Comment faire pour...

• Activer l'intégration de Zoho Projects
  • Configuration du portail
    • Portail Zoho Projects
    • Mappage de champs
    • Autorisations pour les utilisateurs de Zoho CRM
  • Mappage de comptes client
• Gérer les utilisateurs et les autorisations
• Mettre à jour la clé ZSC de Zoho Projects
• Désactiver l'intégration de Zoho Projects
  [Sujets connexes]

Activer l'intégration de Zoho Projects

Pour activer l'intégration

1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup (Configuration) > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
3. Dans la page Zoho Projects Integration (Intégration de Zoho Projects), cliquez sur Get Started (Démarrer).
   Les utilisateurs de l'édition gratuite peuvent essayer cette fonctionnalité pendant 15 jours.
   

L'intégration de Zoho Projects pour votre compte CRM comporte trois étapes principales.

• Configuration du portail
• Mappage de champs
• Mappage de comptes clients
  
  

Configuration du portail

Dans cette étape, vous devez spécifier trois  points :

• Portail Zoho Projects : dans Zoho Projects, un portail permet de centraliser l'accès et la gestion de tous les projets. Vous pouvez configurer un portail depuis Zoho Projects dans le cadre de cette intégration. Lors de l'intégration, tous les projets associés au portail sélectionné seront transférés vers Zoho CRM et peuvent être gérés depuis Zoho CRM. Trois cas de figure sont possibles dans le cadre de la configuration du portail.
  • Configurer votre propre portail Zoho Projects
  • Configurer le portail d'un autre utilisateur
  • Créer un portail dans Zoho Projects
• Mappage de champs : lors de l'intégration, vous pouvez mapper les champs Zoho Projects avec les champs CRM correspondants. Dans Zoho Projects, les champs standard et personnalisés sont affichés dans le mappage de champ. Vous pouvez choisir le champ CRM correspondant dans les modules Deals (Transactions) et Accounts (Comptes), et les mapper. Le mappage de champs permettra le renseignement automatique des champs dans Zoho CRM à chaque fois qu'un nouveau projet est créé.
• Autorisations pour les utilisateurs de Zoho CRM : vous devez définir les autorisations pour tous les utilisateurs de Zoho CRM en fonction de leurs profils. Lors de la configuration des autorisations pour les profils, tous les utilisateurs CRM correspondant aux différents profils sont automatiquement transférés vers Zoho Projects. Par défaut, le rôle des utilisateurs Zoho CRM transférés vers Zoho Projects est défini sur « employés ». Si des utilisateurs CRM existent déjà dans Zoho Projects avant cette intégration, leurs rôles restent inchangés.

Cas de figure n° 1 : Configurer votre propre portail Zoho Projects

Pour configurer votre portail

1. Sélectionnez Setup (Configuration) > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
2. Dans la page Zoho Projects Integration (Intégration de Zoho Projects), sous Portal Name (Nom du portail), sélectionnez un portail dans la liste déroulante.
   Tous vos portails seront affichés ici.
   ​

Cas de figure n° 2 : Utiliser le portail d'un autre utilisateur

Pour configurer le portail d'un autre utilisateur

1. Cliquez sur le lien Use another user's portal(s) (Utiliser le portail d'un autre utilisateur).
   ​
2. Saisissez la clé ZSC pour le portail, ainsi que l'adresse e-mail pour laquelle la clé a été générée.
   La clé ZSC est la clé de communication de Zoho Services.
3. Choisissez le portail dans le champ de liste déroulante.
   Tous les portails figurant sous l'adresse e-mail mentionnée seront disponibles.
   ​

Pour générer une clé ZSC dansZoho Projects

1. Connectez-vous à votre compte Zoho Projects avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup (Configuration) > Marketplace > Developer Space (Espace développeur) > Zoho Service Communication (ZSC) Key (Clé ZSC) 
   La clé ZSC et l'adresse e-mail associée sont affichées.
3. Effectuez un copier-coller de celles-ci lors de l'intégration de Zoho Projects avec Zoho CRM, si nécessaire.
   

Cas de figure n° 3 : Créer un portail dans Zoho Projects

Si vous ne disposez d'aucun portail, vous pouvez en créer un nouveau à partir de Zoho CRM.

1. Dans Zoho CRM, sous Portal Configuration (Configuration de portail), cliquez sur Create New Portal (Créer un nouveau portail).
   ​
2. Spécifiez un nom de portail (Portal Name).
3. Cliquez sur Create (Créer).
4. Choisissez le portail dans la liste déroulante et cliquez sur Save (Enregistrer).

   Votre nouveau portail est maintenant créé et intégré à Zoho CRM.

   ​

Mapper des champs Zoho Projects avec CRM

Pour mapper des champs

1. Sous Fields Mapping (Mappage des champs), cliquez sur Map Now (Mapper maintenant).
   ​
2. Dans la page Map Fields (Mapper les champs), sélectionnez les champs CRM correspondants dans la liste déroulante, sous les modules Deals (Transactions) et  Accounts (Comptes).
   Les champs standard et personnalisés de Zoho Projects seront affichés.
3. Cliquez sur Done (Terminé).
   ​

Définir les autorisations pour les utilisateurs de Zoho CRM

Pour définir les autorisations pour les différents profils

1. Sous Permissions for CRM Users (Autorisations pour les utilisateurs CRM), cliquez sur Setup (Configurer).
2. Cochez les cases correspondant aux différents profils afin de définir les paramètres suivants pour les utilisateurs de CRM : Tab Visibility (Visibilité des onglets), View (Affichage), Create (Créer), Edit (Modifier) et Delete (Supprimer) les autorisations.
   
3. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   Si, plus tard, vous souhaitez modifier les autorisations de profil, cliquez sur le lien Edit Configuration (Modifier la configuration).
   

Mappage de comptes clients

Le mappage de comptes clients est une option proposée dans le cadre de cette intégration. Lors de cette étape, vous pouvez faire correspondre les clients (dans Zoho Projects) avec des comptes (dans Zoho CRM). Une fois la correspondance exacte trouvée, les projets classés sous les Clients sont automatiquement associés au compte correspondant dans Zoho CRM, vous permettant ainsi de gagner beaucoup de temps et d'efforts. De plus, le mappage personnalisé vous permet de sélectionner manuellement les clients dans Zoho Projects et de les faire correspondre aux comptes CRM correspondants.

Si vous souhaitez associer automatiquement les projets de ces client(s) au(x) compte(s), cliquez sur Yes, Map matching records (Oui, mapper les enregistrements correspondants).Les enregistrements sont mappés et un e-mail concernant les enregistrements mappés et non mappés, ainsi que le motif expliquant pourquoi certains enregistrements n'ont pas été mappés, est envoyé à l'administrateur/aux administrateurs.

Si vous ne voulez pas utiliser cette option, cliquez sur No, Skip (Non, omettre) à la carte enregistre manuellement plus tard.

Gérer les utilisateurs et leurs autorisations

Vous pouvez modifier à tout moment l'autorisation dont les utilisateurs de CRM peuvent bénéficier.

Pour modifier les autorisations

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup (Configuration) > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
3. Dans la page Zoho Projects Integration (Intégration Zoho Projects), cliquez sur le lien Edit Configuration (Modifier la configuration).
   
4. Cochez ou décochez les cases Tab Visibility (Visibilité de l'onglet), View (Affichage), Create (Créer), Edit (Modifier) et Delete (Supprimer) les autorisations pour chaque profil, selon le besoin.
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Mettre à jour la clé ZSC Zoho Projects

Vous devrez mettre à jour la clé ZSC Zoho Projects dans les cas suivants :

1. Lorsque vous souhaitez modifier le propriétaire de votre portail Zoho Projects
2. Quand vous générez à nouveau la clé ZSC de Zoho Projects pour des raisons de sécurité.

Si vous ne mettez pas à jour la clé ZSC dans ces deux cas, l'intégration entre Zoho CRM et Zoho Projects cesse de fonctionner. Le message suivant s'affiche dans la liste associée Zoho Projects (Zoho Projects Related List) sous la page Records Details (Détails des enregistrements) d'un module sélectionné.

Dans ce cas de figure, vous devez mettre à jour la nouvelle clé ZSC dans Zoho CRM.

Pour mettre à jour la clé ZSC ZOho Projects

1. Sélectionnez Setup (Configuration) > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
2. Sur la page Intégration de Zoho Projects, entrez le nouveau ZSC clé et l'adresse e-mail associée.
   
3. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   L'intégration est actualisée et vous pouvez continuer à travailler sur vos projets depuis Zoho CRM.

Désactiver l'intégration de Zoho Projects

En tant qu'administrateur de Zoho CRM, vous pouvez désactiver Zoho Projects de votre compte CRM. Lors de la désactivation :

• L'onglet Projects (Projet) est supprimé de Zoho CRM.
• Tous les portails et projets ajoutés à Zoho CRM seront dissociés de votre compte Zoho CRM. Les utilisateurs peuvent continuer à travailler sur les projets depuis leur compte Zoho Projects.
• Tout utilisateur disposant de privilèges d'administrateur peut désactiver le portail et associer un autre portail au compte Zoho CRM.

Pour désactiver l'intégration Zoho Projects

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Sélectionnez Setup (Configuration) > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
3. Sur la page Zoho Projects, cliquez sur Deactivate Zoho Projects (Désactiver Zoho Projects).