ईमेल क्या है

ईमेल इलेक्ट्रॉनिक मेल है, यह कम्युनिकेशन का सबसे भरोसेमंद और कानूनी तरीका है जो इंटरनेट पर मौजूद किसी व्यक्ति या ग्रुप को अलग-अलग कंप्यूटर नेटवर्क पर मैसेज पहुंचाने के लिए इलेक्ट्रॉनिक डिवाइसों और डेटा ट्रांसमिशन का इस्तेमाल करता है।

ईमेल के फ़ायदे

• ईमेल यूनिवर्सल होता है, क्योंकि सभी ईमेल सर्वर्स को RFC नियमों का पालन करना ज़रूरी है, जो IETF (इंटरनेट इंजीनियरिंग टास्क फ़ोर्स) द्वारा पहले से निर्धारित हैं।
• आप अलग-अल ईमेल सर्विस इस्तेमाल करने वाले लोगों या ग्रुप को एक ही बार में ईमेल भेज सकते हैं।
• लोगों को सूचना या याद दिलाने के लिए ईमेल भेजे जा सकते हैं।
• ईमेल, कम्युनिकेशन का एसिंक मोड है और जिन्हें ईमेल भेजा जाता है, वे अपनी सुविधानुसार बाद में जवाब दे सकते हैं।
• ईमेल में सीसी/बीसीसी विकल्प लोगों को जानकारी में रखने के लिए काम के होते हैं, भले ही पाने वाले लोग अलग-अलग ग्रुप के हों।
• कभी भी, कहीं भी विकल्पों और पूरी दुनिया में काम करने की वजह से ईमेल अभी भी एक संगठने के भीतर कम्युनिकेशन करने का सबसे भरोसेमंद तरीका है।
• लागत, गति और भरोसे के नज़रिए से ईमेल, कम्युनिकेशन का सबसे असरदार तरीका है।

ईमेल कैसे काम करता है

जब आप अपने दोस्तों या संपर्कों को एक ईमेल भेजते हैं, तो यह पलक झपकते ही उनके पास पहुंच जाता है। हालांकि प्रोसेस का एक सेट है जो आपके द्वारा ईमेल भेजने से लेकर पाने वाले के इनबॉक्स में ईमेल डिलीवर होने तक बैकग्राउंड में होता है। प्रोसेस के बारे में नीचे छोटे में बताया गया है:

1. आप अपने ईमेल (वेबमेल या मोबाइल डिवाइस या डेस्कटॉप क्लाइंट) में लॉग इन करते हैं।
2. कंपोज़र खोलते हैं, सब्जेक्ट डालते हैं, ईमेल का कॉन्टेंट टाइप करते हैं, पाने वाला चुनते हैं और ईमेल ड्राफ़्ट करते हैं।
3. आप भेजें पर क्लिक करते हैं और ईमेल भेजते हैं। अब बैकएंड प्रोसेस शुरू होती है।
4. ईमेल क्लाइंट (वेब/मोबाइल/डेस्कटॉप) आपके द्वारा इस्तेमाल किए गए ईमेल खाते के आधार पर आउटगोइंग SMTP सर्वर से कनेक्ट होता है।
5. ईमेल क्लाइंट MIME फ़ॉर्मैट में ईमेल, आउटगोइंग SMTP सर्वर को सौंपता है।
6. आउटगोइंग एसएमटीपी, भेजने वाले की जानकारी को मान्य करता है और मैसेज को भेजने के लिए प्रोसेस करता है।
7. यह अटैचमेंट के साइज़ को भी वेरिफ़ाई करता है और वेरिफ़ाई करता है कि वह उस खास खाते के लिए तय की गई आउटगोइंग ईमेल नीति का पालन करता है या नहीं।
8. पूरा वैलिडेशन होने के बाद, यह इसे आउटगोइंग कतार में रख देता है।
9. SMTP सर्वर डोमेन के DNS रिकॉर्ड देखता है और रेसिपिएंट सर्वर के MX रिकॉर्ड की जानकारी फिर से लेता है (कोई MX रिकॉर्ड न मिलने पर एक रिकॉर्ड)।
10. फिर SMTP सर्वर पाने वाले ईमेल सर्वर MTA से कनेक्ट होता है और SMTP प्रोटोकॉल के ज़रिए ईमेल भेजता है।
11. रेसिपिएंट सर्वर अब ईमेल के लिए स्पैम और वायरस जांच सहित अलग-अलग तरह की जांच करता है और अपनी एंटी-स्पैम और एंटी-वायरस नीतियों के आधार पर ईमेल स्वीकार करता है।
12. फिर रेसिपिएंट सर्वर, पाने वाले के खाते को वैलिडेट करता है और खाते के लिए सेट की गईं इनकमिंग ईमेल नीतियों के आधार पर ईमेल को उपयोगकर्ता के मेल खाते में भेजता है।
13. उपयोगकर्ता अपने ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके ईमेल को देखता है.

    

ईमेल बाउंस हो जाता है/ डिलीवर न किए जा सकने वाले मैसेज हैं (554.x.x गड़बड़ियां/ 5xx गड़बड़ियां):

क्लाइंट से ईमेल भेजे जाने के बाद, ईमेल नीचे दी गई किसी भी वजह से डिलीवर न किए जा सकने वाले ईमेल के रूप में बाउंस हो सकते हैं. ये गड़बड़ियां स्थायी गड़बड़ियां हैं और इसलिए SMTP सर्वर इन्हें फिर से पाने की कोशिश नहीं करेगा.

अमान्य डोमेन:

जब आप किसी अमान्य डोमेन को कोई ईमेल भेजते हैं, तो SMTP सर्वर उस डोमेन की DNS जानकारी नहीं देख पाता. इस स्थिति में, ईमेल SMTP सर्वर द्वारा डिलीवर न किए जा सकने वाले के रूप में बाउंस हो जाता है.

उदाहरण: आप abc@yourdomain.com के बजाय abc@yordomain.com को ईमेल भेजते हैं। इस स्थिति में, जब yordomain.com कोई मान्य डोमेन नहीं होता है, तो DNS लुकअप विफल हो जाता है और डोमेन को अमान्य डोमेन माना जाता है.

समाधान: आपके द्वारा दर्ज किए गए डोमेन नाम की सही वर्तनी जांचें।

कोई MX रिकॉर्ड नहीं मिला:

जब आप किसी मान्य डोमेन को कोई ईमेल भेजते हैं, लेकिन डोमेन के लिए कोई MX रिकॉर्ड/ मान्य A रिकॉर्ड नहीं है (DNS सर्वर कुछ भी नहीं रिटर्न करता), तो SMTP सर्वर द्वारा ईमेल डिलीवर न हो सकने वाले के रूप में बाउंस हो जाता है.

समाधान: अगर समस्या के बारे में जानकारी है, तो पाने वाले या पाने वाले के एडमिन से बात करें। देखें कि क्या आपात स्थिति के लिए कोई वैकल्पिक ईमेल पता मौजूद है और वहां ईमेल भेजें. यह पूरी तरह से पाने वाले के डोमेन की समस्या है और पाने वालों के एडमिन द्वारा हल की जा सकती है.

अमान्य पाने वाला/ अज्ञात उपयोगकर्ता:

जब आप कोई ईमेल भेजते हैं, लेकिन ईमेल पता गलत तरीके से लिखते हैं या ऐसे कर्मचारी को ईमेल भेजते हैं, जिसने संगठन छोड़ दिया है, तो आपको ऐसी गड़बड़ियां मिल सकती हैं.

उदाहरण: आप abc@yourdomain.com. के बजाय abb@yourdomain.com को ईमेल भेजते हैं। ईमेल yourdomain.com के MX रिकॉर्ड पर डिलीवर किया जाता है. लेकिन सर्वर में abb@yourdomain.com जैसा कोई मान्य खाता नहीं है, पाने वाला सर्वर ईमेल को डिलीवर न हो सकने वाले के रूप में बाउंस कर देता है.

समाधान: कुछ स्थितियों में, ईमेल पते में वर्तनी की गलती जांचने से मदद मिल सकती है।

ईमेल नीति का उल्लंघन:

पाने वाले ईमेल सर्वर में आने वाले ईमेल के लिए कुछ प्रतिबंध या ईमेल नीतियां लागू हो सकती हैं। यदि आपके द्वारा भेजा गया ईमेल ऐसी नीतियों का उल्लंघन करता है, तो हो सकता है कि आपका ईमेल पाने वाले सर्वर द्वारा अस्वीकार कर दिया गया हो.

उदाहरण: आप .mov अटैचमेंट फ़ाइल के साथ abc@yourdomain.com को एक ईमेल भेजते हैं। यदि पाने वाले सर्वर के पास .mov फ़ाइलों को स्वीकार नहीं करने के लिए कोई ईमेल नीति है, तो पाने वाला सर्वर, नीति के आधार पर ईमेल अस्वीकार कर सकता है.

अन्य कारण:

ऊपर दी गई सामान्य वजहों के अलावा, पाने वाले ईमेल सर्वर अलग-अलग वजहों और गड़बडियों की वजह से ईमेल को अस्वीकृत या बाउंस कर सकते हैं. अधिकांश बार बाउंस ईमेल में ईमेल को अस्वीकार किए जाने की वजह दी गई होती है.

टेंपररी ईमेल फ़ेलियर/ रिट्राइ गड़बड़ियां (451.x.x गड़बड़ियां/ 4xx गड़बड़ियां):

कभी-कभी जब कोई SMTP सर्वर पाने वाले ईमेल सर्वर से कनेक्ट होता है, तो पाने वाला सर्वर अस्थायी गड़बड़ियां रिटर्न करता है. इस स्थिति में, ईमेल को रिट्राई क्यू में रखा जाएगा और SMTP सर्वर पहले से सेट इंटरवल पर पाने वाले सर्वर पर ईमेल डिलीवर करने का प्रयास करेगा. ज़्यादातर ईमेल बाद में दोबारा प्रयास किए जाने पर डिलीवर किए जा सकते हैं. यदि दोबारा प्रयास की पहले से तय संख्या के बाद भी पाने वाले सर्वर द्वारा ईमेल स्वीकार नहीं किया जाता है, तो ईमेल परमानेंट फ़ेलियर के रूप में भेजने वाले को बाउंस हो जाता है.

सर्वर बिज़ी:

यदि पाने वाले का सर्वर बिज़ी है, तो ईमेल को रिट्राई क्यू में रखा जाएगा और कुछ समय बाद पुनः प्रयास किया जाएगा.

ग्रेलिस्टिंग:

पाने वाले कुछ सर्वर, जब पहली बार किसी खास डोमेन से ईमेल पाते हैं, तो वे अस्थायी गड़बड़ियां बताकर ईमेल को ग्रेलिस्ट में डाल देते हैं. अक्सर ये ईमेल बाद के पुनः प्रयासों में डिलीवर हो जाएंगे.

बहुत अधिक ईमेल/ ईमेल नीतियां:

कुछ सर्वर ईमेल को ग्रेलिस्ट करते हैं, यदि उन्हें किसी खास डोमेन या खास IP पते से आने वाले ईमेल की संख्या में अचानक बढ़ोतरी दिखाई देती है. यह अस्थायी अस्वीकृति पाने वाले सर्वर की ईमेल नीति पर आधारित है.

अन्य कारण:

कुछ पाने वाले सर्वर पाने वाला मेलबॉक्स भर जाने पर या डोमेन/सर्वर वगैरह की एंटी-स्पैम सेटिंग्स के आधार पर 4xx गड़बड़ियां देते हैं, Zoho Mail, कोई MX रिकॉर्ड न मिलने को अस्थायी गड़बड़ी मानता है और ईमेल को रिट्राई क्यू में रखा जाता है.