Zusammenfassung

• Das Workflow Management hilft Ihnen, Prozesse in Vertrieb, Marketing und Support zu automatisieren. Es beinhaltet Folgendes:
  • Workflow-Regeln: Regeln, die ausgeführt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
  • Workflow-Warnungen: Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, die beim Auslösen einer Workflow Regel gesendet werden.
  • Workflow-Aufgaben: Aufgaben, die dem Benutzer zugewiesen werden, wenn Workflow-Regeln ausgelöst werden.
  • Workflow-Feldaktualisierungen: Automatische Aktualisierung der angegebenen Feldwerte, wenn Workflow-Regeln ausgelöst werden.
  • Benutzerdefinierte Funktionen:  Entwicklung von Deluge-Skripts, um eine Antwort von anderen Anwendungen zu empfangen und CRM-Module zu aktualisieren, wenn die Workflow Kriterien erfüllt werden.
• Geben Sie beim Erstellen einer Workflow-Regel die folgenden Details an:
  • Grundlegende Details: Details zu der Datensatzart, für die die Regel gilt, den Regelname und die Beschreibung und Option zur Aktivierung der Regel.
  • Ausführungskriterien: Kriterien, die festlegen, durch welche Art von Datensätzen die Regel ausgelöst werden soll. D. h. Datensätze, die erstellt, geändert, erstellt & geändert werden oder Datensätze, für die bestimmte Felder aktualisiert werden.
  • Regelkriterien: Kriterien, die ein Datensatz erfüllen muss, um die Regel auszulösen.
  • Sofortige Aktionen: Warnmeldungen, Aufgaben und Feldaktualisierungen, die sofort nach Ausführung der Regel ausgelöst werden.
  • Zeitbasierte Aktionen: Warnmeldungen, Aufgaben und Feldaktualisierungen, die basierend auf einer definierten Zeit ausgelöst werden.
• Eine Aktion in einer Workflow-Regel kann Workflow-Warnungen, Workflow-Aufgaben und Aktualisierungen von Workflow-Feldern für bestimmte Datensatztypen wie "Leads", "Kontakte" und "Interessenten" beinhalten.
• Es gibt zwei Arten von Aktionen in einer Workflow-Regel:
  • Sofortige Aktionen: Warnmeldungen, Aufgaben und Feldaktualisierungen, die sofort nach Ausführung der Regel ausgelöst werden.
  • Zeitbasierte Aktionen: Warnmeldungen, Aufgaben und Feldaktualisierungen, die basierend auf einer definierten Ausführungszeit ausgelöst werden.
• Workflow-Alarme sind E-Mail-Benachrichtigungen, die an folgende Empfänger gehen können:
  • Kunden: über die E-Mail-Felder im Modul
  • Benutzer im CRM-Konto: durch Auswahl der Gruppen, Rollen, Rollen & Untergebenen
  • Datensatzeigentümer und -ersteller: durch Anklicken der entsprechenden Kontrollkästchen
  • Andere Empfänger: durch Angabe der E-Mail-Adresse im Feld "Zusätzliche Empfänger".
• Workflow-Aufgaben können dem Benutzer in Ihrem Unternehmen zugeordnet werden. Mit der Option "Zugewiesene Person erinnern" können Sie den Datensatzeigentümer (per E-Mail oder Popup) zur Aufgabe auffordern.
• Workflow-Feldaktualisierungen können verwendet werden, wenn Sie bestimmte Feldwerte in den Datensätzen aktualisieren möchten, wenn die zugehörige Regel ausgelöst wird.

Checkliste

Bevor Sie Workflow-Regeln verwenden, lesen Sie bitte die folgende Checkliste:

Wichtige Hinweise

Tagesgrenzwerte

Fälle, in denen zeitbasierte Aktionen neu geplant werden

Fälle, in denen zeitbasierte Aktionen NICHT neu geplant oder gelöscht werden

Wichtige Hinweise:

• Bei der Verwendung von Workflow-Regeln werden nicht unbedingt alle Warnungen und Aufgaben aufgelistet. Wenn die Regel für Leads gilt, stehen nur die für Leads erstellten Feldaktualisierungen, Aufgaben und Warnungen für die Zuordnung zur Verfügung.
• Sie können maximal 5 zeitbasierte Aktionen für eine Workflow-Regel erstellen.
• Jede zeitbasierte Aktion kann maximal 5 Warnungen, 5 Aufgaben und 3 Feldaktualisierungen enthalten.
• Wenn die Option E-Mail-Abmeldung aktiviert ist, werden E-Mails nicht an die Kunden gesendet.
• Für die Workflow-Management-Funktion wird die Zeitzone des Unternehmens bei der Berechnung eines Tages berücksichtigt. Wenn die Zeitzone nicht definiert ist, wird die Zeitzone des Superadministrators berücksichtigt.
• Zeitbasierte Aktionen sind nicht minutenbasiert. Zeitbasierte Aktionen werden unter Umständen mit einer Verzögerung von einigen Minuten ausgelöst.
• Wenn die E-Mail-Warnungen das Limit für den Tag erreichen, werden alle verbleibenden E-Mails für diesen Tag nicht gesendet.
• Wenn die berechnete Ausführungszeit eine Zeit in der Vergangenheit ist, wird die Aktion sofort ausgelöst. Zeitbasierte Aktionen werden unter Umständen mit einer Verzögerung von einigen Minuten ausgelöst.

Hinweise zu den Tagesgrenzwerten:

• (Anz. der Benutzer x 100) oder 5.000, je nachdem, welcher Wert niedriger ist, gilt als Tageshöchstgrenze für den Versand von E-Mails über Worflow-Warnungen.
• (Anz. der Benutzer x 50) oder 1.000, je nachdem, welcher Wert niedriger ist, gilt als Tageshöchstgrenze für die Ausführung von zeitbasierten Aktionen (einschließlich Warnungen, Aufgaben und Feldaktualisierungen).
• Pro Stunde werden maximal 300 Aktionen ausgelöst. Wenn es mehr als 300 Aktionen pro Stunde gibt, werden die restlichen Aktionen in der nächsten Stunde ausgeführt.
• Der Superadministrator Ihres CRM-Kontos wird benachrichtigt, wenn der Grenzwert für Workflow-E-Mail-Warnungen für den Tag überschritten wird.
• Die Tagesgrenzwerte (z. B.: E-Mail-Grenzwert) werden nach PST berechnet.

Fälle, in denen zeitbasierte Aktionen neu geplant werden:

• Die Ausführungskriterien für die Regel sind entweder Bearbeiten oder Erstellen oder Bearbeiten. Wenn die Regelkriterien für einen Datensatz erfüllt sind, werden die sofortigen Aktionen ausgelöst und zeitbasierte Aktionen für den Datensatz geplant.
  Wenn ein Benutzer den Datensatz bearbeitet und die Regelkriterien nicht erfüllt sind, werden die zuvor zeitbasierten Aktionen gelöscht. Wenn der Datensatz erneut bearbeitet wird und die Kriterien erfüllt sind, werden die zeitbasierten Aktionen neu geplant.
• Für zeitbasierte Aktionen kann die Ausführungszeit auch auf dem benutzerdefinierten Feld "Datum & Uhrzeit" basieren. Wenn ein Regelkriterium für einen Datensatz erfüllt ist, werden die sofortigen Aktionen ausgelöst und zeitbasierte Aktionen für den Datensatz geplant.
  Wenn ein Benutzer den Datensatz bearbeitet, um den Wert des Felds "Datum & Uhrzeit" zu ändern, werden die zeitbasierten Aktionen gemäß dem neuen Datum-&-Uhrzeit-Wert neu geplant.

Fälle, in denen zeitbasierte Aktionen nicht neu geplant oder gelöscht werden:

1. Die Ausführungskriterien für die Regel sind entweder Bearbeiten oder Erstellen oder Bearbeiten. Wenn die Regelkriterien für einen Datensatz erfüllt sind, werden die sofortigen Aktionen ausgelöst und zeitbasierte Aktionen für den Datensatz geplant.
   Wenn ein Benutzer den Datensatz bearbeitet, aber die Regelkriterien nicht erfüllt sind, werden die zeitbasierten Aktionen nicht erneut geplant.
2. Wenn ein Lead konvertiert wird, werden alle zeitbasierten Aktionen, die für den Datensatz geplant sind, gelöscht.
3. Wenn die Enterprise Edition auf die Free Edition herabgestuft wird, werden alle zeitbasierten Aktionen, die für den Datensatz geplant sind, gelöscht.
4. Wenn Datensätze gelöscht werden, werden auch alle für den Datensatz geplanten zeitbasierten Aktionen gelöscht. Wenn die gelöschten Datensätze wiederhergestellt werden, werden die zeitbasierten Aktionen nicht neu geplant.