Häufig gestellte Fragen zum Tagging von Datensätzen in Zoho CRM

Welche Vorteile hat das Tagging von Datensätzen in Zoho CRM?

Hauptsächlich dienen Tags in Zoho CRM dazu, Datensätze zu kategorisieren und priorisieren, damit Sie sie schnell und einfach abrufen können. Sie können beispielsweise bestimmte Datensätze als "Große Geschäftsabschlüsse" oder "Messe-Leads aus Australien" oder "Junk-Leads von Empfehlungen" und so weiter markieren. Sie können sie auf Grundlage des Datensatztyps oder der ihnen zugeordneten Aktivitäten oder der potenziellen Profite aus den Geschäftsabschlüssen kategorisieren – das bleibt Ihnen überlassen.

Betrachten Sie Tags als Etiketten für Datensätze. Sie bieten Ihnen eine einfache Möglichkeit, eine bestimmte Menge von Datensätzen abzurufen, um sie zu bearbeiten. Im Folgenden finden Sie in aller Kürze ein paar Informationen zum Tagging in Zoho CRM.

• Sie können Tags manuell hinzufügen oder importierten bzw. per API erstellten Datensätzen zuweisen.
• Sie können auch die Zuordnung von Tags zu Datensätzen über Workflow-Regeln automatisieren.
• Sie können Datensätze über die globale Suche und über erweiterte Filter, die auf Tags basieren, filtern.
• Sie können CRM-Berichte auf Grundlage von Tags für ein Modul erstellen.

Auf welche Weise funktionieren Tags anders als Mehrfach-Auswahllistenfelder?

Die dünne Trennlinie zwischen Tags und Mehrfach-Auswahllistenfeldern besteht darin, dass sie unterschiedlichen Zwecken dienen.

Während Tags dazu gedacht sind, Ihnen beim Kategorisieren und Priorisieren der Datensätze zu helfen, sind Mehrfach-Auswahllistenfelder Teil der Datensatzinformationen. So können beispielsweise mehrere Tags für einen Lead "Neuer Lead", "Messe-Lead" und "Australien-Lead" sein. Alle diese können einem einzigen Datensatz angehängt werden. Beachten Sie die Spannbreite der Tags – bei einem geht es um den Lead-Typ, beim nächsten um die Lead-Quelle, und schließlich wird ein Gebiet/Bereich bezeichnet.

Bei einem Mehrfach-Auswahllistenfeld für denselben Lead könnten Sie etwas auswählen wie "Interessiert an Produkten", also Daten des Typs "A, B und C". Dies ist Teil der Datensatzinformationen und keine Bezeichnung. Sie können nicht dieselbe Spannbreite von Werten wie bei Tags haben, da das nicht der Zweck ist. Um dies mithilfe von Feldern zu lösen, müssten Sie möglicherweise drei benutzerdefinierte Felder erstellen. Stattdessen können Sie Tags erstellen und benutzerdefinierte Felder verwenden, wenn Sie sie wirklich benötigen.

Abgesehen vom unterschiedlichen Zweck – beachten Sie, dass nur Administratoren Werte für Mehrfach-Auswahllisten hinzufügen können. Es ist nicht möglich, Hinzufügen, Entfernen und Platzieren von Optionen in einem Mehrfach-Auswahllistenfeld zu automatisieren. Beim Tagging können Sie jedoch einen Tag aus der Cloud auswählen oder einen neuen Tag erstellen und ihn Datensätzen zuordnen. Sie haben auch die Möglichkeit, Tags bei Massenaktualisierungen von Datensätzen anzuhängen bzw. zu überschreiben.

Ich kann Datensätzen keine Tags hinzufügen. Warum?

1. Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen zum Hinzufügen von Tags unter Andere Berechtigungen in Ihrem Benutzerprofil aktiviert sind.
2. Für das CRM-Konto Ihres Unternehmens wurde der Tag-Grenzwert für das Modul überschritten, deshalb können Sie keinen neuen Tag hinzufügen.
3. Sie haben keine bezahlte Zoho CRM Edition abonniert. Beachten Sie: Das Tagging von Datensätzen ist nur für die Standard Edition und höher verfügbar.

Kann ich Tags per API hinzufügen?

Derzeit wird das Hinzufügen von Tags per API nicht von Zoho CRM unterstützt. Achten Sie auf Aktualisierungen in dieser Sache.

Wie kann ich auf der Grundlage von hinzugefügten Tags nach Datensätzen suchen?

Sie können auf Grundlage von Tags Datensätze über die globale Suche und über erweiterte Filter suchen.

In erweiterten Filtern wählen Sie einfach die Kriterien als "Tag is _____" und geben den Tag-Namen ein. Sie können dann die relevanten Datensätze abrufen.

Sie können in einem Modul auch benutzerdefinierte Ansichten auf Grundlage von Tags erstellen.

Gibt es logische Operatoren für die Suche nach Tags, damit es möglich ist, nach [Messe-Leads] UND [Australien-Leads] zu suchen? 

Dies ist derzeit nicht über die Suchfunktion möglich. Sie können jedoch dasselbe unter Verwendung der benutzerdefinierten Ansichten für ein Modul erreichen. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Ansicht für ein Modul erstellen, können Sie Kriterien mit dem logischen Operator UND hinzufügen und die Ansicht speichern.

Kann ich die Tags von Zoho CRM per API an andere Anwendungen von Drittanbietern wie Mailchimp übergeben?

Das ist derzeit nicht möglich. Achten Sie auf Aktualisierungen in dieser Sache.

Kann ein Lead-Tag von einem Kontakt-Tag übernommen werden?

Ja, Sie können bei einer Konvertierung einen Lead-Tag für einen Kontakt, ein Konto und einen Geschäftsabschluss übernehmen.

Wo werden die Tags für ein Modul verwaltet?

Tags für ein Modul werden im Abschnitt "Tags verwalten" verwaltet. Navigieren Sie zum gewünschten Modul, klicken Sie in der Listenansicht auf das Mehr-Symbol, und klicken Sie auf Tags verwalten.

Kann ich die Tags, die von anderen Benutzern erstellt wurden, verwenden? Kann ich Tags, die von anderen erstellt wurden, bearbeiten/löschen?

• Ja, Tags sind öffentlich, und Sie können die Tags, die von anderen Benutzern in Ihrem Unternehmen erstellt wurden, verwenden.
• Sie können Tags, die von anderen erstellt wurden, bearbeiten/löschen, wenn Sie die Berechtigung Modulanpassung in Ihrem Profil haben.

Kann ich Tags automatisch ersetzen? Wenn beispielsweise der Kontaktstatus eines Kunden in "Kontaktiert" geändert wird, sollte der Tag Zu-kontaktieren automatisch durch den Tag Kontaktiert ersetzt werden.

Das massenweise Überschreiben von Tags kann automatisch über Workflow-Regeln oder durch automatisierte Aktionen in Blueprint erfolgen. Beachten Sie, dass ALLE Tags, die mit dem Datensatz verknüpft sind, durch den neuen Tag ersetzt werden, und nicht nur ein bestimmter.

Ist es möglich, ähnliche Tags zusammenzuführen? Wenn ja, wie?

Ja. Sie können ähnliche Tags zusammenführen. Navigieren Sie einfach zum Abschnitt Tags verwalten eines Moduls, und bearbeiten Sie einen Tag. Wenn Sie den Tag-Namen in den eines bestehenden Tag ändern, gibt CRM eine Warnmeldung aus, "Variable ist bereits vorhanden. Möchten Sie diesen Tag wirklich zusammenführen?"

Klicken Sie auf Ja, zusammenführen. Die beiden Tags werden zusammengeführt, und der resultierende Tag wird von den verbundenen Datensätzen im Modul übernommen.

Was passiert, wenn ich Tags lösche, die mehreren Datensätzen zugeordnet sind?

Wenn Sie einen Tag löschen, wird die Verbindung zu allen Datensätzen, auf die es angewendet wurde, entfernt. Bitte beachten Sie: Wenn ein Tag als Teil der Kriterien in Workflow-Regeln, Berichten, benutzerdefinierten Ansichten usw. (wo auch immer Kriterien in CRM anwendbar sind) verknüpft ist, werden Sie aufgefordert, zuerst die Zuordnung in den entsprechenden Abschnitten zu entfernen, bevor Sie den Tag löschen.

Kann ich Tags über die CRM Mobile App hinzufügen?

Nein, derzeit können Sie keine Tags über die CRM Mobile App hinzufügen.

Kann ich bestimmte Tags importieren und an Datensätze anhängen?

Zurzeit gibt es keine Option "Tags importieren" in CRM. Sie können jedoch beim Importieren Tags mehreren Datensätzen zuweisen.

Kann ich Tags als Parameter zur Erstellung von Berichten mit Erweiterte CRM-Analysen (Zoho Reports) verwenden?

Derzeit werden Tags nicht mit der erweiterten CRM-Analyse synchronisiert. Dies ist noch in der Planung. Sie können jedoch in Zoho CRM (Modul "Reports") als Teil der Berichtskriterien integrierte Berichte mit Tags generieren.

Kann ich bestehende Tags überschreiben?

Ja, Sie können Tags überschreiben. Dies kann entweder mit der Option Tags hinzufügen aus der [Modul] Listenansicht oder über Workflow-Regeln/Blueprint erfolgen.

Kann ich Tags nur zu Datensätzen hinzufügen, deren Eigentümer ich bin?

Standardmäßig können Sie Tags zu Datensätzen hinzufügen, deren Eigentümer Sie sind. Sie können Tags auch zu Datensätzen hinzufügen, für die Sie die Berechtigung Hinzufügen/Bearbeiten haben.

Können Tags exportiert werden?

Nein. Derzeit haben Sie nicht die Möglichkeit, Tags gesondert zu exportieren. Wenn Sie jedoch Datensätze aus einem Modul exportieren, werden die entsprechenden Tags als eine Spalte in der Kalkulationstabelle exportiert.