Zoho Writer ist ein Online-Textverarbeitungsprogramm, mit dem Sie Dokumente online erstellen und freigeben können. Mit dem Zoho-Add-on Zoho Writer können Sie in Zoho CRM online Vorlagen erstellen und CRM-Daten verwenden (Leads, Konten, Kontakte und Interessenten), um Seriendokumente wie z. B. Formulare, Briefe, Adressetiketten, Umschläge usw. zu erstellen. Sie können diese Funktion verwenden, ohne Software herunterzuladen und zu installieren.

Verfügbarkeit

Erforderliche Berechtigung: Benutzer mit einer Berechtigung für das Zoho Writer-Add-on in ihrem Profil.

 

Vorteile

• Es ist keine Installation erforderlich, da Sie mit Zoho Writer Vorlagen online erstellen können.
• Sie verwenden zur Anmeldung bei Zoho Writer die Zoho CRM-Anmeldedaten (Single Sign-On).
• Sie versenden Seriendokumente per E-Mail an Leads, Konten, Kontakte, Interessenten, Datensatzbesitzer oder Benutzer.
• Sie sparen durch die gleichzeitige Erstellung mehrerer Dokumente Zeit.
• Sie generieren Seriendruckdokumente mit aktuellen Kundeninformationen.
• Sie können jederzeit auf die Vorlagen zugreifen und sie online bearbeiten.

 Seriendokumente erstellen

Die Erstellung von Seriendokumenten mit Zoho Writer erfolgt in drei Schritten:

• Serienbriefvorlagen in Zoho Writer erstellen
• Liste der Serienbriefempfänger auswählen
• Seriendokumente erstellen

 Teil 1 – Serienbriefvorlagen in Zoho Writer erstellen

So erstellen Sie Serienbriefvorlagen

1. Navigieren Sie zu Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Writer.
   Alternativ können Sie auch zu Setup > Anpassung > Vorlagen > Seriendokumente navigieren und mit Punkt 3 fortfahren.
2. Wenn Sie bereits Serienbriefvorlagen haben, klicken Sie auf der Seite Zoho Writer-Add-on auf Serienbriefvorlagen öffnen.
   Wenn Sie noch keine Serienbriefvorlagen haben, klicken Sie auf Erste Vorlage erstellen.
3. Klicken Sie auf der Seite Serienbriefvorlagen auf Vorlage in Zoho Writer erstellen.
4. Geben Sie im Popup-Fenster Vorlagen in Zoho Writer erstellen folgende Daten ein:
   • Geben Sie den Vorlagennamen ein.
   • Geben Sie die Beschreibung für die Vorlage ein.
   • Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Ordner aus. Die Vorlage wird im ausgewählten Ordner gespeichert.
   • Wählen Sie das Modul aus, für das Sie die Vorlage erstellen möchten.
     Die Platzhalterfelder in der Vorlage hängen vom ausgewählten Modul ab.
     
     
5. Klicken Sie auf Erstellen.
   Ein Dokument in Zoho Writer wird geöffnet.
6. Klicken Sie auf Seriendruck > Platzhalterfelder einfügen, und wählen Sie das/die einzufügende(n) Feld(er) aus.
   Die Felder werden in der Writer-Vorlage an der angegebenen Stelle eingefügt.
7. Speichern Sie das Writer-Vorlagendokument.

 Teil 2 – Liste der Serienbriefempfänger auswählen

Nach der Erstellung der Serienbriefvorlage müssen Sie die Datensätze auswählen, die zur Erstellung von Seriendokumenten verwendet werden. Sie können nur Daten aus den Modulen "Leads", "Accounts", "Contacts" und "Prospects" in Seriendokumenten zusammenführen.

So wählen Sie die Daten für Seriendokumente aus

1. Klicken Sie auf die Registerkarte [Modul] .
2. Wählen Sie auf der Homepage die Listenansicht zum Filtern der erforderlichen Datensätze.
3. Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen der Datensätze.
4. Klicken Sie auf Weitere Aktionen > Seriendokumente.
   
5. Gehen Sie im Popup-Fenster Seriendokumente wie folgt vor:
   • Wählen Sie die Vorlage aus der Dropdown-Liste aus. Nur die für den jeweiligen Datensatztyp erstellten Vorlagen werden aufgelistet.
     Wenn Sie beispielsweise die Leads-Datensätze für Seriendokumente auswählen, werden in der Dropdown-Liste nur die für Leads erstellten Vorlagen aufgelistet.
     
   • Wählen Sie Zoho Writer oder Microsoft Word, um die Vorlage zu öffnen.
6. Klicken Sie auf Zusammenführen.
   Die Vorlage wird je nach gewählter Option in Zoho Writer oder Microsoft Word angezeigt.

 Teil 3 – Seriendokumente erstellen und per E-Mail versenden

Nachdem Sie die Vorlage in Zoho Writer geöffnet haben, müssen Sie sie mit Daten aus Zoho CRM zusammenführen. Nach der Erstellung der Seriendokumente können Sie diese entweder drucken oder per E-Mail versenden.

1. Klicken Sie in der Zoho Writer-Vorlage auf Tools > Seriendokumente > Seriendokument fertigstellen.
   Die Daten werden in einem Seriendokument zusammengeführt, und die Dokumente werden zur Verfügung gestellt.
   
   
   • Klicken Sie auf Seriendokument fertigstellen > Vorschau, um eine Vorschau der Dokumente anzuzeigen.
   • Klicken Sie auf Seriendokument fertigstellen > E-Mail, um die Dokumente als E-Mails zu versenden. Wählen Sie in der Liste An das Feld für Serien-E-Mails aus.
     Alternativ können Sie die Seriendokumente auch drucken. Allerdings können Sie die Seriendokumente nicht speichern.
   • Klicken Sie auf Seriendokument fertigstellen > Bearbeiten, um die Dokumente zu bearbeiten.

 Serienbriefvorlagen in Zoho Writer bearbeiten

So bearbeiten Sie Serienbriefvorlagen

1. Navigieren Sie zu Setup >Marketplace > Zoho > Zoho Writer.
   Alternativ können Sie auch zu Setup > Anpassung > Vorlagen > Serienbriefvorlagen navigieren und mit Punkt 3 fortfahren.
2. Wenn Sie bereits Serienbriefvorlagen haben, klicken Sie auf der Seite Zoho Writer-Add-on auf Serienbriefvorlagen öffnen.
3. Klicken Sie auf der Seite Serienbriefvorlagen auf eine Vorlage in der Liste.
   Die Vorlage wird in Zoho Writer geöffnet.
4. Bearbeiten Sie die Vorlage, und speichern Sie sie.