Zoho CRM fournit des moyens de protéger les données utilisateur sensibles et confidentielles via le chiffrement. Le chiffrement est le processus consistant à coder des informations et à les rendre accessibles uniquement aux parties autorisées. Le processus de chiffrement convertit le texte brut (ou lisible) en texte chiffré (non lisible), qui ne peut être lu qu'une fois déchiffré par un utilisateur autorisé.

Chez Zoho CRM, nous utilisons une méthode de chiffrement appelée AES (Advanced Encryption Standard), qui utilise des clés pour chiffrer et déchiffrer les données.

Les données peuvent être chiffrées automatiquement avec le protocole AES dans Zoho CRM en activant le chiffrement sur un champ personnalisé. Le chiffrement des données n'empêche pas l'utilisation efficace et rapide de Zoho CRM par les utilisateurs autorisés. Il empêche simplement les parties non autorisées (utilisateurs bloqués ou pirates potentiels, par exemple) d'accéder aux données sensibles ou précieuses.

Disponibilité

Configuration du chiffrement des données

Le chiffrement des données permet de protéger les informations que vous stockez dans votre CRM. Seules les données provenant des champs personnalisés peuvent être chiffrées. Supposons, par exemple, que vous deviez stocker des informations confidentielles telles que vos coordonnées bancaires, des numéros de téléphone d'urgence, etc. Vous pouvez inclure ces champs dans la présentation de l'utilisateur en tant que champs personnalisés. Le chiffrement des données est effectué lorsqu'un champ personnalisé est créé ou modifié.

Pour chiffrer/déchiffrer les champs personnalisés :

1. Accédez à Setup (Configuration) > Customization (Personnalisation) > Modules and Fields (Modules et champs) > [Sélectionnez le module].
2. Dans l'éditeur de présentation de module, accédez au champ que vous souhaitez chiffrer, cliquez sur l'icône Paramètres et sélectionnez Edit Properties (Modifier les propriétés).
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Field Properties (Propriétés du champ), cochez la case Encrypt Field (Chiffrer le champ).
   
4. Cliquez sur Done (Terminé).
5. Enregistrez la mise en forme.

Spécification des caractéristiques :

Spécifications basées sur les champs et sur les modules :

• Seuls les champs personnalisés (nouveaux et existants) peuvent être chiffrés.Des champs uniques peuvent également être chiffrés, à condition qu'ils soient personnalisés/générés par l'utilisateur.
• Les types de champs qui prennent en charge le chiffrement sont Single Line, Email, Phone et Number (Une seule ligne, E-mail, Téléphone et Numéro.
• Seuls les modules Leads, Accounts, Contacts, Deals, Linking Modules, Users (Prospects, Comptes, Contacts, Transactions, les modules de liaison, Utilisateurs) et tous les modules personnalisés prennent en charge le chiffrement.
• Le chiffrement peut être désactivé pour un champ à tout moment.
• Dans Lead Conversion Mapping (Mappage de conversion de lead), les données ne peuvent être converties et stockées qu'entre deux champs chiffrés.
• Les champs chiffrés peuvent être utilisés comme entrées dans les champs de formule.

Traitement des données chiffrées :

• Les fonctions Find & Merge (Rechercher et Fusionner) et Deduplication (Dédupliquer) sont prises en charge pour les champs chiffrés.
• Toutes les données importées dans des champs chiffrés seront chiffrées par défaut et les données exportées sont déchiffrées.
• Les champs chiffrés peuvent être inclus dans les formulaires Web.
• Le champ chiffré peut être affiché dans les rapports sous forme de colonne, mais ne peut pas être utilisé dans les critères et les colonnes à totaliser.
• Les champs chiffrés peuvent être utilisés comme entrées dans les fonctions personnalisées et comme champs de fusion dans les modèles.
• Les API sont prises en charge pour les données chiffrées.
• Les champs chiffrés peuvent également être utilisés dans les intégrations. L'utilisation des informations dans les intégrations se fait entièrement au risque et péril de l'utilisateur.

Limites et compromis

• Seule la recherche en texte intégral est prise en charge dans la recherche globale. Par exemple, si les données chiffrées sont « Joseph Wells », l'enregistrement du champ chiffré ne figure pas dans les résultats d'une recherche portant sur « Joseph ».
• Les champs chiffrés ne peuvent pas être utilisés dans les filtres avancés.
• Les champs chiffrés sont introuvables via une recherche par critère.
• Les champs chiffrés ne sont pas visibles dans l'option de tri.
• Les informations chiffrées ne sont stockées que dans le domaine crm.zoho.com. Utilisez les informations chiffrées dans d'autres domaines ou services tiers à votre seule discrétion.
• Dans le module Forecasts (Prévisions), les champs chiffrés ne peuvent pas être utilisés comme champs cibles.