Utilisation de l'API Gmail
Zoho CRM propose diverses options de messagerie que les utilisateurs peuvent choisir en fonction de leurs besoins. L'une de ces options est l'extension Zoho Mail. Avec l'extension Zoho Mail, vous pouvez configurer votre client de messagerie dans Zoho CRM en utilisant l'un des deux protocoles POP3 ou IMAP, ou l'API Gmail.
IMAP - Ce protocole vous permet de travailler sur les e-mails sans les télécharger sur l'ordinateur. IMAP permet le stockage des e-mails sur des serveurs distants. Ce protocole bidirectionnel permet également la synchronisation des e-mails sur plusieurs appareils.
POP3 - POP télécharge les e-mails sur votre ordinateur et supprime généralement les e-mails du serveur distant. Ce protocole ne permet pas la synchronisation des e-mails sur plusieurs appareils. Si vous lisez vos e-mails sur plus d'un appareil, vous pourriez voir des e-mails lus indiqués comme non lus et ne pas savoir lesquels ont été supprimés, lus ou marqués. Les dossiers que vous avez créés sur un appareil ne seront pas répliqués sur les autres appareils.
API Gmail - Pour les utilisateurs de Gmail, l'API Gmail est le meilleur choix pour un accès autorisé aux données Gmail d'un utilisateur. Elle ne stocke pas les e-mails dans des bases de données tierces, ce qui garantit davantage de sécurité et de confidentialité pour vos e-mails.
Les utilisateurs de Gmail peuvent obtenir leurs e-mails dans Zoho CRM via l'une de ces méthodes.
L'une des principales différences si vous utilisez le protocole POP3/IMAP est que vos e-mails sont stockés dans la base de données de Zoho CRM alors que l'API Gmail ne stocke pas les e-mails dans la base de données de Zoho CRM. Tous les e-mails apparaissant dans votre compte sont directement appelés depuis les serveurs Gmail via les API.
En cas d'activation de MailMagnet uniquement, certaines informations de l'e-mail sont stockées, comme l'identifiant de messagerie (identifiant alphanumérique), l'adresse d'expédition et l'heure de réception de l'e-mail.
En configurant le compte Gmail via l'API Gmail, vous pouvez :
- Envoyer et recevoir des e-mails.
- Voir les e-mails en contexte, ainsi que les coordonnées.
- Partager les e-mails avec d'autres utilisateurs de Zoho CRM.
- Séparer les e-mails en fonction de trois catégories dans votre compte Gmail - Deals Closing This Month (CTM) (Transactions se concluant ce mois-ci), Open Deals (Transactions ouvertes) et Customers (Clients).
Disponibilité
Autorisation requise : les utilisateurs ont besoin que l'autorisation Zoho Mail Integration soit activée dans leur profil.
Configurer un compte Gmail
Pour configurer un compte Gmail
- Dans Zoho CRM, cliquez sur Setup (Configuration) > Personal Settings (Paramètres personnels) > Email Settings (Paramètres de messagerie) > Gmail API (API Gmail).
- Cliquez sur Authenticate (S'authentifier) pour commencer.
- Dans la fenêtre contextuelle, indiquez l'adressee-mail et le mot de passe de votre compte Gmail et cliquez sur Sign In (Se connecter).
- Dans la fenêtre contextuelle, vérifiez les autorisations d'accès et cliquez sur Access (Accéder).
- Sélectionnez l'un des éléments Email Sharing Permissions (Autorisations de partage des e-mails) (voir le tableau ci-dessous pour plus d'informations).
En fonction de l'option sélectionnée, les e-mails correspondant aux contacts dans votre compte CRM seront accessibles pour les autres utilisateurs. - Activez MailMagnet si vous souhaitez recevoir des notifications d'e-mails entrants des clients.
- Activez Label your email dans Mailbox (Étiqueter les e-mails dans la boîte de messagerie), si nécessaire. Cette option sera disponible uniquement si MailMagnet a été activé à l'étape précédente.
Trois étiquettes seront créées dans votre compte Gmail. Les e-mails des contacts seront classés sous ces étiquettes en fonction de certains critères.- Deals Closing This Month (CTM) (Transactions se concluant ce mois-ci) - Contacts dont au moins une transaction se conclut pendant le mois en cours.
- Open Deals (Transactions ouvertes) - Contacts dont au moins une transaction est dans le pipeline. Cela n'inclut pas les contacts avec des transactions se concluant dans le mois en cours.
- Customers (Clients) - Clients avec au moins une transaction clôturée et remportée. Cela n'inclut pas les e-mails qui relèvent des deux catégories ci-dessus.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Remarque :
- Vous pouvez toujours désactiver la configuration de l'API Gmail. Puisque les e-mails ne sont pas stockés dans la base de données de Zoho CRM, au moment de la désactivation, ils ne seront pas disponibles sur la page des informations d'un enregistrement.
- Toutes les 10 minutes, les e-mails sont classés par catégories dans votre compte Gmail.
- Lorsque les e-mails sont marqués avec l'une des trois étiquettes, ils sont supprimés de la boîte de réception.
- Si les e-mails sont déplacés d'une étiquette vers l'une de ces trois étiquettes, une copie de l'e-mail sera également disponible sous l'étiquette parente.
- En cas d'activation de MailMagnet uniquement, vous avez la possibilité d'activer les étiquettes pour la boîte de messagerie.
Questions fréquentes
1. Que se passe-t-il si je désactive l'API Gmail dans Zoho CRM ?
Si vous désactivez l'API Gmail, vous serez déconnecté de Gmail dans Zoho CRM. Les e-mails ne seront plus associés aux enregistrements et affichés dans les listes associées.