In Zoho CRM können Sie sensible und vertrauliche Daten durch Verschlüsselung schützen. Dabei werden die Daten so codiert, dass sie nur für autorisierte Personen zugänglich sind. Der Verschlüsselungsprozess konvertiert einfachen (d. h. lesbaren) Text in chiffrierten (nicht lesbaren) Text, der nur von einem autorisierten Benutzer entschlüsselt werden kann.

Zoho CRM verwendet die Verschlüsselungsmethode AES (Advanced Encryption Standard), die anhand von Schlüsseln Daten verschlüsselt und entschlüsselt.

Daten können in Zoho CRM automatisch mit AES verschlüsselt werden, indem Sie die Verschlüsselung in einem benutzerdefinierten Feld aktivieren. Dabei steht die Verschlüsselung von Daten dem effektiven und schnellen Einsatz von Zoho CRM durch autorisierte Benutzer nicht im Wege. Sie verhindert lediglich, dass unbefugte Benutzer, z. B. blockierte Benutzer oder potenzielle Hacker, Zugriff auf vertrauliche oder wichtige Daten erhalten.

Verfügbarkeit

Einrichten der Datenverschlüsselung

Datenverschlüsselung ist eine Methode, um die Informationen in Ihrem CRM zu schützen. Nur Daten aus benutzerdefinierten Feldern können verschlüsselt werden. Wenn Sie z. B. vertrauliche Informationen wie Kreditkartendetails, Ausweichtelefonnummern o. ä. speichern müssen, können Sie diese Felder im Layout als benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Die Datenverschlüsselung erfolgt, wenn ein benutzerdefiniertes Feld erstellt oder bearbeitet wird.

So ver-/entschlüsseln Sie benutzerdefinierte Felder

1. Navigieren Sie zu Setup > Anpassung > Module und Felder > [Modulname].
2. Rufen Sie im Modullayout-Editor das Feld auf, das Sie verschlüsseln möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol Einstellungen, und wählen Sie die Option Eigenschaften bearbeiten aus.
   
3. Aktivieren Sie im Popup-Fenster Feldeigenschaften das Kontrollkästchen Feld verschlüsseln.
   
4. Klicken Sie auf  Fertig.
5. Speichern Sie das Layout.

Funktionsspezifikationen:

Feld- und modulbasierte Spezifikationen:

• Nur benutzerdefinierte Felder (neue und bestehende) können verschlüsselt werden.Eindeutige Felder können ebenfalls verschlüsselt werden, solange diese benutzerdefiniert/benutzergeneriert sind.
• Feldtypen, die Verschlüsselung unterstützen, sind Einzelne Zeile, E-Mail, Telefon und Zahl.
• Nur die Module Leads, Accounts, Contacts und Deals sowie benutzerdefinierte und Verknüpfungsmodule unterstützen die Verschlüsselung.
• Die Verschlüsselung kann für ein Feld jederzeit deaktiviert werden.
• Bei der Zuordnung der Lead-Konvertierung können Daten nur zwischen zwei verschlüsselten Feldern konvertiert und gespeichert werden.
• Verschlüsselte Felder können als Eingaben für Formelfelder verwendet werden.

Behandlung von verschlüsselten Daten:

• Suchen & zusammenführen und Deduplizierung werden für verschlüsselte Felder unterstützt.
• Alle in verschlüsselte Felder importierte Daten werden standardmäßig verschlüsselt, und die exportierten Daten werden entschlüsselt.
• Verschlüsselte Felder können in Webformularen aufgenommen werden.
• Verschlüsselte Feld können in Berichten als Spalte angezeigt werden, aber sie können nicht in Kriterien und Spalten für die Gesamtsumme verwendet werden.
• Verschlüsselte Felder können als Eingaben für benutzerdefinierte Funktionen und als Serienbrieffelder in Vorlagen verwendet werden.
• APIs werden für verschlüsselte Daten unterstützt.
• Verschlüsselte Felder können auch in Integrationen verwendet werden. Die Nutzung von Informationen in Integrationen erfolgt ausschließlich auf Verantwortung des Benutzers.

Beschränkungen und Abwägungen

• Bei einer globalen Suche wird nur die Volltextsuche unterstützt. Wenn die verschlüsselten Daten beispielsweise als "Josef Brunner" hinterlegt sind, wird der verschlüsselte Felddatensatz nicht in den Ergebnissen einer Suche nach "Josef" angezeigt.
• Verschlüsselte Felder können nicht in erweiterten Filtern verwendet werden.
• Verschlüsselte Felder können nicht in Suchen nach Kriterien gefunden werden.
• Verschlüsselte Felder sind in der Sortierfunktion nicht sichtbar.
• Verschlüsselte Informationen werden nur in der Domäne crm.zoho.com gespeichert. Die Verwendung von verschlüsselten Daten in anderen Domänen oder im Zusammenhang mit Services von Drittanbietern erfolgt nach Ihrem eigenen Ermessen.
• Im Modul Forecasts können verschlüsselte Felder nicht als Zielfelder verwendet werden.