Dokumente mit DocuSign signieren

Die DocuSign-Erweiterung in Zoho CRM hilft Ihnen, Dokumente an Ihre Kontakte zu senden und sie signieren zu lassen. Diese Erweiterung wird von den Modulen "Leads", "Contacts", "Accounts", "Deals", "Quotes", "Invoices", "Purchase Orders" und "Sales Orders" unterstützt. Für die restlichen Datensätze (abgesehen von "Leads" und "Contacts") wird das Dokument an die zugehörigen Kontakte gesendet. Angebote, Rechnungen, Bestellungen und Aufträge werden als PDF-Dateien generiert. Vorlagen können für diese Datensätze erstellt werden, und die Dokumente können für die Signatur mit dieser Erweiterung gesendet werden.

Bei der Installation dieser Erweiterung werden drei benutzerdefinierte Module erstellt. Diese Module werden auf der Grundlage der Terminologie in DocuSign benannt.

• Umschläge: Dies bezieht sich auf den Versand der Dokumente und die Signatur durch die Kunden oder potenziellen Kunden.
• Umschlag Events: Dieses Modul erfasst den Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) des Versands der Dokumente für die Signatur sowie den Zeitpunkt der Signatur.
• Umschlag Empfänger: Dieses Modul erfasst die Daten über die Empfänger des Dokuments und die Reihenfolge, in der sie sich anmelden müssen usw.

DocuSign installieren

Sie können entweder den Zoho Marketplace öffnen und die DocuSign-Erweiterung installieren oder sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto anmelden und die Installation durchführen.

So installieren Sie DocuSign

1. Navigieren Sie zu Setup > Marketplace > Alle.
   Alle installierten Erweiterungen werden aufgelistet. Unter Alle Erweiterungen können Sie alle von CRM unterstützten Erweiterungen anzeigen.
2. Klicken Sie auf AlleErweiterungen, suchen Sie nach DocuSign, und klicken Sie darauf.
   Die Details über die Erweiterung werden angezeigt.
3. Klicken Sie auf Jetztinstallieren.
4. Akzeptieren Sie im folgenden Bildschirm die Nutzungsbedingungen, und klicken Sie auf Mit der Installation fortfahren.
5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, und klicken Sie auf Bestätigen.
   • Installieren nur für Admin: Die Erweiterung wird in CRM nur für Benutzer mit dem Profil "Administrator" installiert.
   • Installation für alle Benutzer: Die Erweiterung wird in CRM für alle Benutzer installiert. Die Benutzer müssen ein DocuSign-Konto haben, um diese Funktion verwenden zu können.
   • Profile wählen: Die Erweiterung wird in CRM für alle Benutzer installiert. Wählen Sie diese Option aus, klicken Sie auf Weiter, und wählen Sie dann das Profil aus.
     Die Erweiterung wird automatisch für die angegebenen Benutzer installiert. Nach der Installation müssen Sie der Verwendung Ihrer DocuSign-Anmeldeinformationen zustimmen.
6. Klicken Sie auf Zulassen.
   Wenn Sie in diesem Schritt auf Überspringen klicken, können Sie später über Einstellungen>Setup > Marketplace> Alle zulassen.
   Auf der Detailseite der DocuSign-Erweiterung können Sie auf Zulassen klicken.
   
7. Geben Sie in dem Pop-up-Fenster die E-Mail-Adresse und das Passwort für das DocuSign-Konto an, und klicken Sie auf Anmelden.
   Das Konto wird genehmigt, und die Erweiterung kann verwendet werden. Drei benutzerdefinierte Module werden nach der Installation der Erweiterung erstellt.
   

Dokumente mit DocuSign signieren

Bei der Installation verfügen die Detailseiten "Lead", "Kontakt" und "Konto" über eine Schaltfläche namens Für DocuSign senden. Diese Schaltfläche kann verwendet werden, um Dokumente, die von den Kontakten unterzeichnet werden sollen, zu senden. Jeder Datensatz verfügt auch über eine entsprechende Liste, in der die Umschlagdetails aufgelistet werden.

So werden Dokumente für eSign gesendet

1. Klicken Sie auf die Module Leads, Accounts, Contacts oderDeals.
2. Klicken Sie auf einen Datensatz, an den Sie Dokumente senden möchten.
3. Klicken Sie auf der Detailseite des Datensatzes auf Für DocuSign senden.
   
4. Befolgen Sie im Pop-up-Fenster Vereinbarung mit DocuSign senden diese Schritte:

• Klicken Sie auf Dokumenthinzufügen, und wählen Sie eine Option aus, um das Dokument, das digital signiert werden soll, hochzuladen, oder wählen Sie das Dokument aus den verfügbaren Dateien im Modul "Documents" in CRM aus.
  Werden mehrere Dateien hinzugefügt, werden alle als ein einziges PDF-Dokument zusammengeführt.
  In den Modulen "Quotes", "Invoices", "Purchase Orders" und "Sales Orders" können Sie über Vorlageerstellen Vorlagen in CRM erstellen und zum Signieren versenden.
  
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Signierungsreihenfolge festlegen, falls erforderlich.
  Bei dieser Aktivierung haben Sie die Möglichkeit, die Reihenfolge für die jeweiligen Empfänger festzulegen.
• Wählen Sie die Empfänger aus, an die Sie die Dokumente für die Signatur senden möchten.
  Wenn mehrere Empfänger hinzugefügt werden, müssen die Dokumente von allen Personen in der angegebenen Reihenfolge signiert werden.
  Standardmäßig wird der Lead/Kontakt als Empfänger hinzugefügt.
• Geben Sie unter Nachricht an alle Empfänger die Nachricht ein, die in der E-Mail, die an die Empfänger gesendet wird, enthalten sein soll.
  
• Klicken Sie auf den Link Bearbeiten und navigieren Sie im Pop-up-Fenster ErweiterteOptionen wie folgt vor:
  • Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Automatische Erinnerungen senden.
  • Geben Sie die Anzahl der Tage an, nach denen das zu signierende Dokument nach der Aufforderung ablaufen soll.
  • Geben Sie die Anzahl der Tage an, nach denen der Kunde des Dokuments darüber informiert werden soll, dass das Dokument demnächst abläuft.
    
  • Klicken Sie auf Speichern.
• Klicken Sie auf Weiter, um das Dokument in der Vorschau anzuzeigen und das Feld "Signatur" in das Dokument einzufügen.
• Klicken Sie auf Jetzt senden.
  Die Dokumente werden an die Empfänger gesendet.

Dokumente mit CRM-Vorlagen erstellen

Zusätzlich zum Hochladen von Dokumenten in die Module "Quotes", "Invoices", "Purchase Orders" und "Sales Orders" können Sie über die Vorlagen in Zoho CRM Dokumente erstellen. Angebote, Rechnungen, Bestellungen und Aufträge werden als PDF-Dateien generiert. Verschiedene Vorlagen können nun für diese Dateitypen erstellt werden. Mit diesen Vorlagen kann beispielsweise ein Geschäftsabschluss zur Signatur übermittelt werden.

So erstellen Sie Dokumenten mit CRM-Vorlagen

1. Klicken Sie auf die Module Quotes, Invoices, Purchase Orders und Sales Orders.
2. Klicken Sie auf einen Datensatz, an den Sie Dokumente senden möchten.
3. Klicken Sie auf der Detailseite des Datensatzes auf Für DocuSign senden.
4. Befolgen Sie im Pop-up-Fenster Vereinbarung mit DocuSign senden diese Schritte:

• Klicken Sie auf Dokument erstellen> Über CRM-Vorlagen.
• Wählen Sie im Pop-up-Fenster eine Vorlage aus der Dropdown-Liste aus.
  
• Klicken Sie auf Erstellen.
  Das Dokument wird erstellt.

• Geben Sie die Details ein, und klicken Sie auf Jetzt senden. Siehe auch Dokumente mit DocuSign signieren

Anzeigen von Vereinbarungen, die einem Datensatz zugeordnet sind

So können Vereinbarungen, die einem Datensatz zugeordnet sind, angezeigt werden

1. Klicken Sie auf die Module Leads, Accounts, Contacts oderDeals.
2. Klicken Sie auf einen Datensatz, und greifen Sie auf die Liste der zugehörigen Umschläge zu.
   Sie können die Umschläge und den Status des Dokuments anzeigen.

DocuSign deinstallieren

Wenn Sie die DocuSign-Erweiterung deinstallieren möchten, beachten Sie bitte, dass bei der Deinstallation alle Daten gelöscht und nicht wiederhergestellt werden können.

So deinstallieren Sie DocuSign

1. Navigieren Sie zu Setup > Marketplace > Alle.
   Alle installierten Erweiterungen werden aufgelistet. Unter Alle Erweiterungen können Sie alle von CRM unterstützten Erweiterungen anzeigen.
2. Suchen Sie nach DocuSign, und klicken Sie auf den entsprechenden Link Deinstallieren.
   
3. Klicken Sie auf OK, um zu bestätigen.
   Alle Daten im Zusammenhang mit DocuSign werden gelöscht.