Eine Umfrage erstellen

Um eine E-Mail-Umfrage von Zoho CRM aus zu versenden, müssen Sie zuerst mit Zoho Survey eine Umfrage erstellen. Navigieren Sie zu https://survey.zoho.com, und wählen Sie zum Erstellen der Umfrage aus den drei Optionen: Leere Umfrage, Vorlage und Vorhandene Umfrage.

Siehe auch: Erstellung einer Umfrage mit Zoho Survey

Eine Umfrage versenden

Wenn Sie in Zoho Survey eine Umfrage erstellt haben, können Sie sie per E-Mail an all Ihre Kontakte in Zoho CRM senden. Sie müssen eine E-Mail-Vorlage erstellen, die einen Link auf die gewünschte Umfrage enthält. Diese Vorlage kann dann in die E-Mails an Ihre Kontakte eingefügt werden.

So erstellen Sie eine Vorlage für eine Umfrage-E-Mail

1. Klicken Sie in Zoho CRM auf Einstellungen > Setup > Anpassung > Vorlagen> E-Mail-Vorlagen.
2. Klicken Sie auf der Seite E-Mail-Vorlagen auf Neue Vorlage
.
3. Wählen Sie auf der Seite Neue E-Mail-Vorlage den Datensatztyp aus.
4. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.
5. Während Sie die E-Mail entwerfen, klicken Sie auf Umfragelink einfügen.
   
   • Wählen Sie im Popup-Fenster Umfragelink einfügen aus der Dropdown-Liste Umfrage auswählen die Umfrage aus, die Sie einfügen möchten.
     
   • Ändern Sie gegebenenfalls den Text, der als Link zur Umfrage angezeigt wird.
   • Klicken Sie auf Einfügen.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie eine E-Mail-Vorlage mit den Umfragelinks erstellt haben, können Sie E-Mail-Umfragen an Ihre Kontakte senden. E-Mail-Umfragen können mit allen in Zoho CRM verfügbaren E-Mail-Optionen versendet werden. Diese lauten wie folgt:

• Automatisierte E-Mails
• Einzelne E-Mails
• Massen-E-Mails

Automatisierte E-Mails mit Workflow-Regeln

Sie können die Versendung von E-Mail-Umfragen automatisieren, indem Sie für das gewünschte Modul eine Workflow-Regel erstellen. Wenn Sie einen Interessenten akquirieren, können Sie dem zugehörigen Kontakt beispielsweise eine allgemeine E-Mail-Umfrage über seine/ihre persönlichen Erfahrungen mit Einkäufen bei Ihrem Unternehmen senden. Zu diesem Zweck können Sie eine Workflow-Regel einrichten. Jedes Mal, wenn das Feld Stufe auf Geschlossen, gewonnen aktualisiert wird, erhält der mit dem Interessenten verknüpfte Kontakt Ihre E-Mail-Umfrage. Siehe auch Erstellung von Workflow-Regeln

Einzelne E-Mails

Sie können eine E-Mail-Umfrage einem Kontakt auch manuell zusenden. Sie können Ihren Leads und Kontakten diese Umfragen über die Option E-Mail senden auf der Seite Datensatzdetails oder Listenansicht zusenden.

Wählen Sie auf der Seite "E-Mail verfassen" einfach in der Dropdown-Liste E-Mail-Vorlage die Umfragevorlage aus, und versenden Sie die E-Mail.

Alternativ können Sie auch auf das Umfragesymbol klicken (), um nach einer bestimmten Umfrage zu suchen und diese zu senden. Eine E-Mail-Vorlage ist nicht unbedingt erforderlich.

Massen-E-Mails

Wenn Sie für eine Umfrage Massen-E-Mails an Ihre Zoho CRM-Kontakte senden möchten, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

• Von Zoho CRM aus über die Funktion Massen-E-Mails
• Von Zoho Campaigns aus (Integration von Zoho CRM mit Zoho Campaigns erforderlich)

Massen-E-Mails an Ihre CRM-Kontakte können Sie von Zoho CRM aus über die Funktion Massen-E-Mails versenden. Allerdings gibt es für die Versendung von Massen-E-Mails aus Zoho CRM Einschränkungen. Wenn Sie an Tausende Ihrer Kontakte gleichzeitig E-Mails senden müssen, können Sie hierzu Zoho CRM mit Zoho Campaigns integrieren. Wenn Sie zum Versenden Ihrer E-Mails Zoho Campaigns verwenden, erhalten Sie außerdem Zugriff auf nützliche Statistiken für das E-Mail-Marketing, z. B. die Anzahl der Dateiöffnungen, Klicks, nicht zugestellten E-Mails usw.

So senden Sie Massen-E-Mails von Zoho CRM aus

1. Klicken Sie auf das gewünschte Modul (Leads/Contacts/benutzerdefiniertes Modul).
2. Wählen Sie im Modul "Extras" die Option "Massen-E-Mail".
3. Wählen Sie die Vorlage für die gewünschte E-Mail-Umfrage, und klicken Sie auf Senden. Siehe auch Massen-E-Mails senden
   

So senden Sie von Zoho Campaigns aus Massen-E-Mails für Umfragen

1. Falls noch nicht geschehen, integrieren Sie Zoho CRM mit Zoho Campaigns. Siehe auch: Integration von Zoho Campaigns konfigurieren
2. Synchronisieren Sie in ihrem Zoho Campaigns-Konto Zoho CRM-Kontakte mit dem entsprechenden Zoho Campaigns-Verteiler.
   
3. Um auf der Registerkarte E-Mail-Kampagnen eine Umfragekampagne zu erstellen, klicken Sie auf Erweiterte Kampagnen > Umfragekampagnen > Zoho Survey-Kampagnen.
   
4. Geben Sie auf der Registerkarte Basisinformationen den Namen der Kampagne ein, wählen Sie in der Dropdown-Liste Umfragen die an Ihre Kontakte zu sendende Umfrage aus, und tragen Sie alle anderen erforderlichen Informationen ein.
   
5. Klicken Sie auf Inhalte erstellen>>.
6. Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage aus.
7. Falls erforderlich, bearbeiten Sie den Inhalt der E-Mail, und klicken Sie auf Speichern & Schließen.
   Beachten Sie, dass Benutzer zur ausgewählten Umfrage gelangen, wenn sie die Schaltfläche mit dem Handlungsaufruf anklicken. Diese Schaltfläche kann bearbeitet werden.
8. Überprüfen Sie noch einmal den Inhalt, und klicken Sie dann auf Empfänger>>.
9. Wählen Sie einen oder mehrere Verteiler aus, an den/die Sie die Umfrage versenden möchten. Klicken Sie auf Weiter.>>
   
10. Überprüfen Sie alle Aktionen. Anschließend können Sie die Kampagne je nach Bedarf Sofort senden oder Planen.
    Wenn Sie die Kampagne versendet haben, können Sie in Zoho CRM auf der entsprechenden Detailseite für Leads/Kontakte im Abschnitt "Zoho Survey" Antworten auf die Umfragen anzeigen.
    
    Sie können auch die automatische Aktualisierung von CRM-Feldern anhand der Umfrageantworten aktivieren. Dazu muss vor Versendung der Kampagne eine Zuordnung der CRM-Umfrage stattfinden. Siehe auch:CRM-Daten automatisch mit Umfrageantworten aktualisieren

Umfrageantworten anzeigen

Einer der größten Vorteile der Integration von Zoho Survey besteht darin, dass Sie die Umfrageantworten in Zoho CRM im Kontext anzeigen können. Das erspart Ihnen den Aufwand der manuellen Suche nach Antworten eines Kontakts in den Umfrageergebnissen. Wenn Sie einem Kontakt ein passendes geschäftliches Angebot unterbreiten möchten, können Sie Telefonnummer und Umfrageantworten des Kontakts auf der gleichen Seite anzeigen.

So zeigen Sie die Umfrageantworten an

1. Klicken Sie auf dasModul.
   Die mit Zoho Survey verknüpfte Liste ist für jedes Modul verfügbar, in dem das Feld "E-Mail" unterstützt wird – auch für benutzerdefinierte Module.
2. Wählen Sie einen Datensatz aus, und gehen Sie dort auf die Seite Datensatzdetails.
   Im Abschnitt Zoho Survey werden Einzelheiten zu den an die Datensätze gesendeten E-Mail-Umfragen aufgelistet. Anhand der Spalten Gesendet von und Quelle erkennen Sie, ob die Kampagne von Zoho CRM aus als Einzelne E-Mail/Massen-E-Mail/Workflow-Alarm oder von Zoho Campaigns aus versendet wurde.
   
3. Klicken Sie für die entsprechende Umfrage auf den Link Antwort anzeigen.
   Wenn der Empfänger auf eine Umfrage nicht geantwortet hat, gibt es keinen Link Antwort anzeigen. Stattdessen sehen Sie den Eintrag "Antwort ausstehend".
4. Im Popup-Fenster Umfrageergebnisse stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung, um Informationen zu den Antworten anzuzeigen:
   • Individueller Bericht – Klicken Sie auf Individuelle Antwort, um die Einzelheiten der exakten Antwort eines Leads/Kontakts anzuzeigen.
     Zu diesen Einzelheiten gehören z. B. die tatsächliche Antwort des Leads/Kontakts, die Uhrzeit der Antwort und die IP-Adresse.
     
   • Zusammenfassender Bericht – Klicken Sie auf Zusammenfassender Bericht, um allgemeine Angaben zu den Antworten auf die Umfrage anzuzeigen.
     Zu diesen Angaben gehören z. B. die Gesamtzahl der Beantwortungssitzungen, die Gesamtzahl der Antworten, die am häufigsten gegebene Antwort usw.
     

Im Namen eines Kunden an einer Umfrage teilnehmen

Sie können Umfragen nicht nur an Ihre Kunden senden, sondern auch selbst im Namen eines Kunden an der Umfrage teilnehmen. Beispiel: Sie sprechen gerade am Telefon mit einem Kunden, und er/sie entschließt sich spontan, die Fragen der Umfrage anstatt per E-Mail telefonisch zu beantworten. In diesem Fall können Sie die E-Mail-Umfrage im Namen des Kunden beantworten und einsenden.

So beantworten Sie eine Umfrage

1. Klicken Sie auf den gewünschten Lead oder Kontakt.
2. Scrollen Sie auf der Seite Details des Leads oder Kontakts nach unten, um die mit Zoho Survey verknüpfte Liste anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf den Link Umfrage beantworten.
   
4. Wählen Sie im Popup-Fenster An Umfrage teilnehmen die Umfrage aus, die Sie im Namen des Leads oder Kontakts beantworten möchten.
5. Beantworten Sie die Fragen im Popup-Fenster mit der Umfrage, und Senden Sie die Umfrage.

Die Umfrage, die vom CRM-Benutzer im Namen eines Leads oder Kontakts beantwortet wurde, wird wie jede andere normale Umfrage behandelt. Um von CRM-Benutzern beantwortete Umfragen von den Umfragen zu unterscheiden, die von Kunden selbst eingesendet wurden, achten Sie in der mit Zoho Survey verknüpften Liste auf den Eintrag "Von Benutzer beantwortet" in der Spalte "Quelle".

CRM-Datensätze automatisch mit Umfrageantworten aktualisieren

Die Zoho Survey-Integration mit CRM ermöglicht die automatisierte Aktualisierung der CRM-Daten mit den Umfrageantworten. Indem Sie CRM-Daten mit Umfragedaten kombinieren, können Sie neue Erkenntnisse gewinnen und bessere, fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen. Mit dieser leistungsfähigen Funktion können Sie die Nachbereitung der Umfrage ohne manuellen Zusatzaufwand effizient automatisieren. Wenn Sie den Fragen aus der Umfrage entsprechende CRM-Felder zuordnen, können Sie je nach Antwort des Kunden Workflow-Aktionen wie "Alarm senden, Feld aktualisieren, Eigentümer zuweisen, benutzerdefinierte Funktionen" auslösen.

Angenommen, Sie haben Ihren Kunden eine Umfrage gesendet, um sich ein Bild von der Leistung eines Vertriebsmitarbeiters zu machen. Die Umfrage enthält eine Frage, in der die Teilnehmer gebeten werden, die Kommunikationsfähigkeiten des Vertriebsmitarbeiters zu bewerten. Sie möchten alle Benutzer anzeigen, die die Fähigkeiten als "Ausgezeichnet" bewertet haben. Dazu müssen Sie lediglich einen Filter anwenden und nach allen Datensätzen suchen, bei denen der Wert für das benutzerdefinierte Feld "Kommunikation des Vertriebsmitarbeiters" "Ausgezeichnet" lautet. Voilà! Es werden alle Datensätze angezeigt, die den Kriterien entsprechen.

Dies erreichen Sie dadurch, dass Sie die CRM-Felder vor dem Versenden der Umfrage den jeweiligen Fragen zuordnen. Die Antwort auf eine bestimmte Frage wird als Wert für das zugeordnete Feld aktualisiert. Um CRM-Felder den entsprechenden Fragen aus einer Umfrage zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu https://survey.zoho.com, understellen Sie eine Umfrage.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Integration auf "Zoho CRM".
3. Klicken Sie im Abschnitt CRM-Integration auf Jetzt integrieren.
4. Wählen Sie das gewünschte Modul.
   
5. Ordnen Sie alle Felder den entsprechenden Fragen aus der Umfrage zu.
   Ordnen Sie beispielsweise das Feld "Kommunikation des Vertriebsmitarbeiters" der Frage "Wie bewerten Sie die Kommunikationsfähigkeiten unseres Vertriebsmitarbeiters?" zu.
   
   Wenn Sie kein entsprechendes Feld haben, erstellen Sie in Zoho CRM ein benutzerdefiniertes Feld und ordnen dann dem Feld die Frage zu.
6. Wählen Sie als Aktionstyp die Option Datensatz aktualisieren aus. Das bedeutet, dass Zoho CRM einfach die Felder des vorhandenen Datensatzes aktualisiert.
   Wählen Sie Datensatz hinzufügen aus, wenn Zoho CRM einen Datensatz erstellen soll, auch wenn es sich um ein Duplikat handelt.
   Wählen Sie Datensatz hinzufügen/aktualisieren aus, wenn Zoho CRM auf Duplikate prüfen soll. Ist ein Duplikat vorhanden, wird nur der vorhandene Datensatz aktualisiert. Wenn kein Datensatz existiert, wird ein neuer Datensatz erstellt, und die Antworten werden hinzugefügt.
7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugeordnete Felder von CRM in Survey übertragen, wenn Zoho Survey die in Zoho CRM vorhandenen Feldwerte anzeigen soll.
   Wenn beispielsweise der Name des Leads/Kontakts bereits in CRM verfügbar ist, müssen die Teilnehmer der Umfrage ihren Namen nicht selbst eingeben. Ihr Name wird vorab eingetragen und angezeigt.
8. Klicken Sie auf Speichern.
   Nun sind die Zoho Survey-Fragen den CRM-Feldern zugeordnet.

So senden Sie diese Umfrage an einen Lead/Kontakt

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage.
Klicken Sie auf
2. Umfragelink einfügen, um den Umfragelink in die Vorlage einzufügen.
   
   Die Lead-ID wird automatisch an die Umfrage-URL angehängt. Das dient dazu, die Umfrageantworten des entsprechenden Datensatzes abzurufen.
   
   Wenn Sie diese ID nicht haben möchten, können Sie sie manuell entfernen. Beachten Sie jedoch, dass die Antworten nicht automatisch an CRM übertragen werden, wenn Sie diese ID entfernen oder verändern.
   
3. Speichern Sie die Vorlage.
4. Wählen Sie diese Vorlage aus, wenn Sie die Umfrage-E-Mail an einen Lead/Kontakt senden.

So zeigen Sie den mit Umfrageantworten aktualisierten Datensatz an

1. Klicken Sie auf den gewünschten Lead oder Kontakt.
2. Auf der Seite Datensatzdetails sehen Sie, dass die Umfrageantworten automatisch in den jeweiligen Feldern aktualisiert wurden.
   

Wie Sie sehen, sind die Umfrageantworten jetzt als CRM-Daten verfügbar. Sie können bestimmte Datensätze nach bestimmten Kriterien filtern. Um beispielsweise zu sehen, wer die Kommunikationsfähigkeiten des Vertriebsmitarbeiters als "Ausgezeichnet" bewertet hat, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht mit den entsprechenden Kriterien.

Die Datensätze, die den Kriterien entsprechen, werden angezeigt.