Die Kommunikation mit den Kunden ist eine wichtige Aktivität in jedem Geschäftsszenario. Zoho CRM bietet E-Mail-Vorlagen, um eine Nachricht an mehrere Empfänger zu senden. E-Mail-Vorlagen können auch verwendet werden, um Massen-E-Mails an Leads/Ansprechpartner oder E-Mail-Benachrichtigungen an die Zoho CRM-Benutzer zu senden, wenn eine Workflow-Regel ausgelöst wurde. Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen können:

1. E-Mail-Vorlage komplett neu erstellen
2. Vorlage aus der vordefinierten Liste von Vorlagen auswählen
3. HTML einfügen

E-Mail-Vorlage erstellen

So erstellen Sie eine neue Vorlage

1. Gehen Sie auf Setup > Anpassung > Vorlagen > E-Mail.
2. Klicken Sie auf + Neue Vorlage.
   
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste das Modul aus, für das die E-Mail-Vorlage erstellt werden soll, und klicken Sie auf der Seite Vorlagengalerie auf Weiter.
   

Sie können dann die Vorlage auf drei verschiedene Arten anlegen:

E-Mail-Vorlage komplett neu erstellen

Dies erleichtert die Erstellung von E-Mail-Vorlagen. Sie müssen nur Komponenten per Drag & Drop auf die Vorlage ziehen, um sie zu erstellen. Beim Erstellen einer Vorlage, aus der Sie Komponenten per Drag & Drop ziehen können, steht Ihnen das Fenster Alle Komponenten zur Verfügung. Mit vordefinierten Komponenten ist der Anpassungsaufwand sehr gering.

Nachdem Sie auf + Neue Vorlage geklickt haben,

1. wählen Sie eine leere Vorlage aus der Vorlagengalerie.
2. Ziehen Sie alle benötigten Komponenten aus dem Bereich Alle Komponenten per Drag & Drop auf die Vorlage und passen Sie sie bei Bedarf an.
   
3. Nennen Sie den Namen und den Betreff der Vorlage.
4. Speichern Sie die Vorlage in dem entsprechenden Ordner.
5. Sie können dann mit dem Template Builder fortfahren, um die Vorlage anzupassen. Weitere Informationen.

Eine vorgefertigte Vorlage auswählen

Um die Erstellung von Vorlagen zu erleichtern, werden in der Vorlagengalerie vorgefertigte Vorlagen angeboten. Sie können aus der Liste jede beliebige Vorlage auswählen und mit dem Drag & Drop-Editor anpassen. Sie können sich die Vorlage in der Vorschau ansehen, bevor Sie sie auswählen. Weitere Informationen.

HTML einfügen

1. Wechseln Sie in Zoho CRM zu Setup > Anpassung > Vorlage.
2. Klicken Sie in der Vorlagengalerie auf den Link HTML-Code/Klartext einfügen.
3. Klicken Sie auf das HTML-Symbol, fügen Sie Ihren HTML-Code ein und klicken Sie auf Einfügen.
   
4. Klicken Sie auf Speichern.

Beispiel einer E-Mail-Vorlage

Nachfolgend finden Sie eine exemplarische E-Mail-Vorlage, die zeigt, wie die Platzhalter-Felder relevante Daten abrufen.

E-Mail-Ausgabe

E-Mail-Vorlagen organisieren

Organisieren Sie Ihre E-Mail-Vorlagen, indem Sie sie in Vorlagenordnern sortieren. Zeigen Sie Ihre E-Mail-Vorlagen in der Vorschau an, bevor Sie sie speichern, und sehen Sie sich auch die Analysen der Vorlagen an, um zu sehen, welche Vorlagen Kunden besser angesprochen haben.  

E-Mail-Vorlagen in der Vorschau ansehen

Sie können die Vorschau und die Analyse der Vorlage direkt auf der Listenseite ansehen, was es Ihnen erleichtert, eine Vorlage nach der anderen durchzugehen. Auf diese Weise können Sie sich ein Bild davon machen, wie die Vorlage aussieht und wie gut sie funktioniert, was Ihnen bei der Entscheidung hilft, ob Verbesserungen vorgenommen werden müssen.

Vorlagen löschen und verschieben

Manchmal möchte man Vorlagen löschen, die nicht häufig verwendet werden, Vorlagen, die zu wenig bringen und Junk-Vorlagen. Sie können eine Vorlage löschen, indem Sie sie markieren und auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Sie können eine Vorlage von einem Ordner in einen anderen verschieben. Dies ist hilfreich, wenn Sie einige Vorlagen für andere freigeben müssen. Sie können die benötigten Vorlagen in einen Ordner verschieben und freigeben. Dafür wählen Sie sie aus, klicken auf die Schaltfläche In Ordner verschieben und wählen den entsprechenden Ordner aus der Dropdown-Liste aus. Sie können auch einen neuen Ordner erstellen und die Vorlage in diesen verschieben, wenn Sie möchten.

Vorlagenanalysen anzeigen

Mit der Vorlagenanalyse können Sie sich über die Performance der einzelnen Vorlagen informieren. Wenn Änderungen an der Vorlage vorgenommen werden, wird diese als neue Version der Vorlage betrachtet. Auf diese Weise können Sie analysieren, was die einzelnen Versionen der Vorlage geleistet haben, und Sie erhalten eine Vorstellung davon, wie gut die implementierten Änderungen angenommen wurden. Mehr erfahren

1. Gehen Sie auf Setup > Anpassung > Vorlagen> E-Mail.
2. Klicken Sie auf die gewünschte E-Mail-Vorlage und wählen Sie die Registerkarte Analyse oder klicken Sie auf die Öffnungsrate unter der Spalte Statistik. Es wird ein Diagramm mit den Vorlagenstatistiken angezeigt.
   • Sie können zwischen den folgenden Optionen wechseln:
     • Öffnungsrate: Die Öffnungsrate ist der Prozentsatz, der aussagt, wie häufig die E-Mail mit der Vorlage von den Kunden geöffnet wurde.
     • Klickrate: Die Klickrate ist der Prozentsatz, der angibt, wie viele Klicks von den Kunden für diese bestimmte E-Mail mit der Vorlage registriert wurden.
     • Version: Auf der Registerkarte Version finden Sie eine Liste, wann und von wem eine Vorlage geändert wurde. Klicken Sie darauf, um eine Zusammenfassung der Vorlage anzuzeigen mit Details wie den verschiedenen Versionen, Öffnungsrate, Klickrate sowie wann und von wem sie erstellt wurde.
   • Sie können aus der Dropdown-Liste wählen, ob Sie das Diagramm basierend auf Prozentsatz, Anzahl oder Version anzeigen möchten.
   • Sie können wählen, ob eine bestimmte Version oder alle Versionen in der Grafik angezeigt werden sollen.
   • Sie können den Datumsbereich festlegen, für den die Daten im Diagramm angezeigt werden sollen.

E-Mail-Vorlagen sortieren und durchsuchen

Die Sortierung erleichtert Ihnen den Zugriff auf die Vorlagen, die Sie benötigen, indem sie diese an den Anfang der Liste setzt. Beispielsweise können Sie die Vorlagen so sortieren, dass die am häufigsten verwendeten Vorlagen ganz oben in der Liste erscheinen. In Zoho CRM können Sie Vorlagen nicht nur sortieren, sondern auch nach Vorlagen suchen.

• Sie haben zwei Möglichkeiten, Vorlagen nach Zeit zu sortieren.
  Um sie nach dem letzten Nutzungszeitpunkt zu sortieren, klicken Sie auf die Spalte Zuletzt verwendet. Mithilfe der Spalte "Zuletzt verwendet" können Sie herausfinden, welche Vorlagen am häufigsten verwendet werden.
  Um die Vorlage nach Änderungszeitpunkten zu sortieren, klicken Sie auf die Spalte Geändert um.

Sie können Vorlagen auch nach Ihren Bedürfnissen durchsuchen und filtern.

• Mithilfe der Suchleiste können Sie über den Namen nach einer Vorlage suchen.
• Wählen Sie das Modul aus der Dropdown-Liste, um die Vorlagen für das jeweilige Modul anzuzeigen.

E-Mail-Vorlagen klonen

Manchmal kann es zu kleinen Änderungen am Inhalt einer bestehenden Vorlage kommen, die vor dem Versand an einen Kunden vorgenommen werden müssen. Anstatt sich die Mühe zu machen, eine ganz neue Vorlage zu erstellen, können Sie die alte Vorlage klonen, die notwendigen Änderungen vornehmen und diese dann versenden. Um eine Vorlage zu klonen, wählen Sie die Vorlage aus und klicken auf die Schaltfläche "Klonen", die im Vorschauabschnitt der Vorlage erscheint.

Favoriten markieren

Möglicherweise haben Sie Vorlagen, die Sie häufig verwenden, und möchten, dass diese an den Stellen, an denen Sie Vorlagen auswählen, ganz oben in der Liste erscheinen. Zu diesem Zweck haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen als Favoriten festzulegen, indem Sie auf den Stern vor dem Vorlagennamen klicken.

Zugehörige Vorlagen

Manchmal werden einige Vorlagen mit anderen CRM-Funktionen wie Workflow, Falleskalation, Makro usw. verknüpft. In diesen Fällen können Sie die Funktionen, denen die Vorlage zugeordnet ist, einsehen, indem Sie auf die Schaltfläche klicken, die am Ende der Vorlagendetails erscheint.

Sie können eine Vorlage, die mit anderen Funktionen verknüpft ist, nicht direkt löschen. Falls Sie sie löschen möchten, müssen Sie die Vorlage an allen Stellen, mit denen sie verknüpft ist, entfernen und dann löschen.

 Vorlagenordner erstellen

Mit Vorlagenordnern arbeiten

Mit Vorlagenordnern können Sie ähnliche Vorlagen zusammenfassen. Wenn Sie eine große Anzahl von Vorlagen haben, kann die Suche nach ihnen anstrengend werden. Durch die Gruppierung ähnlicher Vorlagen können Sie an einem einzigen Ort leichter darauf zugreifen

Neuen Ordner erstellen

Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen, können Sie die Vorlagen kategorisieren, indem Sie ähnliche Vorlagen zu dem Ordner hinzufügen. Sie können einen Ordner nur erstellen, wenn Sie eine Vorlage speichern oder Vorlagen von einem Ordner in einen anderen verschieben möchten.

1. Erstellen Sie eine neue Vorlage.
2. Klicken Sie auf Speichern.
3. Beim Speichern der Vorlage werden Sie aufgefordert, diese in einem Ordner zu speichern. Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf + Neuer Ordner.
4. Geben Sie den Namen des neuen Ordners ein, und wählen Sie, für wen der Ordner freigegeben werden soll.
   Sie können wählen, ob Sie ihn für alle Benutzer, bestimmte Benutzer oder nur für sich selbst freigeben möchten.
   
5. Es wird ein neuer Ordner erstellt und die Vorlage wird automatisch hinzugefügt.

 Vorlagenordner freigeben

Vorlagenordner freigeben

Sie können Vorlagenordner bei Bedarf für andere Benutzer freigeben. Wenn Sie nur bestimmte Vorlagen freigeben möchten, können Sie diese zu einem Ordner hinzufügen und freigeben. Dies kann hilfreich sein, wenn der Benutzer keine Berechtigung zum Erstellen von Vorlagen hat, diese aber an Kunden senden muss.

1. Klicken Sie auf die weiteren Optionen, die angezeigt werden, wenn Sie mit der Maus über den Vorlagenordner fahren.
2. Klicken Sie auf Freigeben.
   
3. Wählen Sie im Abschnitt Ordner freigeben, ob Sie den Ordner für alle Benutzer freigeben möchten oder nur für sich selbst, oder geben Sie einzelne Benutzer an, für die Sie ihn freigeben möchten.
   Wenn Sie sich für die Auswahl bestimmter Benutzer entschieden haben, können Sie den Quelltyp aus der Dropdown-Liste auswählen und die Benutzer auswählen.
4. Klicken Sie auf Fertig.

Ordner neu ordnen

Eventuell ziehen Sie es vor, die wichtigen Ordner ganz oben in der Liste zu haben. Dafür müssen Sie die Ordner neu anordnen, indem Sie auf die Schaltfläche Ordner neu ordnen klicken. Nach der Neuordnung klicken Sie auf Fertig.

E-Mail-Vorlagen verwenden

Es gibt zehn Instanzen, in denen Sie E-Mail-Vorlagen nutzen können. Sie lauten:

• E-Mail senden
• Massen-E-Mails
• Massen-E-Mails planen
• Autoantworten
• Makros
• Workflow-Automatisierung
• Genehmigungsprozess
• Eskalation von Fällen
• Webformulare
• Regeln für automatische Antworten

Sie können vor dem Versenden eine Liste mit allen verfügbaren E-Mail-Vorlagen in allen zehn Funktionen anzeigen. Wenn Sie möchten, können Sie eine Vorlage aus der angezeigten Liste auch als Favorit markieren.

Sie können sich auch eine Vorschau der gewünschten Vorlage ansehen, bevor Sie sie senden. Sie erhalten hier eine konsolidierte Ansicht der Vorlagenanalyse. Der Prozentsatz von Öffnungsrate, Klickrate und Unzustellbarkeitsrate für die verschiedenen Versionen der Vorlage wird in Form eines Diagramms dargestellt.