IBM Notes-Erweiterung für Zoho CRM

Die IBM Notes-Erweiterung hilft Ihnen beim Synchronisieren von Kontakten, Aufgaben und Events mit Zoho CRM.  Wählen Sie die ein- oder beidseitige Synchronisierung , z. B. von IBM Notes zu Zoho CRM oder umgekehrt . Der Domino Access Service  muss  für den Synchronisierungsprozess aktiviert werden, um reibungslos ausgeführt zu werden. 

Die IBM Notes-Erweiterung installieren und authentifizieren

Die Installation der Erweiterung und Authentifizierung dieser mit Ihren IBM Notes-Anmeldeinformationen ist der erste Schritt. Anschließend können Sie die Daten zwischen Zoho CRM und IBM Notes synchronisieren. Sie können entweder den Zoho Marketplace öffnen und die IBM Notes-Erweiterung installieren oder sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto anmelden und die Installation durchführen.

So installieren Sie die IBM Notes-Erweiterung

1. Klicken Sie auf Setup > Marketplace > Alle.
   Sie sehen eine Liste der aktuell installierten Erweiterungen. Unter Alle Erweiterungen können Sie alle von Ihrer CRM-Version unterstützten Erweiterungen anzeigen. 
2. Klicken Sie auf Alle Erweiterungen.
3. Suchen Sie nach der IBM Notes-Erweiterung, und klicken Sie darauf.
   Die Details über die Erweiterung werden angezeigt.
4. Klicken Sie auf Jetzt installieren.
5. Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen im folgenden Bildschirm zu.
6. Klicken Sie auf Mit der Installation fortfahren.
   Bei der erfolgreichen Installation wird die Registerkarte IBM Notes Sync in Ihrem CRM-Konto erstellt.
   
7. Klicken Sie auf die Registerkarte IBM Notes Sync.
   
Sie werden zur Authentifizierungsseite weitergeleitet.
8. Geben Sie den Servernamen, Benutzernamen und das Passwort ein, und klicken Sie auf Einreichen.

Den Domino Access Service (DAS) aktivieren

Der Domino Access Service ist standardmäßig deaktiviert. Er muss durch den Administrator aktiviert werden, um auf den Server oder die Datenbank zugreifen und IBM Notes anzeigen zu können. 

So aktivieren Sie DAS auf dem Server

1. Wählen Sie auf dem IBM Notes-Server unter Konfiguration die Option Aktueller Server.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Internetprotokolle auf "Domino Web Engine".
3. Wählen Sie unter Domino Access Services Daten und den Kalender für die  aktivierten Services aus.
4. Speichern Sie das Dokument.
   

So aktivieren Sie DAS in der Datenbank

Wiederholen Sie die angegebenen Schritte in Domino Designer für jede zugängliche Datenbank  (Beispiel: Kalender, Kontakte und Aufgaben).

1. Öffnen Sie die Eigenschaften der Datenbank.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert.
3. Wählen Sie Nur Ansichten, um den Zugriff auf Ansichten oder Ansichten und Dokumente für den Vollzugriff zu begrenzen.
   

So aktivieren Sie DAS in einer Ansicht

Wiederholen Sie die angegebenen Schritte in Domino Designer für jede zugängliche Ansicht (Beispiel: Kalender, Kontakte und Aufgaben).

1. Wählen Sie die Ansicht (Kontakte, Kalender, Aufgaben), und wählen Sie die Ansichtseigenschaften.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert.
3.  Aktivieren Sie die Option Domino Data Service-Operationen zulassen.
   ​

Daten synchronisieren

So synchronisieren Sie Daten

1. Klicken Sie auf Synchronisierung starten, um mit der Synchronisierung Ihrer Daten zu beginnen.
   
2. Wählen Sie im Pop-up-Fenster der Synchronisierungseinstellungen Folgendes: Ja/Nein, um die Kontakte zu synchronisieren.
   • Wählen Sie Ja/Nein, um die Aufgaben zu synchronisieren.
   • Wählen Sie Ja/Nein, um Events zu synchronisieren. Wählen Sie zudem aus, welche Events Sie synchronisieren möchten: Alle Events, Ab heute, Vom letzten Monat.
     
   • Wählen Sie die SynchronisierungsartEinseitig oder Beidseitig aus.
   • Wählen Sie bei einem Konfliktverhalten während der Synchronisierung eine der Optionen aus der Dropdown-Liste aus.
     • CRM immer bevorzugen:  Die Daten  aus CRM werden beibehalten,  wenn ein Konflikt auftritt. 
     • IBM Notes immer bevorzugen: IBM Notes-Daten werden beibehalten.
   • Klicken Sie auf Speichern.
     Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, werden die Details der Synchronisierung auf dem Dashboard angezeigt.
     

Events planen

Besprechungen können für ein Team mithilfe der OptionBesprechung planen geplant werden.

So planen Sie Events

1. Wählen Sie die Registerkarte Besprechungen planen im Fenster IBM Notes Sync aus.
2. Geben Sie das Thema der Besprechung ein.
3. Fügen Sie die Liste der Teilnehmer in das Feld Teilnehmer ein.
4. Geben Sie den Ort an.
5. Geben Sie die Start- und Endzeit an.
6. Legen Sie eine Erinnerung fest, falls erforderlich.
7. Klicken Sie aufPlanen, um die Besprechung zu planen.

Einstellungen ändern

Synchronisierungseinstellungen, Passwortänderungen und die Benutzerverwaltung Ihrer Konfiguration können über die Optionen Einstellungen synchronisieren, Passwort ändern und Benutzer verwalten vorgenommen werden. Klicken Sie auf das Symbol "Einstellungen" in der oberen rechten Ecke der Seite "IBM Notes Sync". Durch die Auswahl der Option aus der Dropdown-Liste können Sie die Einstellungen ändern.

So ändern Sie die Einstellungen der Synchronisierung

1. Klicken Sie auf das Symbol "Einstellungen" in der oberen rechten Ecke des IBM Notes Sync-Fensters.
2. Wählen Sie Sync-Einstellungen, um die Synchronisierungseinstellungen zu ändern.

So ändern Sie das Passwort

Wenn Sie das Passwort  des IBM Notes-Kontos  ändern, nachdem  es mit Zoho CRM synchronisiert wurde, können Sie das Passwort in CRM aktualisieren, um Synchronisierungsprobleme zu verhindern.

1. Wählen Sie die Option Passwort ändern aus der Dropdown-Liste aus.
2. Geben Sie die E-Mail-ID und das neue Passwort ein, um das Passwort zu aktualisieren.

So verwalten Sie Benutzer

Das für den Kauf der Erweiterung verwendete Benutzerkonto, wird als Admin hinzugefügt. Dieser Benutzer ist berechtigt , Benutzer dem Sync-Konto hinzuzufügen.

1. Wählen Sie die Option Benutzer verwaltenaus.
   
2. Fügen Sie Benutzer aus der Liste hinzu. Die Anzahl der Benutzer, die Sie hinzufügen können, hängt von Ihrer Lizenz ab.
3. Ein Benutzer, der dem Sync-Konto hinzugefügt wurde, kann durch Klicken auf die Schaltfläche "Entfernen" entfernt werden.
   Ein synchronisiertes Benutzerkonto kann nicht aus der Benutzerliste entfernt werden.
   

Die IBM Notes-Erweiterung deinstallieren

Beachten Sie bitte, dass bei der Deinstallation alle Daten gelöscht und nicht wiederhergestellt werden können.

So deinstallieren Sie die Erweiterung

1. Navigieren Sie zu Setup > Marketplace > Alle.
   Alle installierten Erweiterungen werden aufgelistet.
2. Suchen Sie nachIBM Notes, und klicken Sie auf den Link Deinstallieren.
3. Klicken Sie auf OK, um zu bestätigen.
   Die Erweiterung wird deinstalliert, und alle IBM Notes-Daten werden gelöscht.