Modification des champs spéciaux

Certains champs dans Zoho CRM ne sont pas communs à tous les modules. Ils sont disponibles et applicables uniquement pour des modules spécifiques selon l'objectif de leur fonction. Ces champs spécifiques sont :

• Terms & Conditions (Conditions générales)
• Tax Rates (Taux des taxes)
• Stage Probability (Probabilité des étapes)
• Rôles du contact

Personnaliser le champ Terms & Conditions (Conditions générales)

Ce champ offre la possibilité de définir le texte relatif aux conditions générales lors de la création de factures, de devis et de commandes.

Disponibilité

Pour personnaliser le champ Terms & Conditions (Conditions générales)

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
3. Sélectionnez le module voulu dans la liste des modules.
   L'éditeur de disposition s'affiche.
4. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Terms and Conditions (Conditions générales) et cliquez sur l'icône Settings (Paramètres) au niveau du champ Terms and Conditions (Conditions générales).
5. Cliquez sur Edit Properties (Modifier les propriétés).
6. Dans la fenêtre contextuelle Multi Line Properties (Propriétés de multiligne), spécifiez le champ Value (Valeur).
7. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Selon le module pour lequel les conditions générales sont créées, le texte s'affichera automatiquement dans la page (Invoice [Facture] / Quote [Devis] / Order [Commande]).

Personnaliser le champ Tax Rates (Taux de taxe)

Le champ Tax Rates (Taux de taxe) permet de définir différents types de taux d'imposition pour les produits que vous vendez à vos clients. Une fois les taux de taxe ajoutés, vous pouvez sélectionner le type de taxe et le taux lorsque vous créez un devis, une commande ou une facture pour les clients. Par exemple, taxe de vente = 10,5 %, TVA = 1 %, etc.

Disponibilité

Pour ajouter un taux de taxe

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
3. Sélectionnez le module Products (Produits) dans la liste des modules.
4. Faites défiler jusqu'à la section Price Information (Informations tarifaires).
5. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres) sur le champ Tax (Taxe) et sélectionnez l'option Customize Tax Rates (Personnaliser le taux de taxes).
   
6. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur les icônes Add (Ajouter) ou Delete (Supprimer) pour ajouter de nouvelles taxes ou supprimer des taxes existantes, le cas échéant.
   
   Cliquez et faites glisser les lignes pour réorganiser leur ordre.
7. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Pour utiliser les taux de taxe

1. Cliquez sur l'onglet Invoices (Factures).
   1. Dans la page d'accueil Invoice (Facture), cliquez sur le bouton +.
2. Dans la page New Invoice (Nouvelle facture), indiquez les détails relatifs au produit et au client.
3. Dans la section Product Details (Détails relatifs au produit), cliquez sur l'icône Edit (Modifier) à côté du champ Tax (Taxe) (après avoir calculé le sous-total des lignes).
   
4. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, ajoutez ou modifiez le taux de taxe.
5. Cliquez sur Apply (Appliquer).

Personnaliser les valeurs du champ Stage-Probability (Étape-Probabilité)

Il est important de définir les critères d'étape de vente pour identifier les performances d'un pipeline de ventes à l'échelle de l'organisation. La probabilité des étapes peut être déterminée en fonction de deux facteurs importants : Forecast Type (Type de prévision) et Forecast Category (Catégorie de prévision). Ces deux valeurs sont utiles pour décrire l'étape d'une transaction.

Sur la page de mappage Étape-Probabilité (Stage-Probability), vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Créer différents types d'étapes de vente en fonction de votre processus de vente à l'échelle de l'organisation.
• Associer des valeurs de probabilité aux étapes de vente.
• Associer les types de prévision (Open [Transaction ouverte], Closed-won [Transaction clôturée remportée] ou Closed-lost [Transaction clôturée perdue]) aux étapes de vente.
• Associer les catégories Forecast (Prévision) (Pipeline, Closed [Fermé], Omitted [Omis], Best Case [Hypothèse optimiste], Committed [Validé])

Pour mapper les valeurs d'étape et de probabilité

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs)
3. Cliquez sur le module Deals (Transactions) depuis l'affichage liste des modules.
4. Cliquez sur l'icône Module Settings (Paramètres du module) et sélectionnez Stage-Probability Mapping (Mappage de probabilité des étapes).
   
5. Dans la page Stage-Probability Mapping (Mappage de probabilité des étapes), procédez comme suit :
   • Ajoutez la ou les étapes de vente et la probabilité correspondante de conclure la transaction de ventes en cliquant sur l'icône Add (Ajouter).
   • Supprimez la ou les étapes de vente et affectez la probabilité à une autre valeur d'étape de vente en cliquant sur l'icône Delete (Supprimer).
     
   • Pour modifier l'étape de vente existante, double cliquez à l'intérieur du champ Stage Name (Nom d'étape) souhaité et entrez le nouveau nom.
   • Cliquez et faites glisser les lignes pour réorganiser l'ordre des étapes.
6. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Personnaliser les rôles du contact

Durant la prospection, il est nécessaire de contacter plusieurs personnes différentes (contacts) pour finaliser la transaction de vente. Les rôles de contact permettent de connaître le rôle du contact dans l'organisation. Ainsi, vous avez toujours la bonne discussion avec la bonne personne. Par exemple, c'est toujours mieux d'expliquer les détails sur le prix du produit et les réductions de prix au responsable financier, alors que la présentation des fonctionnalités du produit se fera avec le responsable produit.

Certains rôles de contact, comme décideur, gestionnaire de produits, gestionnaires des achats, etc. sont disponibles. Cependant, les rôles de contacts peuvent être personnalisés en fonction de processus métiers spécifiques.

Disponibilité

Pour personnaliser les valeurs de rôle de contact

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
2. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and Fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
3. Sélectionnez le module Deals (Transactions) depuis l'affichage liste des modules.
4. Cliquez sur l'icône Module Settings (Paramètres du module) et sélectionnez Contact Roles (Rôles de contact).
   
5. Sur la page Edit Contact Roles (Modifier les rôles de contact), procédez comme suit :
   • Cliquez sur les icônes Add (Ajouter) ou Delete (Supprimer) pour ajouter un nouveau rôle ou supprimer un rôle existant, le cas échéant.
     
   • Modifiez les rôles depuis la zone de texte Contact Role (Rôle de contact).
   • Cliquez et faites glisser les lignes pour en modifier l'ordre le cas échéant.
6. Cliquez sur Save (Enregistrer) après la mise à jour des rôles de contact.

Pour ajouter des rôles de contact aux contacts

1. Cliquez sur l'onglet Deals (Transactions).
2. Sur la page d'accueil Deals (Transactions), sélectionnez la transaction requise.
3. Dans la page Deal Details (Détails de la transaction) sous Contact Roles (Rôles de contact), la liste de contacts liés à la transaction s'affiche. Cliquez sur le lien Add Contact Roles (Ajouter des rôles de contact).
   
4. Sur la page Contact Roles Mapping (Mappage des rôles de contact), cochez la ou les cases du ou des contacts que vous souhaitez ajouter.
   Pour associer tous les contacts, cochez la case Select all  (Tout sélectionner).
    
5. Pour chacun des contacts, sélectionnez le rôle depuis la liste déroulante Contact Role (Rôle de contact).
6. Cliquez sur Save (Enregistrer) après avoir associé des rôles à tous les contacts.

Ajouter l'utilisateur rattaché au contact

Gérer n'importe quelle transaction de vente implique plusieurs séries de discussions et de multiples rencontres avec des contacts. Toutefois, il peut y avoir des situations dans lesquelles le contact principal est indisponible ou incapable d'assister aux réunions. De tels scénarios imprévus peuvent parfois entraîner des retards incessants dans les processus de vente. Pour les éviter, vous pouvez ajouter un utilisateur rattaché au contact principal, qui agira comme un autre point de contact en l'absence du contact principal.

Dans le module Contacts de Zoho, vous pouvez assigner un utilisateur rattaché à un contact à l'aide du champ Reporting to (Rattaché à). Ce champ est un champ de recherche, et vous pouvez uniquement afficher les contacts qui sont associés à un compte.

Cependant, il existe des cas où le contact ne s'affiche pas dans le champ Reporting to (Rattaché à). Voici deux exemples illustrant cette situation :

• Si le nom d'un compte est modifié, les contacts associés à ce compte ne s'affichent plus. Par exemple, si le nom du compte ABC Corp est remplacé par Zylker Inc., les contacts associés à ABC Corp sont supprimés du champ des utilisateurs rattachés. 
• Si le contact est transféré vers un autre compte, le nom du contact est supprimé du champ des utilisateurs rattachés. Par exemple, si Matha Willis est transférée de ABC Corp à Zylker Inc., son nom est retiré des contacts liés au compte ABC Corp. 

Afficher la hiérarchie des contacts

Vous pouvez afficher les utilisateurs directement rattachés à un contact et la structure hiérarchique globale directement depuis les listes associées d'un enregistrement dans les modules Accounts (Comptes) et Contacts.

Dans le module Contacts : une liste associée nommée Reporting Contacts (Contacts rattachés) est créée et affiche les utilisateurs directement rattachés et la structure de la hiérarchie des contacts.

Dans le module (Accounts) Comptes : vous pouvez afficher la hiérarchie des contacts depuis la liste associée Contacts

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