Obtention de documents signés à l'aide de DocuSign

L'extension DocuSign dans Zoho CRM vous aide à envoyer des documents à vos contacts pour qu'ils les signent. Cette extension est prise en charge par les modules Prospects, Contacts, Comptes, Transactions, Devis, Factures, Bons de commande et Commandes. Hormis pour les prospects et contacts, pour le reste des enregistrements, le document sera envoyé aux contacts associés. Les devis, factures, bons de commande et commandes sont générés au format PDF. Il est possible de créer des modèles pour ces enregistrements et les documents peuvent être envoyés pour signature à l'aide de cette extension.

À l'installation de cette extension, trois modules personnalisés seront créés. Selon la terminologie utilisée dans DocuSign, ces modules se nomment :

• Enveloppes : ceci fait référence à chaque processus d'envoi de documents, puis de réception de ces derniers signés par les clients ou prospects.
• Événementsd'enveloppe : ce module enregistre les informations sur la date et l'heure d'envoi des documents pour signature et leur réception une fois signés.
• Destinataires d'enveloppe : ce module enregistre les informations sur les destinataires du document, l'ordre dans lequel ils doivent signer, etc.

Installer DocuSign

Vous pouvez aller dans Zoho Marketplace et installer l'extension DocuSign ou vous connecter à votre compte Zoho CRM et l'installer.

Pour installer DocuSign

1. Cliquez sur Configuration > Marketplace >Tous.
   Toutes les extensions installées sont répertoriées. Sous Toutes les extensions, vous pouvez voir toutes les extensions prises en charge par le CRM.
2. Cliquez sur Toutes lesextensions, cherchez DocuSign et cliquez dessus.
   Les détails concernant l'extension s'afficheront.
3. Cliquez sur Installermaintenant.
4. Dans l'écran suivant, acceptez les conditions d'utilisation du service et cliquez sur Continuerl'installation.
5. Choisissez l'une des options suivantes et cliquez sur Confirmer.
   • Installation pour les administrateurs uniquement : l'extension sera installée dans le CRM uniquement pour les utilisateurs bénéficiant d'un profil administrateur.
   • Installation pour tous les utilisateurs : l'extension sera installée dans le CRM pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs doivent avoir un compte DocuSign pour utiliser cette fonctionnalité.
   • Choisir les profils : l'extension sera installée dans le CRM pour tous les utilisateurs. Vous devez choisir cette option, cliquer sur Continuer, puis sélectionner le profil
     L'extension sera installée automatiquement pour les utilisateurs spécifiés. Après l'installation, vous devrez autoriser l'utilisation de vos identifiants de connexion DocuSign.
6. Cliquez sur Autoriser.
   Si vous cliquez sur Ignorer à cette étape, vous pourrez donner votre autorisation plus tard dans Paramètres>Configuration > Marketplace > Tous.
   Dans la page de détails de l'extension DocuSign, vous pouvez cliquer sur Autoriser.
   
7. Dans la fenêtre contextuelle, indiquez l'E-mail et le Mot de passe du compte DocuSign et cliquez sur SeConnecter.
   Le compte sera autorisé et l'extension pourra être utilisée. Trois modules personnalisés seront créés après l'installation de l'extension.
   

Obtenir des documents signés à l'aide de DocuSign

À l'installation, vous verrez sur les pages de détails des prospects, contacts, comptes, et transactions, un bouton intitulé Envoyer pour DocuSign. Ce bouton peut être utilisé pour envoyer les documents qui doivent être signés par les contacts. Chaque enregistrement disposera également d'une liste associée où vous trouverez les détails de l'enveloppe.

Pour envoyer des documents pour signature électronique

1. Cliquez sur les modules Prospects, Comptes, Contacts ou Transactions.
2. Cliquez sur un enregistrement auquel vous souhaitez envoyer des documents.
3. Dans la page de détails de l'enregistrement, cliquez sur Envoyer pour DocuSign.
   
4. Dans la fenêtre contextuelle Envoyer l'accord avec DocuSign, procédez comme suit :

• Cliquez sur Ajouter undocument et sélectionnez une option afin de charger le document qui doit être signé numériquement ou sélectionnez le document à partir des fichiers disponibles dans le module Documents du CRM.
  Lorsque plusieurs fichiers sont ajoutés, ils sont fusionnés en un seul document PDF.
  Les modules Devis, Factures, Bons de commande et Commandes disposent d'une option pour Créer unmodèle dans le CRM, puis l'envoyer pour signature.
  
• Cochez la case Définir l'ordre de signature, si nécessaire.
  En sélectionnant cette case, vous aurez la possibilité de spécifier l'ordre correspondant à chaque destinataire.
• Sélectionnez les destinataires à qui vous voulez envoyer les documents à signer.
  Lorsque plusieurs destinataires sont ajoutés, ils doivent tous signer les documents dans l'ordre dans lequel ils ont été ajoutés.
  Par défaut, le prospect/contact sélectionné sera ajouté en tant que destinataire.
• Dans Message à tous les destinataires, indiquez le message qui sera inclus dans l'e-mail envoyé aux destinataires.
  
• Cliquez sur le lien Modifier et dans la fenêtre contextuelle Optionsavancées, procédez comme suit :
  • Cochez la case Envoyer des rappels automatiques pour définir des rappels.
  • Spécifier le nombre de jours au terme desquels la demande de signature du document doit expirer.
  • Spécifier le délai au terme duquel le client doit être averti de l'expiration du document.
    
  • Cliquez sur Enregistrer.
• Cliquez sur Suivant pour afficher un aperçu du document et y ajouter le champ Signature.
• Cliquez sur Envoyer maintenant.
  Les documents seront envoyés aux destinataires.

Créer des documents à l'aide des modèles du CRM

En plus de charger des documents dans les modules Devis, Factures, Bons de commande et Commandes, vous pouvez également créer des documents, en utilisant les modèles de Zoho CRM. Les devis, factures, bons de commande et commandes sont créés sous forme de fichiers PDF. Différents modèles peuvent être créés pour chacun de ces types de fichiers. En utilisant ces modèles, il est possible, par exemple, d'envoyer un devis pour signature.

Pour créer des documents en utilisant des modèles du CRM

1. Cliquez sur les modules Devis, Factures, Bons de commande et Commandes
2. Cliquez sur un enregistrement auquel vous souhaitez envoyer des documents.
3. Dans la page de détails de l'enregistrement, cliquez sur Envoyer pour DocuSign.
4. Dans la fenêtre contextuelle Envoyer l'accord avec DocuSign, procédez comme suit :

• Cliquez sur Créer un document > à partir des modèles CRM.
• Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez un modèle dans la liste déroulante.
  
• Cliquez sur Créer.
  Le document est créé.

• Indiquez les autres détails et cliquez sur Envoyermaintenant. Voir aussi Obtenir des documents signés à l’aide de DocuSign

Afficher les accords associés à un enregistrement

Pour afficher les accords associés à un enregistrement

1. Cliquez sur les modules Prospects, Comptes, Contacts ou Transactions.
2. Cliquez sur un enregistrement et affichez la liste des Enveloppes associées.
   Vous pouvez afficher les enveloppes et le statut du document.

Désinstaller DocuSign

Si vous souhaitez désinstaller l'extension DocuSign, veuillez noter que toutes les données seront supprimées lors de la désinstallation et ne pourront pas être récupérées.

Pour désinstaller DocuSign

1. Cliquez sur Configuration > Marketplace >Tous.
   Toutes les extensions installées sont répertoriées. Sous Toutes les extensions, vous pouvez voir toutes les extensions prises en charge par le CRM.
2. Cherchez DocuSign et cliquez sur le lien Désinstaller correspondant.
   
3. Cliquez sur Ok pour confirmer.
   Toutes les données liées à l'extension DocuSign seront supprimées.