Báo cáo quản trị viên - Thống kê email
Zoho Mail có mục Admin Reports riêng bao gồm thống kê về các khía cạnh khác nhau của trải nghiệm email trong tổ chức. Với tư cách là quản trị viên, các báo cáo này sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin về tất cả các khía cạnh của tổ chức như Hộp thư, Lưu lượng email, Nhóm phân phối email và trạng thái DMARC cùng nhiều thông tin khác.
Truy cập Báo cáo quản trị viên
- Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
- Ở ngăn bên trái, nhấp vào mục Báo cáo. Bảng chỉ số báo cáo quản trị viên xuất hiện.
Bảng chỉ số báo cáo quản trị viên
Bảng chỉ số là cổng dẫn đến tất cả thông tin quan trọng mà bạn cần để đánh giá tình hình sử dụng email của tổ chức. Trải nghiệm các thống kê tập trung vào dữ liệu bằng cách sử dụng biểu đồ hoặc widget tùy chọn chỉ trong thời gian bạn mong muốn. Để quản lý tài khoản của bạn, hãy nhấp vào ảnh đại diện ở góc trên bên phải của trang Báo cáo quản trị viên để truy cập mục User Profile.
Bảng chỉ số báo cáo quản trị viên cung cấp cho bạn nhiều widget khác nhau như Điểm bảo mật, Thống kê lưu lượng email, Tóm tắt người dùng, v.v. Chọn nút Customize organization dashboard ở cuối bảng chỉ số để sắp xếp lại các widget báo cáo và bật/tắt hiển thị các widget này trên bảng chỉ số.
Để xem các widget báo cáo khác nhau, hãy chọn Graphical view hoặc Summary view từ danh sách thả xuống ở phía trên bên trái của bảng chỉ số.
Chú ý:
Tùy chọn Summary view chỉ khả dụng cho các tổ chức sử dụng một trong các gói trả phí của chúng tôi.
Chế độ xem biểu đồ
Trang mặc định khi bạn truy cập báo cáo quản trị viên là Graphical view. Nhấp vào biểu tượng Customize organization dashboard để xem danh sách các widget có sẵn. Điều hướng giữa các tab Enabled và Disabled để bật hoặc tắt một widget theo nhu cầu của bạn.
Dưới đây là danh sách các widget mặc định có sẵn trong Chế độ xem biểu đồ:
- Email traffic stats - Trình bày biểu diễn trực quan về số lượng email đến và đi.
- Current license usage - Xem số lượng giấy phép của tổ chức, số lượng giấy phép đã sử dụng và số lượng giấy phép khả dụng thông qua widget này.
- Email size - Mô tả kích thước của email đến và đi.
- User summary - Liệt kê số lượng người dùng Đang hoạt động, Không hoạt động và Quản trị viên.
- Bounce reports - Hiển thị tổng số email đã gửi và số lượng email bị trả lại.
- Rejection reports - Hiển thị tổng số email nhận được và số lượng email bị từ chối.
- Outgoing traffic - Hiển thị số lượng email được gửi trong tổ chức và số lượng email được gửi đến các địa chỉ email bên ngoài.
- Incoming traffic - Số lượng email nhận được trong tổ chức và số lượng email nhận được từ các địa chỉ email bên ngoài.
- Authentication reports - Biểu đồ trình bày báo cáo Thư rác. Báo cáo này phân biệt số lượng lỗi dựa trên lỗi DKIM, SPF và Lỗi nhẹ SPF.
- Spam reports - Hiển thị tổng số email đến (bao gồm cả những email nhận được trong nhóm) so với số lượng Email rác.
- Rejection type reports - Báo cáo dạng biểu đồ cho thấy nguyên nhân từ chối, chẳng hạn như Tập tin đính kèm độc hại, Vi-rút, DNSBL và PBL.
- Quarantine incoming reports - Liệt kê số lượng email nhận được trong vùng Cách ly so với số lượng email Đã gửi, Bị từ chối hoặc Đã gửi lại.
- WorkDrive storage - Đối với các tổ chức sử dụng WorkDrive, báo cáo này sẽ được bật.
Để thêm báo cáo mong muốn dưới dạng widget, hãy tham khảo mục Custom Widgets.
Chế độ xem tóm tắt
Các tổ chức sử dụng gói trả phí có thể xem một số widget báo cáo nhất định thông qua tùy chọn Chế độ xem tóm tắt. Nhấp vào Summary view từ danh sách thả xuống ở góc trên bên trái của Dashboard để xem các widget sau:
- Groups awaiting moderation - Hiển thị các nhóm cần kiểm duyệt cùng với số lượng email đang chờ hành động của quản trị viên. Khi nhấp vào số lượng email, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang Moderation của nhóm.
- Groups with most members - Hiển thị các nhóm có số lượng người dùng nhiều nhất. Khi nhấp vào số lượng thành viên, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang Groups tương ứng.
- Administrators - Liệt kê số lượng Quản trị viên cấp cao, Quản trị viên và Quản trị viên tùy chỉnh có sẵn trong tổ chức của bạn.
- Recently created users - Liệt kê số lượng người dùng mới được tạo gần đây. Nhấp vào số lượng người dùng để xem số người dùng đã được tạo.
- Recently deleted users - Số lượng người dùng đã bị xóa gần đây.
- Users nearing storage limit - Hiển thị những người dùng có mức tiêu thụ bộ nhớ từ cao nhất đến thấp nhất. Khi nhấp vào giá trị lưu trữ, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang Storage của Bảng điều khiển cho quản trị viên.
- Dormant users - Liệt kê số lượng người dùng không hoạt động trong tổ chức của bạn.
Widget tùy chỉnh
Ngoài các widget mặc định, bạn cũng có thể thêm widget tùy chỉnh vào bảng chỉ số của mình. Chỉ có thể thêm widget tùy chỉnh cho các báo cáo được trình bày dưới dạng biểu đồ. Thực hiện các bước sau để thêm widget tùy chỉnh:
- Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
- Trong ngăn bên trái, nhấp vào mục Reports. Báo cáo quản trị viên sẽ mở ra trong tab mới.
- Điều hướng đến loại báo cáo mong muốn trong ngăn bên trái mà bạn muốn thêm widget tùy chỉnh.
- Nhấp vào Add to dashboard từ phía trên bên phải của thanh công cụ.
Để chuyển về chế độ xem bảng chỉ số mặc định, hãy chọn Reset dashboard to default settings từ Configurations.
Chú ý:
Tùy chọn này chỉ khả dụng cho các tổ chức sử dụng một trong các gói trả phí của chúng tôi.
Hành động widget
Các widget trong bảng chỉ số không chỉ cung cấp số liệu thống kê mà còn cho phép bạn thực hiện một số hành động nhất định như Show reports, Chart type, Export, Expand và Hide. Bạn có thể xem danh sách hành động ở góc trên bên phải của mỗi widget và danh sách này thay đổi tùy theo từng widget.
| Hành động widget | Mô tả |
| Hiển thị báo cáo | Chuyển hướng đến trang báo cáo tương ứng. |
| Loại biểu đồ | Cho phép bạn chuyển đổi giữa các loại biểu đồ có sẵn (vùng, thanh, đường, thanh xếp chồng). Tùy chọn loại biểu đồ không có sẵn cho mọi báo cáo. |
| Xuất | Xuất widget ở định dạng SVG, PNG hoặc JPEG. Tùy chọn này khác với tính năng xuất báo cáo. Để xuất báo cáo dưới dạng CSV, hãy tham khảo mục Export data. |
| Mở rộng | Hiển thị widget đã chọn ở chế độ xem phóng to để cho phép xem chi tiết hơn. Từ chế độ xem mở rộng, bạn có thể điều hướng giữa các widget khác nhau bằng các phím mũi tên trên bàn phím hoặc bằng cách chọn báo cáo widget mong muốn từ danh sách thả xuống ở góc trên bên trái. Bạn có thể đóng hoặc xuất báo cáo bằng cách nhấp vào biểu tượng Close hoặc Export tương ứng ở góc trên bên phải. |
| Ẩn | Ẩn/tắt một widget cụ thể khỏi bảng chỉ số. Để bật lại, bạn phải nhấp vào Customize organization dashboard. Chú ý: Tùy chọn này chỉ khả dụng cho các tổ chức sử dụng một trong các gói trả phí của chúng tôi. |
Mục ưa thích
Mục Zoho Mail Admin Reports chứa nhiều báo cáo để phân tích dữ liệu của tổ chức. Là quản trị viên, có thể khó điều hướng giữa các mục này hàng ngày để kiểm tra các báo cáo thường xuyên và ngoài ra, mỗi quản trị viên có thể có nhu cầu khác nhau. Khi sử dụng mục Favorites, mỗi quản trị viên có thể chọn tập hợp tất cả các báo cáo ưa thích vào một nơi để dễ dàng truy cập, thay vì phải chuyển đổi giữa các mục khác nhau.
Chú ý:
Tùy chọn này chỉ khả dụng cho các tổ chức sử dụng một trong các gói trả phí của chúng tôi.
Để thêm một báo cáo bất kỳ vào Mục ưa thích, hãy thực hiện theo các bước sau:
- Đăng nhập vào Zoho Mail Admin Console và chọn Reports trong ngăn bên trái. Trang Báo cáo quản trị viên sẽ mở ra trong tab mới.
- Chọn báo cáo mà bạn muốn thêm vào Favourites và nhấp vào biểu tượng Dấu sao bên cạnh tên báo cáo trong bảng trên cùng và báo cáo tương ứng sẽ được thêm vào Favorites.
- Điều hướng đến mục Favorites trong ngăn bên trái.
- Nhấp vào danh sách thả xuống và chọn báo cáo cần thiết từ danh sách tất cả các báo cáo đã thêm làm mục ưa thích.
- Bạn có thể bỏ chọn biểu tượng dấu sao bất kỳ lúc nào từ mục Favorites hoặc trong mục báo cáo tương ứng để xóa bất kỳ báo cáo nào khỏi mục ưa thích.
Báo cáo có sẵn
Bạn có thể xem và quản lý các báo cáo tổ chức khác nhau từ ngăn bên trái của Báo cáo quản trị viên. Để tìm hiểu thêm về từng báo cáo, hãy nhấp vào loại báo cáo từ danh sách bên dưới:
- Báo cáo tài khoản người dùng
- Báo cáo hộp thư
- Số liệu email
- Nhóm
- Báo cáo tuân thủ
- Báo cáo bảo mật
- Nhật ký
- WorkDrive
- Báo cáo tổ chức
Báo cáo bảo mật
Mục báo cáo bảo mật cung cấp tổng quan về các lần Đăng nhập khả nghi và Lịch sử phiên của người dùng trong tổ chức.
Báo cáo đăng nhập khả nghi
Dựa trên hành vi đăng nhập trước đây của người dùng, Zoho Mail sẽ cảnh báo nếu có bất kỳ hoạt động đăng nhập khả nghi nào. Quản trị viên có thể xem danh sách các hoạt động đăng nhập khả nghi dựa trên khoảng thời gian đã chọn. Để xem hoạt động đăng nhập khả nghi, hãy thực hiện theo các bước sau:
- Đăng nhập vào Zoho Mail Admin Console và chọn Reports trong ngăn bên trái.
- Điều hướng đến Security Reports và chọn Suspicious login.
- Chọn phạm vi ngày mong muốn từ danh sách thả xuống. Dưới đây là các chi tiết có sẵn trong báo cáo:
- Name/Email - Tên và địa chỉ email của người dùng.
- Login time - Đề cập thời gian người dùng đăng nhập vào tài khoản.
- Location - Hiển thị vị trí nơi người dùng đã đăng nhập.
- Login source - Đề cập nguồn đăng nhập (loại giao thức), chẳng hạn như POP, IMAP, WEB, SMTP_IN và SMTP_OUT.
- Client IP address - Địa chỉ IP đã thực hiện đăng nhập.
- Sử dụng Thanh tìm kiếm để lọc báo cáo dựa trên địa chỉ email, địa chỉ IP ứng dụng khách, vị trí hoặc nguồn đăng nhập. Báo cáo đăng nhập khả nghi sẽ xuất hiện theo các tiêu chí lọc đã chọn.
Lịch sử phiên
Báo cáo lịch sử phiên hiển thị số lượng phiên trực tiếp cho người dùng đã chọn. Báo cáo này hiển thị Địa chỉ IP ứng dụng khách và Thời gian bắt đầu phiên. Điều hướng đến Session history trong mục Security trong Báo cáo quản trị viên. Nhập tên người dùng vào thanh tìm kiếm để xem lịch sử phiên tương ứng. Bạn cũng có thể xuất hoặc mở rộng chế độ xem biểu đồ theo nhu cầu.
Xuất dữ liệu
Để sử dụng dữ liệu ở vị trí khác cho mục đích phân tích, bạn có thể chọn xuất dữ liệu ra thiết bị cục bộ. Để xuất báo cáo dạng biểu đồ, hãy thực hiện theo các bước sau:
- Đăng nhập vào Zoho Mail Admin Console.
- Ở ngăn bên trái, nhấp vào mục Báo cáo và điều hướng đến Báo cáo bạn muốn xuất.
- Nhấp vào biểu tượng Export và chọn điều kiện xuất mong muốn.
- Bạn có thể mã hóa tập tin nếu muốn bằng cách chọn tùy chọn Mã hóa bằng mật khẩu. Nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng để mã hóa.
- Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Xuất.
Dữ liệu xuất ra sẽ được lưu vào thiết bị cục bộ của bạn.
Quy trình xuất đã lên lịch
Khi xuất các báo cáo như Tóm tắt người dùng, Tóm tắt nhóm, Chi tiết trạng thái giao thức, Chi tiết truy cập giao thức và Chi tiết dung lượng lưu trữ, sẽ cần một chút thời gian để tạo tập tin dữ liệu. Bạn có thể theo dõi các báo cáo này và tải xuống từ mục Scheduled exports.
Để xem trạng thái của tất cả các quy trình xuất bạn đã lên lịch, hãy làm theo hướng dẫn sau:
- Đăng nhập vào Zoho Mail Admin Console.
- Ở ngăn bên trái, nhấp vào mục Báo cáo.
- Trên trang Báo cáo quản trị viên, hãy nhấp vào biểu tượng Scheduled reports ở góc trên bên phải.
- Chọn một báo cáo Completed để tải xuống.
Bây giờ, bạn có thể xem tất cả các quy trình xuất kèm theo thông tin ngày và giờ bạn đã lên lịch. Mục này sẽ chỉ hiển thị các quy trình xuất trong 30 ngày qua.
Cấu hình
Cấu hình báo cáo quản trị viên sẽ giúp bạn tùy chỉnh các báo cáo theo ý muốn. Để truy cập cấu hình trong Báo cáo quản trị viên:
- Đăng nhập vào Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail.
- Nhấp vào Reports từ ngăn bên trái. Trang Admin Reports sẽ mở ra trong tab mới.
- Trong ngăn bên trái, nhấp vào Configuration ở phía dưới.
- Trong General,
- Save and display subject in email logs - Bật nút bật/tắt để lưu chủ đề email trong nhật ký email và báo cáo.
- Reset dashboard to default settings - Nhấp vào nút này để đặt lại bảng chỉ số về cài đặt mặc định. Thao tác này sẽ đặt lại tất cả widget và biểu đồ trong bảng chỉ số về cài đặt mặc định.
- Report export format - Chọn định dạng mong muốn để xuất biểu đồ. Các tùy chọn có sẵn là PNG, JPEG và SVG.
Chú ý:
- Cài đặt Save and display subject in email logs sẽ bị tắt theo mặc định.
- Nếu được bật, chủ đề sẽ chỉ được lưu trong nhật ký kể từ thời điểm bật tính năng này. Chủ đề sẽ có sẵn trong khoảng thời gian này ngay cả khi bạn thay đổi cài đặt trong tương lai.