Es gibt einige grundlegende Einstellungen, die Sie vornehmen müssen, bevor Sie mit der Synchronisierung der Kontakte, Aufgaben und Kalendereinträge beginnen können.

Beim Zoho CRM-Plug-in anmelden

Mit Zoho CRM-Anmeldedaten anmelden

Zunächst müssen Sie sich beim Zoho CRM-Plug-in mit Ihren Zoho CRM-Anmeldedaten anmelden. Sie können auch Ihre Anmeldedaten für Google Apps, Google, Yahoo oder Facebook verwenden, jedoch mit einem anderen Passwort. Siehe auch Mit anderen Anmeldedaten anmelden

So melden Sie sich beim Zoho CRM-Plug-in an

1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Zoho CRM > Anmelden.
   
2. Geben Sie im Dialogfeld Anmelden die/den E-Mail/Benutzernamen und das Passwort Ihres Kontos bei Zoho ein.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern, wenn Sie sich bei der nächsten Sitzung automatisch bei Zoho CRM anmelden möchten.
   
4. Klicken Sie auf Anmelden. Nach der Anmeldung sind die Optionen des Zoho CRM-Plug-ins aktiviert.
   

Beim Zoho CRM-Plug-in anmelden, wenn die Zwei-Faktor-Authentisierung aktiviert ist

Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme, bei der Ihr Mobiltelefon zum Schutz Ihres Kontos bei Zoho verwendet wird. Wenn Sie die 2FA aktiviert haben, können Sie anwendungsspezifische Passwörter festlegen. Legen Sie ein Passwort für die Anmeldung beim Zoho CRM-Plug-in für MS Outlook fest.

So melden Sie sich beim Zoho CRM-Plug-in an, wenn die Zwei-Faktor-Authentisierung aktiviert ist

1. Navigieren Sie zu https://accounts.zoho.com
2. Klicken Sie auf den Link Zwei-Faktor-Authentisierung.
3. Klicken Sie auf der Seite Zwei-Faktor-Authentisierung auf Anwendungsspezifische Passwörter verwalten.
4. Gehen Sie im Pop-up-Fenster AnwendungsspezifischePasswörter wie folgt vor:
   • Geben Sie den Geräte- (oder) App-Namen in das Textfeld ein.
     
   • Geben Sie das Aktuelle Passwort ein, das für die Anmeldung bei Zoho verwendet wird.
   • Klicken Sie auf Generieren. Ein zufälliges Passwort wird generiert.
     Sie können die E-Mail-Adresse, die zum Anmelden bei Zoho verwendet wird, und dieses generierte Passwort verwenden, um sich beim Zoho CRM-Plug-in für MS Outlook anzumelden.

Mit Google Apps-, Google-, Yahoo- oder Facebook-Anmeldedaten anmelden

Benutzer, die Anmeldedaten von Google, Google Apps, Yahoo oder Facebook nutzen, um sich bei Zoho CRM anzumelden, können auch das Plug-in für MS Outlook verwenden, jedoch mit anderen Anmeldedaten. Sie können diese E-Mail-Adresse verwenden, müssen jedoch ein neues Passwort generieren, um das Zoho CRM-Plug-in zu verwenden.

So melden Sie sich beim Zoho CRM-Plug-in an, wenn Sie die Anmeldedaten für Google Apps, Google, Yahoo oder Facebook für die Anmeldung bei Zoho CRM verwenden

1. Navigieren Sie zu https://crm.zoho.com
2. Klicken Sie auf der Seite Anmelden auf den Link Passwortvergessen.
   
3. Geben Sie auf der Seite Passwort zurücksetzen die registrierte E-Mail-Adresse von Google Apps, Google, Yahoo, Facebook ein, die Sie zur Anmeldung bei Zoho CRM verwenden.
4. Geben Sie die Zeichen für die Bildüberprüfung ein, und klicken Sie auf Anfordern.
   Eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
5. Setzen Sie das Passwort zurück, und verwenden Sie es zusammen mit der E-Mail-Adresse, die bei Google Apps, Google, Yahoo oder Facebook registriert ist, um sich bei Zoho CRM anzumelden.

Kategorien und Ordner für Kontakte, Aufgaben und Kalender einrichten

Wenn Sie eine Synchronisierung von Kontakten, Aufgaben oder dem Kalender (Ereignissen) einrichten, können Sie die Kategorie und den Ordner festlegen, von der/dem aus die Datensätze synchronisiert werden sollen. Siehe auch Datensätze als Zoho kategorisieren

So richten Sie eine Kategorie und einen Ordner für Kontakte ein

1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Zoho CRM > Einstellungen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf die Registerkarte Kontakte.
   
3. Wählen Sie einen Ordner aus Kontaktordner aus.
   Die Datensätze werden nur von dem ausgewählten Ordner aus synchronisiert.
4. Wählen Sie für die Option Kategorie wählen die gewünschten Kategorien aus, um nur die Datensätze unter dieser Kategorie zu synchronisieren.
   Standardmäßig ist die Kategorie Zoho ausgewählt, um nur die Datensätze zu synchronisieren, die zur Kategorie "Zoho" gehören. Sie können das Kontrollkästchen "Zoho" nicht deaktivieren.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen in Outlook-Kontakten automatisch mit Zoho CRM synchronisieren.
   Nach dem Aktivieren dieser Option werden Kontakte aus MS Outlook automatisch in Zoho CRM synchronisiert.
6. Wählen Sie im Abschnitt Den Typ der Zoho CRM-Kontakte auswählen, die mit Outlook synchronisiert werden sollen je nach Bedarf eine der folgenden Optionen aus:
   • Alle Kontakte: Bezieht sich auf die Kontakte, die Sie und Ihre Untergebenen in Ihrer Rollenhierarchie besitzen, sowie auf Kontakte, die mit Ihnen über Datenfreigaberegeln und Gebiete geteilt werden. (D. h. Kontakte in der Ansicht Alle Kontakte in Zoho CRM.)
   • Kontakte, die in meinem Besitz sind: Bezieht sich auf Kontakte, die in Ihrem Besitz sind (d. h. Kontakte in der Ansicht Meine Kontakte in Zoho CRM)
   Das gleiche gilt für Aufgaben und Ereignisse.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Mail-Einstellungen konfigurieren

Auf der Registerkarte "E-Mails" können Sie die Einstellungen für ausgehendeE-Mails und für die OptionE-Mailhinzufügen im Plug-in konfigurieren.

Einstellungen für ausgehende E-Mails: Sie können festlegen, ob die ausgehenden E-Mails automatisch zum Kontakt in Zoho CRM hinzugefügt werden sollen.

E-Mail-Einstellungen hinzufügen: Auf Grundlage der E-Mail-Adresse des Empfängers wird der richtige Kontakt oder Lead in Zoho CRM gesucht und die E-Mail dem entsprechenden Datensatz zugewiesen. Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht mit einem Datensatz im CRM übereinstimmt, können Sie automatisch einen Datensatz erstellen und ihm die E-Mail zuweisen. Sie können festlegen, ob die E-Mail einem Kontakt oder einem Lead in Zoho CRM zugewiesen werden soll.

So konfigurieren Sie die E-Mail-Einstellungen

1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Zoho CRM > Einstellungen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf die Registerkarte E-Mails.
3. Gehen Sie für ausgehende E-Mails wie folgt vor:
   • Wählen Sie einen Ordner "Gesendete Elemente" aus, in dem ausgehende E-Mails gespeichert werden.
   • Aktivieren Sie erforderlichenfalls das Kontrollkästchen Ausgehende E-Mails automatisch zu Zoho CRM hinzufügen.
4. Aktivieren Sie erforderlichenfalls für die E-Mail-Einstellung folgende Kontrollkästchen:
   • Die E-Mail-Adresse des Empfängers in den Kontakten suchen und die gesendete E-Mail dem/den übereinstimmenden Kontakt(en) zuweisen.
   • Die E-Mail-Adresse des Empfängers in Leads suchen und die gesendete E-Mail dem/den übereinstimmenden Lead(s) zuweisen.
     Wenn es keine passenden Leads/Kontakte gibt, dann wählen Sie Kontakte oder Leads aus der Dropdown-Liste aus, um einen neuen Datensatz zu erstellen.
     
     
5. Klicken Sie auf Speichern.

Konfliktlösungseinstellungen konfigurieren

Die Konfliktlösungseinstellungen werden verwendet, wenn es während der Synchronisierung doppelte Datensätze mit einem Konflikt in den Feldwerten gibt. Auf diese Datensätze mit Konflikten wird dann die ausgewählte Option angewendet, wenn die Datensätze aktualisiert werden. Beachten Sie, dass diese Optionen nicht angewendet werden, wenn neue Datensätze hinzugefügt werden.

So konfigurieren Sie Konfliktlösungseinstellungen

1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Zoho CRM > Einstellungen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf die Registerkarte Konfliktlösung.
3. Wählen Sie unter folgenden Optionen eine Konfliktlösung aus:
   • Eine Popup-Meldung hilft mir bei der Entscheidung: Sie können manuell auswählen, welche Informationen hinzugefügt werden müssen.
   • MS Outlook hat Vorrang: Die Werte von MS Outlook überschreiben die Zoho CRM-Werte.
   • Zoho hat Vorrang: Die Werte von Zoho CRM überschreiben die MS Outlook-Werte.
     
     
4. Klicken Sie auf Übernehmen > Speichern.