Định tuyến email

Với Zoho Mail, bạn có thể tự động chuyển hướng hoặc gửi bản sao của email bằng cách cấu hình Định tuyến email. Định tuyến email hữu ích trong nhiều trường hợp như nếu bạn muốn tự động gửi bản sao email của một người dùng cho người khác. Hoặc bạn có thể xác định một người dùng cụ thể sẽ được chuyển tiếp tất cả email mà tổ chức nhận được với người nhận không xác định. Hoặc bạn có thể sử dụng định tuyến để tăng cường độ bảo mật chống thư rác.

Cấu hình định tuyến email trong Zoho Mail

Bạn có thể cấu hình Định tuyến email, Cổng đến và Cổng đi tùy theo nhu cầu. Để cấu hình định tuyến đến tài khoản của bạn,

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
2. Điều hướng đến Mail Settings trong ngăn bên trái và vào Email Routing.
3. Trong mục Email Routing, nhấp vào Configure routing hoặc Add.
   
4. Chọn tên miền mà bạn muốn bật Định tuyến từ danh sách thả xuống.
5. Nhập các chi tiết liên quan khác và nhấp vào Add. Quy trình xác minh này có thể mất một chút thời gian trước khi cấu hình định tuyến được thêm vào.
   

Khi bạn thêm cấu hình để định tuyến email, cấu hình này được đặt ở trạng thái tắt theo mặc định. Để Bật hoặc Tắt cấu hình định tuyến của bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Điều hướng đến Mail Settings trong ngăn bên trái và vào Email Routing.
2. Chọn cấu hình định tuyến bạn muốn bật từ danh sách.
3. Trong Routing Details, hãy bật hoặc tắt tùy chọn này bằng cách bật/tắt Status.
   

Thông số bắt buộc:

1. Máy chủ đích
   Máy chủ đích là tên miền, bản ghi MX hoặc địa chỉ IP của máy chủ email hợp lệ, vốn có thể nhận email trực tiếp. Khi một tên miền được cung cấp tại đích, email được định tuyến sẽ được gửi đến bản ghi MX của tên miền đã được cung cấp làm đích. Trong trường hợp bản ghi MX được cung cấp trực tiếp tại đích, email sẽ được định tuyến trực tiếp đến máy chủ được cung cấp.
2. Địa chỉ email xác minh
   Trước khi có thể bật định tuyến email, một email xác minh sẽ được gửi đến máy chủ được định tuyến để xác nhận tính hợp lệ của chi tiết máy chủ đích đã chọn. Bạn cần cung cấp địa chỉ email hợp lệ để gửi email xác minh. Chỉ khi email đã được gửi thành công mới có thể bật định tuyến email.
3. Thay đổi tên miền để khớp với đích được cung cấp
   Theo mặc định, tên miền của địa chỉ email xác minh sẽ được đặt thành tên miền mà bạn cấu hình định tuyến. Nhưng bạn cũng có thể thay đổi tên miền của địa chỉ email xác minh thành tên miền của máy chủ đích. Ví dụ: nếu bạn muốn bật định tuyến cho tên miền “Zylker.com” đến đích “gmail.com” và email xác minh là zylker@gmail.com, bạn có thể bật tùy chọn này.

Kiểu Gửi email

• Gửi chia nhỏ: Chỉ gửi email đến tài khoản không tồn tại
  Bạn có thể cấu hình Gửi chia nhỏ khi bạn có một tập hợp tài khoản trong Zoho Mail và các tài khoản còn lại trên máy chủ khác. Khi bạn chọn tùy chọn này, các email đến các tài khoản tồn tại trong Zoho sẽ được gửi trong Zoho. Khi một email đến một tài khoản không tồn tại trong Zoho, email đó sẽ được chuyển hướng đến máy chủ đích đã chọn, thay vì bị trả lại.
• Gửi kép: Chỉ gửi email song song cho tài khoản hiện có
  Bạn có thể cấu hình Gửi kép khi bạn muốn gửi email trong cả hai máy chủ cho tất cả các tài khoản hiện có trong Zoho. Trong trường hợp một email đến một tài khoản không tồn tại, email đó sẽ được trả lại trực tiếp từ máy chủ Zoho và sẽ không được kiểm tra trong máy chủ đích. Về cơ bản, có thể cấu hình Gửi kép khi bạn có dịch vụ lưu trữ hoặc sao lưu email ở vị trí khác hoặc muốn cả hai hệ thống cùng tồn tại vì nhiều lý do.
• Định tuyến email: Định tuyến tất cả email bất kể tài khoản có trong Zoho hay không
  Bạn có thể cấu hình tùy chọn Định tuyến email trong Zoho Mail khi bạn muốn định tuyến tất cả email được gửi đến tài khoản của bạn bất kể tài khoản đó có được thiết lập trong Zoho hay không. Email sẽ được gửi đến tài khoản Zoho nếu tính năng này được thiết lập.
• Định tuyến tùy chỉnh: Định tuyến tất cả email cho tài khoản cụ thể
  Bạn có thể cấu hình tùy chọn Định tuyến tùy chỉnh khi bạn muốn định tuyến tất cả email được gửi đến các tài khoản cụ thể.

Cấu hình kiểu Gửi email

Bạn có thể chọn các kiểu gửi khác nhau để định tuyến email theo một cách cụ thể. Để chọn kiểu gửi email, hãy làm theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
2. Điều hướng đến Mail Settings trong ngăn bên trái và vào Email Routing
3. Chọn định tuyến mà bạn muốn cấu hình kiểu gửi từ danh sách.
4. Trên trang cấu hình định tuyến của định tuyến đã chọn, hãy nhấp vào Basic settings.
5. Chọn kiểu định tuyến bạn muốn từ danh sách thả xuống.
   

Định tuyến dựa trên tiêu chí

Với Định tuyến dựa trên tiêu chí, bạn có thể đặt các điều kiện nhất định để khi đáp ứng các điều kiện này, email sẽ được định tuyến. Để bật định tuyến dựa trên tiêu chí, hãy thực hiện các bước sau:

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
2. Điều hướng đến Mail Settings trong ngăn bên trái và vào Email Routing
3. Chọn định tuyến mà bạn muốn cấu hình kiểu gửi từ danh sách.
4. Trên trang cấu hình định tuyến của định tuyến đã chọn, hãy nhấp vào Advanced settings.
5. Bật tùy chọn Định tuyến dựa trên tiêu chí bằng cách bật nút bật/tắt.
   
6. Chọn loại điều kiện - AND, OR, NONE.
7. Chọn tiêu chí từ danh sách thả xuống và nhập giá trị tiêu chí tương ứng.
8. Để thêm tiêu chí khác, hãy nhấp vào biểu tượng .

Bây giờ, chỉ những email đáp ứng tiêu chí (điều kiện) tương ứng mà bạn đã cấu hình mới được định tuyến.

Các cấu hình định tuyến khác

• Send Bounce Message
  Khi bạn bật định tuyến đến máy chủ đích, có thể không gửi được thư đến đích vì nhiều lý do. Nếu bạn bật tùy chọn Send Bounce Message, email bị trả lại sẽ được gửi đến người gửi. Bạn có thể bật hoặc tắt tính năng trả lại email cho người gửi bằng cách điều hướng đến Basic settings tại trang cấu hình của tùy chọn định tuyến tương ứng và bật/tắt tùy chọn này.
• Routing for Group Members
  Nhìn chung, khi một email được định tuyến đến địa chỉ email nhóm, email đó sẽ chỉ được gửi đến địa chỉ nhóm. Nếu tùy chọn Routing for Group Members được bật từ Basic settings của trang cấu hình, email sẽ được gửi đến hộp thư của từng thành viên nhóm.
• Recipient username change
  Khi được bật trong Advanced settings, bạn có thể định tuyến email được nhận bởi một tài khoản người dùng sang tài khoản người dùng khác. Tùy chọn này lý tưởng để lọc thư rác hoặc lưu giữ email. Ví dụ: giả sử các người nhận trong tổ chức của bạn là rebecca@zylker.com, paula@zylker.com và steve@zylker.com, nhận được email. Bạn có thể tự động định tuyến mọi email mà bất kỳ ai trong tổ chức của bạn nhận được đến backup@zylker.com bằng cách cấu hình tên người dùng là "backup".
• Recipient domain name change
  Khi được bật trong Advanced settings, bạn có thể định tuyến email được nhận bởi một người dùng ở một tên miền và máy chủ sang cùng tên người dùng đó nhưng được lưu trữ bằng một tên miền khác tại máy chủ khác. Ví dụ: giả sử tên miền của bạn là zylker.com và bạn cấu hình zylkertravels.com là phần tên miền cho email được định tuyến. Trong trường hợp này, khi user@zylker.com nhận được một email trong Zoho Mail, email đó sẽ tự động được định tuyến đến user@Zylkertravels.com tại máy chủ kia.

Cấu hình hệ thống lưu trữ/ lưu giữ email bên thứ ba

Cổng đến và Cổng đi thường được sử dụng khi bạn sử dụng hệ thống bên thứ ba cho các dịch vụ như Lưu trữ, Sao lưu hoặc Lưu giữ email cho chính sách công ty. Dịch vụ bên thứ ba sẽ cung cấp cho bạn bản ghi MX hoặc Địa chỉ IP để sử dụng với dịch vụ của họ và địa chỉ IP mà từ đó bản sao sẽ được định tuyến đến Zoho Mail.

Bạn cần cấu hình địa chỉ IP mà dịch vụ bên thứ ba cung cấp làm “Cổng đến”. Tương tự, để định tuyến email gửi đi thông qua dịch vụ bên thứ ba, bạn cần cấu hình MX hoặc địa chỉ IP mà dịch vụ đó nhận email để sao lưu, làm Cổng đi. Bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây về các tùy chọn sao lưu có sẵn trong Zoho Mail.

Cổng đến

Cổng đến là máy chủ định tuyến email đến Máy chủ Zoho Mail. Nếu bản ghi MX của tên miền được trỏ tới máy chủ cũ hoặc máy chủ dự phòng, bạn có thể cấu hình định tuyến email từ máy chủ cũ đến Zoho, trong trường hợp MX không được trỏ tới Zoho. Trong trường hợp này, bạn cần cung cấp địa chỉ IP của máy chủ vốn sẽ chuyển tiếp email đến các tài khoản tại đây. Điều này sẽ đảm bảo các địa chỉ IP đã cấu hình được coi là hợp lệ và được đưa vào danh sách trắng cho tổ chức của bạn.

Để thêm địa chỉ IP vào Cổng đến,

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
2. Điều hướng đến Mail Settings trong ngăn bên trái và vào Inbound Gateway trong Email Routing.
3. Trong phần Inbound Gateway, chọn IPv4 hoặc IPv6 và thực hiện một trong các bước sau:
   • Nhập địa chỉ IP và chọn mặt nạ mạng con nếu đã chọn IPv4.
   • Nhập địa chỉ IP nếu đã chọn IPv6.
4. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào biểu tượng .
   

Dưới đây là một số tùy chọn khác có sẵn trong phần Inbound Gateway:

• Reject non-inbound gateway emails - từ chối các email không đến từ các địa chỉ IP cổng đến.
• Skip spam processing for all inbound gateway emails - bỏ qua bước xử lý thư rác cho các email đến từ các địa chỉ IP đã được thêm vào danh sách cổng đến.
• Để xóa một địa chỉ IP, hãy di chuột lên IP đó và nhấp vào biểu tượng .

​

Cổng đi

Cổng email đi là một máy chủ khác được cấu hình để chuyển tiếp các máy chủ gửi đi của các tên miền khác nhau trong tổ chức. Bạn có thể cấu hình cổng đi khi bạn muốn chuyển tiếp tất cả email gửi đi từ máy chủ của bạn đến một máy chủ SMTP khác. Máy chủ kia sẽ gửi email đến các tài khoản tương ứng đã xác định cho người nhận. Máy chủ kia có thể lưu trữ email cho mục đích sao lưu hoặc lưu giữ email.

Để cấu hình Cổng đi, hãy thực hiện các bước sau:

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
2. Điều hướng đến Mail Settings trong ngăn bên trái và vào Outbound Gateway trong Email Routing.
3. Nhập địa chỉ IP hoặc bản ghi MX của máy chủ đích trong Destination Host (MX / IP Address).
4. Chọn loại kết nối tại Connection type và số cổng tương ứng sẽ được chọn tự động trong Port.
5. Bạn có thể chọn xác thực máy chủ đích bằng tên người dùng và mật khẩu.
6. Chọn những email người dùng mà bạn muốn chuyển tiếp qua cổng đi đã cấu hình bằng cách sử dụng tùy chọn Apply for (All users, For selected users và Except selected users).
   
7. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Add.
8. Cung cấp địa chỉ email xác minh trong Verification email address và chọn tên miền tương ứng (nếu bạn có nhiều tên miền) từ danh sách thả xuống.
   
9. Nhấp vào Verify and Add.

Cổng đi của bạn sẽ được cấu hình sau khi xác minh thành công. Bạn có thể thay đổi địa chỉ email Xác thực bằng cách nhấp vào nút Update bên cạnh địa chỉ email được dùng để xác thực.

Bạn cũng có thể thay đổi tùy chọn email của người dùng mà bạn muốn chuyển tiếp qua cổng. Xác nhận rằng bạn muốn thay đổi cấu hình người dùng trong cửa sổ bật lên trong khi thay đổi tùy chọn người dùng.

• All users - Email của tất cả người dùng sẽ được chuyển tiếp qua cổng.
• For selected users - Chỉ những email của người dùng được chọn sẽ được chuyển tiếp qua cổng.
• Except selected users - Email của những người dùng được chọn sẽ không được chuyển tiếp qua cổng.

Trong khi chọn For selected users hoặc Except selected users, bạn sẽ có các tùy chọn sau đây để thêm người dùng:

• Select Users - Chọn người dùng từ danh sách người dùng trong tổ chức.
• Import Users - Nhập người dùng bằng tập tin CSV hoặc TXT.
  

Sau khi thực hiện các thay đổi cần thiết, hãy nhấp vào Update. Những người dùng được chọn sẽ được liệt kê bên dưới phần Selected users. Bạn có thể thêm/nhập người dùng từ danh sách bằng tùy chọn Add/Import. Bạn cũng có thể xóa người dùng khỏi danh sách bằng cách di chuột qua người dùng tương ứng trong bảng và nhấp vào biểu tượng hoặc bằng cách nhấp vào nút Delete phía trên bảng và tải lên tập tin CSV hoặc TXT có thông tin chi tiết của người dùng.