Tùy chỉnh chính sách email

Chính sách email giúp quản trị viên kiểm soát thông số gửi và nhận email của tổ chức. Trong Zoho Mail, bạn có thể xác định nhiều chính sách email và áp dụng chúng cho các nhóm và tập hợp người dùng khác nhau. Bạn có thể xác định chính sách email để hạn chế quyền truy cập email từ các thiết bị khác, mạng khác cũng như có thể thêm hạn chế tài khoản trong chính sách email.

Tính năng này cũng giúp quản trị viên xác định và áp dụng các cấp đặc quyền và hạn chế khác nhau cho những người dùng và nhóm dựa trên vai trò, yêu cầu và quyền của họ trong tổ chức. Các loại chính sách khác nhau, vốn có thể đặt bằng chính sách email bảo mật của Zoho Mail, có thể được phân loại dựa trên hạn chế về email và tên miền, quyền truy cập, tài khoản và chuyển tiếp email.

Zoho Mail áp dụng Chính sách doanh nghiệp Zoho Mail mặc định cho người dùng và nhóm khi tạo. Bạn có thể tạo chính sách mới dựa trên nhu cầu của tổ chức và áp dụng chính sách đó cho những người dùng và nhóm cụ thể.

Các bước xác định chính sách email mới:

1. Tạo chính sách email mới.
2. Cấu hình Hạn chế chung cho chính sách.
3. Thêm email và hạn chế tên miền.
4. Thêm hạn chế tài khoản.
5. Thêm hạn chế truy cập.
6. Thêm hạn chế chuyển tiếp email.
7. Áp dụng hạn chế liên quan cho chính sách.
8. Áp dụng chính sách đã cấu hình cho người dùng và nhóm.

Tạo chính sách email mới:

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
2. Vào menu Cài đặt thư từ ngăn bên trái và chọn Chính sách email.
3. Bạn sẽ thấy Chính sách doanh nghiệp Zoho Mail mặc định được liệt kê.
4. Nhấp vào Tạo để tạo chính sách mới.
5. Nhập tên cho chính sách mà bạn sẽ tạo và nhấp vào Tạo.
6. Bây giờ, bạn sẽ phải xác định hạn chế mà bạn muốn áp dụng trong chính sách này.

Hạn chế chung:

1. Trong tab Chung của chính sách mà bạn đã tạo, bạn có thể thay đổi tên của chính sách nếu cần.
2. Nhập kích thước email đến và đi tối đa mà bạn muốn phân bổ cho chính sách này. Cho phép tối đa 40 MB.
3. Sau đó, nhập số lượng email đến được phép mỗi phút trong chính sách này. Cho phép tối đa 100 email mỗi phút.
4. Bạn có thể chọn bật/tắt Ủy quyền truy cập hộp thư cho người dùng được chỉ định chính sách.

Giới hạn email

Trong mục này, bạn có thể xác định tên miền, địa chỉ email, loại tập tin đính kèm và văn bản chủ đề được phép hoặc bị chặn cho email đến và đi.

Các bước xác định hạn chế email mới:

1. Trong Bảng điều khiển cho quản trị viên, vào menu Cài đặt thư.
2. Vào mục Hạn chế email.
3. Nhấp vào Tạo và nhập tên mới cho hạn chế.
4. Bạn có thể xác định hạn chế cho tên miền, địa chỉ email, tập tin đính kèm và chủ đề email trong mục này.

Tên miền

Các tùy chọn có sẵn theo hạn chế tên miền là:

• Không có hạn chế
• Chỉ Tên miền tổ chức - Để chỉ cho phép email trong tổ chức
• Tên miền bị chặn
• Tên miền được phép

Bạn có thể xác định hạn chế cho email đến, email đi hoặc cho cả hai. Bạn có thể cho phép hoặc chặn một số tên miền nhất định đối với email đến và/hoặc đi.

Allow: Khi bạn xác định một tên miền là tên miền được phép gửi đi, những người dùng và nhóm được áp dụng chính sách sẽ chỉ có thể gửi email đến tên miền đó. Khi họ gửi email đến các tên miền khác, máy chủ thư đi sẽ từ chối và trả lại email cho người gửi.
Block: Khi bạn xác định một tên miền là tên miền bị chặn, có thể gửi email đến tất cả các tên miền ngoại trừ tên miền đã xác định trong tên miền bị chặn.
Org Domains only: Bạn cũng có thể chỉ cho phép gửi hoặc nhận email trong các tên miền của tổ chức. Khi hạn chế này được áp dụng, không thể gửi email ra ngoài tên miền của tổ chức hoặc nhận từ tài khoản bên ngoài.

Bạn có thể chọn không có hạn chế để cho phép gửi và nhận email mà không có bất kỳ hạn chế nào về tên miền.

Địa chỉ email

Các tùy chọn có sẵn trong hạn chế địa chỉ email là:

• Không có hạn chế
• Địa chỉ email bị chặn
• Địa chỉ email được phép

Bạn có thể xác định hạn chế cho email đến, email đi hoặc cho cả hai. Bạn có thể cho phép hoặc chặn một số địa chỉ email nhất định cho email đến và/hoặc đi.

Allow: Khi bạn xác định một địa chỉ email là địa chỉ email được phép gửi đi, những người dùng và nhóm được áp dụng chính sách sẽ chỉ có thể gửi email đến địa chỉ email đó. Khi họ gửi email đến các địa chỉ email khác, máy chủ thư đi sẽ từ chối và trả lại email cho người gửi. Điều tương tự cũng có thể được áp dụng cho email đến. Khi hạn chế được áp dụng cho thư đến, email đến chỉ được gửi từ địa chỉ email được phép. Mọi email từ các địa chỉ email khác không được xác định trong danh sách sẽ bị từ chối (bị trả lại).
Block: Khi bạn xác định một địa chỉ email là địa chỉ email bị chặn, có thể gửi email đến tất cả các địa chỉ email ngoại trừ địa chỉ đã xác định trong địa chỉ email bị chặn.

Bạn có thể chọn không có hạn chế để cho phép gửi và nhận email mà không có bất kỳ hạn chế nào về địa chỉ email.

Tập tin đính kèm

Các tùy chọn có sẵn trong hạn chế về tập tin đính kèm là:

• Không có hạn chế
• Tập tin đính kèm bị chặn
• Tập tin đính kèm được phép

Bạn có thể xác định hạn chế loại tập tin đính kèm cho thư đến, thư đi hoặc cho cả hai. Bạn có thể cho phép hoặc chặn một số loại tập tin đính kèm nhất định cho email đến và/hoặc đi.

Allow: Khi bạn xác định một số loại tập tin đính kèm là loại được phép gửi đi, những người dùng và nhóm được áp dụng chính sách sẽ chỉ có thể gửi email chứa loại tập tin đính kèm đã xác định. Khi họ gửi email có các loại tập tin đính kèm khác, máy chủ thư đi sẽ từ chối và trả lại email cho người gửi.
Block: Khi bạn xác định một loại là loại tập tin đính kèm bị chặn, có thể gửi email chứa bất kỳ tập tin đính kèm nào khác ngoài loại tập tin đã xác định trong tập tin đính kèm bị chặn.

Bạn có thể đảm bảo tập tin đính kèm có các tên tập tin cụ thể bị chặn hoặc cho phép đối với cả email đến và email đi.

Ví dụ: nếu bạn muốn xác định tập tin tên là kiểm tra, hãy làm theo hướng dẫn sau:

1. Chọn liệu bạn muốn áp dụng điều kiện về tập tin đính kèm cho thư đến hay thư đi.
2. Sau khi bạn nhấp vào thư đến hoặc thư đi, hãy chọn điều kiện bạn muốn áp dụng.
3. Bạn có thể chọn không có hạn chế để cho phép gửi và nhận email mà không có bất kỳ hạn chế nào về tập tin đính kèm.
4. Nếu bạn chọn tùy chọn Được phép hoặc Bị chặn, hãy nhập tên tập tin mà bạn muốn xác định.
5. Tuân theo quy ước dưới đây để đề cập tên tập tin:
   • Đề cập kiểm tra nếu tập tin có thể chứa tên kiểm tra
   • Đề cập "kiểm tra" nếu tên tập tin có thể là kiểm tra
   • Đề cập *kiểm tra nếu tên tập tin có thể kết thúc bằng kiểm tra
   • Đề cập kiểm tra* nếu tên tập tin có thể bắt đầu bằng kiểm tra
6. Hạn chế sẽ được áp dụng theo chỉ định của bạn.

Tiêu đề

Các tùy chọn có sẵn trong hạn chế về chủ đề email là:

• Không có hạn chế
• Chủ đề bị chặn
• Chủ đề được phép

Bạn có thể xác định hạn chế cho thư đến, thư đi hoặc cho cả hai. Bạn có thể cho phép hoặc chặn một số chủ đề nhất định đối với email đến và/hoặc đi.

Allow: Khi bạn xác định một số chủ đề là chủ đề email được phép gửi đi, những người dùng và nhóm được áp dụng chính sách sẽ chỉ có thể gửi email với chủ đề đó. Khi họ gửi email có các chủ đề khác, máy chủ thư đi sẽ từ chối và trả lại email cho người gửi.
Block: Khi bạn xác định một chủ đề là chủ đề email bị chặn, có thể gửi email với bất kỳ chủ đề nào khác ngoài chủ đề đã xác định trong chủ đề bị chặn.

Ví dụ: Nếu bạn xác định từ “pharmacy” trong chủ đề thì các email chứa từ đó sẽ bị chặn, bất kể từ đó xuất hiện ở đâu trong chủ đề.
Bạn có thể chọn không có hạn chế để cho phép gửi và nhận email mà không có bất kỳ hạn chế nào về chủ đề.

Hạn chế tài khoản

Bạn có thể xác định hạn chế dựa trên tài khoản trong mục này. Trong mục này, bạn có thể cung cấp quyền thêm tài khoản bên ngoài dưới dạng POP trong Zoho và tùy chọn để tùy chỉnh chữ ký của họ trong Zoho Mail. Bạn cũng có thể hạn chế việc nhập/xuất email của người dùng và nhóm.

Các bước xác định hạn chế tài khoản mới:

1. Trong Bảng điều khiển cho quản trị viên, vào menu Cài đặt thư.
2. Vào mục Hạn chế tài khoản.
3. Nhấp vào Tạo và nhập tên mới cho hạn chế.
4. Bạn có thể xác định hạn chế dựa trên tài khoản như quyền truy cập tài khoản bên ngoài, nhập/xuất email, v.v. từ mục này.

Quyền truy cập tài khoản bên ngoài

Theo mặc định, Zoho Mail cho phép người dùng cấu hình tài khoản bên ngoài của họ thông qua POP hoặc IMAP. Với tư cách là quản trị viên, nếu bạn không muốn người dùng truy cập vào các tài khoản khác của họ qua POP, bạn có thể tắt tính năng này trong mục này. Khi bị tắt, người dùng được áp dụng chính sách sẽ không thể thêm tài khoản bên ngoài qua POP.

Tùy chỉnh chữ ký

Zoho Mail cho phép người dùng cấu hình và sử dụng nhiều chữ ký cho tài khoản của họ. Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể tắt tính năng này. Khi tùy chọn bị tắt, người dùng được áp dụng chính sách sẽ không thể tùy chỉnh chữ ký của họ từ bảng điều khiển webmail.

Nhập/Xuất email

Trong webmail và trong Bảng điều khiển cho quản trị viên, người dùng và quản trị viên có tính năng di chuyển email ở định dạng EML hoặc ZIP bằng cách sử dụng tùy chọn Nhập/Xuất email. Vì lý do bảo mật và quyền riêng tư, bạn có thể chọn tắt tính năng này cho người dùng thông qua chính sách email.

Khi bị tắt, người dùng sẽ không thể nhập email vào Zoho Mail hoặc xuất email từ Zoho Mail.

Thêm vào đám mây

Người dùng có thể lưu tập tin đính kèm được gửi đến vào Zoho Docs cũng như các dịch vụ đám mây khác như Google Drive, Dropbox,… Tuy nhiên, quản trị viên có thể tắt tùy chọn Thêm vào đám mây bằng cách sử dụng chính sách email để không cho phép người dùng lưu tập tin đính kèm vào bộ lưu trữ đám mây.

Đính kèm từ đám mây

Người dùng có thể đính kèm tập tin từ Zoho Docs hoặc các dịch vụ đám mây khác như Google Drive, Dropbox, v.v. vào email mà họ đang gửi. Tuy nhiên, quản trị viên có thể tắt tùy chọn Đính kèm từ Đám mây bằng cách sử dụng chính sách email để không cho phép người dùng thêm tập tin đính kèm từ dịch vụ đám mây.

Hiển thị BCC

Trong khi soạn email, người dùng sẽ có tùy chọn gửi email dưới dạng Bản sao kín (BCC). Tuy nhiên, quản trị viên có thể tắt tùy chọn Hiển thị BCC để đảm bảo người dùng không có tùy chọn BCC địa chỉ email trong email của họ.

Hạn chế truy cập

Bạn có thể xác định hạn chế truy cập trong mục này. Bạn có thể cung cấp quyền truy cập tài khoản qua POP, IMAP và/hoặc ActiveSync. Ngoài ra, bạn cũng có thể quyết định liệu người dùng có thể thiết lập chuyển tiếp email từ tài khoản hay không.

Các bước xác định hạn chế email mới:

1. Trong Bảng điều khiển cho quản trị viên, vào menu Cài đặt thư.
2. Vào mục Hạn chế truy cập.
3. Nhấp vào Tạo và nhập tên mới cho hạn chế.
4. Bạn có thể xác định hạn chế cho tên miền, địa chỉ email, tập tin đính kèm và chủ đề email trong mục này.

Quyền truy cập POP

Zoho Mail cho phép người dùng kích hoạt quyền truy cập POP và truy xuất email qua POP trong các máy khách email như Outlook, Thunderbird, v.v.. Nếu bạn muốn bật bất kỳ hạn chế truy cập nào, bạn có thể tắt quyền truy cập POP cho một tập hợp người dùng cụ thể. Khi bị tắt, người dùng được áp dụng chính sách sẽ không thể truy cập vào tài khoản Zoho qua POP. Nếu họ tìm cách bật POP trong webmail, họ sẽ nhận được thông báo lỗi.

Quyền truy cập IMAP

Zoho Mail cho phép người dùng kích hoạt quyền truy cập IMAP và truy xuất email qua IMAP trong các máy khách email như Outlook, Thunderbird, v.v.. Khi bị tắt, người dùng được áp dụng chính sách sẽ không thể truy cập tài khoản Zoho qua IMAP trong các máy khách khác như iPhone, K9, v.v.

ActiveSync

Khi bị tắt, người dùng được áp dụng chính sách sẽ không thể truy cập vào tài khoản Zoho thông qua Active Sync trong các máy khách khác như iPad, Android, v.v.

Chuyển tiếp email

Khi bị tắt, người dùng được áp dụng chính sách sẽ không thể cấu hình chuyển tiếp email từ tài khoản Zoho sang tài khoản bên ngoài.

Hiển thị cài đặt POP/IMAP

Tùy chọn POP/IMAP sẽ được hiển thị cho người dùng trong Trang cài đặt của họ. Tuy nhiên, nếu quản trị viên tắt tùy chọn Display POP&IMAP Settings, người dùng sẽ không thể thay đổi trạng thái POP/IMAP của họ. Chỉ quản trị viên mới có thể bật/tắt quyền truy cập POP/ IMAP cho tài khoản của người dùng.

Hiển thị cài đặt chuyển tiếp email

Tùy chọn Chuyển tiếp email sẽ được hiển thị cho người dùng trong Trang cài đặt của họ. Tuy nhiên, nếu quản trị viên tắt tùy chọn Hiển thị cài đặt chuyển tiếp email, người dùng sẽ không thể thay đổi cài đặt chuyển tiếp email của họ. Chỉ quản trị viên mới có thể thêm hoặc xóa chuyển tiếp email cho tài khoản của người dùng.

Bạn cũng có thể xác định hạn chế IP nếu có đối với người dùng được áp dụng chính sách.

Số phiên tối đa

Có thể đặt số phiên đang mở tối đa cho một tài khoản người dùng cụ thể. Bật tùy chọn Số phiên tối đa và nhập giới hạn cần thiết. Có thể đặt giới hạn tối thiểu là 1 và giới hạn tối đa là 25. Khi vượt quá giới hạn tối đa đã đặt, người dùng sẽ không thể đăng nhập vào tài khoản của họ trong phiên mới. Người dùng có thể đóng các phiên hiện tại, rồi đăng nhập vào một phiên mới.

Hạn chế IP máy khách thư

Nếu bạn đã thiết lập hạn chế IP cho người dùng, bạn có thể bật Hạn chế IP máy khách thư để áp dụng dải IP nếu máy khách email bên ngoài đang được sử dụng. Người dùng được áp dụng chính sách này sẽ chỉ có thể truy cập hộp thư của họ từ dải IP này, bất kể họ đang đăng nhập từ webmail hay máy khách email bên ngoài. Nếu dải IP không được đặt, hạn chế IP này sẽ không có hiệu lực.

Địa chỉ IP được phép

Nếu bạn muốn hạn chế địa chỉ IP mà người dùng có thể đăng nhập vào tài khoản của họ từ đó, bạn có thể thiết lập dải IP trong mục Địa chỉ IP được phép. Người dùng sẽ không thể đăng nhập vào tài khoản của họ bên ngoài dải IP này.

Hạn chế chuyển tiếp

Nếu bạn muốn chuyển tiếp tất cả email đi, vốn được gửi bởi người dùng được áp dụng chính sách này, đến một địa chỉ email khác trong tổ chức, bạn có thể cấu hình điều này tại đây.

Các bước xác định hạn chế chuyển tiếp mới:

1. Trong Bảng điều khiển cho quản trị viên, vào menu Cài đặt thư.
2. Vào mục Hạn chế chuyển tiếp.
3. Nhấp vào Tạo và nhập tên mới cho hạn chế.
4. Trong trường Chính sách chuyển tiếp email đi, hãy nhập địa chỉ email sẽ nhận tất cả email đi được chuyển tiếp.

Chỉ có thể chuyển tiếp email đi đến một tài khoản tổ chức khác, không thể chuyển tiếp đến bất kỳ tài khoản bên ngoài nào.

Áp dụng hạn chế vào chính sách:

Sau khi bạn đã tạo tất cả hạn chế cần thiết, bạn cần áp dụng các hạn chế đó cho chính sách liên quan.

1. Trong Bảng điều khiển cho quản trị viên, vào menu Cài đặt thư.
2. Vào Chính sách và chọn chính sách mà bạn muốn liên kết với hạn chế.
3. Trong danh sách thả xuống Hạn chế, hãy chọn Hạn chế email.
4. Trong danh sách thả xuống Hạn chế email được áp dụng, hãy chọn hạn chế mà bạn muốn liên kết với chính sách này.
5. Xem lại cài đặt một lần và nhấp vào Thay đổi.
6. Trong danh sách thả xuống Hạn chế, hãy chọn Hạn chế tài khoản.
7. Trong danh sách thả xuống Hạn chế tài khoản được áp dụng, hãy chọn hạn chế mà bạn muốn liên kết với chính sách này.
8. Xem lại cài đặt một lần và nhấp vào Thay đổi.
9. Trong danh sách thả xuống Hạn chế, hãy chọn Hạn chế truy cập.
10. Trong danh sách thả xuống Hạn chế truy cập được áp dụng, hãy chọn hạn chế mà bạn muốn liên kết với chính sách này.
11. Xem lại cài đặt một lần và nhấp vào Thay đổi.
12. Trong danh sách thả xuống Hạn chế, hãy chọn Hạn chế chuyển tiếp.
13. Trong danh sách thả xuống Hạn chế chuyển tiếp thư được áp dụng, hãy chọn hạn chế mà bạn muốn liên kết với chính sách này.
14. Xem lại cài đặt một lần và nhấp vào Thay đổi.

Đến đây, các hạn chế liên quan sẽ được áp dụng cho chính sách mà bạn đã tạo.

Liên kết chính sách với người dùng và nhóm:

Tiếp theo, bạn cần liên kết chính sách này với những người dùng và nhóm tương ứng.

Các bước liên kết chính sách với người dùng và nhóm:

1. Trong Bảng điều khiển cho quản trị viên, vào menu Cài đặt thư.
2. Vào Chính sách và chọn chính sách mà bạn muốn liên kết người dùng và nhóm.
3. Vào tab Người dùng liên kết.
4. Nhấp vào Thêm để chọn người dùng theo cách thủ công cho chính sách này. Chọn những người dùng bạn muốn thêm và nhấp vào Tiếp tục.
5. Nhấp vào Nhập nếu bạn muốn nhập người dùng cho chính sách này bằng tập tin CSV. Duyệt và chọn tập tin CSV có chứa danh sách người dùng và nhấp vào Nhập.
6. Tương tự, vào tab Nhóm liên kết.
7. Nhấp vào Thêm để chọn nhóm theo cách thủ công cho chính sách này. Chọn các nhóm mà bạn muốn thêm và nhấp vào Tiếp tục.
8. Nhấp vào Nhập nếu bạn muốn nhập nhóm cho chính sách này bằng tập tin CSV. Duyệt và chọn tập tin CSV có chứa danh sách nhóm và nhấp vào Nhập.
9. Bạn cũng có thể thay đổi chính sách của người dùng trong mục này bằng cách nhấp vào biểu tượng Thay đổi chính sách của người dùng tương ứng. Bạn cũng có thể chọn nhiều người dùng, nhấp vào biểu tượng Thay đổi chính sách và chọn chính sách bạn muốn áp dụng cho tất cả người dùng đã chọn.

Bạn cũng có thể áp dụng chính sách email cho người dùng và nhóm trong cài đặt dành riêng cho người dùng hoặc nhóm cụ thể hoặc thậm chí tại thời điểm tạo người dùng hoặc nhóm.