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ईमेल भेजना

ईमेल सेवा के सबसे बुनियादी फ़ंक्शन में से एक है ईमेल भेजना। अच्छी तरह फ़ॉर्मेट किए गए ईमेल भेजने के लिए, Zoho Mail रिच टेक्स्ट फ़ॉर्मेट एडिटर की सुविधा देता है। संपर्कों से चुना जा सकता है कि किन लोगों को ईमेल भेजना है।

Zoho Mail खास तौर पर बिज़नेस के लिए बनाया गया है, यह बिज़नेस ईमेल और सामान्य ईमेल करने की सुविधा देता है। हालांकि, नीति के अनुसार, Zoho Mail का इस्तेमाल बड़े पैमाने पर ईमेल या अज्ञात लोगों को मार्केटिंग ईमेल भेजने के लिए नहीं किया जा सकता।

ईमेल कंपोज़र/ एडिटर

रिच टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों के साथ, Zoho Mail कंपोज़र खोलने के लिए, बाएं पेन में नया मेल बटन पर क्लिक करें। कंपोज़र एक टैब में खुलता है, जहां आप अपना ईमेल ड्राफ़्ट कर सकते हैं। आप सेटिंग से ईमेल का जवाब देने/फ़ॉरवर्ड करने के लिए इनलाइन एडिटर या नई विंडो विकल्प चुन सकते हैं। कंपोज़र के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग को कंपोज़ करने की सेटिंग से कस्टमाइज़ किया जा सकता है।

कंपोज़र में ये शामिल हैं:

  • इससे: प्रेषक पते को ड्रॉप-डाउन से चुना जा सकता है जिसमें आपके खाते का मुख्य ईमेल पता, आपके ईमेल उपनाम और कॉन्फ़िगर किए गए बाहरी ईमेल पते होते हैं। मेल खाने वाला डिस्प्ले नाम, चुने ईमेल पते के आगे भी दिखाया जाएगा। आप बाहरी ईमेल पते को इससे पते के रूप में भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं
  • प्रति: सीधे तौर पर पाने वालों के पते यहां डालें। संगठन के ईमेल पते AutoFill से उपलब्ध होंगे। एड्रेस बुक खोलने के लिए लेबल पर क्लिक करें और एड्रेस बुक से एक ईमेल पता चुनें।
  • सीसी (कार्बन कॉपी): पाने वाले उन लोगों के पते डालें, जिन्हें ईमेल की कॉपी मिलनी चाहिए। जब आप सीसी में एक ईमेल पता जोड़ते हैं, तो पाने वाले अन्य लोग पते देख पाएंगे।
  • Bcc: (ब्लाइंड कार्बन कॉपी): पाने वाले उन लोगों के पते डालें, जिन्हें ईमेल की कॉपी मिलनी चाहिए और अन्य लोगों को ये पते नहीं दिखने चाहिए। पाने वाले अन्य लोगों को Bcc वाले ईमेल पते नहीं दिखेंगे।
  • विषय: ईमेल की सामग्री का टाइटल या संक्षिप्त सारांश

मेल कॉन्टेंट - बढ़िया तरीके से फ़ॉर्मेट किया गया ईमेल

Zoho Mail एक WYSIWYG (आप जो देखते हैं वही आपको मिलता है) एडिटर की सुविधा देता है, जो इमेज, टेबल, हाइपरलिंक्स के साथ बढ़िया तरीके से फ़ॉर्मेट किए गए ईमेल और यहां तक कि स्माइली भेजने के विकल्प देता है। फ़ॉर्मेटिंग के विकल्पों से आपको लेआउट और ईमेल को पर्सनलाइज़ करने के विकल्प मिलते हैं। बिल्ट-इन स्पेल-चेकर आपको कई भाषाओं में आपके आउटगोइंग ईमेल में स्पेल चेक करने में मदद करता है। आप आउटगोइंग ईमेल के लिए एन्कोडिंग चुन सकते हैं। हमारा सुझाव है कि आप आउटगोइंग ईमेल के लिए, UTF-8 का इस्तेमाल करें, क्योंकि यह यूनिकोड में सभी वर्णों को एनकोड करने में सक्षम है।

ईमेल कैसे भेजें

रिच टेक्स्ट मोड में उपलब्ध फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों की सूची यहां दी गई है:

  • बोल्ड
  • इटैलिक
  • अंडरलाइन
  • स्ट्राइक थ्रू
  • फ़ॉन्ट फ़ेस के विकल्प
  • फ़ॉन्ट साइज़ के विकल्प
  • फ़ॉन्ट रंग के विकल्प
  • टेक्स्ट के लिए बैकग्राउंड का रंग (टेक्स्ट हाइलाइट)
  • अलाइनमेंट के विकल्प
  • सूची के विकल्प
  • टेक्स्ट और सूचियों के लिए इंडेंट
  • लाइन स्पेसिंग
  • सुपरस्क्रिप्ट
  • सबस्क्रिप्ट
  • टेक्स्ट की दिशा
  • कोट
  • फ़ॉर्मेटिंग हटाना
  • फ़ॉर्मेट पेंटर

फ़ॉर्मेटिंग के उपलब्ध विकल्पों के अलावा, आप ईमेल में ये चीज़ें भी शामिल कर सकते हैं:

  • हाइपरलिंक - टेक्स्ट के एक चुने गए हिस्से को लिंक किए गए URL या ईमेल पते पर ले जाता है।
  • इमेज - डिस्क स्टोरेज या सीधे वेब से इमेज डालें।
  • सिग्नेचर - कंपोज़र में, चुना गया सिग्नेचर शामिल करता है।
  • HTML - HTML फ़ॉर्मेट में सामग्री डालने की सुविधा देता है, जो कंपोज़ करने की विंडो में दिखाई देगा।
  • टेबल - दिए गए कस्टमाइज़ेशन के अनुसार टेबल डालें।
  • हॉरिज़ॉन्टल सेपरेटर - टेक्स्ट के बीच में एक हॉरिज़ॉन्टल लाइन डालता है।
  • स्माइली - विकल्पों की सूची से चुनी गई स्माइली शामिल करता है।

वॉइस रिकॉर्डिंग

ऑडियो मैसेज टेक्स्ट मैसेज से एक कदम आगे हैं और यह पाने वालों के लिए, निजता का एहसास जोड़ता है। वे दिन गए जब आपको अपने कंप्यूटर पर ऑडियो रिकॉर्ड करना पड़ता था और फिर उसे ईमेल से अटैच करना पड़ता था। Zoho Mail की मेल कंपोज़ करें विंडो में ऑडियो रिकॉर्ड करें सुविधा यूज़र्स को आसानी से ऑडियो मैसेज भेजने की सुविधा देती है। अटैचमेंट के तौर पर वॉइस मैसेज भेजने के लिए, इन स्टेप्स का पालन करें:

  1. Zoho Mail में लॉगिन करें।
  2. नया मेल चुनें, मेल कंपोज़ करें विंडो से ऑडियो रिकॉर्ड करें बटन पर क्लिक करें और ऑन-स्क्रीन निर्देशों का पालन करें।
  3. अगर ज़रूरी हो, तो आप रिकॉर्डिंग को बीच में रोक सकते हैं और वहीं से जारी रख सकते हैं जहां आपने छोड़ा था।
  4. जब आप पूरा कर लें, तो ऑडियो पूरा करने के लिए रोकें बटन पर क्लिक करें।
  5. रिकॉर्डिंग अटैच करें पर क्लिक करें, अपनी पसंद के अनुसार फ़ाइल का नाम बदलें और भेजें बटन क्लिक करें। पाने वाले, चलाएं बटन पर क्लिक करके सीधे वेब ब्राउज़र से ऑडियो सुन सकते हैं।
    ऑडियो अटैचमेंट रिकॉर्ड करना

नोट:

यूज़र ऑडियो रिकॉर्ड करते समय और उसे अटैच करने के बाद रिकॉर्डिंग का साइज़ देख सकते हैं। हालांकि, जब आप वॉइस मैसेज रिकॉर्ड करते हैं, तो नीचे कुछ याद रखने वाली बातें दी गई हैं:

  • कितना बड़ा अटैचमेंट किया जा सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपके एडमिन ने किस तरह की सेटिंग कॉन्फ़िगर की है।
  • ऑडियो मैसेज रिकॉर्ड करने के लिए, कम से कम 2MB होना ज़रूरी है।
  • ऑडियो मैसेज कितना भी छोटा हो, यह 0KB का नहीं हो सकता।

प्लेन टेक्स्ट मेल

प्लेन टेक्स्ट ईमेल वह होता है जिसमें बोल्ड, इटैलिक वगैरह जैसे किसी भी फ़ॉर्मेट के बिना सिर्फ़ ईमेल की सामग्री होती है। आप बिना किसी फ़ॉर्मेट के ईमेल भेजने के लिए प्लेन टेक्स्ट वाला विकल्प चुन सकते हैं। कंपोज़र के दाएं कोने में ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और प्लेन टेक्स्ट मोड चुनें।

प्लेन टेक्स्ट वाला ईमेल भेजना

रिच टेक्स्ट को प्लेन टेक्स्ट में कनवर्ट करने के लिए सिस्टम कंफ़र्मेशन का रिक्वेस्ट करेगा। कन्फ़र्म करने पर, फ़ॉर्मेटिंग टूलबार छिप जाएगा और आपको सिर्फ़ स्पेल चेक आइकन दिखाई देगा। सामग्री और सिग्नेचर के साथ-साथ इंसर्ट किया गया मीडिया या टेबल वाली फ़ॉर्मेटिंग हट जाएगी। जब आप ईमेल को ड्राफ़्ट या टेम्प्लेट के रूप में सेव करते हैं, तो ये फ़ॉर्मेटिंग के बदलाव भी दिखाई देंगे। इसलिए, मैसेज एक प्लेन टेक्स्ट ईमेल के रूप में भेजा जाएगा।

रिच टेक्स्ट मोड पर वापस जाने के लिए, उसी ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और रिच टेक्स्ट मोड चुनें। अब आप अपने टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट कर पाएंगे, टेबल, इमेज वगैरह जोड़ पाएंगे। अगर आप रिच टेक्स्ट मोड पर वापस लौटते हैं, तब भी पुरानी फ़ॉर्मेटिंग वापस नहीं आएगी।

एन्हांस्ड स्पेल चेक और कंपोज़र की भाषा

Zoho Mail में आपकी स्पेलिंग और ग्रामर की गलतियों को चलते-फिरते ठीक करने के लिए एक इनबिल्ट एन्हांस्ड स्पेल चेकर है। ईमेल कंपोज़ करने के बाद, स्पेल चेक आइकन पर क्लिक करें। आपके ईमेल में गलत स्पेलिंग वाले शब्द या ग्रामर की गलतियां हाइलाइट की जाएंगी। मेल खाने वाली स्पेलिंग या वैकल्पिक शब्दों के साथ संभावित शब्दों की सूची देखने के लिए हाइलाइट किए गए शब्दों पर क्लिक करें। आप शब्दकोश में जोड़ें आइकन पर क्लिक करके अपने कस्टम शब्दकोश में कोई शब्द जोड़ भी सकते हैं, ताकि अगली बार जब आप किसी ईमेल को स्पेल-चेक करें तो वह फ़्लैग न हो जाए।

ईमेल स्पेल चेक

अगर आप स्पेल चेक आइकन के बगल में मौजूद ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करते हैं, तो आपको उन भाषाओं की सूची दिखाई जाएगी जिन्हें आप चुन सकते हैं। इसका मतलब है कि वह भाषा जिसके मुताबिक आपके ईमेल के स्पेल चेक का वेलिडेशन किया जाएगा। इसका यह मतलब नहीं है कि आप उस भाषा में ईमेल कंपोज़ कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, अगर आपने कंपोज़र भाषा सूची से इंग्लिशन (यूएस) चुना है, तो ईमेल को किसी अमेरिकन इंग्लिश शब्दकोश से जांचा जाएगा और मेल खाने वाली स्पेलिंग और ग्रामर के सुझाव दिए जाएंगे।

आपका ईमेल किस भाषा में कंपोज़ किया गया है यह आपके द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले कीबोर्ड पर निर्भर करता है, न कि Zoho Mail की किसी भी सेटिंग पर।

सेटिंग में ऑटो-स्पेल चेक को भी चालू किया जा सकता है। आप टाइप करते समय स्पेलिंग जांचने के लिए इसका इस्तेमाल कर सकते हैं। इस विकल्प को चालू करने के लिए, सेटिंग > कंपोज़ करें > स्पेल-चेक विकल्प पर नेविगेट करें। टाइप करते समय स्पेल-चेक करें चेक-बॉक्स चुनें।

ऑटो स्पेल-चेक

नोट:

ऑटो-स्पेल चेक विकल्प सिर्फ़ उन यूज़र्स के लिए उपलब्ध है, जिन्होंने हमारे पेड प्लान में से किसी एक की सदस्यता ली है।

ईमेल भेजने के ज़्यादा विकल्प

ईमेल कंपोज़ करते समय आप ईमेल भेजने से पहले कंपोज़ विंडो में कुछ प्राथमिकताएं भी सेट कर सकते हैं। आप ईमेल के लिए प्राथमिकता निर्धारित कर सकते हैं, कोई सिग्नेचर/टेम्प्लेट शामिल कर सकते हैं, एन्कोडिंग फ़ॉर्मेट बदल सकते हैं और पाने वालों से पढ़े जाने की रसीद मांग सकते हैं।

ईमेल प्राथमिकता

प्राथमिकता

आप ईमेल प्राथमिकता को हाई/मीडियम/लो पर सेट कर सकते हैं। इससे, पाने वालों को उन ईमेल को पहचानने में मदद मिलेगी, जिन पर तुरंत कार्रवाई करना ज़रूरी है और वे उसी के मुताबिक उन पर काम करेंगे। कंपोज़ करें विंडो में, विंडो के सबसे ऊपर मौजूद विकल्प आइकन पर क्लिक करें और सूची से ज़रूरी प्राथमिकता चुनें।

ईमेल प्राथमिकता आइकन आइकन का मतलब है हाई प्राथमिकता और ईमेल प्राथमिकता आइकन आइकन का मतलब है लो प्राथमिकता।

मीडियमप्राथमिकता वाले ईमेल पर कोई आइकन नहीं होता।

टेम्पलेट/सिग्नेचर शामिल करना

हो सकता है कि आपके पास कुछ सेव किए गए टेम्पलेट हों, जो समय-समय पर ज़रूरी हों। आप इस तरह के टेम्प्लेट या अपने किसी सिग्नेचर को सीधे कंपोज़ करें विंडो से शामिल कर सकते हैं। कंपोज़ करें विंडो के सबसे ऊपर मौजूद, विकल्प आइकन पर क्लिक करें। आपके द्वारा अपने अकाउंट में जोड़े गए टेम्प्लेट/सिग्नेचर, लिस्ट किए जाएंगे। मनपसंद विकल्प चुनें और उसे कंपोज़ किए जा रहे ईमेल में जोड़ दिया जाएगा।

एन्कोडिंग

Zoho Mail में आपके पास कई ईमेल एन्कोडिंग विकल्प हैं। अगर आप चाहते हैं कि कोई खास ईमेल अलग एन्कोडिंग के साथ भेजा जाए, तो आप विकल्प मेन्यू से ज़रूरी विकल्प चुन सकते हैं। यह सिर्फ़ मौजूदा ईमेल पर लागू होगा। सेटिंग में चुना गया एन्कोडिंग फ़ॉर्मेट सिर्फ़ अन्य ईमेल पर लागू होगा।

रसीद मांगें

जब आप कुछ खास ईमेल भेजते हैं, तो आपको यह जानने के लिए रसीद की ज़रूरत हो सकती है कि पाने वाले ने ईमेल पढ़ा है या नहीं। ऐसे मामलों में, आप रसीद मांगें सुविधा का इस्तेमाल कर सकते हैं। विकल्प मेन्यू में, रसीद मांगें चुनें।

पाने वाले की पढ़े जाने की रसीद सेटिंग के आधार पर, आपको सूचित किया जाएगा कि ईमेल पढ़ा गया है या नहीं।

अगर पाने वाला पढ़े जाने की रसीद भेजता है, तो संबंधित ईमेल में एक नया कन्वर्सेशन बन जाता है। जिस समय आपका ईमेल पढ़ा गया था, उसे देखने के लिए प्रीव्यू होल कन्वर्सेशन आइकन पर क्लिक करें।

अपने ईमेल के लिए पढ़े जाने की रसीद सुविधा सेट करना

आप नीचे दिए गए स्टेप्स का पालन करके उस ईमेल के लिए डिफ़ॉल्ट व्यवहार चुन सकते हैं जो आपसे 'पढ़े जाने की रसीद' के लिए अनुरोध करता है।

  1. Zoho Mail में लॉग इन करें
  2. सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करें।
  3. मेल व्यू विकल्प पर जाएं।
  4. पढ़े जाने की रसीद खोजें।
    • भेजने वाले को हमेशा पढ़े जाने की रसीद भेजने के लिए हमेशा भेजें चुनें।
    • कभी भी पढ़े जाने की रसीद न भेजने के लिए कभी न भेजें चुनें।
    • भेजने वाले को पढ़े जाने की रसीद भेजने से पहले कन्फ़र्म करने के लिए पूछने के लिए मुझसे पूछें चुनें।

अटैचमेंट जोड़ना

यह विकल्प सिर्फ़ अधिक विकल्प सूची में उपलब्ध होगा अगर आप किसी ईमेल का जवाब दे रहे हैं। इस विकल्प को चुनकर, आप अपने ईमेल में मूल ईमेल से अटैचमेंट शामिल कर सकते हैं।

नोट:

आप कंपोज़ करने की सेटिंग पेज से अपने ईमेल कंपोज़र के लिए, अधिक प्राथमिकताएं सेट कर सकते हैं।

कंपोज़ करने की सेटिंग

एडिटर मोड

Zoho Mail में रिच टेक्स्ट एडिटर डिफ़ॉल्ट रूप से सभी के लिए चालू होता है। आप कंपोज़ करने की सेटिंग में से एडिटर मोड को बदल सकते हैं।

सेटिंग >> कंपोज़ करें >> एडिटर मोड पर जाएं और अपना पसंदीदा एडिटर मोड चुनें।
अपने ईमेल के लिए टेक्स्ट का फ़ॉर्मेट चुनना

कृपया ध्यान दें कि जब आपने कंपोज़ करने की सेटिंग में अपना पसंदीदा एडिटर मोड चुना है, तब भी आपके पास मेल कंपोज़र में ड्रॉप-डाउन बॉक्स का इस्तेमाल करके अलग-अलग ईमेल के लिए अन्य मोड चुनने का विकल्प होगा।

टेक्स्ट डायरेक्शन

आप Zoho Mail में अपनी कंपोज़ करने की सेटिंग से टेक्स्ट इनपुट की अपना पसंदीदा डायरेक्शन चुन सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, टेक्स्ट बाईं से दाईं दिशा में एंटर किया जाता है। हालांकि, आप इसे सेटिंग > > में बदल सकते हैं > > टेक्स्ट की पसंदीदा दिशा [[SDLENTITYREF[gt] ]]> दाएं से बाएं।

ईमेल टेक्स्ट डायरेक्शन सेट करना

भेजा गया ईमेल अनडू करना

आप सेटिंग में अनडू सेंड को चालू करके ईमेल भेजना अनडू कर सकते हैं

  1. Zoho Mail में लॉग इन करें
  2. सेटिंग आइकन पर क्लिक करें.
  3. कंपोज़ करें विकल्प पर जाएं।
  4. भेजें पूर्ववत् करें के अंतर्गत, वह अवधि सेट करें जिसके लिए आप ईमेल भेजने के बाद पूर्ववत् करें विकल्प प्रदर्शित करना चाहते हैं.

भेजा गया ईमेल अनडू करना

सेटिंग चालू होने के बाद, आप ईमेल भेजते समय भेजना अनडू करें विकल्प देख पाएंगे। किसी ईमेल पर भेजें पर क्लिक करने पर, आपको चुनिंदा अवधि के लिए एक बैनर के रूप में भेजना अनडू करें विकल्प दिखेगा। एक बार जब आप बैनर में अनडू पर क्लिक करते हैं, तो ईमेल नहीं भेजा जाएगा। अगर ज़रूरी हो तो बदलाव करने और फिर से भेजने के लिए यह ईमेल एक ड्राफ़्ट के रूप में सेव किया जाएगा।

ईमेल भेजना अनडू करना

नए के रूप में एडिट करना

कुछ स्थितियों में आप शायद दो या दो से ज़्यादा ग्राहकों को ईमेल भेजना चाहें, लेकिन ईमेल सामग्री में कुछ बदलावों के साथ। ऐसे मामलों में, आप नए के रूप में एडिट करें इस्तेमाल कर सकते हैं। वह ईमेल खोलें आप जिसमें बदलाव करके, नए लोगों को भेजना चाहते हैं, अधिक विकल्प आइकन पर क्लिक करें और लिस्टिंग से नए के रूप में एडिट करें चुनें। ईमेल कंपोज़र विंडो में वही ईमेल खुलेगा। अब आप ज़रूरी बदलाव कर सकते हैं और ईमेल भेज सकते हैं।

किसी ईमेल को नए के रूप में एडिट करना

कंपोज़ करें में ऑटोफ़िल/एड्रेस बुक

संपर्क ऑटोफ़िल करना

जब आप कोई ईमेल कंपोज़ करते हैं, अगर आप पाने वाले का नाम/ईमेल पता To/ Cc/ Bcc फ़ील्ड में टाइप करना शुरू करते हैं, तो मेल खाने वाले सभी संपर्क (मेल संपर्क और CRM संपर्क) ऑटोफ़िल ड्रॉपडाउन में लिस्ट होंगे। आप सूची से मेल खाने वाले संपर्कों को चुन सकते हैं। निजी/समूह और संगठन संपर्कों से आपके संपर्कों के ईमेल पते इस ऑटोफ़िल ड्रॉपडाउन में लिस्ट किए जाएंगे। ऑटोफ़िल ड्रॉप-डाउन में CRM संपर्कों को उनके आगे CRM आइकन के साथ दिखाया जाता है।

इसी तरह, अगर आप किसी खास कैटगरी का नाम टाइप करना शुरू करते हैं, तो आप ऑटोफ़िल ड्रॉप-डाउन में लिस्ट की गई, मेल खाने वाली कैटगरी में से चुन सकते हैं। उस कैटगरी से जुड़े सभी संपर्क ऑटोमैटिक तरीके से, पाने वालों के रूप में जुड़ जाएंगे।

एड्रेस बुक

कंपोज़ करते समय पाने वाला जोड़ना

इसके अलावा, एड्रेस बुक से संपर्क देखने और चुनने के लिए, संबंधित फ़ील्ड में To/ Cc/ Bcc लिंक पर क्लिक करें। आपके संपर्क विवरण के साथ 'एड्रेस बुक' पॉप अप हो जाती है। आप सीधे लिस्ट में मौजूद संपर्कों में से चुन सकते हैं या एड्रेस बुक से, पाने वाले संबंधित लोगों को खोजने और चुनने के लिए 'संपर्क खोजें' विकल्प का इस्तेमाल कर सकते हैं। काम के संपर्कों को पाने वालों के रूप में जोड़ने के लिए, उन पर क्लिक करें।

'एड्रेस बुक' के बाएं ऊपरी कोने में मौजूद ड्रॉप-डाउन का इस्तेमाल करके, आप "सभी संपर्क" या किसी भी निजी या संगठन के संपर्क कैटगरी से जुड़े संपर्कों को देखना चुन सकते हैं। आप चुनी हुई सूची से पसंदीदा संपर्क चुन सकते हैं या उस कैटगरी के सभी संपर्कों को पाने वालों के रूप में जोड़ने के लिए 'सभी को चुनें' चेकबॉक्स का इस्तेमाल कर सकते हैं।

ईमेल संपर्क सेव करना

चुने गए संपर्क, एड्रेस बुक के नीचे दिखेंगे। ज़रूरत पड़ने पर आप उन्हें यहां से हटा सकते हैं। अंत में, चुने गए संपर्कों को संबंधित फ़ील्ड में शामिल करने के लिए शामिल करें विकल्प चुनें।

संपर्क के सुझाव

जब पाने वालों का एक ही सेट कई ईमेल में दोहराया जाता है तो संपर्क के सुझाव दिए जाते हैं। अगर आप किसी आउटगोइंग ईमेल के 'TO’ फ़ील्ड में दो से ज़्यादा पाने वाले जोड़ते हैं, तो अगली बार जब आप उनमें से किन्हीं दो संपर्कों के साथ कोई ईमेल कंपोज़ करते हैं, तो एक संपर्क सुझाव बार दिखाई देगा। यह बार उन संपर्कों को लिस्ट करता है जो अक्सर दर्ज किए गए संपर्कों के साथ ईमेल किए जाते हैं। आप अलग-अलग संपर्कों को पाने वालों के रूप में जोड़ने के लिए उन पर क्लिक कर सकते हैं या सभी सुझावों को पाने वालों के रूप में शामिल करने के लिए सभी जोड़ें विकल्प पर क्लिक कर सकते हैं।

ईमेल संपर्क सेव करने के विकल्प

आप अपने CRM संपर्कों को एड्रेस बुक से भी देख सकते हैं और उन्हें पाने वालों के रूप में जोड़ सकते हैं। "सभी संपर्क" ड्रॉप डाउन पर क्लिक करें और नीचे तक स्क्रोल करें। CRM विकल्प पर क्लिक करें। आप यहां अपने CRM संपर्क खोज सकते हैं।

ईमेल पर CRM संपर्क

कैटगरी बनाना

आप सीधे एड्रेस बुक से संपर्क कैटगरी बना सकते हैं। इस तरह आप आसानी से पाने वालों के रूप में संपर्कों का एक समूह जोड़ सकते हैं।

  1. कंपोज़ करें विंडो से एड्रेस बुक खोलें।
  2. अपनी सूची से न्यूनतम 4 संपर्क चुनें।
  3. चुनी गई सूची के नीचे दिखाई देने वाले कैटगरी बनाएं विकल्प पर क्लिक करें।
    ईमेल संपर्क कैटगरी बनाना
  4. कैटगरी के लिए अपनी पसंद का नाम डालें और उसके आगे टिक के निशान पर क्लिक करें।

दर्ज विवरण के साथ अब एक संपर्क कैटगरी बन गई है।

@mention संपर्क

जब आप कोई ईमेल कंपोज़ करते हैं, तो यूज़र्स को पाने वालों की सूची में ऑटोमैटिक तरीके से जोड़ने के लिए, ईमेल की सामग्री में सीधे @mention करें। आप या तो एक नया ईमेल कंपोज़ कर सकते हैं या यूज़र्स को पाने वालों के तौर पर ऑटोमैटिक तरीके से जोड़ने के लिए जवाबों में उनका @mention कर सकते हैं या उन्हें फ़ॉरवर्ड कर सकते हैं।

एम्पटी सेंट

अपने भेजे गए फ़ोल्डर से सभी ईमेल या खास ईमेल को हटाने के लिए,

  1. भेजे गए फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और एम्पटी सेंट चुनें।
    अपना ईमेल इनबॉक्स साफ़ करना
  2. हटाएं विकल्पों के साथ एक पॉप-अप विंडो खुलेगी। आप यह कर सकते हैं,
    • किसी फ़ोल्डर से सभी मैसेज हटाएं
    • किसी खास तारीख तक भेजे गए मैसेज हटाएं
    • हाल ही में भेजे गए ईमेल की एक तय संख्या को छोड़कर सभी मैसेज हटाएं
  3. अगर आप भेजे गए फ़ोल्डर से आर्काइव किए गए ईमेल को शामिल करना चाहते हैं, तो आप हटाए जाने के दौरान आर्काइव किए गए ईमेल शामिल करें भी चुन सकते हैं।
    भेजे गए ईमेल मैसेज को हटाना
  4. अपनी पसंद का विकल्प चुनने के बाद ठीक पर क्लिक करें।