Obtention de documents signés avec Adobe Sign

Il est facile de collecter des documents signés numériquement par les clients et les prospects avec l'extension Adobe Sign dans votre compte Zoho CRM. Si votre activité nécessite l'obtention en temps et en heure de documents approuvés et signés pour mener à bien une transaction, pourquoi perdre du temps à envoyer des copies papier par la poste ? Vous pouvez utiliser l'extension Adobe Sign pour envoyer par e-mail des documents à vos prospects et contacts, puis obtenir une copie du document signé joint à l'enregistrement CRM pour référence ultérieure.

Cette extension est prise en charge pour les modules Prospects, Contacts, Comptes, Transactions, Devis, Factures, Bons de commande et Commandes. Hormis pour les prospects et contacts, pour le reste des enregistrements, le document sera envoyé aux contacts associés. Les devis, factures, bons de commande et commandes sont générés au format PDF. Il est possible de créer des modèles pour ces enregistrements et les documents peuvent être envoyés pour signature à l'aide de cette extension. À l'installation de cette extension, trois modules personnalisés seront créés. Selon la terminologie utilisée dans Adobe Sign, ces modules se nomment :

• Accords : ce terme concerne chaque processus d'envoi de documents, puis de réception de ces derniers signés par les clients ou prospects.
• Événementsd'accord : ce module enregistre les informations sur la date et l'heure d'envoi des documents pour signature et leur réception une fois signés.
• Destinataires del'accord : ce module enregistre les informations sur les destinataires du document, l'ordre dans lequel ils doivent signer, etc.

Installer Adobe Sign

Vous pouvez soit aller dans Zoho Marketplace et installer l'extension Dropbox ou vous connecter à votre compte Zoho CRM et l'installer.

Pour installer Adobe Sign

1. Cliquez sur Configuration > Marketplace > Tous.
   Toutes les extensions installées sont répertoriées. Sous Toutes les extensions, vous pouvez voir toutes les extensions prises en charge par le CRM.
2. Cliquez sur Toutes lesextensions, cherchez AdobeSign et cliquez dessus.
   Les détails concernant l'extension s'afficheront.
3. Cliquez sur Installermaintenant.
4. Dans l'écran suivant, acceptez les conditions d'utilisation du service et cliquez sur Continuerl'installation.
5. Choisissez l'une des options suivantes et cliquez sur Confirmer.
   • Installation pour les administrateurs uniquement : l'extension sera installée dans le CRM uniquement pour les utilisateurs bénéficiant d'un profil administrateur.
   • Installation pour tous les utilisateurs : l'extension sera installée dans le CRM pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs doivent disposer d'un compte Adobe Sign pour utiliser cette fonctionnalité.
   • Choisir les profils : l'extension sera installée dans le CRM pour tous les utilisateurs. Vous devez choisir cette option, cliquer sur Continuer, puis sélectionner le profil
     L'extension sera installée automatiquement pour les utilisateurs spécifiés. Après l'installation, vous devrez autoriser l'utilisation de vos identifiants de connexion Adobe Sign.
6. Cliquez sur Autoriser.
   Si vous cliquez sur Ignorer à cette étape, vous pourrez donner votre autorisation ultérieurement dans  Configuration > Marketplace > Tous.
   Dans la page des détails de l'extension Adobe Sign, vous pouvez cliquer sur Autoriser.
   
7. Dans la fenêtre contextuelle, indiquez l'e-mail et le mot de passe du compte Adobe Sign et cliquez sur Seconnecter.
   Le compte sera autorisé et l'extension pourra être utilisée. Trois modules personnalisés seront créés après l'installation de l'extension.
   

Obtenir des documents signés à l'aide d'Adobe Sign

À l'installation, vous verrez sur les pages de détails des prospects, contacts, comptes, et transactions, un bouton intitulé Envoyer pour signature électronique. Ce bouton peut être utilisé pour envoyer les documents qui doivent être signés par les contacts. Chaque enregistrement disposera également d'une liste associée où vous trouverez les détails de l'accord.

Pour envoyer des documents pour signature électronique

1. Cliquez sur les modules Prospects, Comptes, Contacts ou Transactions.
2. Cliquez sur un enregistrement auquel vous souhaitez envoyer des documents.
3. Dans la page de détails de l'enregistrement, cliquez sur Envoyer pour signature.
   
4. Dans la fenêtre contextuelle Envoyer l'accord avec Adobe Sign, procédez comme suit :

• Cliquez sur Ajouter undocument et sélectionnez une option afin de télécharger le document qui doit être signé numériquement ou sélectionnez le document à partir des fichiers disponibles dans le module Documents du CRM.
  Lorsque plusieurs fichiers sont ajoutés, ils sont fusionnés en un seul document PDF.
  Les modules Devis, Factures, Bons de commande et Commandes disposent d'une option pour Créer unmodèle dans le CRM, puis l'envoyer pour signature.
• Sélectionnez les destinataires à qui vous voulez envoyer les documents à signer.
  Lorsque plusieurs destinataires sont ajoutés, ils doivent tous signer les documents dans l'ordre dans lequel ils ont été ajoutés.
  Par défaut, le prospect/contact sélectionné sera ajouté en tant que destinataire.
• Cochez la case Je dois également signer ce document, le cas échéant.
  Le document vous sera également envoyé par e-mail. Vous pouvez signer le document une fois qu'il vous a été retourné signé par le contact.
  
• Indiquez des adresses e-mail supplémentaires dans la zone de texte Envoyer une copie par e-mail à.
  Vous pouvez ajouter un maximum de 10 adresses e-mail, toutes séparées par une virgule.
• Dans la section Détails del'accord, spécifiez l'Intitulédu contrat.
• Définissez le Message qui sera ajouté à l'e-mail envoyé au contact.
• Sélectionnez la Langue dans laquelle l'e-mail doit être envoyé.
  La langue de l'utilisateur sera sélectionnée par défaut.
• Ajoutez des contacts Associésà l'accord. Les détails de l'accord seront associés aux contacts ainsi sélectionnés.
• Dans la section Options del'accord, spécifiez la Date limite de signature.
• Cochez la case Rappeler au destinataire de signer pour définir des rappels quotidiens ou hebdomadaires.
• Cochez la case Aperçu du document et modification de la position du champ de signature, si nécessaire.
• Cliquez sur le lien Plus d'options pour afficher les options suivantes :
• Spécifiez l'URL de redirection après signature et le Délai de redirection après signature en secondes.
• Cliquez sur Envoyer pour signature.
  Le document sera envoyé au destinataire par e-mail.

Afficher les accords associés à un enregistrement

Pour afficher les accords associés à un enregistrement

1. Cliquez sur les modules Prospects, Comptes, Contacts ou Transactions.
2. Cliquez sur un enregistrement et affichez la liste des Accords associés.
   Vous pouvez visualiser les accords et le statut du document.

Désinstaller Adobe Sign

Si vous souhaitez désinstaller l'extension Adobe Sign, veuillez noter que toutes les données seront supprimées lors de la désinstallation et ne pourront pas être récupérées.

Pour désinstaller Adobe Sign

1. Cliquez sur Configuration > Marketplace >Tous.
   Toutes les extensions installées sont répertoriées. Sous Toutes les extensions, vous pouvez voir toutes les extensions prises en charge par le CRM.
2. Cherchez AdobeSign et cliquez sur le lien Désinstaller correspondant.
   
3. Cliquez sur Ok pour confirmer.
   Toutes les données relatives à l'extension Adobe Sign seront supprimées.