Obtenção de documentos assinados com o Adobe Sign

Documentos assinados digitalmente podem ser coletados com facilidade de clientes e clientes potenciais com a extensão do Adobe Sign em sua conta do Zoho CRM. Quando seu negócio exige que você obtenha documentos aprovados e assinados em tempo para que uma negociação seja concluída com sucesso, por que desperdiçar tempo enviando cópias impressas por e-mail. Você pode usar a extensão do Adobe Sign para enviar documentos a leads e contatos por e-mail, além de obter uma cópia do documento assinado anexado ao registro do CRM para referência futura.

Essa extensão é compatível com os módulos Leads, Contatos, Contas, Negociações, Cotações, Faturas, Ordens de compra e Ordens de venda. Além de leads e contatos, para o restante dos registros, o documento será enviado aos contatos associados. Cotações, faturas, ordens de compra e ordens de vendas são geradas como arquivos PDF. Os modelos podem ser criados para esses registros e os documentos podem ser enviados para assinatura usando esta extensão. Na instalação desta extensão, três módulos personalizados serão criados. Com base na terminologia usada no Adobe Sign, esses módulos terão os seguintes nomes:

• Contratos – refere-se ao processo de enviar documentos e obtê-los assinados pelos clientes ou clientes potenciais.
• Eventos deContrato – esse módulo captura detalhes sobre a data e a hora em que os documentos foram enviados para assinatura e quando foram assinados.
• Destinatários doContrato – esse módulo captura detalhes sobre os destinatários do documento, a ordem em que eles precisam ser assinados, etc.

Instalar o Adobe Sign

Você pode ir para o Zoho Marketplace e instalar a extensão Dropbox ou fazer login em sua conta do Zoho CRM e instalar.

Para instalar o Adobe Sign

1. Vá para Configuração > Marketplace > Todas.
   Todas as extensões instaladas são listadas. Em Todas as Extensões, você pode visualizar todas as extensões compatíveis no CRM.
2. Clique em Todas asExtensões, procure por AdobeSign e clique nele.
   Os detalhes sobre a extensão estarão disponíveis.
3. Clique em InstalarAgora.
4. Na tela a seguir, concorde com os termos de serviço e clique em Continuarpara Instalar.
5. Escolha uma das opções a seguir e clique em Confirmar.
   • Instalar para administradores apenas – a extensão será instalada no CRM somente para os usuários com o perfil de administrador.
   • Instalar para todos os usuários – a extensão será instalada no CRM para todos os usuários. Os usuários devem ter uma conta do Adobe Sign para usar esse recurso.
   • Escolher perfis – a extensão será instalada no CRM para todos os usuários. Você precisa escolher essa opção. Clique em Continuar e, em seguida, selecione o perfil.
     A extensão será instalada automaticamente para os usuários especificados. Após a instalação, você precisa autorizar usando as credenciais de login do Adobe Sign.
6. Clique em Autorizar.
   Se clicar em Ignorar nesta etapa, você poderá autorizar posteriormente em  Configuração > Marketplace > Todas.
   Na página de detalhes de extensão do Adobe Sign, é possível clicar em Autorizar.
   
7. Na janela pop-up, especifique o E-mail e a Senha para a conta do Adobe Sign e clique em Entrar.
   A conta será autorizada e a extensão pode ser usada. Três módulos personalizados serão criados após a instalação da extensão.
   

Obter documentos assinados usando o Adobe Sign

Na instalação, a página de detalhes do lead, do contato, da conta e do negócio terá um botão denominado Enviar para o eSign. Esse botão pode ser usado para enviar documentos que precisam ser assinados por contatos. Cada registro também terá uma lista relacionada de detalhes do contrato.

Para enviar documentos para assinatura eletrônica

1. Clique nos módulos Leads, Contas, Contatos ou Negociações.
2. Clique em um registro para o qual você deseja enviar documentos.
3. Na página de detalhes do registro, clique em Enviar para o eSign.
   
4. Na janela pop-up Enviar contrato com o Adobe Sign, faça o seguinte:

• Clique em AdicionarDocumento e selecione uma opção para carregar o documento que precisa ser assinado digitalmente ou selecione o documento nos arquivos disponíveis no módulo Documentos do CRM.
  Quando vários arquivos forem adicionados, todos serão mesclados como um único documento PDF.
  Para os módulos Cotações, Faturas, Ordens de Compra e Ordens de Venda, você tem a opção de CriarModelo no CRM e enviá-los para assinatura.
• Selecione os destinatários para quem você deseja enviar os documentos para assinatura.
  Quando diversos destinatários são adicionados, os documentos precisam ser assinados por todos eles na ordem em que foram adicionados.
  Por padrão, o lead/contato selecionado será adicionado como o destinatário.
• Marque a caixa de seleção Também preciso assinar este documento, se necessário.
  Um e-mail também será enviado a você com o documento. Você pode assinar o documento depois que ele for devolvido assinado pelo contato.
  
• Especifique endereços de e-mail adicionais na caixa de texto Enviar cópias de e-mail para.
  É possível adicionar um máximo de 10 endereços de e-mail, separados por vírgula.
• Em Detalhes docontrato, especifique o Nome docontrato.
• Especifique uma Mensagem que será adicionada ao e-mail que é enviado ao contato.
• Selecione o Idioma no qual o e-mail deve ser enviado.
  O idioma dos usuários será selecionado por padrão.
• Adicione os contato Relacionadosao contrato. Os contatos selecionados aqui terão os detalhes do contrato associados a ele.
• Em Opções doContrato, especifique o Prazo de Assinatura.
• Marque a caixa de seleção Lembrar destinatário para assinar para definir lembretes diários ou semanais.
• Marque a caixa de seleção Visualizar documento e editar posição do campo de assinatura, se necessário.
• Clique no link Mais Opções para as seguintes opções:
• Especifique o URL de Redirecionamento Pós-assinatura e oAtraso de Redirecionamento Pós-assinatura em segundos.
• Clique em Enviar para Assinatura.
  Um e-mail será enviada ao destinatário com o documento.

Exibir contratos associados a um registro

Para exibir contratos associados a um registro

1. Clique nos módulos Leads, Contas, Contatos ou Negociações.
2. Clique em um registro e vá para a lista relacionada Contratos.
   Você pode exibir os contratos e o status do documento.

Desinstalar o Adobe Sign

Quando você desejar desinstalar a extensão do Adobe Sign, observe que todos os dados serão excluídos na desinstalação e não poderão ser recuperados.

Para desinstalar o Adobe Sign

1. Vá para Configuração > Marketplace > Todas.
   Todas as extensões instaladas são listadas. Em Todas as Extensões, você pode visualizar todas as extensões compatíveis no CRM.
2. Procure por AdobeSign e clique no link Desinstalar correspondente.
   
3. Clique em Ok para confirmar.
   Todos os dados relacionados ao Adobe Sign serão excluídos.