Les fonctions Zoho CRM vous aident à mettre à jour les données dans des modules CRM correspondants ou dans des applications tierces en exécutant des scripts simples. Lorsqu'un enregistrement correspond aux critères de workflow, le moteur de workflows déclenche automatiquement la fonction et met à jour les enregistrements CRM. Avec Fonctions, vous pouvez programmer des scripts à l'aide de Deluge Script (assuré par Zoho Creator), les associer à des règles de workflow, et automatiser le processus commercial. Voir également le Guide de référence de script Deluge.

Scénarios métier

• Transférez le montant de chaque transaction (ayant le statut de transaction conclue et clôturée) dans le champ (personnalisé) Total Revenue (Total des recettes) du compte associé. Si le client effectue 10 paiements, vous pouvez visualiser le total des recettes à partir de la page Account (Compte), au lieu de créer un rapport. En fonction du total des recettes généré par le client, vous pouvez classer les clients par type A, B ou C.
• Créez un projet dans Zoho Projects ou n'importe quelle autre application de gestion de projets tiers dès que la transaction est conclue et clôturée dans CRM. Consultez également le lien de projet sous un enregistrement Compte ou Transaction pour surveiller l'avancement du projet.
• Mettez automatiquement à jour l'adresse des contacts en fonction de l'adresse postale du compte parent.
• Lorsque le statut de la transaction passe à « conclue et clôturée », transférez les informations concernant la transaction, le contact et le compte vers Zoho Books ou n'importe quel logiciel de comptabilité tiers. Lorsque le statut de la facture passe à « payé » dans le logiciel de comptabilité, mettez instantanément à jour l'enregistrement de la transaction dans CRM.

Public cible

• Les administrateurs CRM qui mettent en place des règles de workflow pour les utilisateurs
• Les programmeurs ayant des compétences en matière d'API REST et de script Deluge.

Disponibilité

Pour tester l'intégration de la fonction

1. Ajoutez des données de test dans Zoho CRM en fonction de vos critères de règle de workflow.
2. Vérifiez que les données ont bien été transmises depuis Zoho CRM dans votre application, via la fonction.
3. Modifiez votre code de fonction dans Zoho CRM si les données n'ont pas été reçues ou s'il y a une incohérence de données.
4. Poursuivez ce test jusqu'à obtenir les données requises de Zoho CRM dans votre Application.

Remarques importantes

• Vous pouvez associer jusqu'à 6 fonctions (1 action instantanée et 5 actions programmées) par règle de workflow.
• Vous pouvez exécuter un maximum de 5 000 lignes (Déclarations) dans un seul appel de fonction.
• Vous pouvez utiliser une fonction afin de transférer des données pour un maximum de 10 champs CRM de Zoho CRM vers des applications tierces.
• Vous pouvez utiliser une fonction afin de récupérer des données d'autres applications vers Zoho CRM.
• Vous devez mettre à jour le ticket d'API régulièrement, en fonction des limites des applications tierces.
• Vous ne recevrez pas de notification par e-mail si l'intégration de la fonction a cessé de fonctionner en raison d'un problème dans une API tierce.
• En cas d'échec lors de la connexion au service Zoho Creator, la fonction enverra la seconde notification après 15 minutes. Par la suite, le système n'enverra plus de notifications pour ce déclenchement de workflow particulier. Les erreurs renvoyées par Zoho Creator sont affichées dans la section Reason for Failures (Raison des échecs).
• Si vous dépassez le nombre maximum par jour, le système n'envoie pas les notifications de fonctions restantes aux applications tierces et avertira l'administrateur de cette défaillance.
• Zoho CRM envoie aux applications tierces les données au format standard suivant pour les champs Date et Date Time (Date et heure) :
  • Date : aaaa-MM-jj
  • Date et Heure : aaaa-MM-jj hh:mm
• Limites des Fonctions :
  • Appels par jour - 10 000 appels par jour ou 200 appels par licence utilisateur pour l'organisation. (selon ce qui est le moins élevé)
  • Tâches d'intégration - 25 000 appels d'API Zoho/jour en utilisant Deluge.
  • Obtenir des données & Publier des données - 25 000 appels/jour (en tout) 
  • Envoi d'e-mails - 1 000 e-mails/jour

Scénario métier

Transférer le montant de la transaction vers le compte parent

Résumé

Transférez le montant de chaque transaction (ayant le statut de transaction conclue et clôturée) vers le champ (personnalisé) Total Revenue (Total des recettes) du compte associé. Si le client effectue 10 paiements, vous pouvez visualiser le total des recettes à partir de la page Account (Compte), au lieu de créer un rapport. En fonction des recettes générées par le client, vous pouvez par la suite classer les clients par type A, B ou C.

Pour configurer cette fonction, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à Zoho CRM.
2. Ouvrez Setup (Configuration) > Automation (Automatisation) > Workflow Automation (Automatisation de workflows) > Rules (Règles) > Create (Créer) une règle de workflow pour le module Deals (Transactions).
3. Cliquez sur Next (Suivant).
   
4. Choisissez le moment auquel vous souhaitez exécuter cette règle. Maintenant, sélectionnez l'option Create or Edit (Créer ou modifier) sous Exécution basée sur une action d'enregistrement.
   
5. Cliquez sur Done (Terminé).
6. Choisissez les enregistrements pour lesquels vous souhaitez exécuter la règle. Sélectionnez l'option Records Matching the condition (Enregistrements correspondant aux conditions) et définissez le critère sur « Stage contains closed won » (L'étape correspond à une transaction conclue et clôturée).
   
7. Cliquez sur Done (Terminé).
8. Choisissez maintenant une fonction comme Instant Action (Action instantanée.
   
9. Dans la fenêtre contextuelle Configure function (Configurer une fonction), cliquez sur le lien Gallery (Galerie).
   
10. Dans la page Gallery (Galerie), cliquez sur Configurer pour la fonction Roll-up Deal Amount to Account (Transférer le montant de la transaction vers le Compte).
    
11. Préciser les valeurs pour les arguments comme indiqué ci-dessous :
    • Account-id: Choose "AccountId" column from the list of fields.
    • SumUpField : spécifiez le champ défini pour la somme dans le module Accounts (Comptes).
    • Cliquez sur le lien « Specify custom value » (Spécifier une valeur personnalisée) et saisissez votre nom de champ.
    
12. Enregistrez la configuration. La somme des recettes générées par l'ensemble des transactions d'un compte dans le module account (compte) sera désormais mise à jour automatiquement.

Comprendre les codes d'erreur

Lorsque l'exécution de la fonction échoue, un message d'erreur s'affiche dans Zoho CRM :

Codes d'état HTTP

• 400 Bad Request (400 Demande incorrecte) : il manque souvent un paramètre requis.
• 401 Unauthorized (401 Non autorisé) : aucune clé API valide n'est fournie.
• 402 Request Failed (402 Échec de la demande) : les paramètres étaient valides, mais la demande a échoué.
• 404 Not Found (404 Non trouvé) : l'élément demandé n'existe pas.
• 500, 502, 503, 504 Server errors (500, 502, 503, 504 Erreurs de serveur) : erreur dans l'application tierce.
• Code d'erreur 1 : connexion au serveur API temporairement impossible. Vérifiez les journaux du serveur d'API et les paramètres de pare-feu pour les requêtes envoyées par CRM.

Erreurs personnalisées

• Internal process failure (Échec de processus interne) : la fonction n'est pas exécutée en raison d'erreurs dans le traitement du script.
• Day limit reached (Limite atteinte pour la journée) : la société a atteint la limite maximale pour la journée.
• Deluge Script (Script Deluge) : l'exécution des déclencheurs de workflow échoue en raison d'erreurs dans le script Deluge.

Afficher le graphique d'utilisation des fonctions

Zoho CRM fournit des graphiques qui montrent les statistiques d'utilisation quotidienne ou hebdomadaire des fonctions dans diverses fonctionnalités. Vous pouvez afficher l'utilisation des alertes depuis Settings (Paramètres) > Setup (Configuration) > Automation (Automatisation) > Actions > Functions (Fonctions).

Le lien More Info (Plus d'info) fournit des informations détaillées sur les statistiques d'utilisation. Veuillez noter que le graphique couvrira les statistiques d'utilisation des 7 derniers jours.