Vous devez entrer certains paramètres de base avant de commencer la synchronisation des contacts, tâches et événements du calendrier.

Se connecter au plug-in Zoho CRM

Se connecter à l'aide des identifiants de connexion Zoho CRM

Pour commencer, vous devez d'abord vous connecter au plug-in Zoho CRM avec vos identifiants de connexion Zoho CRM. Vous pouvez également vous connecter en utilisant vos identifiants de connexion Google Apps, Google, Yahoo ou Facebook mais avec un autre mot de passe. Voir aussi Se connecter à l'aide d'autres identifiants de connexion

Pour se connecter au plug-in Zoho CRM

1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Zoho CRM > Sign In (Connexion).
   
2. Dans la boîte de dialogue Sign In (Connexion), entrez votre Email/Username (E-mail/Nom d'utilisateur) et votre Password (Mot de passe) Zoho.
3. Cochez la case Stay signed in (Rester connecté) si vous souhaitez vous connecter automatiquement à Zoho CRM lors de la prochaine session.
   
4. Cliquez sur Sign In (Connexion). Après avoir ouvert une session, les options du plug-in Zoho CRM seront activées.
   

Se connecter au plug-in Zoho CRM lorsque l'authentification à deux facteurs est activée

L'authentification à deux facteurs (TFA) est une mesure de sécurité supplémentaire qui utilise votre téléphone mobile pour protéger votre compte Zoho. Si vous avez activé l'authentification à deux facteurs, vous pouvez définir certains mots de passe dans l'application. Définissez un mot de passe pour vous connecter au plug-in Zoho CRM pour MS Outlook.

Pour se connecter au plug-in Zoho CRM lorsque l'authentification à deux facteurs est activée

1. Rendez-vous sur https://accounts.zoho.com
2. Cliquez sur le lien Two Factor Authentication (Authentification à deux facteurs).
3. Sur la page Two Factor Authentication (Authentification à deux facteurs), cliquez sur Manage Application Specific Passwords (Gérer les mots de passe de l'application).
4. Dans la fenêtre Manage Application Specific Passwords (Gérer les mots de passedel'application), procédez comme suit :
   • Saisissez le Device (or) App Name (Nom de l'appareil ou de l'application) dans la zone de texte.
     
   • Indiquez le Current Password (Mot de passe actuel) utilisé pour vous connecter à Zoho.
   • Cliquez sur Generate (Générer). Un mot de passe aléatoire sera généré.
     Vous pouvez utiliser l'adresse e-mail utilisée pour vous connecter à Zoho et ce mot de passe généré pour vous connecter au plug-in Zoho CRM pour MS Outlook.

Se connecter avec des identifiants de connexion Google Apps, Google, Yahoo ou Facebook

Les utilisateurs se servant de leurs identifiants de connexion Google, Google Apps, Yahoo ou Facebook pour se connecter à Zoho CRM peuvent également utiliser le plug-in pour MS Outlook mais avec des informations de connexion différentes. Vous pouvez utiliser la même adresse e-mail mais vous devrez générer un nouveau mot de passe pour utiliser le plug-in Zoho CRM.

Pour vous connecter au plug-in Zoho CRM, si vous utilisez des identifiants Google Apps, Google, Yahoo ou Facebook pour vous connecter à Zoho CRM

1. Rendez-vous sur https://crm.zoho.com
2. Sur la page Sign In (Connexion), cliquez sur le lien ForgotPassword (Mot de passe oublié).
   
3. Sur la page Password Reset Request (Demande de réinitialisation de mot du passe), indiquez l'adresse e-mail de Google Apps, Google, Yahoo ou Facebook que vous utilisez pour vous connecter à Zoho CRM.
4. Entrez les caractères de Image Verification (Vérification de l'image) puis cliquez sur Request (Demander).
   Un e-mail contenant un lien pour réinitialiser le mot de passe sera envoyé à l'adresse e-mail que vous avez indiquée.
5. Réinitialisez le mot de passe et utilisez-le avec l'adresse e-mail de Google Apps, Google, Yahoo ou Facebook que vous utilisez pour vous connecter à Zoho CRM.

Configurer les catégories et dossiers pour les contacts, les tâches et le calendrier

Lorsque vous configurez une synchronisation des contacts, des tâches ou des événements (calendrier), vous pouvez indiquer la catégorie et le dossier pour lesquels les enregistrements doivent être synchronisés. Voir aussi Categorize Records as Zoho (Classer les enregistrements sous la catégorie Zoho)

Pour configurer la catégorie et le dossier pour les contacts

1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Zoho CRM > Settings (Paramètres).
2. Dans la boîte de dialogue Settings (Paramètres), cliquez sur l'onglet Contacts.
   
3. Choisissez un dossier dans le dossier Contacts.
   Les enregistrements seront synchronisés dans le dossier sélectionné uniquement.
4. Pour l'option Choose Category (Choisir la catégorie), sélectionnez les catégories de votre choix pour synchroniser uniquement les enregistrements de cette catégorie.
   Par défaut, la catégorie Zoho sera sélectionnée pour synchroniser uniquement les enregistrements appartenant à la catégorie Zoho. Vous ne pouvez pas décocher la case Zoho.
5. Cochez la case Automatically sync the changes made in Outlook Contacts to Zoho CRM (Synchroniser automatiquement les modifications apportées aux contacts Outlook dans Zoho CRM).
   En sélectionnant cette option, les contacts de MS Outlook seront automatiquement synchronisés dans Zoho CRM.
6. Dans la section Choose the type of Zoho CRM Contacts to sync with Outlook (Choisir le type de contacts Zoho CRM à synchroniser avec Outlook), sélectionnez l'une des options suivantes selon vos besoins :
   • All Contacts (Tous les contacts) : les contacts administrés par vous et vos subordonnés dans votre hiérarchie de rôle ainsi que les contacts partagés avec vous par l'intermédiaire de règles de partage des données et de secteurs. (c.-à-d. contacts dans l'affichage All Contacts (Tous les Contacts) de Zoho CRM).
   • Contacts owned by me (Contacts administrés par moi) : les contacts que vous administrez (c.-à-d. les contacts dans l'affichage Mes Contacts de Zoho CRM).
   Les mêmes options s'appliquent pour les tâches et événements.
7. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Configurer les paramètres de messagerie

Dans l'onglet E-mails, vous pouvez configurer les paramètres de Outgoingemails (e-mails sortants) et de l'option AddEmail(Ajouter un e-mail) dans le plug-in.

Outgoing Emails settings (Paramètres des e-mails sortants) : vous pouvez indiquer si les e-mails sortants doivent être automatiquement ajoutés au contact de Zoho CRM.

Add Email Settings (Paramètres Ajouter un e-mail) - En fonction de l'adresse e-mail du destinataire, l'interlocuteur ou le lead est recherché dans Zoho CRM et l'e-mail est associé à l'enregistrement correspondant. Si l'adresse e-mail du destinataire ne correspond pas à un enregistrement de CRM, vous pouvez créer automatiquement un enregistrement et associer l'e-mail à celui-ci. Vous pouvez définir si l'e-mail doit être associé à un contact ou à un lead dans Zoho CRM.

Pour configurer les paramètres de messagerie

1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Zoho CRM > Settings (Paramètres).
2. Dans la boîte de dialogue Settings (Paramètres), cliquez sur l'onglet E-mails.
3. Pour les e-mails sortants, procédez comme suit :
   • Choisissez un Sent Item Folder (Dossier d'éléments envoyés) où sont stockés les messages sortants.
   • Cochez la case Automatically add outgoing emails to Zoho CRM (Ajouter automatiquement les e-mails sortants à Zoho CRM), si nécessaire.
4. Pour les paramètres de messagerie, cochez les cases suivantes, si nécessaire :
   • Rechercher l'adresse e-mail du destinataire dans les contacts et associer l'e-mail envoyé au(x) contact(s) correspondant(s).
   • Rechercher l'adresse e-mail du destinataire dans les leads et associer l'e-mail envoyé au(x) lead(s) correspondant(s).
     Si aucun lead/contact ne correspond, sélectionnez Contacts ou Leads dans la liste déroulante pour créer un nouvel enregistrement.
     
     
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Configurer les paramètres de résolution des conflits

Les paramètres de résolution des conflits sont utilisés lorsqu'il y a des enregistrements dupliqués dont les valeurs de champ indiquent un conflit pendant une synchronisation. Avec de tels conflits d'enregistrements, l'option sélectionnée sera appliquée à condition que les enregistrements soient en cours de mise à jour. Veuillez noter que ces options ne sont pas appliquées lorsque de nouveaux enregistrements sont ajoutés.

Pour configurer les paramètres de résolution des conflits

1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Zoho CRM > Settings (Paramètres).
2. Dans la boîte de dialogue Settings (Paramètres), cliquez sur l'onglet ConflictResolution (Résolution des conflits).
3. Choisissez la Résolution de conflits souhaitée parmi les options suivantes :
   • A pop-up alert will help me decide (Une fenêtre contextuelle d'alerte m'aidera à décider : vous pouvez sélectionner manuellement les informations qui doivent être ajoutées.
   • Let MS Outlook Win (Laisser MS Outlook Win) : les valeurs de MS Outlook écraseront celles de Zoho CRM.
   • Let Zoho CRM Win (Laisser Zoho CRM Win) : les valeurs de Zoho CRM écraseront celles de MS Outlook.
     
     
4. Cliquez sur Apply (Appliquer) > Save (Enregistrer).