Créer un sondage

Pour pouvoir envoyer un sondage par e-mail depuis Zoho CRM, vous devez d'abord créer un sondage avec Zoho Survey. Rendez-vous sur https://survey.zoho.com et choisissez parmi les trois options proposées : Blank Survey (Sondage vierge), Template (Modèle) et Existing Survey (Sondage existant) pour créer votre sondage.

Voir également : Comment créer un sondage avec Zoho Survey

Envoyer un sondage

Une fois que vous avez créé votre sondage dans Zoho Survey, vous pouvez l'envoyer par e-mail à tous vos contacts depuis Zoho CRM. Vous devez créer un modèle d'e-mail contenant un lien vers le sondage. Ce modèle peut ensuite être inséré dans les e-mails que vous envoyez à vos contacts.

Pour créer un modèle de courrier électronique pour un sondage

1. Dans Zoho CRM, cliquez sur Settings (Paramètres) > Setup (Configuration) > Customization (Personnalisation) > Templates (Modèles) > Email Templates (Modèles d'e-mail).
2. Dans la page Email Templates (Modèles d'e-mail), cliquez sur New Template (Nouveau modèle).
3. Sur la page New Email Template (Nouveau modèle d'e-mail), sélectionnez le type d'enregistrement (RecordType).
4. Renseignez tous les champs requis.
5. Lors de la création du mail, cliquez sur Insert Survey Link (Insérer lien vers le sondage).
   
   • Dans la fenêtre contextuelle Insert Survey Link (Insérer le lien vers le sondage), sélectionnez le sondage que vous souhaitez insérer dans la liste déroulante Select the Survey (Sélectionner le sondage).
     
   • Modifiez le texte qui s'affiche pour le lien vers le sondage, si nécessaire.
   • Cliquez sur Insert (Insérer).
6. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Une fois que vous avez créé un modèle d'e-mail avec liens vers un sondage, vous pouvez envoyer des sondages par e-mail à vos contacts. Les sondages peuvent être envoyés par e-mail selon les différentes configurations proposées dans Zoho CRM. À savoir :

• E-mails automatisés
• E-mails individuels
• E-mails en masse

E-mails automatisés avec règles de workflow

Vous pouvez automatiser l'envoi de sondages par e-mail en créant une règle de workflow pour le module requis. Par exemple, lorsque vous obtenez un nouveau client, vous pouvez envoyer par e-mail au contact associé un sondage générique sur son expérience d'achat auprès de votre organisation. Pour cela, vous pouvez configurer une règle de workflow. Chaque fois que le champ Stade passe en mode Closed Won (transaction conclue), le contact associé au potentiel recevra votre sondage par e-mail. Consultez également Créer des règles de workflow

E-mails individuels

Vous pouvez aussi envoyer manuellement un sondage par e-mail à un contact. Vous pouvez envoyer ces sondages à vos leads et à vos contacts grâce à l'option Send mail (Envoyer un e-mail) sur la page Record's Details (Détail de l'enregistrement) ou List View (Affichage Liste).

Dans la page Compose mail (Rédiger un e-mail), sélectionnez le modèle de sondage dans la liste déroulante Email Template (Modèle d'e-mail) et envoyez l'e-mail.

Vous pouvez également cliquer sur l'icône Survey (Sondage) () pour parcourir le contenu et envoyer un sondage donné. Pour cela, aucun modèle d'e-mail n'est nécessaire.

E-mails en masse

Les e-mails concernant les sondages peuvent être envoyés en masse à vos contacts Zoho CRM de deux façons différentes.

• Envoyer des e-mails depuis Zoho CRM avec la fonctionnalité Mass Email (E-mails en masse)
• Envoyer des e-mails depuis Zoho Campaigns (Intégrer Zoho CRM à Zoho Campaigns)

Des e-mails en masse peuvent être envoyés à vos contacts CRM depuis Zoho CRM avec la fonctionnalité Mass Email (E-mails en masse). Il existe toutefois des limites à l'envoi d'e-mails en masse depuis Zoho CRM. Si vous devez envoyer des e-mails à des milliers de contacts en une fois, vous pouvez le faire en intégrant Zoho CRM à Zoho Campaigns. L'utilisation de Zoho Campaigns pour l'envoi de vos e-mails vous permet d'accéder à des statistiques marketing utiles liées aux e-mails, comme le nombre d'ouvertures, de clics, d'e-mails retournés, etc.

Pour envoyer des e-mails en masse depuis Zoho CRM

1. Cliquez sur le module souhaité (module leads/contacts/personnalisé).
2. Sélectionnez l'option Mass email (E-mails en masse) dans le module Tools (Outils)
3. Sélectionnez le modèle de sondage par e-mail et cliquez sur Send (Envoyer). Consultez également Envoyer des e-mails en masse
   

Pour envoyer des e-mails de sondage en masse depuis Zoho Campaigns

1. Intégrez Zoho CRM à Zoho Campagnes, si vous ne l'avez pas déjà fait. Consultez également : Configuration de l'intégration de Zoho Campaigns
2. Dans votre compte Zoho Campaigns, synchronisez les contacts Zoho CRM avec la liste de diffusion de Zoho Campaigns adéquate.
   
3. Pour créer une campagne de sondage, sous l'onglet Email Campaigns (Campagnes d'e-mails), cliquez sur Avanced Campaigns (Campagnes avancées)> Survey Campaigns (Campagnes de sondage)> Zoho Survey Campaign (Campagne Zoho Survey).
   
4. Sous l'onglet The Basic Information (Informations essentielles), spécifiez le nom (Name) de la campagne. Dans la liste déroulante Surveys (Sondage), sélectionnez le sondage que vous souhaitez envoyer à vos contacts et complétez toutes les autres informations requises.
   
5. Cliquez sur Create Content (Créer un contenu)>>.
6. Choisissez le modèle d'e-mail de votre choix.
7. Modifiez le contenu de l'e-mail si nécessaire et cliquez sur Save & Close (Enregistrer et Fermer).
   Notez qu'en cliquant sur le bouton d'appel à l'action (Call-to-Action, CTA), l'utilisateur est transféré vers le sondage sélectionné. Ce bouton CTA peut être modifié.
8. Une fois que vous avez examiné le contenu, cliquez sur Recipients (Destinataires) >>.
9. Sélectionnez les listes de diffusion vers lesquelles vous souhaitez envoyer le sondage. Cliquez sur Proceed (Continuer).>>
   
10. Examinez toutes les actions et choisissez d'envoyer la campagne immédiatement (Send Immediately) ou de la planifier (Schedule) selon le besoin.
    Après l'envoi de la campagne, vous pouvez consulter les réponses à ces sondages sur la page de détails des leads/contacts correspondants, dans la section Zoho Survey sous Zoho CRM.
    
    Vous pouvez également activer la mise à jour automatique des champs de CRM avec les réponses au sondage. Pour ce faire, vous devez avoir mappé le sondage CRM avant d'envoyer la campagne. Consultez également :Mettre les données automatiquement à jour avec les réponses aux sondages

Afficher les réponses au(x) sondage(s)

L'intégration de Zoho Survey vous offre, entre autres avantages, la possibilité de consulter les réponses aux sondages en contexte depuis Zoho CRM. Cela vous évite d'avoir à vérifier manuellement la réponse d'un contact parmi les résultats du sondage. Si vous prévoyez d'associer une transaction à un contact, vous pouvez afficher sur la même page son numéro et ses réponses au sondage.

Pour afficher les réponses au sondage

1. Cliquez sur lemodule.
   La liste associée à Zoho Survey est disponible pour n'importe quel module disposant du champ Email (E-mail), modules personnalisés compris.
2. Sélectionnez un enregistrement pour accéder à la page Records Details (Détails des enregistrements).
   Les détails des sondages envoyés par e-mail et enregistrés seront répertoriés sous la section Zoho Survey. Les colonnes Sent By (Envoyé par) et Source indiquent si la campagne a été envoyée depuis Zoho CRM par e-mail individuel/e-mail en masse/alerte de workflow ou depuis Zoho Campaigns.
   
3. Cliquez sur le lien View Response (Afficher la réponse) pour le sondage correspondant.
   Si le destinataire n'a pas répondu à un sondage, le lien View Response (Afficher la réponse) n'est pas présent. La mention « Yet to respond » (N'a pas encore répondu) est affichée à la place.
4. Dans la fenêtre contextuelle Survey Results (Résultats du sondage), sélectionnez les options suivantes pour afficher le détail des réponses :
   • Individual Report (Rapport individuel) - Cliquez sur Individual Response (Rapport individuel) pour afficher le détail de la réponse exacte du lead/contact.
     Parmi les détails figurent la réponse du lead/contact, l'heure de la réponse et l'adresse IP du lead/contact.
     
   • Summary Report (Rapport de synthèse) - Cliquez sur Summary Report (Rapport de synthèse) pour afficher le détail de la réponse globale au sondage.
     Parmi les informations affichées figurent le nombre total de consultations du sondage, le nombre total de réponses, la réponse ayant reçu le maximum de votes, etc.
     

Répondre à un sondage pour le compte d'un client

En plus d'envoyer des sondages à vos clients, vous pouvez également participer à un sondage pour le compte d'un client. Par exemple, si vous êtes en communication avec un client et qu'il/elle choisit de répondre aux questions de votre sondage par téléphone plutôt que par courrier électronique. Dans ce cas, vous pouvez effectuer le sondage par e-mail pour le compte du client et soumettre les réponses.

Pour participer à un sondage

1. Cliquez sur le lead ou le contact.
2. Dans la page Details (Détails) du lead ou du contact, faites défiler jusqu'à la liste associée à Zoho Survey.
3. Cliquez sur le lien Take Survey (Effectuer le sondage).
   
4. Dans la fenêtre contextuelle Attend Survey (Participer au sondage), sélectionnez le sondage que vous souhaitez effectuer pour le compte du lead ou du contact.
5. Répondez aux questions figurant dans la fenêtre contextuelle du sondage et cliquez sur Submit (Soumettre) pour soumettre le sondage.

Le sondage effectué par un utilisateur CRM pour le compte d'un lead ou contact est traité comme n'importe quel autre sondage normal. Pour différencier les sondages effectués par les utilisateurs CRM de ceux effectués par les clients, recherchez dans le sondage la mention « Taken by User » (Effectué par un utilisateur) dans la colonne Source de la liste associée à Zoho Survey.

Mettre à jour automatiquement les enregistrements CRM avec les réponses aux sondages

L'intégration de Zoho Survey avec CRM permet la mise à jour automatique des données CRM avec les réponses aux sondages. La combinaison des données CRM et du sondage vous permet d'obtenir des informations et de prendre ainsi des décisions plus pertinentes et éclairées pour votre entreprise. Cette fonctionnalité vous permet d'automatiser de façon efficace vos plans d'action suite aux sondages, sans effort manuel. Une fois que vous avez mappé les champs CRM avec les questions du sondage correspondantes, vous pouvez, selon les réponses de vos clients, déclencher toutes les mesures basées sur le workflow, telles que « Sending Alert, Field update, Assign Owner, Custom Functions » (Envoi d'alerte, Mise à jour des champs, Affectation de propriétaire, Fonctions personnalisées).

Vous avez, par exemple, envoyé un sondage à vos clients au sujet des performances de votre représentant commercial. Le sondage comporte une question qui demande au destinataire d'évaluer les compétences du représentant en matière de communication. Vous souhaitez afficher tous les utilisateurs les ayant qualifiées d'« excellentes ». Pour cela, il vous suffit d'appliquer un filtre et de rechercher tous les enregistrements pour lesquels les répondants ont qualifié d'excellentes (« Excellent) les compétences du représentant commercial en matière de communication (Sales Rep's Communication). Voilà ! Tous les enregistrements qui répondent aux critères seront affichés.

Pour cela, les champs CRM seront mappés avec les questions respectives des sondages, avant que ceux-ci ne soient envoyés. La réponse à une question particulière est mise à jour en tant que valeur pour le champ mappé. Pour mapper les champs CRM avec des questions de sondage, procédez comme suit :

1. Accédez à https://survey.zoho.com etcréer un sondage.
2. Sous l'onglet Integration (Intégration), cliquez sur Zoho CRM.
3. Dans la section CRM Integration (Intégration à CRM), cliquez sur Integrate Now (Intégrer maintenant).
4. Sélectionnez le module souhaité.
   
5. Mappez tous les champs avec les questions de sondage respectives.
   Par exemple, mappez le champ « Sales Rep's Communication » (Compétences du représentant commercial en matière de communication) avec la question « How do you like our sales rep's communication skills? » (Que pensez-vous des compétences du représentant commercial en matière de communications ?)
   
   Si vous ne disposez pas de champ approprié, créez un champ personnalisé dans Zoho CRM, puis mappez le champ avec la question.
6. Sélectionnez Update records (Mettre l'enregistrement à jour) pour le champ Action Type (Type d'action). Cela signifie que Zoho CRM procèdera simplement à la mise à jour des champs de l'enregistrement existant.
   Sélectionnez Add Record (Ajouter un enregistrement) si vous souhaitez que Zoho CRM crée un enregistrement au risque de créer des doublons.
   Sélectionnez Add/Update Record (Ajouter/Mettre à jour l'enregistrement) si vous souhaitez que Zoho CRM vérifie l'absence de doublons. En cas de doublon, seul l'enregistrement existant est mis à jour. S'il n'y a pas d'enregistrement, un nouvel enregistrement sera créé et les réponses seront ajoutées.
7. Sélectionnez Pre-populate mapped fields from CRM to Survey (Pré-remplir les champs mappés de CRM dans le sondage) pour que Zoho Survey affiche la valeur des champs existants dans Zoho CRM.
   Par exemple, si le nom (Nom) du lead/contact est déjà disponible dans CRM, le bénéficiaire n'a pas besoin de saisir son nom lors du sondage. Son nom sera pré-saisi et affiché.
8. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Les questions de Zoho Survey sont désormais mappées avec des champs CRM.

Pour envoyer ce questionnaire à un lead/contact

1. Créez un nouveau modèle d'e-mail (Email Template).
2. Insérez un lien vers le sondage dans le modèle.
   
   L'ID du lead est automatiquement annexé à l'URL du sondage. Cela permet de récupérer les réponses du sondage pour l'enregistrement en question.
   
   Si vous ne voulez pas cet identifiant, vous pouvez le supprimer manuellement. Veuillez noter que si vous supprimez cet id ou que vous le modifiez, les réponses au sondage ne seront pas automatiquement ajoutées à CRM.
   
3. Enregistrez le modèle.
4. Sélectionnez ce modèle lors de l'envoi du sondage par e-mail à un contact/lead.

Pour voir l'enregistrement mis à jour avec les réponses du sondage

1. Cliquez sur le lead/contact souhaité
2. Dans la page Record's Details (Détails de l'enregistrement), vous pouvez voir que les réponses au sondage ont été automatiquement mises à jour dans les champs respectifs.
   

Comme vous pouvez le voir, les réponses au sondage sont désormais disponibles en tant que données CRM. Vous pouvez filtrer les enregistrements spécifiques en fonction de certains critères. Par exemple, pour voir qui a noté comme excellentes (Excellent) les compétences du représentant commercial en matière de communication, créez une vue personnalisée avec les critères adéquats.

Les enregistrements qui correspondent aux critères sont affichés.