Élaborer un sous-formulaire

Sous-formulaires - Présentation

Pour faire simple, un sous-formulaire est un formulaire secondaire ou un tableau qui vous permet d'inclure plusieurs lignes dans un formulaire principal.

Vos données CRM sont souvent interdépendantes. Vous avez souvent besoin d'associer plusieurs articles à un seul enregistrement. Dans le jargon technique, on les appelle « line items » (lignes ou lignes d'article). Par exemple, au moment de commander un téléphone mobile, un client peut commander des accessoires tels qu'un chargeur mobile, un couvercle de protection amovible et un microphone (en plus du produit principal). Ceux-ci deviennent des « sous-produits ». Alors que le client A commande ces trois accessoires, le client B peut en commander 5 autres. Chaque accessoire peut nécessiter des informations essentielles, telles que le montant, le taux, la quantité, la réduction, etc.

La section Accessories (Accessoires) en elle-même devient un formulaire où vous demandez des détails tels que le nom de l'accessoire, le prix, la quantité, le fournisseur et ainsi de suite. Donc, pour résumer, vous disposez de deux formulaires :

• Un formulaire de produit principal qui contient les détails relatifs à la commande principale : téléphone portable.
• Un formulaire de sous-produit qui contient les détails relatifs aux accessoires associés. Ce n'est rien d'autre qu'un sous-formulaire dans CRM.

D'un point de vue plus technique, les sous-formulaires permettent de répondre facilement à votre besoin d'établir une relation « un-à-plusieurs » avec les données dans votre CRM, qui contient de nombreux articles secondaires associés à un seul enregistrement principal. La section Scénarios suivante propose des exemples issus de divers secteurs d'activité pour illustrer la finalité d'un sous-formulaire.

Scénarios

Les sous-formulaires peuvent être utilisés dans plusieurs scénarios. Certains d'entre eux sont décrits ci-dessous :

Secteur des ventes : un sous-formulaire qui permet d'associer des coordonnées à des comptes

Si vous travaillez avec de nombreux contacts dans une entreprise spécifique, créez un sous-formulaire pour noter les détails des contacts.

Secteur de l'éducation : un sous-formulaire pour associer les renseignements scolaires à un étudiant

Un formulaire de candidature d'étudiant peut inviter le candidat à remplir une section complète sur ses renseignements scolaires et sur ses emplois précédents, le cas échéant. Il peut contenir des informations sur l'employeur, le titre du poste, la description et ainsi de suite. Alors que le formulaire principal se centre toujours sur l'étudiant, le sous-formulaire est un tableau contenant les détails relatifs aux entreprises précédentes et aux informations associées.

Secteur des assurances : un sous-formulaire pour associer des détails dépendants à un demandeur

Un formulaire d'assurance-vie peut demander à un demandeur de remplir des détails dépendants. Cette section représente un formulaire en soi avec des détails requis tels que des informations concernant les personnes à charge comme que le nom, l'âge, le sexe et d'autres renseignements liés à l'identité. Alors que le formulaire principal se rapporte toujours à l'assuré, le sous-formulaire est un tableau contenant des informations relatives à ses personnes à charge.

Secteur de l'immobilier : un sous-formulaire permettant d'associer les détails des références dans un formulaire de demande de location

Un formulaire de location de maison ou un bail peut contenir une section relative aux plans d'étage. Des indications sur les appartements, la description, la zone, etc. peuvent être demandées. Tandis que le formulaire principal se rapporte à la propriété, le sous-formulaire peut concerner les informations relatives aux logements au sein de la propriété.

Élaborer un sous-formulaire

Un sous-formulaire est créé à l'aide de l'éditeur de disposition. Vous insérez les types de champs requis en tant que colonnes dans un sous-formulaire et ajouter des champs groupés le cas échéant. Les sections suivantes décomposent le processus de création d'un sous-formulaire dans Zoho CRM.

Pour créer un sous-formulaire

1. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and fields (Configuration > Personnalisation > Modules et champs).
2. Dans la liste des modules, cliquez sur le module et la disposition voulus. Exemple : module Products (Produits), disposition Standard.
3. Dans l'éditeur de disposition, glissez et déposez le bloc Subform (Sous-formulaire) de la section New Fields (Nouveaux champs) située à gauche.
   
4. Nommez le sous-formulaire. Exemple : Sous-produits.
   Notez que les sous-formulaires sont spécifiques à la disposition. Vous pouvez créer des sous-formulaires complètement différents pour la disposition A et la disposition B d'un même module.

Insertion de colonnes dans un sous-formulaire

Dans le sous-formulaire, vous devez ensuite insérer les colonnes nécessaires. Ces colonnes sont simplement les différents types de champs tels que Single line (Ligne unique), Number (Nombre), Currency (Devise), Formula (Formule), Pick-list (Liste déroulante), Lookup (Recherche) et ainsi de suite.

Association des champs d'un module de recherche

Lorsque vous ajoutez un champ de recherche à un sous-formulaire, vous pouvez également inclure des champs du module de recherche. Par exemple, lorsque vous ajoutez Vendors (Fournisseurs) en tant que module de recherche, vous pouvez ajouter des champs de ce module (Vendor Email (E-mail du fournisseur) et autres). Tandis que vous remplissez des lignes dans ce sous-formulaire, vous verrez que le champ « Vendor Email » (E-mail du fournisseur) est automatiquement renseigné lorsque vous recherchez un fournisseur. Vous pouvez modifier ce champ dans le sous-formulaire à n'importe quel moment.

Notez que même si vous pouvez associer des champs dans le module de recherche à un sous-formulaire, ceux-ci ne sont pas synchronisés avec le sous-formulaire. En d'autres termes, lorsque vous modifiez un champ Vendor Email (E-mail du fournisseur), il est modifié dans le sous-formulaire, mais pas dans le module Vendor (Fournisseur) d'origine. Cela s'explique par le fait que vous effectuez simplement une association, mais pas une synchronisation.
 

Pour insérer des colonnes dans un sous-formulaire

1. Dans votre sous-formulaire, cliquez sur Add Field (Ajouter un champ).
   
2. À partir de la liste déroulante Field Type (Type de champ), cliquez sur le type de champ.
3. Attribuez un nom au champ et définissez les propriétés du champ.
   Si vous insérez un champ de recherche, vous pouvez ajouter des champs spécifiques au module de recherche associé.
   

Voici les types de champs que vous pouvez inclure dans un sous-formulaire en tant que « Colonnes » du formulaire.

Single Line (Ligne unique)	Pick List (Liste déroulante)	Decimal (Décimal)
Multi-Line (Multiligne)	Multi-Select Pick List (Liste déroulante à sélection multiple)	Percent (Pourcentage)
Email (E-mail)	Date	Long Integer (Nombre entier long)
Phone (Téléphone)	Date/Time (Date/heure)	Checkbox (Case à cocher)
Number (Nombre)	Currency (Devise)	URL
Lookup (Recherche)	Formula (Formule)	-

Voici un exemple de sous-formulaire d'une société qui vend des téléphones portables. Alors que le téléphone portable constitue leur principale commande, il peut y avoir des sous-produits qui incluent des accessoires. Ce sous-formulaire comprend des colonnes telles que :

• Name of the accessory (Nom de l'accessoire)
• Vendor (Fournisseur) (champ Lookup [Recherche])
• E-mail du fournisseur (champ de module Lookup [Recherche])
• Rate (Taux)
• Quantity
(Quantité)
• Price (Prix)
• Discount (Réduction)
• Amount (Montant)
  

Insertion d'un champ agrégé

Un champ agrégé est un champ sur lequel une fonction mathématique a été effectuée. Après avoir inclus les colonnes, vous pouvez ajouter un champ agrégé le cas échéant. Les champs agrégés se présentent sous trois formes et sont expliqués ci-dessous. Prenez l'exemple d'une vente de téléphones portables, où les accessoires sont saisis comme lignes d'articles dans un sous-formulaire appelé « Sub-Products » (Sous-produits). Ce tableau comprend la quantité, le prix, la description, les réductions, etc. Dans cette situation, voici des exemples possibles de fonctions d'agrégation.

• Fonctions d'agrégation prédéfinies :
  Les fonctions d'agrégation prédéfinies incluent SUM (SOMME), AVERAGE (MOYENNE), MAXIMUM et MINIMUM.
  Par exemple, vous souhaitez ajouter la colonne Price (Prix) de toutes les lignes d'articles. Cela peut être effectué en ajoutant un champ appelé Total Amount (Montant total) et en appliquant SUM (SOMME) en tant que fonction d'agrégation sur la colonne Price (Prix).
  Lorsque les lignes d'articles sont saisies dans le sous-formulaire de sous-produits, le prix total est calculé automatiquement.
• Fonctions de formule :
  Pour toute autre fonction que les fonctions d'agrégation prédéfinies, vous pouvez définir votre propre expression de formule à l'aide de l'onglet Formula (Formule). Par exemple, votre champ Total Amount (Montant total) n'est pas la somme totale des prix, mais la somme de l'ensemble des prix - réduction + taxes. Cette expression peut être définie dans la section Formula (Formule) de manière appropriée.
  Lorsque les lignes d'articles sont saisies dans le sous-formulaire Sous-produits, la fonction saisie est exécutée automatiquement.
• Entrées manuelles (nouveaux champs) :
  Si vous ne souhaitez pas que le système effectue ces calculs agrégés, vous pouvez ajouter un nouveau champ. Ce nouveau champ peut être un champ Currency (Devise), Number (Nombre) ou Decimal (Décimal). Par exemple, vous souhaitez avoir un champ nommé Ajustements, où les entrées sont effectuées sur une base ad-hoc manuellement. Dans cette situation, vous pouvez cliquer sur New Field (Nouveau champ), choisir, par exemple, le champ Currency (Devise) et l'ajouter en tant que champ agrégé.

Pour ajouter un champ agrégé

1. Cliquez sur Add Aggregate Field (Ajouter un champ agrégé) dans le sous-formulaire.
2. Dans la fenêtre contextuelle Aggregate Field (Champ agrégé), choisissez parmi les options suivantes :
   • Aggregate (Agrégation) : ensemble prédéfini de fonctions d'agrégation Sum (Somme), Average (Moyenne), Maximum et Minimum. Il vous suffit de choisir le type de fonction et le champ lié. CRM calculera automatiquement les valeurs agrégées en fonction des paramètres définis ici.
     Exemple : une fonction d'agrégation pour afficher la SOMME des montants d'une transaction additionne tous les montants de la transaction dans le sous-formulaire et affiche le montant total de la transaction.
     
   • Formula (Formule) : si les fonctions prédéfinies ne sont pas adaptées, vous pouvez définir votre fonction d'agrégation à l'aide de la section Formula (Formule).
     
     
   • New Fields (Nouveaux champs) : si vous ne souhaitez pas que le système exécute la fonction d'agrégation, vous pouvez insérer un nouveau champ en tant que champ d'agrégation, comme les champs Number (Nombre), Currency (Devise) ou Decimal (Décimal). Dans ce cas, vous pouvez entrer des valeurs agrégées manuellement.
     Exemple : vous ne souhaitez pas que le système calcule les valeurs agrégées. Vous entrez une valeur dans le champ Adjustments (Ajustements) manuellement.
     

Définition des autorisations de champ dans un sous-formulaire

Après avoir saisi toutes les colonnes et tous les champs agrégés, il est temps de définir les autorisations et les propriétés du champ. Chaque colonne (champ) dans un sous-formulaire peut obtenir les droits d'accès comme n'importe quel autre champ de la disposition. Il suffit de cliquer sur l'icône Plus sur le champ et de choisir parmi les options suivantes.

• Mark as required (Marquer comme obligatoire) : ce champ est obligatoire ; aucun enregistrement ne pourra être enregistré si ce champ ne contient aucune valeur.
• Set Permissions (Définir des autorisations) : pour chaque profil disposant d'un accès à ce champ, vous pouvez définir les autorisations suivantes : Read and Write (Lecture et écriture), Read Only (Lecture seule) ou Don't Show (Ne pas afficher).
  Par exemple, Deal Amount (Montant de la transaction) doit être un champ Read Only (Lecture seule) pour les représentants commerciaux mais peut être un champ Read and Write (Lecture et écriture) pour les managers.
  
• Edit properties (Modifier les propriétés) : permet de modifier les paramètres de chaque champ en fonction du type de champ. Par exemple, Number of characters (Nombre de caractères) pour les champs de type chaîne, Maximum digits allowed (Nombre maximum de chiffres autorisés) pour les champs de type nombre et ainsi de suite.
  Vous pouvez également inclure des info-bulles pour expliquer ce qui est requis pour chaque champ.
• Supprimer un champ : lorsque vous n'avez pas besoin d'un champ, vous pouvez le supprimer définitivement ou simplement le supprimer d'un sous-formulaire.
  Lorsque vous le supprimez uniquement du sous-formulaire, il est déplacé vers la liste Unused Fields (Champs inutilisés) du formulaire. Pour restaurer un champ supprimé, accédez à Subform Settings (Paramètres du sous-formulaire) et sélectionnez Unused Fields (Champs inutilisés). Depuis les champs de la liste, cliquez simplement sur le champ une fois pour le restaurer dans le sous-formulaire.
  
   

Modifier les propriétés du sous-formulaire

Pour modifier les propriétés d'un sous-formulaire

1. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres) dans la section Subform (Sous-formulaire).
2. Sélectionnez Edit Properties (Modifier les propriétés) dans le menu déroulant. Vous pouvez modifier les paramètres suivants.
   
   • Subform Name (Nom du sous-formulaire) : saisissez un nom pour la section.
   • Sélectionnez Show Tooltip (Afficher les info-bulles) le cas échéant et entrez l'info.
   • Sélectionnez Maximum row entries allowed (Nombre maximal d'entrées autorisées) si vous souhaitez limiter le nombre d'entrées ou de lignes dans un sous-formulaire. Entrez le nombre requis. La plage autorisée est de 1-100 entrées.
   • Sélectionnez Re-order option for row entries (Option de réorganisation des entrées de ligne) si vous souhaitez permettre à votre utilisateur de réorganiser l'ordre des lignes saisies dans un sous-formulaire.

Vérifier les limites de champ des sous-formulaires

Pour vérifier les limites de champ dans un sous-formulaire

1. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres) dans la section Subform (Sous-formulaire).
   
2. Sélectionnez Subform fields left (Champs de sous-formulaires restants) dans la liste déroulante.
3. Une fenêtre s'ouvre et afficha des informations complètes sur les limites de champs pour chaque type de champ dans un sous-formulaire et le nombre de champs qu'il vous reste à utiliser.
   

Suppression d'un sous-formulaire

Pour supprimer un sous-formulaire

1. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres) dans la section Subform (Sous-formulaire).
   
2. Sélectionnez Remove (Retirer).
   Le sous-formulaire est déplacé vers la section Unused Items (Éléments inutilisés) de la disposition.
   Vous pouvez le restaurer à tout moment depuis cet endroit ou le supprimer définitivement de CRM.
   

Créer des rapports et des tableaux de bord basés sur les sous-formulaires

Lors de la création d'un rapport pour un module, vous pouvez vous appuyer sur les sous-formulaires présents dans le module. Par exemple, lorsque vous créez un rapport pour les produits et lorsque le champ Sub-products (Sous-produits) est défini comme sous-formulaire, ce sous-formulaire de sous-produits est répertorié dans la section Related Modules (Modules associés).

Si vous souhaitez extraire un rapport de chaque produit et la somme totale de ses sous-produits, vous pouvez facilement obtenir cette information en créant un rapport fondé sur les sous-formulaires.

Pour créer un rapport basé sur les sous-formulaires

1. Accédez au module Reports (Rapports).
2. Cliquez sur Create Report (Créer un rapport).
3. Sélectionnez le module principal. Par exemple, Products (Produits).
4. Dans la section Related Modules (Modules associés), sélectionnez le sous-formulaire requis. Sub-Products (Sous-produits), par exemple.
   
5. Cliquez sur Continue (Continuer).
6. Choisissez le type de rapport. Summary Report (Rapport de synthèse), par exemple.
7. Cliquez sur Continue (Continuer).
8. Dans la section Reports Representation (Représentation de rapports), choisissez les colonnes nécessaires depuis la section Available Columns (Colonnes disponibles) et ajoutez-les aux colonnes sélectionnées. Par exemple, Amount (Montant), Discount (Réduction), Quantity (Quantité), Rate (Taux), etc.
   
9. Cliquez sur Continue (Continuer).
10. Ajoutez des filtres le cas échéant. Sinon, EXÉCUTEZ le rapport.
    Vous pouvez également créer des tableaux de bord depuis les rapports ainsi créés.

Points à retenir

• Les sous-formulaires sont disponibles dans l'édition Enterprise et les éditions supérieures.
• Vous pouvez créer deux sous-formulaires par module.
  • Vous pouvez ajouter au maximum huit champs de sous-formulaire dans une disposition.
  • Vous pouvez saisir au maximum 100 entrées dans un sous-formulaire.
• Le nombre total de champs agrégés que vous pouvez créer respecte les limites de champ du module parent.
• Les sous-formulaires sont spécifiques à la disposition. Vous pouvez créer des sous-formulaires complètement différents pour la disposition A et la disposition B d'un même module. Cela inclut les champs de sous-formulaire, ainsi que les champs agrégés.
• Les sous-formulaires ne sont pas disponibles pour Activities (Activités), Pricebooks (Registres de prix) et Purchase Orders (Bons de commande), Sales Orders (Commandes client), Invoices (Facture) et Quotes (Devis).
• Lors de la conversion d'un lead ou d'un devis, les champs utilisés dans un sous-formulaire ne sont pas convertis.
• Les champs utilisés dans les sous-formulaires n'apparaissent pas dans les domaines suivants.
  • Colonnes d'affichage personnalisé.
  • Filtres avancés
  • Règles de disposition
  • Validation Blueprint
  • Formulaires Web
  • Importer / Mobile / Exporter
  • Recherche globale
  • Champs de fusion de modèle
  • Règles de validation
  • Mise à jour et critères des champs de workflow
    Cependant, notez que les champs agrégés d'un sous-formulaire seront disponibles aux endroits susmentionnés.
• Les champs utilisés dans les sous-formulaires apparaîtront dans les rapports comme modules secondaires.