Verwenden der Gmail-API
Zoho CRM bietet eine Vielzahl an E-Mail-Optionen, die von den Benutzern je nach ihren Anforderungen ausgewählt werden können. Eine solche Option ist das Zoho Mail-Add-on. Mit dem Zoho Mail-Add-on können Sie Ihren E-Mail-Client innerhalb von Zoho CRM konfigurieren, und zwar über eines der beiden Protokolle POP3 oder IMAP oder über die Gmail-API.
IMAP – ermöglicht Ihnen das Arbeiten mit E-Mails, ohne sie zunächst auf den Computer herunterzuladen. IMAP erlaubt das Speichern von E-Mails auf Remote-Servern. Mit diesem Zwei-Wege-Protokoll können Sie auch die E-Mails zwischen mehreren Geräten synchronisieren.
POP3 – POP lädt E-Mails auf Ihren Computer herunter und löscht die E-Mails in der Regel vom Remote-Server. Dieses Protokoll erlaubt keine Synchronisierung von E-Mails zwischen mehreren Geräten. Wenn Sie Ihre E-Mails auf mehr als einem Gerät lesen, könnten gelesene E-Mails als ungelesen angezeigt werden, ohne Angabe, welche E-Mails Sie gelöscht, gelesen oder gekennzeichnet haben. Die Ordner, die Sie auf einem Gerät erstellt haben, werden auf den anderen Geräten nicht repliziert.
Gmail-API – für Gmail-Benutzer ist die Gmail-API die beste Wahl für den autorisierten Zugriff auf die Gmail-Daten eines Benutzers. Bei diesem Vorgang werden keine E-Mails in der Drittanbieter-Datenbank gespeichert, was bei Ihren E-Mails für mehr Sicherheit und erhöhten Datenschutz sorgt.
Gmail-Benutzer können ihre E-Mails innerhalb von Zoho CRM mit einer dieser Methoden abrufen.
Ein Hauptunterschied bei der Verwendung des POP3-/IMAP-Protokolls liegt darin, dass die E-Mails in der Zoho CRM-Datenbank gespeichert werden. Bei Verwendung der Gmail-API werden die E-Mails nicht in der Zoho CRM-Datenbank gespeichert. Alle in Ihrem Konto angezeigten E-Mails werden direkt über APIs von den Gmail-Servern aufgerufen.
Nur wenn MailMagnet aktiviert ist, werden einige Details der E-Mail gespeichert, darunter die E-Mail-ID (alphanumerische ID), die Absenderadresse und die Empfangszeit.
Nach dem Einrichten des Gmail-Kontos mit der Gmail-API haben Sie folgende Möglichkeiten:
- E-Mails senden und empfangen
- E-Mails im Kontext zusammen mit den Kontaktdaten anzeigen
- E-Mails mit anderen Benutzern von Zoho CRM teilen
- E-Mails nach drei Kategorien in Ihrem Gmail-Konto trennen: Geschäftsabschlüsse in diesem Monat (CTM), offene Deals und Kunden
Verfügbarkeit
Berechtigung erforderlich: Im jeweiligen Benutzerprofil muss die Berechtigung Zoho Mail-Integration aktiviert sein.
Gmail-Konto einrichten
So richten Sie ein Gmail-Konto ein
- Klicken Sie in Zoho CRM auf Setup > Persönliche Einstellungen > E-Mail-Einstellungen > Gmail-API.
- Klicken Sie auf Authentifizieren, um zu beginnen.
- Geben Sie im Popup-Fenster die E-Mail-Adresse und das Passwort für Ihr Gmail-Konto ein, und klicken Sie auf Anmelden.
- Überprüfen Sie im Popup-Fenster die Details für die Zugriffsberechtigung, und klicken Sie auf Zugriff.
- Wählen Sie eine der E-Mail-Freigabeberechtigungen aus.(In der Tabelle unten finden Sie weitere Details.)
Je nach der ausgewählten Option sind die E-Mail-Adressen der Kontakte in Ihrem CRM-Konto für andere Benutzer zugänglich. - Aktivieren Sie MailMagnet, wenn Sie Benachrichtigungen über eingehende E-Mails von Kunden erhalten möchten.
- Aktivieren Sie bei Bedarf E-Mails im Posteingang kennzeichnen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn MailMagnet im vorherigen Schritt aktiviert wurde.
In Ihrem Gmail-Konto werden drei Kennzeichnungen erstellt. E-Mails von Kontakten werden je nach den Kriterien unter diesen Kennzeichnungen kategorisiert.- Geschäftsabschlüsse in diesem Monat (CTM) – Kontakte, bei denen im laufenden Monat mindestens ein Abschluss ansteht.
- Offene Deals – Kontakte, für die mindestens ein Deal ansteht. Dies umfasst keine Kontakte mit Deals, die im laufenden Monat abgeschlossen werden.
- Kunden – Kontakte, für die mindestens ein erfolgreicher und abgeschlossener Deal vorliegt. Dies umfasst keine E-Mails, die unter die beiden oben genannten Kategorien fallen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis:
- Sie können die Gmail-API-Konfiguration jederzeit deaktivieren. Da die E-Mails nicht in der Zoho CRM-Datenbank gespeichert werden, sind sie bei Deaktivierung nicht auf der Detailseite des Datensatzes verfügbar.
- Die E-Mails werden alle 10 Minuten in Ihrem Gmail-Konto nach Kennzeichnungen sortiert.
- Beim Verschieben von E-Mails zu einer der drei Kennzeichnungen werden sie im Posteingang gelöscht.
- Wenn E-Mails von einer Kennzeichnung zu einer dieser drei Kennzeichnungen verschoben werden, wird eine Kopie der E-Mail auch unter der übergeordneten Kennzeichnung verfügbar gemacht.
- Kennzeichnungen für den Posteingang können nur aktiviert werden, wenn MailMagnet aktiviert ist.
Häufig gestellte Fragen
1. Was passiert, wenn ich die Gmail-API in Zoho CRM deaktiviere?
Wenn Sie die Gmail-API deaktivieren, werden Sie innerhalb von Zoho CRM von Gmail abgemeldet. E-Mails werden nicht mehr mit Datensätzen verknüpft und unter "Verknüpfte Listen" angezeigt.