Di chuyển sang Zoho Mail
Di chuyển email từ máy chủ email hiện tại sang máy chủ Zoho Mail:
Zoho Mail cung cấp một giải pháp rất đơn giản để di chuyển trực tiếp dữ liệu từ nhà cung cấp dịch vụ email cũ sang tài khoản người dùng tương ứng trong Zoho Mail. Các tài khoản người dùng này cần được tạo trong Zoho Mail trước khi thêm quy trình di chuyển. Truy cập liên kết này để được hướng dẫn chi tiết về cách thêm người dùng.
Di chuyển từ G Suite:
Nếu trước đó email đã được lưu trữ bằng G Suite, bạn có thể di chuyển sang Zoho Mail bằng cách sử dụng các tùy chọn di chuyển dành riêng cho G Suite.
Di chuyển G Suite có nhiều ưu điểm hơn so với di chuyển IMAP của Gmail vì bạn cũng có thể di chuyển dữ liệu Lịch và Danh bạ cùng với email. Có thể di chuyển tiếp sang G Suite bằng cách chỉ cần sử dụng chứng danh của Quản trị viên. Tham khảo ở đây để được hướng dẫn chi tiết về cách di chuyển bằng G Suite.
Nếu không muốn sử dụng tính năng di chuyển của G Suite, bạn có thể sử dụng giao thức IMAP để di chuyển email từ Gmail sang Zoho Mail. Tham khảo trang trợ giúp này để biết thêm chi tiết.
Di chuyển từ Office 365:
Nếu trước đó dịch vụ email đã được lưu trữ bằng Office 365, quản trị viên có thể sử dụng tùy chọn di chuyển Office 365 trong Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail. Tùy chọn này không chỉ di chuyển email mà cả lịch và chi tiết liên hệ được lưu trong tài khoản của mỗi người dùng. Truy cập trang trợ giúp này để biết thêm chi tiết về cách di chuyển cụ thể từ Office 365.
Hoặc bạn có thể di chuyển email bằng tính năng di chuyển IMAP từ tài khoản Office 365 sang Zoho Mail. Tham khảo trang trợ giúp này để biết thêm chi tiết.
Di chuyển từ Microsoft Exchange Server:
Microsoft Exchange Server là máy chủ lịch và email do Microsoft phát triển. Nếu trước đó dịch vụ email được lưu trữ bằng Exchange Server, bạn có thể di chuyển sang Zoho Mail bằng cách chuẩn bị môi trường nguồn để di chuyển, sau đó thêm quy trình di chuyển. Dữ liệu Email, Danh bạ và Lịch từ Exchange Server đến Zoho Mail.
Truy cập trang trợ giúp này để biết thêm chi tiết về cách di chuyển cụ thể từ Microsoft Exchange Server.
Di chuyển từ GoDaddy:
Nếu dịch vụ email của bạn được lưu trữ bằng GoDaddy hoặc bạn đã mua Microsoft Office 365 qua GoDaddy trước đây, quản trị viên có thể thực hiện di chuyển từ máy chủ đến máy chủ thông qua IMAP từ Bảng điều khiển cho quản trị viên Zoho Mail. Dữ liệu trong tài khoản người dùng từ máy chủ nguồn sẽ được di chuyển trực tiếp sang tài khoản người dùng tương ứng trong Zoho Mail.
Truy cập trang trợ giúp này để biết thêm chi tiết về cách di chuyển cụ thể từ GoDaddy
Di chuyển IMAP / POP:
Cách tốt nhất để di chuyển email sang Zoho Mail là Di chuyển IMAP. Sau khi di chuyển, bạn có thể tiếp tục từ vị trí cũ, vì trạng thái email và thư mục email được giữ nguyên và di chuyển trong Di chuyển IMAP.
Trong trường hợp máy chủ email cũ không hỗ trợ IMAP, thì cũng có thể di chuyển email thông qua di chuyển POP. Tham khảo ở đây để được hướng dẫn chi tiết.
Trình hướng dẫn di chuyển Zoho Exchange / Outlook:
Nếu dịch vụ email trước đó của bạn được chạy bằng Exchange Server nội bộ/ tại cơ sở (không hỗ trợ POP/ IMAP) hoặc email của người dùng khả dụng dưới dạng tập tin PST hoặc EML ngoại tuyến, thì quản trị viên có thể sử dụng Trình hướng dẫn di chuyển Exchange để di chuyển email từ Exchange Server đến tài khoản người dùng tương ứng trong Zoho Mail. Cũng có thể sử dụng trình hướng dẫn này để khám phá người dùng từ Active Directory đến tài khoản tổ chức Zoho Mail. Bạn có thể tải xuống công cụ di chuyển Exchange từ đây.
Phương pháp tốt nhất
- Chạy một quy trình di chuyển mẫu cho khoảng 2 đến 10 người dùng trước khi tiến hành di chuyển email thực tế. Điều này sẽ giúp chúng ta biết hành vi của máy chủ nguồn (giới hạn người dùng, giới hạn kích thước thư, tốc độ di chuyển, v.v.)
- Giới hạn kết nối tối đa là số lượng kết nối được một máy chủ chấp nhận tại một thời điểm nhất định. Đặt số lượng kết nối tối đa tùy theo tải của máy chủ và số lượng người dùng.
- Trong khi thiết lập di chuyển cho một lô người dùng, hãy đặt mức độ ưu tiên cho từng người dùng. Người dùng có mức độ ưu tiên là “1” sẽ được di chuyển trước tiên và những người còn lại sẽ di chuyển sau theo mức độ ưu tiên mà bạn đã đặt.
- Một số máy chủ sẽ giảm việc tìm nạp dữ liệu trong IMAP sau một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, quá trình tìm nạp thư để di chuyển sẽ chậm lại để tránh lưu lượng thư trong thời gian thực.
- Phải di chuyển lại hộp thư người dùng mẫu để tìm nạp những email đã được gửi trước khi thay đổi MX. Chúng tôi sẽ xử lý quá trình sao chép này. Hoặc bạn cũng có thể đặt giới hạn ngày trong khi thêm quy trình di chuyển cuối cùng cho hộp thư người dùng mẫu để đảm bảo tất cả email đến sau quy trình di chuyển mẫu đều đã được di chuyển.
Nhìn chung, mất khoảng 11 giờ để hoàn tất quy trình di chuyển cho một lô gồm 25 người dùng, mỗi người có kích thước hộp thư khoảng 2 GB và Giới hạn kết nối tối đa được đặt thành 10.
Chọn kiểu di chuyển phù hợp:
Việc chọn kiểu di chuyển phù hợp với nhu cầu của tổ chức là rất quan trọng để đảm bảo quy trình di chuyển trơn tru và đúng cách. Mỗi kiểu di chuyển phù hợp nhất cho một loại người dùng cụ thể. Hãy đọc qua mục tiếp theo để xác định loại nào hoạt động tốt nhất trong tình huống nào.
Di chuyển IMAP so với POP
Nếu email nằm trong dịch vụ email được lưu trữ trên đám mây như Google Apps hoặc Yahoo hoặc bất kỳ máy chủ email đám mây nào khác có hỗ trợ Quyền truy cập IMAP, bạn có thể thực hiện di chuyển từ máy chủ đến máy chủ thông qua IMAP từ Bảng điều khiển cho quản trị viên. Dữ liệu trong tài khoản người dùng từ máy chủ nguồn sẽ được di chuyển trực tiếp sang tài khoản người dùng tương ứng trong Zoho Mail. Các tài khoản người dùng này cần được tạo trong Zoho Mail trước khi thêm quy trình di chuyển. Truy cập liên kết này để được hướng dẫn chi tiết về cách thêm người dùng.
Zoho Mail hỗ trợ cả Di chuyển IMAP và POP, nhưng Di chuyển IMAP có nhiều ưu điểm hơn so với Di chuyển POP. Để tìm hiểu thêm liệu cách di chuyển nào là lý tưởng cho tài khoản của bạn, hãy tham khảo Ưu điểm của di chuyển IMAP so với POP.
Ưu điểm của di chuyển IMAP so với POP
Nếu email nằm trong dịch vụ email được lưu trữ trên đám mây như Google Apps hoặc Yahoo hoặc bất kỳ máy chủ email đám mây nào khác có hỗ trợ Quyền truy cập IMAP, bạn có thể thực hiện di chuyển từ máy chủ đến máy chủ thông qua IMAP từ Bảng điều khiển.
Zoho Mail hỗ trợ cả Di chuyển IMAP và POP, nhưng Di chuyển IMAP có nhiều ưu điểm hơn so với Di chuyển POP.
Di chuyển IMAP | Di chuyển POP |
Di chuyển email cùng với chi tiết thư mục. | POP không di chuyển cùng với thư mục. Tất cả email đã được di chuyển vào Hộp thư đến. |
Trạng thái email (Đã đọc/ Chưa đọc) được giữ nguyên. | Tất cả email sẽ được truy xuất dưới dạng “Chưa đọc” khi di chuyển qua POP. |
Hỗ trợ nhiều máy khách:
| Hỗ trợ chỉ một máy khách:
|
| Quy trình di chuyển qua IMAP thường nhanh hơn bình thường. Báo cáo di chuyển có chứa các số liệu thống kê chi tiết. | Quy trình di chuyển qua POP chậm hơn Di chuyển IMAP. |
| Có thể theo dõi chính xác các lỗi cụ thể trong quá trình di chuyển. Có thể khắc phục lỗi và chạy lại quy trình di chuyển. | Không thể theo dõi lỗi chính xác trong quá trình di chuyển trong POP từ máy chủ truy xuất (trong trường hợp này là Zoho Mail). Do đó, thông tin về lỗi sẽ rất mơ hồ. |
Di chuyển PST:
Thời điểm sử dụng:
- Người dùng hoặc quản trị viên có thể thực hiện quy trình di chuyển
- Dữ liệu người dùng có sẵn dưới dạng tập tin PST.
- Cần di chuyển tất cả dữ liệu Hộp thư (Thư/Danh bạ/Lịch/Nhiệm vụ/Ghi chú) sang Zoho Mail.
Những điểm cần kiểm tra chéo:
Có thể kiểm tra lại thư mục và số lượng thư chính xác từ tùy chọn “Xem chi tiết thư mục” trong trang “Chính sách lưu trữ”. Trang này sẽ liệt kê số lượng email theo thư mục và kích thước hộp thư.
Di chuyển EML:
Thời điểm sử dụng:
- Người dùng hoặc quản trị viên có thể thực hiện quy trình di chuyển
- Dữ liệu duy nhất cần di chuyển là email của người dùng
- Dữ liệu email của người dùng có sẵn dưới dạng tập tin ZIP có chứa các tập tin EML.
Những điểm cần kiểm tra chéo:
Có thể kiểm tra lại thư mục và số lượng thư chính xác từ tùy chọn “Xem chi tiết thư mục” trong trang “Chính sách lưu trữ”. Trang này sẽ liệt kê số lượng email theo thư mục và kích thước hộp thư.
Di chuyển Exchange:
Thời điểm sử dụng:
- Quản trị viên có thể sử dụng tùy chọn GAL hoặc LDAP nhằm tìm nạp danh sách người dùng để di chuyển.
- Dữ liệu người dùng có sẵn trên Exchange Server.
- Cần di chuyển tất cả dữ liệu Hộp thư (Thư/Danh bạ/Lịch/Nhiệm vụ/Ghi chú) sang Zoho Mail.
Những điểm cần kiểm tra chéo:
Có thể kiểm tra lại thư mục và số lượng thư chính xác từ tùy chọn “Xem chi tiết thư mục” trong trang “Chính sách lưu trữ”. Trang này sẽ liệt kê số lượng email theo thư mục và kích thước hộp thư.
Trước khi di chuyển
1. Thêm (các) tên miền trong Zoho Mail.
2. Xác minh (các) tên miền trong Zoho Mail.
3. Tạo tất cả người dùng và nhóm trong Zoho Mail.
4. Chạy quy trình di chuyển mẫu cho 3 hoặc 4 người dùng để thử nghiệm quy trình di chuyển.
5. Lý tưởng nhất là nên chuyển đổi dịch vụ vào ngày cuối tuần (ít email đến).
6. Thông báo cho người dùng về việc chuyển đổi email và cung cấp chi tiết đăng nhập cho người dùng trước khi chuyển đổi.
7. Thay đổi MX thành Zoho Mail. (Tối Thứ sáu/ sáng sớm Thứ bảy).
8. Có thể cấu hình Định tuyến email để tránh mất dữ liệu.
9. Tạo tài khoản gom thư (không áp dụng trong trường hợp Gửi chia nhỏ) để giám sát và tìm xem có địa chỉ email (nhóm/người dùng) nào bị bỏ sót khi tạo người dùng hay không.