फ़िल्टर

Zoho Mail में फ़िल्टर/ नियम ईमेल के लिए आपके द्वारा सेट की गई शर्तों से मेल खाने वाली कार्रवाइयां सेट करके, आपके ईमेल को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करने में आपकी सहायता करते हैं। आप Zoho Mail में कई मापदंडों के आधार पर एक से अधिक फ़िल्टर सेट कर सकते हैं। इसके अलावा, फ़िल्टर आपको कुछ कार्रवाइयों को स्वचालित करने में भी मदद करते हैं जैसे किसी ईमेल से टास्क बनाना, शर्तों के आधार पर कुछ ईमेल को किसी खास ईमेल एड्रेस पर ऑटो-फॉरवर्ड करना आदि।

Zoho Mail में फ़िल्टर इनकमिंग/आउटगोइंग ईमेल को स्वचालित रूप से सॉर्ट करने में आपकी मदद करते हैं। आप शर्तों के एक सेट और उन शर्तों के लिए संबंधित कार्रवाइयों को निर्धारित कर सकते हैं। इससे आपको समय बचाने और एक व्यवस्थित इनबॉक्स रखने में मदद मिलती है और यह सुनिश्चित होता है कि आप महत्वपूर्ण ईमेल को गलत स्थान पर न रखें। आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आप आवश्यक फ़िल्टर सही क्रम में बनाएं ताकि ईमेल सही तरीके से व्यवस्थित हों और आपकी ज़रूरत के मुताबिक सॉर्ट हों।

Zoho Mail दो तरह के फ़िल्टर ऑफ़र करता है:

• इनकमिंग फ़िल्टर - ये फ़िल्टर इनकमिंग ईमेल में लागू किए जा सकते हैं ताकि वे स्वचालित रूप से सही स्थान पर पहुंच जाएं। और अधिक जानें
• आउटगोइंग फ़िल्टर - ये फ़िल्टर आउटगोइंग ईमेल पर लागू किए जा सकते हैं ताकि चुने गए ईमेल पर स्वचालित रूप से उपयुक्त कार्रवाई हो सके। और अधिक जानें

Zoho Mail 'स्मार्ट फ़िल्टर'.भी प्रदान करता है। जब स्मार्ट फ़िल्टर को सक्षम किया जाता है, तो वे हेडर में उपलब्ध जानकारी के आधार पर, ईमेल को स्वचालित रूप से न्यूज़लेटर या नोटिफ़िकेशन के रूप में क्लासीफ़ाई कर देते हैं।

नया फ़िल्टर बनाएं

आप नीचे दिए गए स्टेप्स का पालन करके अपने अकाउंट के लिए नए आउटगोइंग/ इनकमिंग फ़िल्टर बना सकते हैं:

1. Zoho Mail में लॉगिन करें
2. सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करें।
3. फ़िल्टर्स पर जाएं
4. यदि आपके पास POP खातों के रूप में कॉन्फ़िगर किए गए एक से अधिक मेलबॉक्स हैं, तो बाएं पेन पर अकाउंट स्विचर का उपयोग करके ज़रूरी अकाउंट का चयन करें।
5. आउटगोइंग/ इनकमिंग ईमेल फ़िल्टर टैब खोलें।
6. नया फ़िल्टर पर क्लिक करें।
   
7. फ़िल्टर बनाएं पॉप अप में निम्न विवरण दर्ज करें:
   • फ़िल्टर नाम - फ़िल्टर की पहचान करने के लिए एक नाम।
   • शर्त का प्रकार - उन शर्तों के कॉम्बिनेशन को बताता है जिन्हें चेक करने की ज़रूरत होती है। (या, और, सभी इनकमिंग ईमेल)
   • शर्तें - वे पैरामीटर जिन्हें किसी ईमेल द्वारा पूरा किया जाना ज़रूरी है।
   • कारवाई - ये वो एक्शन हैं जो फ़िल्टर की शर्तों से मेल खाने वाले ईमेल पर लागू किए जाएंगे।
     
8. सेव करें पर क्लिक करें।

इनकमिंग फ़िल्टर पर विस्तृत निर्देशों के लिए यहां क्लिक करें।
आउटगोइंग फ़िल्टर पर विस्तृत निर्देशों के लिए यहां क्लिक करें।

फ़िल्टर कैसे काम करते हैं

आपके इनबॉक्स की प्रत्येक इनकमिंग ईमेल और आउटगोइंग ईमेल आपके फ़िल्टरद्वारा प्रोसेस की जाएगी। फ़िल्टर में, आप संसाधन की शर्तों को निर्धारित करेंगे। एक से अधिक शर्तें हो सकती हैं और आपके पास यह चुनने का विकल्प है कि फ़िल्टर में प्रदान की गई कार्रवाइयों को प्रोसेस करने के लिए सभी शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए या किसी भी एक शर्त को पूरा किया जा सकता है।

उदाहरण:
1. यदि भेजने वाला "boss@myorg.com” है, तो महत्वपूर्ण के रूप में फ़्लैग करें और "प्राथमिकता वाले आइटम” में ले जाएं

2. यदि पाने वाला "friend1@email.com" है, तो स्वचालित रूप से "friend2@email.com” को Bcc करें

भेजने वाले की शर्त के अलावा, आप To/ Cc पैरामीटर का उपयोग करके अपने अलग-अलग ईमेल उपनाम पर आने वाले ईमेल को अलग करने के लिए भी फ़िल्टर सेट कर सकते हैं।

फ़िल्टर के उदाहरण:

उदाहरण 1
नीचे दिया गया फ़िल्टर "boss@mydomain.com” द्वारा भेजे गए ईमेल को प्रोसेस करता है और उन्हें "उच्च” प्राथमिकता देता है और उन ईमेल को "तुरंत जवाब दें" फ़ोल्डर में ले जाता है और साथ ही उन्हें "महत्वपूर्ण” के रूप में फ़्लैग भी करता है। जिन पैरामीटर का पालन करने की ज़रूरत है वे हैं:

• सभी शर्तों का मिलान करें:
• शर्तें: भेजने वाला "है" boss@mydomain.com
• प्राथमिकता "उच्च" है
• कार्रवाइयां: फ़ोल्डर में ले जाएं "तुरंत जवाब दें", "महत्वपूर्ण"के रूप में फ़्लैग करें

उदाहरण 2
नीचे दिया गया फ़िल्टर "manager@email.com” को या "teamlead@email.com" को भेजे गए ईमेल को प्रोसेस करता है और स्वचालित रूप से cc में "teammate1@email.com", "teammate2@email.com" जोड़ता है। जिन पैरामीटर का पालन करने की ज़रूरत है वे हैं:

• इनमें से किसी भी शर्त का मिलान करें:
• To: manager@email.com
• To: teamlead@email.com
• कार्रवाइयां: ऑटो CC "teammate1@email.com", "teammate2@email.com"

किसी ईमेल से फ़िल्टर बनाना:

जब आप कोई विशेष ईमेल पढ़ रहे होते हैं, तो आप उस ईमेल के पैरामीटर के आधार पर सीधे एक नया फ़िल्टर बना सकते हैं। यह आपके द्वारा पढ़े जा रहे ईमेल के समान भविष्य के ईमेल को ऑटो-क्लासीफ़ाई करने में आपकी मदद करता है।

1. मान लीजिए, आप 'information@importantalerts.com' से आया हुआ 'मासिक पेज व्यू आंकड़े'विषय वाला ईमेल पढ़ रहे हैं।
2. मेल व्यू पेन के सबसे ऊपर दाएं कोने में और अधिक कार्रवाइयां बटन पर क्लिक करें.
   
3. इसमें जोड़ें, सिलेक्ट करें और फिर फ़िल्टरचुनें।
4. वर्तमान ईमेल के आधार पर पहले से भरे गए प्रेषक/विषय पैरामीटर के साथ स्क्रीन पर फ़िल्टर बनाएं डायलॉग पॉप अप होता है।
   
5. फ़िल्टर में शर्तें, पैरामीटर, और अन्य आइटम देखें और जहां पर आवश्यक हो वहां विवरण में बदलाव करें।
6. खास ईमेल के लिए आवश्यक कार्रवाई चुनें।
7. नया फ़िल्टर बनाने के लिए बनाएं पर क्लिक करें और आने वाले सभी नए ईमेल उस फ़िल्टर द्वारा प्रोसेस करें।

सभी इनकमिंग/ आउटगोइंग ईमेल का मिलान करें

सभी इनकमिंग/ आउटगोइंग मैसेज का मिलान करें विकल्प तब उपयोगी होता है जब आप प्राप्त होने वाले सभी ईमेल पर कोई कार्रवाई करना चाहते हैं। आप शर्त के प्रकार को 'कोई शर्तें नहींपर सेट कर सकते हैं। इनकमिंग ईमेल के लिएसभी इनकमिंग ईमेल' और 'कोई शर्तें नहीं। आउटगोइंग ईमेल के लिएसभी आउटगोइंग ईमेल' ।

यह तब उपयोगी हो सकता है जब आप कोई खास कार्रवाई करना चाहते हों, जैसे कि शर्तों पर ध्यान दिए बिना, सभी इनकमिंग/आउटगोइंग मैसेज में टैग करना या फ़्लैग जोड़ना।

जब आप इस विकल्प को सिलेक्ट करते हैं तो आपको सावधान रहने की ज़रूरत है क्योंकि 'हटाएं' या 'पढ़े गए के रूप में मार्क करें' जैसी कार्रवाइयां नुकसानदायक साबित हो सकती हैं.

एक से अधिक फ़िल्टर बनाना और मैनेज करना

आमतौर पर, आपके मेलबॉक्स में ईमेल को कैटेगराइज़ करने के लिए आपके पास कई फ़िल्टर होंगे। कभी-कभी, आपके फ़िल्टर में शर्तों को निर्धारित करते समय ओवरलैप हो सकता है।

उदाहरण के लिए, मान लीजिए आपके किसी एक फ़िल्टर में शर्त है कि "marketing@mydomain.com"की ओर से शामिल और आपके किसी और फ़िल्टर में शर्त है "वह विषय जिसमें Blog"शामिल है। जब आपके मेलबॉक्स में 'marketing@mydomain.com' की ओर से 'अगले ब्लॉग पोस्ट में अनाउंस होने वाले फ़ीचर’ विषय वाला ईमेल आता है, तो यह ईमेल ऊपर बताए गए दोनों फ़िल्टर में निर्धारित शर्तों को पूरा करेगा। ऐसे मामलों में, उच्च प्राथमिकता वाला फ़िल्टर पहले प्रोसेस किया जाता है और उसके बाद अगला प्रोसेस किया जाता है। इसलिए, ऐसे ईमेल में फ़िल्टर को अरेंज करने की सीक्वेंस महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है।

फ़िल्टर सीक्वेंस

जब एक से अधिक फ़िल्टर बनाए जाते हैं, तो आप जिस तरीके से काम करवाना चाहते हैं उसके लिए आपके फ़िल्टर जिस सीक्वेंस में अरेंज किए गए हैं, वह बहुत महत्वपूर्ण है।

जब आपको कोई नया ईमेल प्राप्त होता है, तो Zoho Mail आपके फ़िल्टर पेज में दिखाई देने के क्रम में फ़िल्टर लागू करता है। जिन फ़िल्टर की शर्तें ईमेल के साथ मेल खाती हैं उन्हें ईमेल पर लागू किया जाता है और फिर संबंधित कार्रवाइयां प्रोसेस की जाती हैं। 1 नंबर दिया गया फ़िल्टर पहले लागू किया जाता है और बाकी स्क्रीन पर सूचीबद्ध किए गए क्रम में प्रोसेस किए जाते हैं।

फ़िल्टर का क्रम बदलने के लिए, फ़िल्टर को मनचाही स्थिति में ड्रैग और ड्रॉप करें। आपसे पूछा जाएगा कि यदि आप फ़िल्टर का क्रम बदलना चाहते हैं, ok पर क्लिक करें।

यदि आप चाहते हैं कि कुछ ईमेल केवल एक फ़िल्टर द्वारा प्रोसेस किए जाएं, भले ही वह कई फ़िल्टर में शर्तों को पूरा करता हो, तो आपको अन्य फ़िल्टर प्रोसेस करना बंद करें चेक बॉक्स सिलेक्ट करना होगा। ऐसे मामले में, मैसेज पर केवल वही फ़िल्टर लागू होगा। बाकी के फ़िल्टर छोड़ दिए जाएंगे।

अन्य फ़िल्टर प्रोसेस करना बंद करें

जब आपके पास एक से अधिक फ़िल्टर हैं, तो फ़िल्टर ऊपर नीचे, उस सीक्वेंस में प्रोसेस किए जाएंगे, जिसमें वे स्क्रीन पर दिखाई देते हैं। जब कोई ईमेल पहले फ़िल्टर को संतुष्ट करता है, तो वह पहले फ़िल्टर द्वारा प्रोसेस किया जाता है और उसी सीक्वेंस में अगले फ़िल्टर के लिए चेक किया जाता है। लेकिन, यदि आप 'अन्य फ़िल्टर प्रोसेस करना बंद करें' चेकबॉक्स को चेक करते हैं, तो बाकी के फ़िल्टर छोड़ दिए जाते हैं। केवल पहला फ़िल्टर, जिसकी शर्त ईमेल के साथ मेल खाती है, वही प्रोसेस किया जाता है।

यदि 'अन्य फ़िल्टर प्रोसेस करना बंद करें' चेक नहीं किया जाता है, तो ईमेल प्रत्येक फ़िल्टर की शर्तों के आधार पर बाकी फ़िल्टर से भी होकर गुज़रता है।

हालांकि, फ़ोल्डर में ले जाएं, मैसेज हटाएं, पढ़े हुए के रूप में मार्क करें, फ़्लैग जोड़ें, फ़िल्टर आधारित फॉरवर्डिंग जैसी कार्रवाइयां एक बार की कार्रवाई होती हैं और यदि यही कार्रवाई आने वाले फ़िल्टर में भी सेट होती है तो उसे ओवरराइड कर दिया जाता है।

उदाहरण: मान लीजिए कि आपके पास ईमेल के विषय के आधार पर सेट की गई शर्तों वाले 4 फ़िल्टर हैं। प्रत्येक फ़िल्टर पर निर्दिष्ट विषय शर्तें 'महत्वपूर्ण' एक्शन के साथ 'फ़ोल्डर में ले जाएँ', 'मार्केटिंग' एक्शन के साथ 'टैग लागू करें', 'अनाउंसमेंट' एक्शन के साथ 'फ़्लैग जोड़ें' और 'ब्लॉग’ को दो एक्शन के साथ 'फ़ोल्डर में ले जाएँ' और 'टैग जोड़ें’ हैं। मान लीजिए कि आपको एक ईमेल प्राप्त होता है, जिसका विषय है "ब्लॉग्स के बारे में महत्वपूर्ण अनाउंसमेंट - ध्यान दें: मार्केटिंग टीम", तब सभी चार फ़िल्टर एक के बाद एक प्रोसेस किए जाएंगे। लेकिन 'फ़ोल्डर में ले जाएं' कार्रवाई सबसे ऊपर के फ़िल्टर में सेट की गई कार्रवाई के आधार पर की जाएगी। अंतिम फ़िल्टर कार्रवाई 'फ़ोल्डर में ले जाएं' को छोड़ दिया जाएगा, लेकिन अंतिम फ़िल्टर में निर्धारित किया गया टैग प्रोसेस किया जाएगा, बशर्ते कि सभी फ़िल्टर में 'अन्य फ़िल्टर प्रोसेस करना बंद करें' अनचेक किया गया हो। यदि 'अन्य फ़िल्टर प्रोसेस करना बंद करें' चेक किया गया है, तो केवल सीक्वेंस में सबसे ऊपर का फ़िल्टर ही ईमेल पर लागू किया जाएगा।

इसलिए, फ़िल्टर का मनचाहा प्रभाव पाने के लिए अन्य फ़िल्टर प्रोसेस करना बंद करें औरफ़िल्टर की सीक्वेंस को फिर से अरेंज करें विकल्प चेक करें।

मेल की संख्या

यह उन ईमेल की संख्या दिखाता है जो विशेष फ़िल्टर से उल्लेख की गई तारीख से मेल खाते हैं। आप संबंधित ईमेल गणना के आगे स्थित रीसेट आइकन पर क्लिक करके किसी भी फ़िल्टर के लिए ईमेल गणना को पुनः आरंभ कर सकते हैं। रीसेट आइकन तब दिखाई देता है जब आप फ़िल्टर के ऊपर होवर करते हैं।

फ़िल्टर के माध्यम से चलाना

जब कोई फ़िल्टर बनाया जाता है, तो इनकमिंग ईमेल फ़िल्टर प्रोसेसिंग से गुज़रती हैं और उसके अनुसार क्लासीफ़ाइड होती हैं। हालांकि, फ़िल्टर बनाने से पहले प्राप्त की गई ईमेल को प्रोसेस नहीं किया जाएगा। किसी नए फ़िल्टर का उपयोग करके किसी खास फ़ोल्डर में पहले प्राप्त की गई ईमेल को प्रोसेस करने के लिए, आप फ़िल्टर के माध्यम से चलाएं विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

1. Zoho Mail में लॉगिन करें
2. सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करें।
3. फ़िल्टर्स पर जाएं
4. अगर आपके पास एक से अधिक कॉन्फ़िगर किए गए खाते हैं, तो ज़रूरी खाता चुनें.
5. जिस फ़िल्टर के लिए आप ईमेल प्रोसेस करना चाहते हैं उसके ऊपर कर्सर रखें।
6. उस संबंधित फ़िल्टर के ऊपर होवर करने पर, आप इसके माध्यम से चलाने, एडिट करने या हटाने से संबंधित विकल्प देख सकते हैं।
7. रन थ्रू फ़िल्टर आइकन क्लिक करें।
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8. आपके मेलबॉक्स के फ़ोल्डर सूचीबद्ध होंगे। वह फ़ोल्डर सिलेक्ट करें जिसके ईमेल आप इस फ़िल्टर के साथ क्लासीफ़ाई करना चाहते हैं।
9. चुने गए फ़ोल्डर के ईमेल फ़िल्टर के पैरामीटर के आधार पर प्रोसेस और क्लासीफ़ाई किए जाएंगे।

आप किसी भी फ़ोल्डर के लिए फ़िल्टर के माध्यम से चलाएं कार्रवाई करने के लिए उस फ़ोल्डर पर भी राइट-क्लिक कर सकते हैं। कोई फ़िल्टर चलाएं विकल्प सिलेक्ट करें और फ़ोल्डर के लिए चुने गए फ़िल्टर के माध्यम से चलाने के लिए उपयुक्त फ़िल्टर चुनें।

फ़िल्टर अक्षम करना

आप स्टेटस कॉलम में टिक मार्क पर क्लिक करके किसी फ़िल्टर को अक्षम कर सकते हैं। एक बार अक्षम होने पर, यह फ़िल्टर इनकमिंग मैसेज पर लागू नहीं किया जाएगा। यदि आवश्यक है, तो बाद में इसे फिर से टिक मार्क पर क्लिक करके सक्षम किया जा सकता है।

फ़िल्टर इम्पोर्ट/एक्सपोर्ट करना

हो सकता है कि आप अन्य POP अकाउंट में भी फ़िल्टर के उसी सेट का उपयोग करना चाहें, जिसे आपने किसी विशेष अकाउंट के लिए बनाया है। ऐसे मामले में, आप Zoho Mail में अन्य अकाउंट के लिए समान शर्त और कार्रवाई सेटिंग फिर से बनाने के लिए फ़िल्टर एक्सपोर्ट/इम्पोर्ट करें विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

फ़िल्टर इम्पोर्ट करें

1. Zoho Mail में लॉगिन करें
2. सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करें।
3. फ़िल्टर्स पर जाएं
4. अगर आपके पास एक से अधिक कॉन्फ़िगर किए गए खाते हैं, तो ज़रूरी खाता चुनें.
5. ऊपर बांए कोने में दिए गए इम्पोर्ट करें विकल्प पर क्लिक करें।
   
6. फ़िल्टर नियम शामिल करने वाली '.dat’ फ़ाइल ब्राउज़ करें और सिलेक्ट करें।
7. .dat फ़िल्टर नियम फ़ाइल सिलेक्ट करने के बाद खोलें क्लिक करें।
8. फ़ाइल में निर्धारित किए गए नियमों के आधार पर नया फ़िल्टर बनाया जाएगा।
9. यदि नियम फ़ाइल में उल्लेख किया गया फ़ोल्डर स्ट्रक्चर अकाउंट में मौजूद नहीं है, तो जब फ़िल्टर इम्पोर्ट किया जाएगा तब फ़ोल्डर स्ट्रक्चर बनाया जाएगा।

फ़िल्टर एक्सपोर्ट करना

1. Zoho Mail में लॉगिन करें
2. सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करें।
3. फ़िल्टर्स पर जाएं
4. अगर आपके पास एक से अधिक कॉन्फ़िगर किए गए खाते हैं, तो ज़रूरी खाता चुनें.
5. इस अकाउंट से जुड़े फ़िल्टर स्क्रीन पर सूचीबद्ध हो जाते हैं।
6. ऊपर बांए कोने पर दिया गया एक्सपोर्ट विकल्प चुनें।
7. उस अकाउंट के तहत सभी मौजूद फ़िल्टर एक .dat फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट होंगे।

यदि आप केवल कुछ चुनिंदा फ़िल्टर को एक्सपोर्ट करना चाहते हैं, उस फ़िल्टर के बांए ओर के चेकबॉक्स को सिलेक्ट करें। अब, एक्सपोर्टक्लिक करें। सिलेक्ट किए गए फ़िल्टर एक .dat फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट होंगे।

आप अपने सभी फ़िल्टर को एक्सपोर्ट करने के बजाय मनचाहे फ़िल्टर भी एक्सपोर्ट कर सकते हैं। संबंधित चेकबॉक्स का उपयोग करके वह फ़िल्टर सिलेक्ट करें जिसे आप एक्सपोर्ट करना चाहते हैं और सिलेक्ट किए गए को एक्सपोर्ट करें विकल्प पर क्लिक करें।

फ़िल्टर हटाना

एक ही बार में एक से अधिक फ़िल्टर हटाने के लिए, उस संबंधित फ़िल्टर के बांए तरफ दिया गया चेकबॉक्स सिलेक्ट करें और ऊपर बाएं कोने में हटाएं विकल्प पर क्लिक करें।

एक-एक फ़िल्टर हटाने के लिए, संबंधित फ़िल्टर के ऊपर होवर करें और फ़िल्टर पर ‘हटाएं’ आइकन पर क्लिक करें।

स्मार्ट फ़िल्टर्स

आपके द्वारा आमतौर पर बनाए जाने वाले फ़िल्टर के अलावा, Zoho Mail स्मार्ट फ़िल्टर विकल्प भी प्रदान करता है। स्मार्ट फ़िल्टर ईमेल को स्वचालित रूप से न्यूज़लेटर और नोटिफ़िकेशन के रूप में क्लासीफ़ाई करने में आपकी मदद करते हैं। इसके अलावा, कुछ शर्तों के आधार पर फ़िल्टर्स से सीधे टास्क बनाने के लिए स्मार्ट फ़िल्टर कार्रवाइयां होती हैं।

आम तौर पर, ऑटोमेटेड ईमेल को मोटे तौर पर ‘नोटिफ़िकेशन’ और ‘न्यूज़लेटर’ के रूप में क्लासीफ़ाई किया जा सकता है। Zoho Mail में स्मार्ट फ़िल्टर कुछ हेडर जानकारी के आधार पर स्वचालित रूप से नोटिफ़िकेशन और न्यूज़लेटर का पता लगा सकते हैं।

इन स्मार्ट फ़िल्टर को एक्सपोर्ट या हटाया नहीं जा सकता।

स्मार्ट फ़िल्टर के बारे में यहांअधिक जानें।