Wenn Sie das Zoho CRM-Plug-in für Microsoft Outlook verwenden, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Datensätze zur Kategorie "Zoho" hinzufügen
• Entfernung von Datensätzen aus der Kategorie "Zoho"
• Automatische (1-Wege-)Synchronisierung von Kontakten, Aufgaben und Kalendereinträgen aus MS Outlook in Zoho CRM
• Export von Kontakten, Aufgaben und Kalendern (Ereignissen) aus MS Outlook in Zoho CRM
• Hinzufügen von E-Mails zu Leads, Kontakten und Potenziellen Kunden in Zoho CRM
• Hinzufügen von E-Mails als Fälle zu Zoho CRM

Datensätze als "Zoho" kategorisieren

In Microsoft Outlook können Sie Kontakte, Aufgaben und Kalendereinträge in Kategorien gruppieren. Wenn Sie Datensätze Kategorien zuweisen, können Sie die Datensätze besser nach Kategorien sortieren und dann anzeigen. Mit dem Zoho CRM-Plug-in erhalten Sie eine weitere Kategorie, nämlich Zoho. Sie können diese Kategorie bei der Synchronisierung von Datensätzen mit Zoho CRM verwenden. Siehe auch Plug-in-Einstellungen konfigurieren

So markieren Sie Datensätze unter der Kategorie "Zoho"

1. Wählen Sie Kontakte, Aufgaben oder Kalendereinträge aus.
   Beachten Sie, dass die Datensätze aus dem entsprechenden Ordner ausgewählt werden sollten, den Sie unter Ordnereinstellungen festgelegt haben. Siehe auch Synchronisierungseinstellungen konfigurieren
2. Klicken Sie auf Startseite > Kategorisieren.
3. Aktivieren Sie in der Liste der Kategorien das Kontrollkästchen Zoho.
   Der Datensatz wird unter der Kategorie "Zoho" markiert.
   Ebenso können Sie die Kategorie entfernen, indem Sie das Kontrollkästchen deaktivieren.
   

Kontakte, Aufgaben und Kalender synchronisieren

Durch die 1-Wege-Synchronisierung werden Kontakte, Aufgaben und Kalendereinträge aus MS Outlook zu Zoho CRM gepusht. Es ist sinnvoll, Ihre Daten sowohl in Zoho CRM als auch in MS Outlook auf dem aktuellen Stand zu halten. Auf diese Weise lassen sich auf Datendubletten vermeiden. Die Datensynchronisierung kann entweder manuell oder automatisch erfolgen.

Kontaktsynchronisierung – Feldzuweisung

Synchronisierung von Aufgaben – Feldzuordnung

Kalendersynchronisierung – Feldzuweisung

Synchronisierung von Ereignisteilnehmern

Bei der Synchronisierung von Ereignissen aus Microsoft Outlook in Zoho CRM werden die Ereignisteilnehmer aus Outlook automatisch als Ereignisteilnehmer in Zoho CRM synchronisiert. Die auf diese Weise synchronisierten Teilnehmer werden dem Ereignis je nachdem als Kontakte, Leads oder Zoho CRM-Benutzer zugewiesen. Wenn die Teilnehmer zu keiner dieser Gruppen zählen, dann wird im Abschnitt Teilnehmer nur die E-Mail-Adresse des Teilnehmers angezeigt.

Auch wenn Sie Ereignisse aus Zoho CRM in Microsoft Outlook synchronisieren, werden die Ereignisteilnehmer bei der Synchronisierung automatisch in Outlook als Ereignisteilnehmer aufgenommen.

Sollte es Duplikate in den von Microsoft Outlook zu Zoho CRM synchronisierten E-Mail-Adressen geben, gilt folgende Rangfolge der Prioritäten:

• Kontakte
• Leads
• Zoho CRM-Benutzer

Wenn die E-Mail-ID eines Teilnehmers in Zoho CRM sowohl als Kontakt als auch als Lead vorhanden ist, weist Zoho CRM den Kontakt dem Ereignis als Teilnehmer zu und ignoriert den Lead. Das liegt daran, dass ein Kontakt die höchste Priorität hat.

Wenn zwei Kontakte in Zoho CRM dieselbe E-Mail-Adresse wie ein Teilnehmer haben, dann wird der Kontakt, der in Zoho CRM zuerst erstellt wurde, dem Ereignis als Teilnehmer zugewiesen.

So aktivieren Sie die automatische Synchronisierung

1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Zoho CRM > Einstellungen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf die Registerkarte Kontakte/Aufgaben/Kalender.
   
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen in Outlook Kontakten/Aufgaben/Terminen automatisch mit Zoho CRM synchronisieren.
4. Klicken Sie auf Speichern.
   Die Änderungen, die an den Datensätzen vorgenommen wurden, bevor Sie die automatische Synchronisierungsoption aktiviert haben, müssen manuell synchronisiert werden.

So synchronisieren Sie Kontakte, Aufgaben und Kalendereinträge manuell

1. Melden Sie sich von Microsoft Outlook aus bei Zoho CRM an.
2. Klicken Sie im Zoho CRM-Plug-in auf Kontakt/Aufgabe/Kalendersynchronisieren.
   Die Synchronisierung wird automatisch gestartet. Auf Grundlage der jeweiligen Synchronisierungseinstellungen werden die Datensätze aktualisiert.
   

E-Mails als Fälle zu Zoho CRM hinzufügen

Sie können kundenspezifische E-Mail-Nachrichten von Microsoft Outlook als Fall zu Zoho CRM hinzufügen. Vor dem Hinzufügen der E-Mail-Nachrichten müssen Sie sicherstellen, dass der entsprechende Kontakt zur E-Mail in Zoho CRM vorhanden ist.

So fügen Sie E-Mail-Nachrichten als Fälle zu Zoho CRM hinzu

1. Wählen Sie Posteingang in der Seitenleiste oder den Ordner aus, der die E-Mails enthält, die zu Zoho CRM hinzugefügt werden sollen.
2. Wählen Sie die kundenspezifische E-Mail aus dem Posteingang oder dem benutzerdefinierten E-Mail-Ordner aus.
3. Klicken Sie im Zoho CRM-Plug-in auf Fall hinzufügen.
   
4. Wählen Sie im Dialogfeld Fall hinzufügen einen Status aus der Dropdown-Liste aus.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhänge, wenn zusammen mit der E-Mail auch Anhänge hinzugefügt werden sollen.
   • Suchen Sie Datensätze auf der Grundlage bestimmter Kriterien, und fügen Sie dann die E-Mail als Fall zu den ausgewählten Datensätzen hinzu.
     
     
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   Die E-Mail wird Zoho CRM als Fall hinzugefügt.

E-Mail zu Zoho CRM hinzufügen

Sie können die E-Mail-Nachrichten, die Sie in Microsoft Outlook empfangen, den Datensätzen von Leads, Kontakten oder potenziellen Kunden in Zoho CRM zuweisen. Vor dem Hinzufügen der E-Mail-Nachrichten müssen Sie sicherstellen, dass der entsprechende Kontakt zur E-Mail in Zoho CRM vorhanden ist. Wenn nicht, werden E-Mails auf Grundlage der E-Mail-Einstellungen mit den Datensätzen im CRM verknüpft. Es gibt vier Möglichkeiten, E-Mails zum CRM hinzuzufügen:

Option E-Mail hinzufügen

• Wenn Sie auf diese Option klicken, wird die ausgewählte E-Mail (empfangen oder gesendet) dem Lead/Kontakt auf Grundlage der festgelegten E-Mail-Einstellungen hinzugefügt.

Option E-Mail suchen und hinzufügen

• Sie können Datensätze nach Kriterien durchsuchen und die E-Mail (empfangen oder gesendet) zu den entsprechenden Datensätzen hinzufügen.
• Diese Option kann verwendet werden, um E-Mails potenziellen Kunden zuzuordnen.
• E-Mails werden nicht auf Grundlage der E-Mail-Einstellungen zugeordnet. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Modul zu wählen.

Ausgehende E-Mails automatisch hinzufügen

• Eine E-Mail wird beim Senden über MS Outlook automatisch dem entsprechenden Kontakt in Zoho CRM hinzugefügt.
  • Die gesendete E-Mail wird nur dann in Zoho CRM hinzugefügt, wenn sie in dem in den E-Mail-Einstellungen angegebenen Ordner "Gesendet" verfügbar ist.  Siehe auch E-Mail-Einstellungen konfigurieren
  • Der Kontakt, an den die E-Mail gesendet wird, muss in dem in den Kontakteinstellungen festgelegten Ordner und in der entsprechenden Kategorie aufgeführt sein. Siehe auch Kategorie- und Ordnereinstellungen einrichten
• Für Nutzer von IMAP-Konten wird die E-Mail den Datensätzen in Zoho CRM möglicherweise nicht automatisch zugeordnet, wenn die Option "Gesendete Elemente im Ordner Gesendete Elemente auf diesem Computer speichern" in den MS Outlook-Einstellungen nicht aktiviert wurde. So aktivieren Sie die Option:
  1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen von MS Outlook.
  2. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Gesendete Elemente.
  3. Aktivieren Sie die Option "Gesendete Elemente im Ordner Gesendete Elemente auf diesem Computer speichern".
  4. Klicken Sie auf OK.
     

Option Senden und Hinzufügen im Fenster "Erstellen"

• Sie können eine E-Mail an ihren Kunden verfassen und sie beim Senden zu Zoho CRM hinzufügen.
• Diese Option kann verwendet werden, um E-Mails potenziellen Kunden zuzuordnen.
  
  

So fügen Sie E-Mails zu Zoho CRM hinzu (Option zum Hinzufügen von E-Mails)

1. Wählen Sie den Ordner aus, der die E-Mails enthält, die zu Zoho CRM hinzugefügt werden sollen.
2. Wählen Sie die kundenspezifische E-Mail aus dem Ordner aus.
3. Klicken Sie im Zoho CRM-Plug-in auf E-Mail hinzufügen.
   Die ausgewählte E-Mail wird auf Grundlage der E-Mail-Einstellungen zu dem Lead/Kontakt in Zoho CRM hinzugefügt.
   

So fügen Sie E-Mails zu Zoho CRM hinzu (Option zum Suchen und Hinzufügen von E-Mails)

1. Wählen Sie den Ordner aus, der die E-Mails enthält, die zu Zoho CRM hinzugefügt werden sollen.
2. Wählen Sie die kundenspezifische E-Mail aus dem Ordner aus.
3. Klicken Sie im Zoho CRM-Plug-in auf E-Mail suchen und hinzufügen.
   
4. Wählen Sie im Dialogfeld E-Mail hinzufügen ein Modul (Leads, Contacts, Potentials) aus der Dropdown-Liste aus.
   Wenn Sie "Potentials" auswählen, steht ein weiteres Feld zur Verfügung, und zwar "Kriterien" (zum Durchsuchen von Datensätzen).
   Sie müssen entweder die E-Mail-Adresse oder den Namen des potenziellen Kunden auswählen, um die Datensätze zu durchsuchen. Bei Auswahl der E-Mail-Adresse werden die Kontakte mit der entsprechenden E-Mail-Adresse in Zoho CRM durchsucht und die mit den entsprechenden Kontakten verknüpften Datensätze potenzieller Kunden aufgeführt.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhänge, wenn Anhänge zusammen mit der E-Mail hinzugefügt werden sollen. Sie können auch Folgendes tun:
   • Durchsuchen Sie Datensätze auf Grundlage eines bestimmten Kriteriums. Die übereinstimmenden Datensätze werden aufgelistet.
     
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   Die E-Mail wird den ausgewählten Leads/Kontakten/potenziellen Kunden hinzugefügt.