Các vai trò và đặc quyền trong Zoho Mail
Các vai trò có sẵn trong Zoho Mail là vai trò Quản trị viên cấp cao, Quản trị viên và Người dùng. Các thành viên của tổ chức có thể đảm nhiệm các vai trò khác nhau trong Zoho Mail, tùy theo nhu cầu.
Theo mặc định, Siêu quản trị viên email là người dùng đăng ký và thiết lập tên miền trong Zoho Mail. Người dùng là người dùng cuối - những người chỉ cần truy cập vào Mail và không cần bất kỳ khả năng quản trị nào như thêm người dùng, v.v.. Quản trị viên là vai trò được cấp cho người dùng cần quản lý những người dùng khác trong tổ chức, ngoài Siêu quản trị viên.
Siêu quản trị viên có thể cấp đặc quyền Quản trị viên cho người dùng khác hoặc thay đổi Siêu quản trị viên của tổ chức thành Quản trị viên khác trong Tổ chức.
Thay đổi vai trò của thành viên Zoho Mail
Bạn có thể thay đổi Vai trò của bất kỳ người dùng nào thành quản trị viên và quản trị viên thành người dùng.
- Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
- Điều hướng đến Người dùng trong ngăn bên trái và nhấp vào người dùng bạn muốn thay đổi từ Người dùng thành Quản trị viên.
- Trong tùy chọn Role, hãy nhấp vào biểu tượng Edit và chọn vai trò bạn muốn gán
- Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Cập nhật.
Thay đổi Siêu quản trị viên
Mặc dù theo mặc định, Siêu quản trị viên là người dùng thiết lập tổ chức ban đầu, nhưng có thể thay đổi vai trò này.
Những điều cần lưu ý:
- Một tổ chức chỉ có thể có một siêu quản trị viên.
- Chỉ có Siêu quản trị viên có thể gán vai trò Siêu quản trị viên.
- Thành viên bạn muốn đặt làm Siêu quản trị viên phải có vai trò Quản trị viên (Quản trị viên tùy chỉnh không đủ điều kiện).
Để thay đổi Quản trị viên thành Quản trị viên cấp cao, hãy thực hiện theo các bước sau:
- Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
- Chọn Security & Compliance trong ngăn bên trái và chọn Roles and Privileges.
- Điều hướng đến Roles và nhấp vào Super Administrator.
- Nhấp vào Change Super Administrator.
- Cửa sổ bật lên sẽ liệt kê tất cả các Quản trị viên trong tổ chức. Nhấp vào Change bên cạnh thành viên bạn muốn gán làm Quản trị viên cấp cao.
- Xác thực bằng mật khẩu của bạn và nhấp vào Assign.
Sau khi bạn chọn siêu quản trị viên khác, vai trò của siêu quản trị viên cũ sẽ đổi thành Quản trị viên.
Chú ý:
Nếu bạn là người dùng Zoho One, hãy tham khảo trang trợ giúp Quản lý quản trị viên của Zoho One.
Đặc quyền
Siêu quản trị viên
Theo mặc định, người dùng đăng ký trước tiên và tạo tổ chức sẽ được gán làm Siêu quản trị viên. Chỉ có thể có một Siêu quản trị viên và người này có đặc quyền tối đa trên toàn tổ chức.
Đặc quyền của Siêu quản trị viên:
- Thay đổi vai trò của Người dùng thành Quản trị viên và ngược lại
- Thay đổi quản trị viên hiện có thành Quản trị viên cấp cao
- Thay đổi logo và tên tổ chức
Quản trị viên
Các thành viên có vai trò Quản trị viên có thể quản lý tất cả các khía cạnh của tổ chức ngoại trừ những đặc quyền riêng của siêu quản trị viên. Không có giới hạn về số lượng quản trị viên.
Ngoài Quản trị viên chung, bạn cũng có thể có quản trị viên đặc biệt - những người sẽ có quyền truy cập để quản lý chỉ một phần cụ thể của Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
- User Management Admin
Quản trị viên quản lý người dùng có đặc quyền xóa người dùng trong tổ chức của bạn, cấu hình cài đặt người dùng và thay đổi mật khẩu. - Quản trị viên kiểm soát thư rác
Quản trị viên kiểm soát thư rác có thể quản lý các cài đặt thư rác của tổ chức như thêm Danh sách được phép và Danh sách chặn, hành động cần thực hiện trong trường hợp xảy ra lỗi SPF, DKIM, DMARC và DNSBL v.v.. - Quản trị viên bộ phận trợ giúp
Quản trị viên bộ phận trợ giúp có thể truy cập Nhật ký kiểm tra, Chặn/Bỏ chặn tài khoản, gửi hoặc xóa email bị trả lại, thêm tùy chọn khôi phục email, v.v.. - Nhà phát triển kho ứng dụng
Nhà phát triển kho ứng dụng trong tổ chức có thể tạo ứng dụng bằng cách sử dụng Không gian nhà phát triển. Siêu quản trị viên sẽ có quyền của Nhà phát triển theo mặc định.
Đặc quyền nhóm
Bạn có thể cho phép hoặc hạn chế đặc quyền trên Nhóm tổ chức và Nhóm cá nhân tùy vào chính sách doanh nghiệp. Để truy cập cài đặt đặc quyền Nhóm,
- Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
- Điều hướng đến Security & Compliance trong ngăn bên trái.
- ChọnPrivileges trong Roles and Privileges.
Bạn có thể đặt cấp hạn chế riêng biệt cho cả Nhóm tổ chức và Nhóm cá nhân.
Đặc quyền của nhóm tổ chức
- Allow organization group creation: Khi tắt, không thành viên nào (quản trị viên hoặc quản trị viên cấp cao) trong tổ chức có thể tạo nhóm Tổ chức.
- Ai có thể tạo nhóm tổ chức?
- Super Administrator only: Không ai ngoài quản trị viên cấp cao của tổ chức có thể tạo nhóm.
- Administrator only: Không ai ngoài quản trị viên và quản trị viên cấp cao có thể tạo nhóm.
- All users: Bất kỳ ai - quản trị viên cấp cao, quản trị viên hoặc thành viên - từ tổ chức đều có thể tạo nhóm.
Đặc quyền của nhóm cá nhân
- Allow personal group creation: Khi tắt, không thành viên nào (quản trị viên hoặc quản trị viên cấp cao) trong tổ chức có thể tạo nhóm cá nhân.
- Allow personal groups with external users: Khi bật, có thể thêm thành viên bên ngoài không thuộc tổ chức vào nhóm cá nhân.
- Ai có thể tạo nhóm cá nhân?
- Super Administrator only: Không ai ngoài quản trị viên cấp cao của tổ chức có thể tạo nhóm.
- Administrator only: Không ai ngoài quản trị viên và quản trị viên cấp cao có thể tạo nhóm.
- All users: Bất kỳ ai - quản trị viên cấp cao, quản trị viên hoặc thành viên - từ tổ chức đều có thể tạo nhóm.