Verwenden von BCC-Dropbox

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere E-Mail-Konten nutzen, wird Ihre E-Mail-Kommunikation in verschiedenen Mail-Clients aufgezeichnet. Sie können die gesamte geschäftliche Kommunikation an einem einzigen Ort zusammenführen, nämlich in Ihrem Zoho CRM-Konto. Dazu müssen Sie Ihre E-Mail-Konten nicht innerhalb von CRM konfigurieren, sondern verwenden nur die BCC-Dropbox.

Die BCC-Dropbox bietet für jeden Benutzer in Ihrem Zoho CRM-Konto eine eindeutige E-Mail-Adresse. Mit dieser E-Mail-Adresse können Sie automatisch alle E-Mails anzeigen, die an Ihre Leads und Kontakte in Zoho CRM gesendet wurden. Dazu müssen Sie lediglich die entsprechende Dropbox-E-Mail-Adresse im Feld "Bcc" angeben, wenn Sie E-Mails an Ihre Kunden senden. Dadurch erhalten Sie eine Kopie der E-Mail, die mit dem richtigen Lead oder Kontakt in Ihrem Zoho CRM-Konto verknüpft ist.

Wenn der Lead/Kontakt in Zoho CRM nicht vorhanden ist, kann auf der Grundlage Ihrer BCC-Dropbox-Einstellungen auch ein neuer Lead/Kontakt erstellt werden.

Verfügbarkeit

Profilberechtigung erforderlich: Benutzer mit der BCC-Dropbox-Berechtigung im Profil können auf diese Funktion zugreifen.

Standardmäßig ist die BCC-Dropbox-Berechtigung für Administrator- und Standardprofile aktiviert. Siehe auch BCC-Dropbox aktivieren

Die BCC-Dropbox-E-Mail-Adresse kann nur für die Module "Leads" und "Contacts" verwendet werden, d. h., die gesendeten E-Mails können nur auf der Grundlage der Einstellungen mit den Leads oder Kontakten verknüpft werden. Navigieren Sie zu "Setup" > Kanäle > E-Mail > BCC-Dropbox, um Ihre E-Mail-Adresse für BCC-Dropbox zu finden. Zusätzlich haben Sie auch die folgende Möglichkeit:

• Suchmuster festlegen: Je nach der für die Suche nach der E-Mail-Adresse des Empfängers in CRM ausgewählten Option werden die E-Mails mit dem richtigen Datensatz verknüpft. Sie können in einem der Module (Leads oder Contacts) oder in beiden Modulen nach der E-Mail-Adresse des Empfängers suchen. Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers keinem Lead oder Kontakt in CRM entspricht, kann ein neuer Datensatz erstellt werden. Wenn Sie keine Berechtigung für die Registerkarte "Leads" oder "Contacts" haben, ist der Link Suchmuster bearbeiten nicht verfügbar.
• E-Mail-Adresse als vCard herunterladen: Dadurch können Sie die E-Mail-Adresse für die BCC-Dropbox bei Bedarf an einem anderen Ort speichern.
• E-Mail-Adresse neu generieren: Bei Bedarf können Sie die eindeutige E-Mail-Adresse für die BCC-Dropbox neu generieren.
• Ihre E-Mail-Adresse angeben: Sie können bis zu 5 verschiedene E-Mail-Adressen für Ihre geschäftliche Nutzung angeben. Nur von diesen E-Mail-Adressen versendete E-Mails werden mit den Leads/Kontakten in Zoho CRM verknüpft.
  

BCC-Dropbox aktivieren

Standardmäßig ist diese Funktion für den Administrator und für Standardprofile aktiviert. Benutzer mit der Berechtigung "Profile verwalten" können diese Funktion für Benutzer in anderen Profilen aktivieren.

So aktivieren Sie BCC-Dropbox

1. Navigieren Sie zu Setup > Kanäle > E-Mail > BCC-Dropbox.
2. Klicken Sie auf der Seite Profile für das Profil, das Sie bearbeiten möchten, auf den Link Bearbeiten.
3. Aktivieren Sie in der Liste der Profile das Kontrollkästchen BCC-Dropbox unter Allgemeine Berechtigungen aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Suchmuster festlegen

Für das Suchmuster gibt es drei Optionen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, wo Sie nach der E-Mail-Adresse des Empfängers suchen: im Modul Leads/Contacts oder in beiden Modulen. Je nach gewählter Option sucht Zoho CRM nach dem passenden Datensatz und verknüpft die E-Mail-Adresse mit diesem Datensatz.

So legen Sie das Suchmuster fest

1. Klicken Sie auf  Setup > Kanäle > E-Mail > BCC-Dropbox.
2. Klicken Sie auf der Seite BCC-Dropbox auf den Link Suchmuster bearbeiten.
3. Wählen Sie im Popup-Fenster Suchmuster bearbeiten eine der folgenden Optionen aus:
   • In Kontakten suchen, wenn nicht gefunden, neuen Kontakt erstellen – CRM sucht nur im Modul "Contacts" nach der E-Mail-Adresse des Empfängers. Wenn keine übereinstimmenden Datensätze gefunden werden, wird ein Kontakt erstellt.
   • In Leads suchen, wenn nicht gefunden, neuen Lead erstellen – CRM sucht nur im Modul "Leads" nach der E-Mail-Adresse des Empfängers. Wenn keine übereinstimmenden Datensätze gefunden werden, wird ein Lead erstellt.
   • In Kontakten suchen, wenn nicht gefunden, in Leads suchen, wenn nicht gefunden, dann [Option aus der Dropdown-Liste auswählen] – CRM sucht zuerst im Modul "Contacts" nach der E-Mail-Adresse des Empfängers. Wenn keine übereinstimmenden Datensätze gefunden werden, wird im Modul "Leads" gesucht. Wenn immer noch keine Ergebnisse gefunden werden, können Sie eine der folgenden Aktionen auswählen:
     • Lead erstellen
     • Kontakt erstellen
4. Klicken Sie auf Fertig.

E-Mails über die BCC-E-Mail-Adresse senden

Nur E-Mails, die von der (den) von Ihnen angegebenen E-Mail-Adresse(n) versendet werden, werden mit den Leads/Kontakten in Zoho CRM verknüpft.

So senden Sie E-Mails über die BCC-E-Mail-Adresse

1. Navigieren Sie zu Ihrem E-Mail-Konto, und verfassen Sie eine E-Mail an Ihren Kunden.
2. Geben Sie im Feld "An" die E-Mail-Adresse Ihres Kunden ein.
3. Geben Sie im Feld "Bcc" die BCC-Dropbox-E-Mail-Adresse an.
   Die BCC-Dropbox-E-Mail-Adresse ist in Zoho CRM unter Setup > Kanäle > E-Mail > BCC-Dropbox verfügbar.
   
4. Senden Sie die E-Mail an den (die) Kunden.
   Die an den Kunden versendete E-Mail wird auf der Grundlage des festgelegten Suchmusters mit dem richtigen Lead/Kontakt in Zoho CRM verknüpft.
   

BCC-Dropbox-E-Mail-Adresse neu generieren

So generieren Sie die BCC-Dropbox-E-Mail-Adresse neu

1. Klicken Sie auf  Setup > Kanäle > E-Mail > BCC-Dropbox.
2. Klicken Sie auf der Seite BCC-Dropbox auf den Link Neu generieren.
   Die neue eindeutige E-Mail-Adresse wird generiert.