Xuất/sao lưu tài khoản email, khôi phục và thử gửi lại email

Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail cung cấp tùy chọn để xuất hoặc sao lưu email của người dùng, khôi phục bất kỳ email nào đã xóa cũng như có thể thử gửi lại email chưa gửi được. Các tùy chọn này có sẵn trong menu Mail Settings của Bảng điều khiển cho quản trị viên.

Xuất email

Siêu quản trị viên hoặc quản trị viên có thể xuất tài khoản email của người dùng tổ chức để tuân thủ chính sách sao lưu hoặc sao lưu tài khoản trước khi nhân viên rời khỏi tổ chức. Trong một số trường hợp, khi dung lượng lưu trữ của tài khoản thư được sử dụng, quản trị viên có thể sao lưu email từ tài khoản đó dựa trên khoảng thời gian cụ thể trước khi xóa email cũ hơn để giải phóng dung lượng trong tài khoản đó.

Có thể thực hiện xuất Tài khoản email cho toàn bộ tài khoản hoặc dựa vào khoảng thời gian cụ thể. Các email đã xuất sẽ có sẵn ở định dạng ZIP/PST trong Bảng điều khiển cho quản trị viên trong khoảng thời gian 30 ngày kể từ ngày xuất.

Xuất tài khoản email - Quản trị viên

Toàn bộ tài khoản thường được xuất khi nhân viên rời khỏi tổ chức và quản trị viên phải sao lưu tài khoản trước khi xóa tài khoản hoặc xóa email. Các tập tin ZIP/PST được xuất sẽ có cấu trúc thư mục giống hệt như trong tài khoản người dùng.

Chỉ những email có sẵn trong tài khoản đó tại thời điểm xuất mới được xuất. Email trong Thư rác/ Thùng rác sẽ không được bao gồm trong bản sao lưu.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
2. Điều hướng đến menu Mail Settings và chọn Export Mail Account.
3. Nhấp vào Schedule New Export khi bạn lên lịch xuất lần đầu tiên. Nếu không phải lần đầu tiên, hãy nhấp vào Add.
   
4. Chọn nút Select users để thêm hộp thư của người dùng mà bạn muốn xuất.
   
5. Nhấp vào Add trong hộp thoại Add users và nhấp vào Proceed.
6. Hãy chọn liệu bạn muốn xuất toàn bộ tài khoản hay những email rơi vào một khoảng thời gian cụ thể.
   • Chọn Entire Account trong trường Export mails from nếu bạn muốn xuất tất cả email của người dùng.
   • Chọn Khoảng thời gian cụ thể và nhập khoảng thời gian để xuất theo khoảng thời gian. Tất cả email đã được gửi hoặc nhận trong khoảng thời gian này sẽ được xuất dưới dạng tập tin ZIP.
   • Chọn Export archive emails only nếu bạn chỉ muốn xuất các email đã lưu trữ của những người dùng đã chọn.
7. Chọn hộp kiểm Use Encryption để bảo vệ tập tin đã xuất bằng mật khẩu và nhập mật khẩu cho tập tin. Đây là bước tùy chọn và bạn có thể bỏ chọn hộp kiểm này nếu bạn không muốn bảo vệ tập tin bằng mật khẩu.
8. Chọn liệu bạn muốn xuất dữ liệu dưới dạng tập tin ZIP hay tập tin PST trong tùy chọn Export as.

   Chú ý:

   • Tùy chọn xuất dữ liệu ở định dạng PST đã được triển khai theo từng giai đoạn và sẽ chỉ có sẵn cho những người dùng tổ chức đã sử dụng một trong các gói trả phí của chúng tôi.
   • Nếu bạn muốn kích hoạt tùy chọn này cho tài khoản tổ chức của bạn, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ support@zohomail.com.
9. Cuối cùng, nhấp vào Export để xuất dữ liệu của những người dùng đã chọn.
   
10. Sau khi bạn thêm quy trình xuất, bạn sẽ được chuyển đến danh sách liệt kê tất cả các quy trình xuất. Di chuột lên quy trình xuất và nhấp vào biểu tượng làm mới để kiểm tra trạng thái xuất.
11. Sau khi quy trình xuất hoàn tất, bạn sẽ thấy liên kết tải xuống trong Trạng thái.
12. Nhấp vào liên kết tải xuống để xem danh sách tập tin có sẵn để tải xuống cho từng tài khoản. Thông báo qua email cũng sẽ được gửi đến quản trị viên và người dùng, kèm theo liên kết để tải xuống tập tin có sẵn.
    
13. Để xóa một quy trình xuất, hãy di chuột lên quy trình xuất mong muốn và nhấp vào biểu tượng xóa .
    

Xuất theo thư mục cụ thể - Sao lưu do người dùng tiến hành:

Người dùng có thể đăng nhập vào tài khoản của mình tại mail.zoho.com để xuất các email trong một thư mục cụ thể hoặc tập hợp các thư mục. Tùy chọn xuất email trong tài khoản của họ có sẵn trong mục Nhập/Xuất trong Cài đặt. Tuy nhiên, quản trị viên có thể hạn chế xuất email của những người dùng cụ thể bằng cách sử dụng mục Hạn chế truy cập của Chính sách email.

Sao lưu qua chuyển tiếp email

Bạn có thể sử dụng Chuyển tiếp email đến và Chuyển tiếp email đi để lưu bản sao của các email đến tài khoản và các email được gửi từ tài khoản. Bạn cần tạo hai tài khoản người dùng trong tổ chức dành riêng cho mục đích này. Ví dụ: backup.in@yourdomain.com và backup.out@yourdomain.com.

Bạn có thể chuyển tiếp tất cả email đến vào tài khoản backup.in bằng cách cấu hình Chuyển tiếp email từ Bảng điều khiển cho quản trị viên.

Quá trình chuyển tiếp thư đi chủ yếu dựa vào chính sách chuyển tiếp thư đi. Bạn có thể tạo chính sách chuyển tiếp thư đi và cấu hình backup.out@yourdomain.com làm tài khoản được sử dụng để lưu giữ bản sao của các email gửi đi. Sau đó, bạn cần áp dụng chính sách cho những người dùng mà bạn muốn có bản sao lưu email gửi đi. Tham khảo ở đây để biết thông tin chi tiết về Chính sách email.

Khi bạn cấu hình nhiều tài khoản để chuyển tiếp đến một tài khoản đơn lẻ, hãy đảm bảo các tài khoản “Sao lưu” có đủ dung lượng lưu trữ để xử lý khối lượng email.

Khôi phục email

Tùy chọn khôi phục email cho phép bạn khôi phục các email trước đó đã bị người dùng xóa khỏi tài khoản email tương ứng của họ. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong trường hợp nhân viên đã rời khỏi công ty và họ đã xóa email, nhưng quản trị viên tổ chức cần xem email này vì một số lý do. Quản trị viên có thể chọn khôi phục tất cả email đã xóa cho một nhân viên được chọn, trong khoảng thời gian đã xác định. Làm theo các bước sau để khôi phục email cần thiết:

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
2. Vào menu Security & Compliance và chọn Deleted Email Recovery.
3. Nhấp vào Thêm khôi phục
4. Nhấp vào Chọn người dùng và chọn một hoặc nhiều người dùng có email bạn muốn khôi phục.
5. Trong danh sách thả xuống Chọn thời gian khôi phục, hãy chọn khoảng thời gian cần khôi phục email từ các tài khoản đã xác định.
6. Trong tùy chọn Thư mục đích khôi phục,
   1. Chọn Same folder nếu cần khôi phục email vào (các) thư mục đã chứa email trước đó.
   2. Chọn Thư mục mới nếu cần khôi phục vào thư mục mới và nhập tên cho thư mục này.
7. Chọn hộp kiểm Khôi phục cả email trong thư mục thư rác đã xóa nếu bạn muốn khôi phục cả email rác đã nhận trong khoảng thời gian đã xác định.
8. Đến đây, hãy nhấp vào Thêm khôi phục.
9. Sau khi bạn lên lịch khôi phục, bạn sẽ được chuyển đến danh sách liệt kê tất cả các quy trình khôi phục đã lên lịch. Bạn có thể kiểm tra trạng thái của bất kỳ quy trình khôi phục email nào tại đây.
10. Nhấp vào tùy chọn Khôi phục email đã xóa.

Tính năng khôi phục email có thể áp dụng cho cả email nhận và gửi. Bạn có thể xem trạng thái hoàn tất, kích thước của email đã khôi phục và các chi tiết khác tương tự trong danh sách khôi phục email. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Bộ lọc được cung cấp để xem các quy trình khôi phục email dựa trên trạng thái hoàn tất.

Thử gửi lại thư

Khi email đã được gửi từ tài khoản của bạn, trong trường hợp máy chủ người nhận không chấp nhận email do lỗi tạm thời, những email đó sẽ được chuyển đến Hàng đợi thử gửi lại. Email sẽ không được trả lại cho người gửi do lỗi tạm thời (451.xx). Thư được gửi từ tên miền đến máy chủ thư bên ngoài đôi khi có thể bị trả lại do một số lỗi tạm thời trong máy chủ người nhận. Những email này sẽ không được trả lại cho người gửi mà sẽ được xếp hàng trong danh sách Thử gửi lại thư. Người gửi sẽ nhận được email kèm theo lý do sau 4 giờ.

“Quy trình gửi thư tạm thời không thành công và sẽ được thử gửi lại sau x ngày. Thư sẽ vĩnh viễn không gửi thành công nếu tất cả các lần thử đều không thành công.”

Email sẽ được tự động thử gửi lại vào khoảng thời gian định trước.

Quản trị viên có thể xem những email này trong hàng đợi thử gửi lại, xác thực tiêu đề cũng như có thể xóa lần thử gửi lại nếu cần. Danh sách sẽ bao gồm thông tin người gửi, người nhận, Thời gian thử gửi lại lần cuối, Lý do gửi trễ cũng như thông tin tiêu đề. Quản trị viên có thể thử gửi lại theo cách thủ công bằng cách chọn thư và sử dụng tùy chọn Thử gửi lại.

Tùy chọn này sẽ hữu ích khi email gửi đến một tên miền hợp lệ cụ thể bị trả lại do sự cố máy chủ tạm thời ở phía người nhận. Trong trường hợp này, quản trị viên có thể chọn tất cả email gửi đến tên miền đó và chọn Thử gửi lại, điều này sẽ tránh việc email bị trả lại cho người gửi.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
2. Vào menu Mail Settings và chọn Retry Emails.
3. Tất cả email đang chờ thử gửi lại sẽ được liệt kê ở đây, cùng với địa chỉ người nhận, thời gian thử gửi lại lần cuối, các lần thử gửi lại đang chờ xử lý và lý do gửi không thành công.
4. Nhấp vào email bất kỳ trong danh sách để xem tiêu đề của email.
5. Chọn email trong hàng đợi thử gửi lại mà bạn muốn thực hiện hành động.
6. Bạn có thể chọn Gửi hoặc Xóa email.