En utilisant le plug-in Zoho CRM pour Microsoft Outlook, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Ajouter des enregistrements dans la catégorie Zoho
• Supprimer des enregistrements dans la catégorie Zoho
• Synchroniser automatiquement (unidirectionnel) les contacts, les tâches et les événements du calendrier de MS Outlook vers Zoho CRM
• Exporter les contacts, les tâches et le calendrier (événements) de MS Outlook vers Zoho CRM
• Ajouter des e-mails à des leads, des contacts ou des clients potentiels dans Zoho CRM
• Ajouter des e-mails sous forme de dossiers dans Zoho CRM

Classer les enregistrements sous la catégorie Zoho

Dans Microsoft Outlook, les contacts, les tâches et les événements du calendrier peuvent être regroupés en catégories. Le fait de classer vos enregistrements par catégories vous permet de trier et d'afficher les enregistrements par catégorie. Avec le plug-in Zoho CRM, vous obtenez une catégorie supplémentaire, à savoir Zoho. Vous pouvez utiliser cette catégorie lors de la synchronisation des enregistrements dans Zoho CRM. Voir aussi Configurer les paramètres du plug-in

Pour marquer les enregistrements de la catégorie Zoho

1. Sélectionnez les Contacts, Tasks (Tâches) ou événements du Calendar (Calendrier).
   Notez que les enregistrements doivent être sélectionnés dans le dossier correspondant que vous avez indiqué dans les Paramètres du dossier. Voir aussi Configurer les paramètres de synchronisation
2. Cliquez sur Home (Accueil) > Categorize (Catégoriser).
3. Cochez la case Zoho dans la liste des catégories.
   L'enregistrement sera marqué sous la catégorie Zoho.
   De même, vous pouvez supprimer la catégorie en décochant la case.
   

Synchroniser les contacts, les tâches et le calendrier

L'option de synchronisation unidirectionnelle envoie les contacts, les tâches et les événements du calendrier de MS Outlook vers Zoho CRM. Elle vous permet de conserver des données mises à jour sur Zoho CRM et MS Outlook, et d'éviter la duplication des données. La synchronisation des données peut être faite manuellement ou automatiquement.

Synchronisation des contacts - Mappage de champs

Synchronisation des tâches - Mappage de champs

Synchronisation du calendrier - Mappage de champs

Synchronisation des participants à l'événement

Lorsque vous synchronisez les événements de Microsoft Outlook vers Zoho CRM, les participants à l'événement sur Outlook sont automatiquement synchronisés comme des participants à l'événement sur Zoho CRM. Les participants synchronisés sont ainsi associés à l'événement comme des contacts, des leads ou des utilisateurs de Zoho CRM, selon le cas. Si les participants n'entrent pas dans l'une de ces catégories, seule l'adresse e-mail des participants s'affiche dans la section Participants.

De même, lorsque vous synchronisez les événements de Zoho CRM vers Microsoft Outlook, les participants à l'événement sont automatiquement inclus en tant que participants à l'événement dans Outlook lors de la synchronisation.

En cas de doublons dans les adresses e-mails synchronisées de Microsoft Outlook vers Zoho CRM, le conflit est résolu en fonction de l'ordre de priorité suivant :

• Contacts
• Leads
• Utilisateur de Zoho CRM

Si un Identifiant de messagerie d'un participant est présent à la fois dans un contact et un lead de Zoho CRM, l'application associe le contact à l'événement en tant que participant et ignore le lead. En effet, les contacts sont prioritaires.

Si deux contacts dans Zoho CRM ont la même adresse e-mail qu'un participant, c'est le contact qui a été créé en premier dans Zoho CRM qui est associé à l'événement comme participant.

Pour activer la synchronisation automatique

1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Zoho CRM > Settings (Paramètres).
2. Dans la boîte de dialogue Settings (Paramètres), cliquez sur l'onglet Contacts/Tasks/Calendars (Contacts/Tâches/Calendriers).
   
3. Cochez la case Automatically sync the changes made in Outlook contacts/tasks/appointments to Zoho CRM (Synchroniser automatiquement les modifications apportées aux contacts/tâches/événements Outlook dans Zoho CRM).
4. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Les modifications apportées aux enregistrements avant d'activer l'option de synchronisation automatique doivent être synchronisées manuellement.

Pour synchroniser manuellement les contacts, les tâches et les événements du calendrier

1. Connectez-vous à Zoho CRM depuis Microsoft Outlook.
2. Dans le plug-in Zoho CRM, cliquez sur Sync Contact (Synchroniser les Contacts)/Task/Calendar (/Tâches/Calendrier).
   La synchronisation se lancera automatiquement. Les enregistrements seront mis à jour en fonction des Paramètres de synchronisation.
   

Ajouter des e-mails sous forme de dossiers dans Zoho CRM

Vous pouvez ajouter des e-mails spécifiques aux clients depuis Microsoft Outlook vers Zoho CRM sous forme de dossier. Avant d'ajouter les e-mails, assurez-vous que les contacts correspondant aux emails existent dans Zoho CRM.

Pour ajouter des e-mails sous forme de dossiers dans Zoho CRM

1. Cliquez sur Inbox (Boîte de réception) dans la barre latérale ou sur le Dossier qui contient les e-mails à ajouter dans Zoho CRM.
2. Sélectionnez l'E-mail spécifique au client dans la Boîte de réception ou dans le dossier d'e-mails personnalisés.
3. Dans le plug-in Zoho CRM, cliquez sur Add Case (Ajouter un dossier).
   
4. Dans la boîte de dialogue Add Case (Ajouter un dossier), sélectionnez un Statut dans la liste déroulante.
5. Cochez la case Attachments (Pièces jointes) si vous souhaitez que les pièces jointes soient également ajoutées à l'e-mail.
   • Recherchez des enregistrements en fonction d'un critère donné puis ajoutez l'e-mail sous forme de dossier pour les enregistrements sélectionnés.
     
     
6. Cliquez sur Add (Ajouter).
   L'e-mail sera ajouté sous forme de dossier dans Zoho CRM.

Ajouter des e-mails dans Zoho CRM

Vous pouvez associer les e-mails que vous recevez dans Microsoft Outlook aux enregistrements de leads, contacts ou clients potentiels dans Zoho CRM. Avant d'ajouter les e-mails, assurez-vous que les contacts correspondant aux emails existent dans Zoho CRM. Si tel n'est pas le cas, en fonction des Paramètresde messagerie, les e-mails seront associés aux enregistrements dans CRM. Vous pouvez ajouter des e-mails dans CRM de quatre manières différentes :

Option Add Email (Ajouter l'e-mail)

• En cliquant sur cette option, l'e-mail sélectionné (reçu ou envoyé) sera ajouté au lead/contact en fonction des Paramètres de messagerie configurés.

Option Search and Add Email (Chercher et ajouterl'e-mail)

• Vous pouvez rechercher les enregistrements par critère et ajouter l'e-mail (reçu ou envoyé) aux enregistrements correspondants.
• Cette option peut être utilisée pour associer des e-mails à des clients potentiels.
• Les e-mails ne sont pas associés en fonction des Paramètres de messagerie. Vous avez ici la possibilité de sélectionner le module.

Ajouter automatiquement les e-mails sortants

• Lors de l'envoi d'un e-mail depuis MS Outlook, ce dernier est automatiquement ajouté au contact correspondant dans Zoho CRM.
  • L'e-mail envoyé est ajouté dans Zoho CRM uniquement s'il est disponible dans le dossier de Messages envoyés configuré dans les Paramètres de messagerie. Voir aussi Configurer les Paramètres de messagerie
  • Le contact à qui l'e-mail est envoyé doit être inscrit dans le dossier et la catégorie spécifiés dans les Paramètres des contacts. Voir aussi Configurer les paramètres de dossier et de catégorie
• Pour les utilisateurs d'un compte IMAP, l'e-mail peut ne pas s'associer automatiquement aux enregistrements dans Zoho CRM si l'option « Save sent items in the Sent Item folder on this computer » (Enregistrer les éléments envoyés dans le dossier Éléments envoyés sur cet ordinateur) n'est pas sélectionnée dans les paramètres de MS Outlook. Pour l'activer :
  1. Ouvrez les paramètres de compte de MS Outlook.
  2. Cliquez sur More Settings (Plus de paramètres) > Sent Items (Éléments envoyés).
  3. Sélectionnez « Save sent items in the Sent Item folder on this computer » (Enregistrer les éléments envoyés dans le dossier Éléments envoyés sur cet ordinateur).
  4. Cliquez sur OK.
     

Option Send and Add (envoyer et ajouter)dans la fenêtre de composition

• Vous pouvez rédiger un e-mail à votre client puis l'ajouter dans Zoho CRM lorsqu'il est envoyé.
• Cette option peut être utilisée pour associer des e-mails à des clients potentiels.
  
  

Pour ajouter des e-mails dans Zoho CRM (option Ajouter un e-mail)

1. Sélectionnez le Dossier contenant les e-mails à ajouter dans Zoho CRM.
2. Sélectionnez l'E-mail spécifique au client dans le dossier.
3. Dans le plug-in Zoho CRM, cliquez sur Add Email (Ajouter un e-mail).
   En fonction des Paramètres de messagerie, l'e-mail sélectionné sera ajouté au lead/contact de Zoho CRM.
   

Pour ajouter des e-mails dans Zoho CRM (option Chercher et ajouter un e-mail)

1. Sélectionnez le Dossier contenant les e-mails à ajouter dans Zoho CRM.
2. Sélectionnez l'E-mail spécifique au client dans le dossier.
3. Dans le plug-in Zoho CRM, cliquez sur Search and Add Email (Chercher et ajouter un e-mail).
   
4. Dans la boîte de dialogue Add Email (Ajouter un e-mail), sélectionnez un Module (Leads, Contacts ou Clients potentiels) dans la liste déroulante.
   Lorsque vous sélectionnez des clients potentiels, un autre champ est disponible, à savoir Criteria (Critères), pour chercher les enregistrements.
   Vous devez sélectionner l'adresse e-mail ou le nom du client potentiel pour chercher les enregistrements. Sélectionner Email Address (Adresse électronique) permet de rechercher les contacts correspondant à l'adresse e-mail dans Zoho CRM et d'afficher les enregistrements de clients potentiels associés aux contacts correspondants.
5. Cochez la case Attachments (Pièces jointes) si vous souhaitez que les pièces jointes soient également ajoutées à l'e-mail. Vous pouvez également effectuer l'opération suivante :
   • Rechercher des enregistrements en fonction d'un critère donné. Les enregistrements correspondants seront listés.
     
6. Cliquez sur Add (Ajouter).
   L'e-mail sera ajouté aux leads/contacts/clients potentiels sélectionnés.