Obtenção de documentos assinados usando o DocuSign

A extensão DocuSign no Zoho CRM ajuda você a enviar documentos para seus contatos e obtê-los assinados. Essa extensão é compatível com os módulos Leads, Contatos, Contas, Negociações, Cotações, Faturas, Ordens de Compra e Ordens de Venda. Além de leads e contatos, para o restante dos registros, o documento será enviado aos contatos associados. Cotações, faturas, ordens de compra e ordens de vendas são geradas como arquivos PDF. Os modelos podem ser criados para esses registros e os documentos podem ser enviados para assinatura usando essa extensão.

Na instalação desta extensão, três módulos personalizados serão criados. Com base na terminologia usada no DocuSign, esses módulos terão os seguintes nomes:

• Envelopes – refere-se a cada processo de enviar documentos e obtê-los assinados pelos clientes ou clientes potenciais.
• Eventos deEnvelope – esse módulo captura detalhes sobre a data e a hora em que os documentos foram enviados para assinatura e quando foram assinados.
• Destinatários doEnvelope – esse módulo captura detalhes sobre os destinatários do documento, a ordem em que eles precisam ser assinados, etc.

Instalar o DocuSign

Você pode ir para o Zoho Marketplace e instalar a extensão DocuSign ou fazer login em sua conta do Zoho CRM e instalar.

Para instalar o DocuSign

1. Vá para Configuração > Marketplace > Todas.
   Todas as extensões instaladas são listadas. Em Todas as Extensões, você pode visualizar todas as extensões compatíveis no CRM.
2. Clique em Todas asExtensões, procure por DocuSign e clique nele.
   Os detalhes sobre a extensão estarão disponíveis.
3. Clique em InstalarAgora.
4. Na tela a seguir, concorde com os termos de serviço e clique em Continuarpara Instalar.
5. Escolha uma das opções a seguir e clique em Confirmar.
   • Instalar para administradores apenas - a extensão será instalada no CRM somente para os usuários com o perfil de administrador.
   • Instalar para todos os usuários – a extensão será instalada no CRM para todos os usuários. Os usuários devem ter uma conta DocuSign para usar esse recurso.
   • Escolher perfis – a extensão será instalada no CRM para todos os usuários. Você precisa escolher essa opção, clicar em Continuar e selecionar o perfil.
     A extensão será instalada automaticamente para os usuários especificados. Após a instalação, você precisa autorizar usando suas credenciais de login do DocuSign.
6. Clique em Autorizar.
   Se clicar em Ignorar nesta etapa, você poderá autorizar posteriormente em Configurações>Configuração > Marketplace > Todas.
   Na página de detalhes da extensão DocuSign, é possível clicar em Autorizar.
   
7. Na janela pop-up, especifique o E-mail e a Senha para a conta do DocuSign e clique em Entrar.
   A conta será autorizada e a extensão pode ser usada. Três módulos personalizados serão criados após a instalação da extensão.
   

Obter documentos assinados usando o DocuSign

Na instalação, a página de detalhes do lead, do contato, da conta e do negócio terá um botão denominado Enviar para o DocuSign. Esse botão pode ser usado para enviar documentos que precisam ser assinados por contatos. Cada registro também terá uma lista relacionada de detalhes do envelope.

Para enviar documentos para assinatura eletrônica

1. Clique nos módulos Leads, Contas, Contatos ou Negociações.
2. Clique em um registro para o qual você deseja enviar documentos.
3. Na página de detalhes do registro, clique em Enviar para o DocuSign.
   
4. Na janela pop-up Enviar contrato com DocuSign, faça o seguinte:

• Clique em AdicionarDocumento e selecione uma opção para carregar o documento que precisa ser assinado digitalmente ou selecione o documento nos arquivos disponíveis no módulo Documentos do CRM.
  Quando vários arquivos forem adicionados, todos serão mesclados como um único documento PDF.
  Para os módulos Cotações, Faturas, Ordens de Compra e Ordens de Venda, você tem a opção de CriarModelo no CRM e enviá-los para assinatura.
  
• Marque a caixa de seleção Definir ordem de assinatura, se necessário.
  Ao selecionar essa caixa, você terá a opção de especificar a ordem correspondente para cada destinatário.
• Selecione os destinatários para quem você deseja enviar os documentos para assinatura.
  Quando diversos destinatários são adicionados, os documentos precisam ser assinados por todos eles na ordem em que foram adicionados.
  Por padrão, o lead/contato selecionado será adicionado como o destinatário.
• Em Mensagem para Todos os Destinatários, especifique a mensagem que será incluída no e-mail enviado aos destinatários.
  
• Clique no link Editar e, na caixa pop-up OpçõesAvançadas, faça o seguinte:
  • Marque a caixa de seleção Enviar lembretes automáticos para definir lembretes.
  • Especifique o número de dias após os quais a solicitação para assinar o documento deve expirar.
  • Especifique quantos dias depois o cliente deve ser notificado sobre a expiração do documento.
    
  • Clique em Salvar.
• Clique em Avançar para visualizar o documento e adicionar o campo Assinatura no documento.
• Clique em Enviar Agora.
  Os documentos serão enviados aos destinatários.

Criar documentos usando modelos do CRM

Além de carregar documentos nos módulos, Cotações, Faturas, Ordens de Compra e Ordens de Venda, você também pode criar documentos usando os modelos no Zoho CRM. Cotações, faturas, ordens de compra e ordens de vendas são criadas como arquivos PDF. Vários modelos podem ser criados para cada um desses tipos de arquivo. Usando esses modelos, uma cotação, por exemplo, pode ser enviada para assinatura.

Para criar documentos usando modelos do CRM

1. Clique nos módulos Cotações, Faturas, Ordens de Compra e Ordens deVenda.
2. Clique em um registro para o qual você deseja enviar documentos.
3. Na página de detalhes do registro, clique em Enviar para o DocuSign.
4. Na janela pop-up Enviar contrato com DocuSign, faça o seguinte:

• Clique em Criar Documento > De Modelos do CRM.
• Na janela pop-up, selecione um modelo da lista suspensa.
  
• Clique em Criar.
  O documento será criado.

• Especifique os detalhes que ainda faltam e clique em EnviarAgora. Consulte também Obter documentos assinados usando o DocuSign

Exibir contratos associados a um registro

Para exibir contratos associados a um registro

1. Clique nos módulos Leads, Contas, Contatos ou Negociações.
2. Clique em um registro e vá para a lista relacionada Envelopes.
   Você pode exibir os envelopes e o status do documento.

Desinstalar o DocuSign

Quando você desejar desinstalar a extensão DocuSign, observe que todos os dados serão excluídos na desinstalação e não poderão ser recuperados.

Para desinstalar o DocuSign

1. Vá para Configuração > Marketplace > Todas.
   Todas as extensões instaladas são listadas. Em Todas as Extensões, você pode visualizar todas as extensões compatíveis no CRM.
2. Procure por DocuSign e clique no link Desinstalar correspondente.
   
3. Clique em Ok para confirmar.
   Todos os dados relacionados ao DocuSign serão excluídos.