À l'aide des boutons personnalisés

La personnalisation est le moyen le plus puissant de construire un système CRM flexible. Dans Zoho CRM, vous pouvez personnaliser les modules, les champs, les pages, les liens et beaucoup d'autres éléments. En plus de ces éléments, Zoho CRM vous permet désormais de créer de nouveaux boutons d'action à l'aide d'une fonctionnalité avancée appelée Custom Buttons (Boutons personnalisés).

Zoho CRM dispose de boutons standard qui sont utilisés pour exécuter diverses actions prédéfinies. Par exemple, Convert (Convertir) est un bouton standard utilisé pour convertir un lead en contact, compte ou client potentiel. De même, Clone (Cloner) est un autre bouton standard utilisé pour cloner tout enregistrement au sein de votre compte CRM.Les administrateurs CRM peuvent également créer de nouveaux boutons et définir un ensemble d'actions en fonction de leurs besoins. Les boutons personnalisés dans Zoho CRM peuvent être utilisés pour connecter votre CRM avec des applications tierces, connecter plusieurs modules Zoho CRM ou se connecter à d'autres applications. 

Disponibilité

Autorisation de profil requise : les utilisateurs avec l'autorisation Customize Zoho CRM (Personnaliser Zoho CRM) peuvent accéder à cette fonctionnalité.

Créer un bouton personnalisé

Pour créer un bouton personnalisé

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administratifs.
2. Sélectionnez Setup (Configuration) > Customization (Personnalisation) > Modules and fields (Modules et champs).
3. Dans la liste des modules, sélectionnez le module requis.
4. Dans l'onglet Links & Buttons (Liens et boutons) cliquez sur Create New Button (Créer un nouveau bouton).
5. Sur la page Create Your Button (Créer votre bouton), procédez comme suit :
   • Entrez le nom du bouton. 
     Le nom du bouton ne doit pas dépasser 30 caractères.
   • Cliquez sur le lien Add Description (Ajouter une description) et précisez les détails de votre bouton personnalisé.
     La description ne doit pas dépasser 250 caractères.
   • Choisissez l'emplacement de votre bouton personnalisé dans la liste déroulante.
     Les boutons personnalisés peuvent être placés dans 6 endroits différents dans votre compte CRM : page Create/Clone (Créer/Cloner), page Edit (Modifier), page View (Afficher), page List View (Affichage Liste), un bouton pour chaque enregistrement dans l'affichage Liste et la page Related Lists (Listes associées).
     Notez que vous pouvez créer jusqu'à 50 boutons pour chaque module.
     
   • Choisissez une action à exécuter lorsqu'un utilisateur clique sur le bouton personnalisé. Vous pouvez soit choisir une action prédéfinie à partir de la galerie, soit une action qui a déjà été créée par les utilisateurs de votre organisation. Définissez également votre propre action en écrivant une fonction personnalisée, ouvrez un nouvel onglet Web ou invoquez une URL en fonction de vos besoins.
     Choisir le bouton d'action est obligatoire. Voir également Boutons d'actions
     
6. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Une fois le bouton personnalisé associé à une action, les administrateurs CRM peuvent gérer les autorisations en permettant seulement à des profils spécifiques de voir et d'accéder au bouton personnalisé.
   

Définir un bouton d'action

Chaque bouton personnalisé doit être associé à une action lorsqu'un utilisateur clique sur le bouton. Vous pouvez définir votre bouton d'action de l'une des façons suivantes :

1. Depuis la galerie
2. Depuis les actions existantes
3. Écrivez vos propres fonctions personnalisées (optimisées par l'éditeur de script Deluge)
4. Invoquer une URL
5. Ouvrir un onglet Web

1. Choisir votre bouton d'action dans la galerie

Zoho CRM vous propose quelques boutons d'action prêts à l'emploi dans la galerie. Ils peuvent être associés à un bouton personnalisé pour différents scénarios professionnels, le cas échéant.

Considérons le scénario suivant :

Recurring Potential (Client potentiel récurrent) : par exemple, vous devrez peut-être renouveler un client potentiel pour un an. Créez un bouton personnalisé qui clone les informations de l'enregistrement d'un client potentiel particulier pour l'année suivante.

Pour associer la fonction de la galerie à un bouton personnalisé

1. Créez un bouton personnalisé et définissez votre bouton d'action sur From Gallery (Depuis la galerie) à partir de la liste déroulante.
   Les actions prêtes à l'emploi seront répertoriées dans la galerie.
2. Cliquez sur Configure (Configurer) pour l'action correspondante que vous souhaitez utiliser.
   Par exemple : Recurring Potential (Client potentiel récurrent)
   
3. Dans la boîte de dialogue Configure Custom Function (Configurer la fonction personnalisée), spécifiez les valeurs du mappage des arguments et cliquez sur Save (Enregistrer).
   Par exemple :
   • potentialId : sélectionnez potentialId à partir de la liste des champs.
   • billingCycle : cliquez sur « Specify custom value » (Indiquer une valeur personnalisée) et définissez MONTHLY (MENSUEL), HALF_YEARLY (SEMESTRIEL) ou QUARTERLY (TRIMESTRIEL) en fonction de votre cycle de facturation.
   • authToken : cliquez sur « Specify custom value » (Indiquer une valeur personnalisée) et entrez votre jeton d'authentification créé pour le service CRM. Voir aussi : Utilisation du jeton d'authentification
     
4. Sélectionnez les profils pour lesquels vous souhaitez fournir un accès à ce nouveau bouton.
   
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Votre bouton personnalisé sera créé avec succès.
   Par exemple : dans le module Potentials (Clients potentiels), chaque fois qu'un utilisateur clique sur le bouton « Recurring Potential » dans la page de détails de l'enregistrement, le client potentiel correspondant sera cloné pour la période sélectionnée.
   

2. Choisir votre bouton d'action à partir d'une action existante

Les actions existantes sont des boutons d'action prédéfinis créés par les utilisateurs de votre organisation. Cette option sera disponible uniquement si vous avez déjà créé des fonctions personnalisées pour les boutons personnalisés de votre compte Zoho CRM. Ces actions peuvent être réutilisées avec différents boutons personnalisés en cas de besoin.

3. Définir votre propre bouton d'action

Vous pouvez définir votre propre bouton d'action comme suit :

• en écrivant une fonction personnalisée ou
• en invoquant une URL
• en ouvrant un onglet Web

Écrivez votre propre fonction personnalisée

À l'aide de notre éditeur de script Deluge, vous pouvez commencer à définir votre propre bouton d'action en écrivant une nouvelle fonction personnalisée. Voir également le Guide de référence de script Déluge.

Pour écrire votre propre fonction personnalisée

1. Créez un bouton personnalisé et définissez votre bouton d'action sur Writing Custom Function (Écrire une fonction personnalisée) à partir de la liste déroulante.
2. Dans la page Customized functions (Fonctions personnalisées), procédez comme suit :
   • Spécifiez le Name and Description (nom et description) de votre fonction et cliquez sur le lien Edit Arguments (Modifier les arguments).
     
   • Dans la zone de texte Edit Arguments (Modifier les arguments), spécifiez le nom de la méthode et mappez l'argument avec le nom du champ, ou spécifiez une valeur personnalisée dans le module CRM.
     
   • Cliquez sur Done (Terminé).
3. Écrivez la fonction requise dans l'éditeur de script Deluge.
4. Cliquez sur Save and Execute Script (Enregistrer et exécuter un script) pour valider votre code.
   S'il n'y a pas d'erreur, votre script est prêt à être associé au bouton personnalisé.
   
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Le script sera associé au bouton personnalisé. Choisissez des profils utilisateur différents pour contrôler qui peut accéder au bouton personnalisé et cliquez sur Save (Enregistrer) dans la page Create Your Button (Créer votre bouton). Chaque fois que vous cliquez sur le bouton personnalisé, la fonction associée est déclenchée et l'action requise est effectuée en un seul clic.
   

Suivi de réponse

Vous pouvez créer une alerte ou afficher une notification contextuelle à chaque fois que vous cliquez sur le bouton personnalisé. Cette réponse doit être configurée lors de l'écriture de la fonction personnalisée à l'aide de l'éditeur de script Deluge. Si des tâches URL ouvertes sont configurées en fonction personnalisée, la tâche URL ouverte en dernier sera ouverte selon la configuration de l'utilisateur, dans un nouvel onglet, une nouvelle fenêtre ou une fenêtre contextuelle. Par défaut, une chaîne vide est renvoyée pour chaque fonction personnalisée à laquelle vous associez votre bouton personnalisé.

Limites de fonctions personnalisées :

Les limites d'utilisation des fonctions personnalisées générales sont affichées ci-dessous. Cette limite s'applique aux fonctions personnalisées utilisées pour l'automatisation du workflow, aux boutons personnalisés et aux listes associées personnalisées.

Tâches d'intégration - 25 000 appels API Zoho/jour avec Deluge.
Obtenir des données - 25 000 appels/jour
Publier des données - 25 000 appels/jour
Envoyer des e-mails - 1 000 e-mails/jour

Invoquer une URL

À l'aide de l'option Invoke a URL (Invoquer une URL), vous pouvez ouvrir une URL en un clic de bouton. Cela permettra d'ouvrir une action souhaitée dans une nouvelle fenêtre, dans la fenêtre existante ou dans un nouvel onglet.

Voici un exemple qui montre comment vous pouvez invoquer une URL à l'aide d'un bouton personnalisé.

Consulter les profils d'entreprise de vos leads dans Zoho CRM : tous les contacts de votre compte peuvent disposer d'un champ où vous spécifiez le nom de l'entreprise. En créant une URL associée à une entreprise spécifique, vous pouvez vous rendre directement sur le profil de l'entreprise du compte en cliquant simplement sur le bouton personnalisé (ce bouton personnalisé peut être placé lors de la création, du clonage ou de l'affichage d'un enregistrement en fonction de vos besoins). Par exemple, le lien peut être le suivant : http://techcrunch.com/topic/company/${Accounts.Company}

Pour invoquer une URL en un clic

1. Créez un bouton personnalisé et définissez votre bouton d'action sur Invoke a URL (Invoquer une URL) à partir de la liste déroulante.
   
2. Saisissez la valeur pour construire l'URL.
   La longueur de l'URL ne doit pas dépasser 3000 caractères.
3. Sélectionnez les champs à partir de la liste déroulante. Cela permettra d'insérer la variable de champ dans l'adresse URL.
   
4. Choisissez l'endroit où vous souhaitez afficher le bouton d'action.
5. Sélectionnez le profil pour lequel le bouton personnalisé doit être accessible.
6. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Ouvrir un onglet Web

Choisissez Open a web tab (Ouvrir un onglet Web) comme bouton d'action afin d'ouvrir un onglet Web dans un nouvel onglet avec les champs fusionnés associés en un simple clic. Vous pouvez créer un nouvel onglet de site Web ou faire votre choix depuis la liste des onglets Web déjà créés et les associer à votre bouton personnalisé.

Pour ouvrir un nouvel onglet Web

• Créez un bouton personnalisé et définissez votre bouton d'action sur Open a web tab (Ouvrir un onglet Web) à partir de la liste déroulante.
• Vous pouvez créer un nouvel onglet de site Web ou en choisir un dans la liste disponible.
  
• Créez maintenant un nouvel onglet Web et associez-le à votre bouton personnalisé.
  
• L'URL de l'onglet Web sera affichée. Vous pouvez ajouter des champs fusionnés selon vos besoins. Cliquez sur Save (Enregistrer).
  
  Par conséquent, l'onglet Web, ainsi que les champs fusionnés associés, seront ouverts à chaque fois que vous cliquez sur le bouton personnalisé.

Modifier un bouton personnalisé

Vous pouvez modifier les boutons personnalisés existants en cas de besoin. Seul l'administrateur du compte Zoho CRM peut modifier les boutons personnalisés.

Pour modifier un bouton personnalisé

1. Accédez à Setup (Configuration)> Customization (Personnalisation) > Modules and Fields (Modules et champs) > [Sélectionner le module] > Links & Buttons (Liens et boutons).
   Tous les boutons personnalisés seront répertoriés sous l'onglet Links & Buttons (Liens et boutons).
2. Choisissez le bouton que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône Edit (Modifier).
3. Dans la page Edit Your Button (Modifier votre bouton), modifiez le nom du bouton, son action, etc. selon vos besoins.

Trier les boutons personnalisés

Vous pouvez désormais trier l'ordre dans lequel les boutons s'affichent dans le module / l'enregistrement. Imaginons que vous avez créé 5 boutons, chacun ayant un usage unique. 2 boutons qui sont fréquemment utilisés peuvent être placés en haut de la liste et 3 qui sont utilisés de façon modérée peuvent être placés plus bas.

Pour trier un bouton personnalisé

1. Rendez-vous sur le module dans lequel vous avez créé le bouton.
2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard du bouton personnalisé pour afficher la liste des boutons.
3. Glissez et déposez les boutons pour les trier dans l'ordre requis.
   

Supprimer un bouton personnalisé

Un administrateur Zoho CRM peut supprimer le bouton personnalisé à tout moment.

Pour supprimer un bouton personnalisé

1. Accédez à Setup (Configuration)> Customization (Personnalisation) > Modules and Fields (Modules et champs) > [Sélectionner le module] > Links & Buttons (Liens et boutons).
   Tous les boutons personnalisés seront répertoriés sous la page Links & Buttons (Liens et boutons).
2. Choisissez le bouton que vous souhaitez supprimer et cliquez sur l'icône Delete (Supprimer).