Créer des tâches de workflow
Les tâches de workflow font partie des actions associées à une règle de workflow. Une tâche est une activité attribuée à un utilisateur. Lorsque vous associez une tâche de workflow à une règle de workflow, elle est automatiquement attribuée à l'utilisateur lorsque la règle est déclenchée pour les enregistrements qui répondent aux critères de la règle.
Disponibilité
Autorisation du profil requise : les utilisateurs disposant d'une autorisation Manage Workflow (Gérer le workflow) peuvent accéder à cette fonctionnalité.
Pour créer une tâche de workflow
- Cliquez sur Setup (Configuration) > Automation (Automatisation) > Actions > Tasks (Tâches).
- Dans la page Workflow Tasks (Tâches de workflow), cliquez sur Create Task (Créer Tâche).
- Dans la page New Task (Nouvelle tâche), procédez comme suit :
- Sélectionnez le Module dans la liste déroulante.
- Renseignez un Objet pour cette tâche.
Insérez des champs de fusion pour créer des objets de tâche dynamiques.
- Spécifiez la Due Date (Date d'échéance) pour achever la tâche.
- Sélectionnez le Status (Statut) de la tâche dans la liste déroulante.
- Sélectionnez la Priority (Priorité) de la tâche dans la liste déroulante.
- Sélectionnez l'utilisateur dans la liste de recherche Assigned To (Attribué à) pour attribuer la tâche.
- Sélectionnez la case à cocher Notify Assignee (Notification au cessionnaire) afin d'avertir le propriétaire de la tâche par e-mail.
- Sélectionnez la case à cocher Remind Assignee (Rappel au cessionnaire) afin d'envoyer un rappel au propriétaire de la tâche.
- Alert through Email (Alerte par e-mail) : un e-mail de rappel sera envoyé au propriétaire de la tâche à l'heure spécifiée.
- Alert through Pop-up (Alerte par fenêtre contextuelle) : un rappel par fenêtre contextuelle s'affichera pour le propriétaire de la tâche à l'heure spécifiée.
- Entrez la Description de la tâche.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Une nouvelle tâche de workflow, pouvant être associée à des règles de workflow, est créée.
Remarque
- Les tâches de workflow ne peuvent pas être créées pour les enregistrements qui ne prennent pas en charge les tâches dans Zoho CRM, telles que les solutions, les prévisions, etc.
- Les tâches de workflow ne peuvent pas être associées à une règle de workflow si le critère d'exécution sélectionné pour une règle est « Supprimer ».
- Si le champ Assigned To (Attribué à) n'est pas spécifié, le système attribuera automatiquement la tâche au propriétaire de l'enregistrement.
- Si vous sélectionnez une tâche de workflow tout en important des enregistrements (tels que des leads, des comptes, des contacts), l'option Notify Assignee (Notification au cessionnaire) (bien qu'elle soit sélectionnée pour cette tâche workflow en particulier) ne sera pas applicable.Voir aussi Importer des données
- Si le propriétaire de la tâche est inactif ou non confirmé, la tâche sera automatiquement attribuée au propriétaire de l'enregistrement auquel la tâche est ajoutée. Au cas où le propriétaire de l'enregistrement serait également un utilisateur inactif ou non confirmé, la tâche serait confiée au Super administrateur.