Zoho CRM proporciona los medios para proteger los datos confidenciales y privados del usuario mediante el cifrado. El cifrado es el proceso de codificación de la información y permite que solo las personas autorizadas accedan a ella. Mediante el proceso de cifrado, se convierte el texto simple (legible) en texto cifrado (no legible), que solo se puede leer cuando un usuario autorizado lo descifra.

En Zoho CRM, utilizamos un método de cifrado denominado AES (estándar de cifrado avanzado) que utiliza claves para cifrar y descifrar los datos.

Los datos se pueden cifrar automáticamente con AES en Zoho CRM mediante la activación del cifrado en un campo personalizado. El cifrado de los datos no impide que los usuarios autorizados usen Zoho CRM de manera efectiva y rápida. Simplemente evita que personas no autorizadas, como usuarios bloqueados y posibles piratas informáticos, obtengan acceso a datos confidenciales o valiosos.

Disponibilidad

Configuración del cifrado de datos

El cifrado de datos es una forma de proteger la información almacenada en CRM. Se pueden cifrar solo los datos de los campos personalizados. Por ejemplo, si necesita almacenar información confidencial, como datos de tarjetas de crédito, números de teléfono de respaldo, etc., puede incluir esos campos en el diseño de la sección de usuario como campo personalizado. El cifrado de datos se realiza cuando se crea o edita un campo personalizado.

Para cifrar/descifrar campos personalizados:

1. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos > [Seleccione el módulo].
2. En el editor de diseño del módulo, vaya al campo que desee cifrar, haga clic en el ícono de configuración y seleccione Editar propiedades.
   
3. En la ventana emergente Propiedades del campo, seleccione la casilla de verificación Cifrar campo.
   
4. Haga clic en Listo.
5. Guarde el diseño.

Especificaciones de la función:

Especificaciones basadas en módulos y campos:

• Solo los campos personalizados (nuevos y existentes) se pueden cifrar. Los campos únicos también se pueden cifrar, siempre y cuando los genere el usuario o sean campos personalizados.
• Los tipos de campo compatibles con el cifrado son Línea única, Correo electrónico, Teléfono y Número.
• Solo los módulos de clientes potenciales, cuentas, contactos, acuerdos, enlace, usuarios y cualquier módulo personalizado son compatibles con el cifrado.
• El cifrado se puede desactivar para un campo en cualquier momento.
• En Asignación de conversión de clientes potenciales, los datos se pueden convertir y almacenar solamente entre dos campos cifrados.
• Los campos cifrados se pueden utilizar como entradas en los campos de fórmula.

Manejo de datos cifrados:

• Buscar y combinar y Deduplicación son opciones compatibles con los campos cifrados.
• Todos los datos importados a los campos cifrados se cifrarán de forma predeterminada y los datos exportados se descifrarán.
• Los campos cifrados se pueden incluir en los formularios web.
• El campo cifrado se puede ver en Informes como columna, pero no se puede utilizar en Criterios y columnas que se deben totalizar.
• Los campos cifrados se pueden utilizar como entradas en funciones personalizadas y como campos combinados en plantillas.
• Las API son compatibles con los datos cifrados.
• Los campos cifrados también se pueden utilizar en integraciones. La utilización de la información en las integraciones es de total responsabilidad del usuario.

Limitaciones, ventajas y desventajas

• Solo la búsqueda de texto completo es compatible con la búsqueda global. Por ejemplo, si los datos cifrados son "Joseph Wells", el registro del campo cifrado no aparecerá en los resultados si se busca "Joseph".
• Los campos cifrados no se pueden usar con filtros avanzados
• Los campos cifrados no se pueden buscar mediante la búsqueda por criterios
• Los campos cifrados no se pueden ver en la opción Ordenar.
• La información cifrada solo se almacena en el dominio crm.zoho.com. Utilice la información cifrada en otros dominios o servicios de terceros bajo su propia discreción.
• En el módulo de proyecciones, los campos cifrados no se pueden utilizar como campos de destino.