Dokumente mit Adobe Sign signieren

Digital signierte Dokumente können von Kunden und Interessenten mit der Adobe Sign-Erweiterung in Ihrem Zoho CRM-Konto ganz einfach abgerufen werden. Wenn Sie für Ihr Unternehmen genehmigte und rechtzeitig signierte Dokumente benötigen, um einen Geschäftsabschluss erfolgreich abzuschließen, ist der Versand von Kopien per E-Mail pure Zeitverschwendung. Sie können die Adobe Sign-Erweiterung verwenden, um Dokumente zu Leads und Kontakten per E-Mail zu senden und eine Kopie der signierten Dokumente mit dem CRM-Datensatz für spätere Zwecke erhalten.

Diese Erweiterung wird von den Modulen "Leads", "Contacts", "Accounts", "Deals", "Quotes", "Invoices", "Purchase Orders" und "Sales Orders" unterstützt. Für die restlichen Datensätze (abgesehen von "Leads" und "Contacts") wird das Dokument an die zugehörigen Kontakte gesendet. Angebote, Rechnungen, Bestellungen und Aufträge werden als PDF-Dateien generiert. Vorlagen können für diese Datensätze erstellt werden, und die Dokumente können für die Signatur mit dieser Erweiterung gesendet werden. Bei der Installation dieser Erweiterung werden drei benutzerdefinierte Module erstellt. Diese Module werden auf der Grundlage der Terminologie in Adobe Sign benannt.

• Vereinbarungen: Dies bezieht sich auf den Versand der Dokumente und die Signatur durch die Kunden oder potenziellen Kunden.
• VereinbarungEvents: Dieses Modul erfasst den Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) des Versands der Dokumente für die Signatur sowie den Zeitpunkt der Signatur.
• VereinbarungEmpfänger: Dieses Modul erfasst die Daten über die Empfänger des Dokuments und die Reihenfolge, in der sie sich anmelden müssen usw.

Adobe Sign installieren

Sie können entweder den Zoho Marketplace öffnen und die Dropbox-Erweiterung installieren oder sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto anmelden und die Installation durchführen.

So installieren Sie Adobe Sign

1. Navigieren Sie zu Setup> Marketplace > Alle.
   Alle installierten Erweiterungen werden aufgelistet. Unter Alle Erweiterungen können Sie alle von CRM unterstützten Erweiterungen anzeigen.
2. Klicken Sie auf AlleErweiterungen, suchen Sie nach AdobeSign, und klicken Sie darauf.
   Die Details über die Erweiterung werden angezeigt.
3. Klicken Sie auf Jetztinstallieren.
4. Akzeptieren Sie im folgenden Bildschirm die Nutzungsbedingungen, und klicken Sie auf Mit der Installation fortfahren.
5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, und klicken Sie auf Bestätigen.
   • Installieren nur für Admin: Die Erweiterung wird in CRM nur für Benutzer mit dem Profil "Administrator" installiert.
   • Installation für alle Benutzer: Die Erweiterung wird in CRM für alle Benutzer installiert. Die Benutzer müssen ein Adobe Sign-Konto haben, um diese Funktion verwenden zu können.
   • Profile wählen: Die Erweiterung wird in CRM für alle Benutzer installiert. Wählen Sie diese Option aus, klicken Sie auf Weiter, und wählen Sie dann das Profil aus.
     Die Erweiterung wird automatisch für die angegebenen Benutzer installiert. Nach der Installation müssen Sie der Verwendung Ihrer Adobe Sign-Anmeldeinformationen zustimmen.
6. Klicken Sie auf Zulassen.
   Wenn Sie in diesem Schritt auf Überspringen klicken, können Sie später über  Setup > Marketplace> Alle zulassen.
   Auf der Detailseite der Adobe Sign-Erweiterung können Sie auf Zulassen klicken.
   
7. Geben Sie in dem Pop-up-Fenster die E-Mail-Adresse und das Passwort für das Adobe Sign-Konto an, und klicken Sie auf Anmelden.
   Das Konto wird genehmigt, und die Erweiterung kann verwendet werden. Drei benutzerdefinierte Module werden nach der Installation der Erweiterung erstellt.
   

Dokumente mit Adobe Sign signieren

Bei der Installation verfügen die Seiten "Lead", "Kontakt" und "Details" über eine Schaltfläche namens Für eSign senden. Diese Schaltfläche kann verwendet werden, um Dokumente, die von den Kontakten unterzeichnet werden sollen, zu senden. Jeder Datensatz verfügt auch über eine zugehörige Liste, in der die Vereinbarungsdetails aufgelistet sind.

So werden Dokumente für eSign gesendet

1. Klicken Sie auf die Module Leads, Accounts, Contacts oderDeals.
2. Klicken Sie auf einen Datensatz, an den Sie Dokumente senden möchten.
3. Klicken Sie auf der Seite "Details" des Datensatzes auf Für eSign senden.
   
4. Befolgen Sie im Pop-up-Fenster Vereinbarung mit Adobe Sign senden diese Schritte:

• Klicken Sie auf Dokumenthinzufügen, und wählen Sie eine Option aus, um das Dokument, das digital signiert werden soll, hochzuladen, oder wählen Sie das Dokument aus den verfügbaren Dateien im Modul "Documents" in CRM aus.
  Werden mehrere Dateien hinzugefügt, werden alle als ein einziges PDF-Dokument zusammengeführt.
  In den Modulen "Quotes", "Invoices", "Purchase Orders" und "Sales Orders" können Sie über Vorlageerstellen Vorlagen in CRM erstellen und zum Signieren versenden.
• Wählen Sie die Empfänger aus, an die Sie die Dokumente für die Signatur senden möchten.
  Wenn mehrere Empfänger hinzugefügt werden, müssen die Dokumente von allen Personen in der angegebenen Reihenfolge signiert werden.
  Standardmäßig wird der Lead/Kontakt als Empfänger hinzugefügt.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich muss das Dokument ebenfalls signieren, falls erforderlich.
  Eine E-Mail mit dem Dokument wird dann auch an Sie gesendet. Sie können das Dokument signieren, sobald Sie es zurückerhalten, nachdem es von dem Kontakt signiert wurde.
  
• Geben Sie zusätzliche E-Mail-Adressen in das Textfeld E-Mail-Kopien senden an ein.
  Sie können maximal 10 E-Mail-Adressen hinzufügen, die jeweils durch ein Komma getrennt werden.
• Geben Sie unter VereinbarungDetails den Namen der Vereinbarung an.
• Geben Sie eine Nachricht ein, die der E-Mail, die an den Kontakt gesendet wird, hinzugefügt wird.
• Wählen Sie die Sprache aus, in der die E-Mail gesendet werden soll.
  Standardmäßig wird die Benutzersprache ausgewählt.
• Hinzufügen von Kontakten im Zusammenhang mit der Vereinbarung. Die hier ausgewählten Kontakte werden mit den Details der Vereinbarung verknüpft.
• Geben Sie unter VereinbarungOptionen die Signaturfrist ein.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Den Empfänger an die Signatur erinnern, um eine tägliche oder wöchentliche Erinnerung festzulegen.
• Aktivieren Sie die das Kontrollkästchen Dokumentvorschau und Position der Signatur bearbeiten, falls erforderlich.
• Klicken Sie auf die Verknüpfung Weitere Optionen für die folgenden Optionen:
• Geben Sie die Umleitungs-URL Post-Signatur und die Umleitungsverzögerung Post-Signatur in Sekunden an.
• Klicken Sie auf Zur Signatur senden.
  Eine E-Mail mit dem Dokument wird an den Empfänger gesendet.

Anzeigen von Vereinbarungen, die einem Datensatz zugeordnet sind

So können Vereinbarungen, die einem Datensatz zugeordnet sind, angezeigt werden

1. Klicken Sie auf die Module Leads, Accounts, Contacts oderDeals.
2. Klicken Sie auf einen Datensatz, und greifen Sie auf die Liste der zugehörigen Vereinbarungen zu.
   Sie können die Vereinbarungen und den Status des Dokuments anzeigen.

Adobe Sign deinstallieren

Wenn Sie die Adobe Sign-Erweiterung deinstallieren möchten, beachten Sie bitte, dass bei der Deinstallation alle Daten gelöscht und nicht wiederhergestellt werden können.

So deinstallieren Sie Adobe Sign

1. Navigieren Sie zu Setup > Marketplace > Alle.
   Alle installierten Erweiterungen werden aufgelistet. Unter Alle Erweiterungen können Sie alle von CRM unterstützten Erweiterungen anzeigen.
2. Suchen Sie nach AdobeSign, und klicken Sie auf den entsprechenden Link Deinstallieren.
   
3. Klicken Sie auf OK, um zu bestätigen.
   Alle Daten im Zusammenhang mit Adobe Sign werden gelöscht.