Workflow-Management hilft Ihnen, Vertrieb, Marketing und Support zu automatisieren. Sie können Benutzern auf Grundlage der in den Regeln definierten Kriterien automatisch Aufgaben zuweisen und bestimmte Felder aktualisieren.  Die Workflow-Automatisierung besteht aus folgenden Komponenten:

• Workflow-Regeln: Regeln, die ausgeführt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
• E-Mail-Benachrichtigungen : Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, die beim Auslösen einer Workflow-Regel gesendet werden.
• Aufgaben: Aufgaben, die dem Benutzer zugewiesen werden, wenn Workflow-Regeln ausgelöst werden.
• Feldaktualisierungen: Automatische Aktualisierung der angegebenen Feldwerte, wenn Workflow-Regeln ausgelöst werden.
• Webhooks: Einseitige Kommunikation mit Fremdanwendungen, bei der immer, wenn ein Ereignis in Zoho CRM auftritt, eine Instant-Web-Benachrichtigung gesendet wird.
• Funktionen in Workflows: Entwicklung von Deluge-Skripts, um eine Antwort von anderen Anwendungen zu empfangen und CRM-Module zu aktualisieren, wenn die Workflow Kriterien erfüllt werden.

Workflow-Regeln sind nur dann wirksam, wenn sie mit E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben und Feldaktualisierungen verknüpft sind. Wenn eine Regel ausgelöst wird, werden auch die mit der Regel verknüpften Warnungen, Aufgaben und Feldaktualisierungen ausgelöst. Um beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen an die Empfänger zu senden, müssen Sie der Regel immer einen Alarm zuordnen. Sie können Workflow-Aufgaben auch einer Regel zuordnen, um Benutzern Arbeit zuzuweisen.

Ein Beispiel für die Workflow-Regel in Zoho CRM ist die Big-Deal-Warnung-Regel. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Verkaufsbetrag und die Wahrscheinlichkeit, die Geschäftsmöglichkeit zu gewinnen, einen signifikanten Wert überschreiten. Wenn diese Regel ausgelöst wird, wird eine Benachrichtigung an die Geschäftsleitung und andere Kollegen in Ihrem Vertriebsteam gesendet. Sie können diese Regel und ihre Kriterien bearbeiten, um Ihre eigene Big-Deal-Warnung zu definieren.

Vorteile

• Verbesserte Effizienz, da manuelle Vorgänge bei der Aufgabenzuweisung entfallen.
• Reduzierung der Betriebskosten.
• Verbesserung der Unternehmensprozesse durch standardisierte Arbeitsmethoden.