Suivi des réunions avec l’extension GoToMeeting pour Zoho CRM
Comment faire pour...
Cette extension GoToMeeting permet aux utilisateurs de programmer des réunions, d'inviter des utilisateurs et d'assurer le suivi des réunions auxquelles ils ont assisté dans Zoho CRM. Avec GoToMeeting, vous avez accès à la visioconférence en HD et au partage d'écran. Grâce à cette extension, vous pouvez garder une trace de vos réunions dans un seul et même endroit.
Installer l'extension GoToMeeting
Vous pouvez aller dans Zoho Marketplace et installer l'extension GoToMeeting ou vous connecter à votre compte Zoho CRM et l'installer.
- Cliquez sur Configuration > Marketplace > Tout.
- Toutes les extensions installées sont répertoriées. Sous Toutes les extensions, vous pouvez voir toutes les extensions prises en charge par le CRM.
- Cliquez sur Toutes les extensions, cherchez GoToMeeting et cliquez dessus.
Les détails concernant l'extension s'afficheront. - Cliquez sur Installer maintenant.
- Dans l'écran suivant, acceptez les conditions d'utilisation du service et cliquez sur Continuer l'installation.
- Choisissez l'une des options suivantes et cliquez sur Confirmer.
- Installation pour les administrateurs uniquement : l'extension sera installée dans le CRM uniquement pour les utilisateurs bénéficiant d'un profil administrateur.
- Installation pour tous les utilisateurs : l'extension sera installée dans le CRM pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs doivent avoir un compte GoToMeeting pour utiliser cette fonctionnalité.
- Choisir les profils : l'extension sera installée dans le CRM pour tous les utilisateurs. Vous devez choisir cette option, cliquer sur Continuer, puis sélectionner le profil
L'extension sera installée automatiquement pour les utilisateurs spécifiés. Après l'installation vous devrez autoriser l'utilisation de vos identifiants de connexion GoToMeeting.
- Cliquez sur Autoriser.
Si vous cliquez sur Ignorer à cette étape, vous pourrez donner votre autorisation ultérieurement dans Configuration > Marketplace > Tous.
Dans la page de détails de l'extension GoToMeeting, vous pouvez cliquer sur Autoriser.
- Dans la fenêtre contextuelle, indiquez l'E-mail et le Mot de passe du compte GoToMeeting et cliquez sur Se connecter.
Le compte sera autorisé et l'extension pourra être utilisée.
Planifier des réunions avec l'extension
Une fois l'extension installée et activée, vous pouvez programmer GoToMeeting dans Zoho CRM en utilisant le bouton Programmer une réunion qui apparaît dans les enregistrements des contacts, des prospects et des comptes.
Pour planifier une réunion :
- Allez dans les modules Comptes, Contacts ou Prospects et choisissez l'enregistrement pour lequel la réunion doit être programmée.
- Dans la page de détails de l'enregistrement, cliquez sur Planifier une réunion.
- Dans la page Planifier une réunion, procédez comme suit :
- Précisez l'Objet de la réunion.
- Sélectionnez la Date de début dans le calendrier déroulant.
- Choisissez l'Heure de début et spécifiez le fuseau horaire
- Choisissez la Durée de la réunion dans la liste déroulante.
- Sélectionnez le Type de réunion, c'est-à-dire VoIP uniquement, conférence uniquement, les deux ou fournissez vos propres informations d'appel.
- Ajoutez les Participants parmi les Contacts, Prospects. En outre, vous pouvez saisir l'adresse e-mail manuellement.
- Cliquez sur Planifier une réunion.
Vous obtiendrez un résumé de la page Détails de la réunion avec l'Identifiant de la réunion et l'URL de la réunion. - Cliquez sur Fermer.
Remarque :
- Une fois qu'une réunion est programmée, les destinataires reçoivent un e-mail contenant les détails de la réunion, ainsi que son Identifiant et son URL.
- Une invitation indiquant l'heure, le lieu et l'hôte sera envoyée par e-mail au destinataire. Le destinataire peut répondre Oui, Non ou Peut-être, en fonction de quoi son statut sera mis à jour dans le compte de l'hôte.
Cette invitation sera envoyée au destinataire seulement après avoir cliqué sur l'URL de la réunion et chargé GoToMeeting si l'extension n'est pas déjà présente dans son système. - Une fois la réunion planifiée, l'hôte peut voir le statut des personnes invitées à la réunion dans la section Activités.
Cliquez sur l'événement en question et les détails de la réunion seront listés. Dans la section Participants, vous obtiendrez un décompte du nombre de personnes invitées, précisant le nombre de personnes dont la présence est certaine et dont la présence est probable. Vous pouvez afficher les détails lorsque vous cliquez sur le champ concerné.
Désinstaller l'extension
Quand vous souhaiterez désinstaller l'extension GoToMeeting, veuillez noter que toutes les données seront supprimées lors de la désinstallation et ne pourront pas être récupérées.
Pour désinstaller l'extension :
- Cliquez sur Configuration > Marketplace >Tous.
Toutes les extensions installées sont répertoriées. Sous Toutes les extensions, vous pouvez voir toutes les extensions prises en charge par le CRM. - Cherchez GoToMeeting et cliquez sur le lien Désinstaller correspondant.
- Cliquez sur Ok pour confirmer.
L'extension sera désinstallée et toutes les données relatives à l'extension seront supprimées.
