Communiquer avec les clients est une activité importante dans tous les scénarios commerciaux. Zoho CRM fournit des modèles d'e-mail pour envoyer un message à plusieurs destinataires. Les modèles d'e-mail peuvent également être utilisés pour envoyer des  e-mails de masse aux leads/contacts  ou envoyer des notifications par e-mail aux utilisateurs Zoho CRM lors du déclenchement d'une règle de workflow. Il existe trois façons de créer un modèle d'e-mail :

1. Créer un modèle d'e-mail en partant de zéro
2. Choisir un modèle dans la  liste des modèles
prédéfinis
3. Insérer un HTML

Créer un modèle d'e-mail

Pour créer un nouveau modèle

1. Cliquez sur Setup (Configuration) > Customization (Personnalisation) > Templates (Modèles) > Email (E-mail).
2. Cliquez sur + New Template (+ Nouveau modèle).
   
3. Sélectionnez le module pour lequel le modèle d'e-mail doit être créé dans la liste déroulante et cliquez sur Next (Suivant) pour afficher la page Template Gallery (Galerie de modèles).
   

Vous pouvez procéder à la création du modèle de trois façons différentes :

Création d'un modèle d'e-mail en partant de zéro

Cela permet de créer facilement des modèles d'e-mail. Il vous suffit de faire glisser et déposer les composants sur le modèle pour le créer. Un volet All Component (Tous les composants) s'affiche lors de la création d'un modèle, vous permettant de faire glisser et déposer les composants. Avec des composants prédéfinis, le niveau de personnalisation nécessaire est très faible.

Après avoir cliqué sur + New Template (+ Nouveau modèle),

1. Choisissez le modèle Blank (Vierge) dans la galerie de modèles.
2. Faites glisser et déposez sur le modèle tous les composants requis depuis la section All Components (Tous les composants) et personnalisez-les au besoin.
   
3. Indiquez le nom et l'objet du modèle.
4. Enregistrez le modèle dans le dossier approprié.
5. Vous pouvez ensuite continuer à personnaliser le modèle en utilisant le générateur de modèle. En savoir plus.

Choisir un modèle prédéfini

Pour faciliter la création de modèles, des modèles prédéfinis sont fournis dans la galerie de modèles. Vous pouvez choisir n'importe quel modèle correspondant à vos besoins dans la liste et le personnaliser à l'aide de l'éditeur glisser-déposer. Vous pouvez afficher un aperçu du modèle avant de le sélectionner. En savoir plus.

Insertion d'un HTML

1. Dans Zoho CRM, cliquez sur Setup (Configuration) > Customization (Personnalisation) > Template (Modèle).
2. Dans la galerie de modèles, cliquez sur le lien Insert HTML code / Plain text (Insérer un code HTML / texte brut).
3. Cliquez sur l'icône HTML, collez votre code HTML et cliquez sur Insert (Insérer).
   
4. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Exemple de modèle d'e-mail

Vous trouverez ci-après un exemple de modèle d'e-mail qui montre comment les champs de fusion récupèrent les données pertinentes.

Résultat de l'e-mail

Organiser les modèles d'e-mail

Organisez vos modèles d'e-mail en les triant dans les dossiers de modèles. Affichez un aperçu de vos modèles d'e-mail avant de les enregistrer ainsi que l'analyse des modèles pour déterminer ceux qui ont la plus grande portée.  

Afficher un aperçu des modèles d'e-mail

Vous pouvez afficher l'aperçu et l'analyse du modèle sur la page de liste elle-même, ce qui vous permet de voir plus facilement un modèle après l'autre. Ainsi, vous pouvez voir à quoi le modèle ressemble et comment il fonctionne, ce qui vous aide à déterminer si des améliorations sont nécessaires.

Supprimer et déplacer des modèles

Il se peut que vous vouliez supprimer des modèles qui ne sont pas beaucoup utilisés, qui fonctionnent mal et qui sont indésirables. Vous pouvez supprimer un modèle en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton Delete (Supprimer).

Vous pouvez déplacer un modèle d'un dossier vers un autre. Ce sera utile dans les cas où vous devez partager des modèles avec un autre utilisateur. Vous pouvez déplacer les modèles dont vous avez besoin dans un dossier et le partager. Pour ce faire, sélectionnez le modèle, cliquez sur le bouton Move to Folder (Déplacer vers le dossier) et sélectionnez le dossier approprié dans la liste déroulante. Vous pouvez également créer un nouveau dossier et déplacer le modèle dans celui-ci si vous le souhaitez.

Afficher l'analyse des modèles

Avec l'analyse du modèle, vous pouvez en apprendre davantage sur les performances de chaque modèle. Chaque fois que des modifications sont apportées au modèle, celui-ci est considéré comme une nouvelle version du modèle. Cela vous permet d'analyser les performances de chaque version du modèle et vous donne une idée de la façon dont les modifications mises en œuvre ont été acceptées. En savoir plus.

1. Cliquez sur Setup (Configuration) > Customization (Personnalisation) >Templates (Modèles) > Email (E-mail).
2. Cliquez sur le modèle d'e-mail souhaité et sélectionnez l'onglet Analytics (Analyse) ou vous pouvez cliquer sur le taux d'ouverture dans la colonne Stats (Statistiques). Un graphique avec les statistiques du modèle s'affiche.
   • Vous pouvez basculer entre les options suivantes :
     • Taux d'ouverture : le taux d'ouverture est le pourcentage qui vous indique le nombre de fois où l'e-mail contenant le modèle a été ouvert par les clients.
     • Taux de clics : le taux de clics est le pourcentage qui vous indique combien de clics ont été enregistrés par les clients pour cet e-mail particulier contenant le modèle.
     • Version : l'onglet Version affiche la liste des dates auxquelles un modèle a été modifié et par qui. Cliquez dessus pour afficher un récapitulatif du modèle avec des informations telles que le nombre de versions différentes, le taux d'ouverture, le taux de clic, sa date de création et son auteur.
   • Vous pouvez choisir d'afficher le graphique en fonction du pourcentage, du nombre ou de la version dans la liste déroulante.
   • Vous pouvez choisir si vous voulez qu'une version spécifique ou que toutes les versions apparaissent sur le graphique.
   • Vous pouvez définir la plage de dates pour laquelle les données doivent apparaître sur le graphique.

Trier et rechercher des modèles d'e-mail

Le tri vous permet d'accéder plus facilement aux modèles dont vous avez besoin, en les plaçant en haut de la liste. Par exemple, vous pouvez trier les modèles de sorte que les modèles les plus utilisés s'affichent en haut de la liste. Dans Zoho CRM vous pouvez trier et rechercher des modèles.

• Vous avez deux options de tri des modèles en fonction du temps.
  Pour les trier en fonction de la date de dernière utilisation, cliquez sur la colonne Last Used (Dernière utilisation). Grâce à la colonne Last Used (Dernière utilisation), vous pouvez savoir quels sont les modèles les plus utilisés.
  Pour trier le modèle en fonction de la date modification cliquez sur la colonne Modified Time (Date de modification).

Vous pouvez également rechercher des modèles et les filtrer en fonction de vos besoins.

• Vous pouvez rechercher un modèle grâce à son nom à l'aide de la barre de recherche fournie.
• Choisissez le module dans la liste déroulante pour afficher les modèles qui lui sont associés.

Cloner des modèles d'e-mail

Parfois, il peut y avoir de légères modifications à apporter au contenu d'un modèle existant avant de l'envoyer à un client. Plutôt que de créer un tout nouveau modèle, vous pouvez cloner l'ancien modèle, effectuer les modifications nécessaires et l'envoyer. Pour cloner un modèle, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Clone (Cloner) qui s'affiche dans la section d'aperçu du modèle.

Marquer comme favori

Vous avez envie que des modèles que vous utilisez souvent s'affichent en haut de la liste aux endroits où vous sélectionnez les modèles. Pour ce faire, vous avez la possibilité de définir des modèles comme favoris en cliquant sur l'étoile qui apparaît devant le nom du modèle.

Modèles associés

Parfois, certains modèles sont associés à d'autres fonctions CRM, telles que Workflow, Case Escalation (Remontée de dossiers), Macro, etc. Dans ces cas, vous pouvez afficher les fonctions associées au modèle en cliquant sur le bouton qui apparaît à la fin des détails du modèle.

Vous ne pouvez pas supprimer directement un modèle qui est associé à d'autres fonctions. Si vous voulez le supprimer, vous devez retirer le modèle de tous les endroits auxquels il est associé et ensuite le supprimer.

 Créer un dossier de modèles

Travailler avec des dossiers de modèles

Grâce aux dossiers de modèles, vous pouvez regrouper des modèles similaires. Lorsque vous avez beaucoup modèles, les recherches peuvent être épuisantes. En regroupant les modèles similaires, vous pouvez facilement y avoir accès depuis un seul endroit

Créer un nouveau dossier

En créant un nouveau dossier, vous pouvez classer les modèles en ajoutant des modèles similaires à ce dossier. Vous pouvez créer un dossier uniquement lorsque vous voulez enregistrer un modèle ou déplacer des modèles d'un dossier à un autre.

1. Créer un nouveau modèle.
2. Cliquez sur Save(Enregistrer).
3. Lors de l'enregistrement du modèle, vous êtes invité à l'enregistrer dans un dossier. Pour créer un dossier, cliquez sur + New Folder (+ Nouveau dossier).
4. Saisissez le nom du nouveau dossier et choisissez avec qui le dossier doit être partagé.
   Vous pouvez choisir de le partager avec tous les utilisateurs, des utilisateurs spécifiques ou vous uniquement.
   
5. Un nouveau dossier est créé et le modèle est ajouté automatiquement au dossier.

 Partager un dossier de modèles

Partager des dossiers de modèles

Vous pouvez partager des dossiers de modèles avec d'autres utilisateurs si nécessaire. Si vous souhaitez partager uniquement des modèles spécifiques, vous pouvez les ajouter dans un dossier et les partager. Cela peut-être utile dans les cas où l'utilisateur n'est pas autorisé à créer des modèles, mais qu'il doit en envoyer aux clients.

1. Cliquez sur l'option More options (Plus d'options) qui s'affiche lorsque vous passez la souris sur le dossier de modèle.
2. Cliquez sur Share (Partager).
   
3. Dans la section Share Folders (Partager des dossiers), choisissez une option de partage All Users (Tous les utilisateurs), Only to me (Moi uniquement) ou spécifiez les utilisateurs avec qui vous voulez le partager.
   Si vous choisissez de sélectionner des utilisateurs spécifiques, vous pouvez sélectionner le type de source dans la liste déroulante et sélectionner les utilisateurs.
4. Cliquez sur Done (Terminé).

Réorganiser les dossiers

Vous préférez sans doute que les dossiers importants s'affichent en haut de la liste. Pour ce faire, vous pouvez réorganiser les dossiers en cliquant sur le bouton Reorder Folders (Réorganiser les dossiers). Après la réorganisation, cliquez sur Done (Terminé).

Utilisation des modèles d'e-mail

Il existe dix cas dans lesquels vous pouvez utiliser les modèles d'e-mails. Ces cas sont les suivants :

• Envoi de courrier
• Envoi d'e-mails en masse
• Planification d'envoi d'e-mails en masse
• Autorépondeurs
• Macros
• Automatisation du workflow
• Processus d'approbation
• Remontée de dossiers
• Formulaires Web
• Règles de réponse automatique

Vous pouvez afficher la liste de tous les modèles d'e-mail disponibles avant de les envoyer, dans les dix fonctionnalités énoncées. Si vous le souhaitez, vous pouvez également marquer un modèle comme favori dans la liste qui s'affiche.

Vous pouvez également choisir d'afficher un aperçu du modèle dont vous avez besoin avant de l'envoyer. Vous obtenez une vue consolidée de l'analyse du modèle ici. Les pourcentages de taux d'ouverture, de taux de clic et de taux de non-distribution pour les différentes versions du modèle sont représentés sous forme de tableau.