propriétés de base d'un champ, le marquer comme obligatoire, le rendre unique, etc. Voici les différents paramètres de champs personnalisés disponibles dans Zoho CRM.

• Ajouter des champs personnalisés
• Modifier des champs personnalisés
• Définir une autorisation de champ
• Marquer un champ comme obligatoire
• Marquer un champ comme unique
• Retirer/supprimer les champs personnalisés

Ajouter des champs personnalisés

Dans chaque module, vous pouvez ajouter des champs personnalisés pour enregistrer des données importantes spécifiques aux besoins de votre entreprise en indiquant certaines informations relatives au champ.

Pour créer de nouveaux champs personnalisés

1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
   Le module renvoie aux onglets Leads, Accounts (Comptes), Contacts, etc.
3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
4. Dans la barre New Fields(Nouveaux champs) sur la gauche, glissez-déposez le type de champ requis dans la section de module désirée sur la droite.
   
5. Nommez le champ et définissez le paramètre Field properties(Propriétés du champ) conformément aux exigences du champ.
6. Cliquez sur Save Layout (Enregistrer la disposition).

 Renommer un champ

Modifier des champs personnalisés

Pour modifier des champs personnalisés

1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
   Le module renvoie aux onglets Leads, Accounts (Comptes), Contacts, etc.
3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
4. Accédez au champ que vous souhaitez modifier et renommez le champ ou modifiez les propriétés du champ.
   
5. Cliquez sur Save Layout (Enregistrer la disposition).

 Définir une autorisation de champ

Définir une autorisation de champ

Vous pouvez définir les différentes autorisations de champ pour différents utilisateurs lorsque vous créez un champ, ou même plus tard.

Pour définir une autorisation de champ

1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
   Le module renvoie aux onglets Leads, Accounts (Comptes), Contacts, etc.
3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
4. Accédez au champ obligatoire, cliquez sur l'icône Settings (Paramètres) et sélectionnez Set Permission (Définir l'autorisation).
   
5. Dans la fenêtre contextuelle Set Permission (Définir l'autorisation), définissez les autorisations pour chaque profil.
6. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   
7. Cliquez sur Save Layout (Enregistrer la disposition).

Marquer un champ comme obligatoire

Pour marquer un champ comme obligatoire

1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
   Le module renvoie aux onglets Leads, Accounts (Comptes), Contacts, etc.
3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
4. Accédez au champ que vous souhaitez modifier, cliquez sur l'icône Settings (Paramètres) et sélectionnez Mark as required (Marquer comme obligatoire).
   

 Marquer un champ comme unique

Marquer un champ comme unique

Un champ unique est le champ d'un enregistrement dont la valeur rend l'enregistrement unique. Les adresses e-mail des personnes sont de bons exemples de champs uniques car, de toute évidence, deux personnes ne peuvent avoir la même adresse e-mail. Il s'agit d'un attribut absolument unique. C'est également le cas des numéros de sécurité sociale, des numéros de passeport, des codes de produits, etc. Dans Zoho CRM, vous pouvez marquer un champ de n'importe quel module comme « Unique ». Une fois marqués comme « Unique », ces champs jouent un rôle essentiel dans la gestion des enregistrements en double dans Zoho CRM dans diverses circonstances, y compris la création manuelle d'enregistrements, ainsi que les enregistrements créés via l'importation, les API ou la conversion de leads/ventes et de commandes client/devis.

Marquer un champ comme unique

1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
   Le module renvoie aux onglets Leads, Accounts (Comptes), Contacts, etc.
3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
4. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres) du champ que vous souhaitez marquer comme unique.
5. Sélectionnez l'option Do not allow duplicate values (Ne pas autoriser les valeurs dupliquées) depuis la liste déroulante Settings (Paramètres).
   Cette option est applicable si le champ que vous souhaitez marquer comme unique est un champ prédéfini.
   Marquer le champ Primary Email (E-mail principal) du module Leads/Contacts comme unique permet d'assurer la vérification des doublons d'adresse e-mail du module sélectionné.
   
   Si le champ que vous souhaitez marquer comme unique est un champ personnalisé, sélectionnez Field Properties (Propriétés du champ) depuis la liste déroulante Settings (Paramètres).
   Dans la fenêtre contextuelle Field Properties (Propriétés du champ), cochez la case Do not allow duplicate values (Ne pas autoriser les valeurs dupliquées).
   
6. Cliquez sur Save Layout (Enregistrer la disposition).

Dans la page Fields List View (Affichage de la liste de champ), sous la colonne Data Type (Type de données), le champ pour lequel vous avez sélectionné l'optionDo not allow duplicate values (Ne pas autoriser les valeurs dupliquées) est indiqué comme champ Unique. Par exemple, Texte (Unique).

 Supprimer un champ

Retirer/supprimer les champs personnalisés

Les champs que vous avez créés peuvent être retirés si vous n'en avez pas besoin. Lorsque vous retirez un champ personnalisé, il est déplacé vers la section Unused Fields (Champs inutilisés). Cela signifie qu'il est uniquement retiré de la disposition et non du système CRM en lui-même.
Pour supprimer le champ de façon permanente de CRM, vous devez le supprimer depuis la section Unused Fields (Champs inutilisés).

Pour retirer des champs personnalisés de la disposition

1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
   Le module renvoie aux onglets Leads, Accounts (Comptes), Contacts, etc.
3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
4. Cliquez sur l'icône Plus et sélectionnez Remove Field (Retirer le champ).
   
5. Assurez-vous de lire les instructions dans la fenêtre et cliquez sur Yes, move to unused fields (Oui, déplacer vers les champs inutilisés) pour retirer le champ.
   Les champs retirés sont déplacés vers la section Unused Fields (Champs inutilisés).
   

Mapper les dépendances de champs

Les valeurs de certains champs dépendent de la valeur d'un autre champ. Cela peut être défini en tant que relation parent-enfant. Par exemple, admettons que votre module Leads comporte deux champs (Pays et État). Les valeurs du champ État dépendront du pays que vous sélectionnez dans le champ Pays. De même, les valeurs du champ Sous-services dépendront du champ Service que vous sélectionnez. Ce genre de relation est établi par le mappage des dépendances de champ. Vous pouvez définir les valeurs qui apparaîtront dans le champ Child (Enfant) lorsqu'une valeur est définie dans le champ Parent. Notez que cela s'applique uniquement aux champs de liste déroulante.

Pour mapper les dépendances de champs

1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
   Le module renvoie aux onglets Leads, Accounts (Comptes), Contacts, etc.
3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
4. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres) et sélectionnez Map Dependency Fields (Mapper les dépendances de champs).
5. Dans la page Map Dependency Fields (Mapper les dépendances de champs) du module sélectionné, cliquez sur New (Nouveau).
   • Sélectionnez le champ Parent dans la liste déroulante.
   • Sélectionnez le champ Child (Enfant) dans la liste déroulante.
     
   • Cliquez sur Next (Suivant).
   • Sélectionnez les valeurs de chaque valeur de champ parent.
   • Par exemple, si le champ parent est Domaine d'étude, sélectionnez les cours pertinents pour le cursus sélectionné.
   • Cliquez sur les liens Previous (Précédent) ou Next (Suivant), le cas échéant, pour mapper toutes les valeurs du champ parent aux valeurs du champ enfant.
     
6. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Désormais, lorsque vous créez un nouvel enregistrement dans le module, les valeurs du champ enfant diffèrent en fonction de la valeur choisie pour le champ parent.
   
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