Uso de campos personalizados

En Zoho CRM, puede agregar nuevos campos según sus necesidades. Estos campos estarán disponibles para todos los usuarios agregados a la cuenta CRM de su organización.

• Personalizar los campos definidos de Zoho: puede editar, eliminar y ocultar algunos de los campos definidos por Zoho, pero tenga en cuenta que hay algunos campos que no se pueden eliminar, quitar, renombrar ni cambiar en la configuración obligatoria. Estos campos definidos por Zoho son obligatorios en Zoho CRM. Por ejemplo, el apellido en los clientes potenciales, el tema en las tareas, etc.
• Establecer permisos de acceso a campos: puede ocultar los campos para usuarios en un perfil específico o marcarlos como Solo lectura.

Disponibilidad

Campos personalizados

En casi todos los campos que cree, debe especificar la siguiente información:

• Etiqueta: especifique un nombre para el campo.
• Propiedades de campo: especifique las propiedades del campo, como la descripción, los valores de campo, etc.

Otras especificaciones requeridas para cada tipo de campo:

Límites de campo personalizado

Existe un límite para la cantidad total de campos que puede crear en su cuenta y también un límite para el tipo de campos que puede crear. El límite varía según la edición de Zoho CRM. Consulte el siguiente enlace para conocer los límites de campo: Límites de campo personalizado

Ajustes de campo personalizados

Durante la adición o la edición de un campo personalizado, tendrá la posibilidad de realizar muchas acciones. Por ejemplo, puede editar las propiedades básicas de un campo, marcarlo como obligatorio, convertirlo en un campo único, etc. A continuación, se indican los diversos valores de campos personalizados y disponibles en Zoho CRM.

• Agregar campos personalizados
• Editar los campos personalizados
• Establecer permiso de campo
• Marcar un campo como obligatorio
• Marcar un campo como único
• Eliminar campos personalizados

Agregar campos personalizados

En cada módulo, puede agregar campos personalizados para recopilar datos importantes específicos para las necesidades de su empresa si especifica algún tipo de información relacionada con el campo.

Para crear nuevos campos personalizados

1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
   El módulo puede ser la pestaña Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.
3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
4. En la bandeja de campos nuevos de la izquierda, arrastre y suelte el tipo de campo requerido en la sección de módulo que desee a la derecha.
   
5. Asigne un nombre al campo y defina las propiedades del campo según sea necesario para el campo.
6. Haga clic en Guardar diseño.

 Cambiar el nombre de un campo

Editar los campos personalizados

Para editar los campos personalizados

1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
   El módulo puede ser la pestaña Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.
3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
4. Vaya al campo que desee editar y cambie el nombre del campo o edite las propiedades de campo.
   
5. Haga clic en Guardar diseño.

 Establecer permiso de campo

Establecer permiso de campo

Puede establecer los diferentes permisos de campo para diferentes usuarios durante la creación de un campo o incluso posteriormente.

Para establecer un permiso de campo

1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
   El módulo puede ser la pestaña Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.
3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
4. Vaya al campo requerido, haga clic en el ícono Ajustes y seleccione Establecer permiso.
   
5. En la ventana emergente Establecer permiso, defina los permisos para cada perfil.
6. Haga clic en Guardar.
   
7. Haga clic en Guardar diseño.

Marcar un campo como obligatorio

Para marcar un campo como obligatorio

1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
   El módulo puede ser la pestaña Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.
3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
4. Vaya al campo que desee editar, haga clic en el ícono Ajustes y seleccione Marcar como obligatorio.
   

  Marcar campo como único

Marcar un campo como único

Un campo único es aquel que se encuentra en un registro cuyo valor hace que el registro sea único. Las direcciones de correo electrónico de las personas son buenos ejemplos de campos únicos porque, evidentemente, no es posible que dos personas tengan la misma dirección de correo electrónico. Es un atributo muy singular. Otros ejemplos incluyen los números de seguro social, los números de pasaporte, los códigos de producto y otros similares. En Zoho CRM, puede marcar un campo de cualquier módulo como "Único". Después de marcarlos como "Únicos", estos campos desempeñan una función vital en la gestión de registros duplicados en Zoho CRM en varias instancias, incluidos los registros creados de manera manual, así como los registros creados a través de importación, API, conversión de clientes potenciales, pedido de ventas y cotización.

Para marcar un campo como único

1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
   El módulo puede ser la pestaña Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.
3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
4. Haga clic en el ícono Ajustes del campo que desee marcar como único.
5. Seleccione la opción No duplicar valores de la lista desplegable Ajustes.
   Esta opción se aplica si el campo que desea marcar como único es un campo predefinido.
   Si marca el campo de correo electrónico principal para el módulo Clientes potenciales/contactos como único, garantizará que se compruebe la duplicación de correo electrónico del módulo seleccionado.
   
   Si el campo que desea marcar como único es un campo personalizado, seleccione Propiedades de campo de la lista desplegable Ajustes.
   En la ventana emergente Propiedades del campo, marque la casilla No duplicar valores.
   
6. Haga clic en Guardar diseño.

En la página Vista de lista de campos, en la columna Tipo de datos, aquel campo para el que seleccionó la opción No duplicar valores se indicará como campo único. Por ejemplo, texto (único).

 Eliminar un campo

Eliminar campos personalizados

Si no necesita los campos que haya creado, puede eliminarlos. Si elimina un campo personalizado, se envía a la sección Campos no utilizados. Esto significa que únicamente se elimina del diseño y no de CRM en sí.
Para eliminar el campo permanentemente de CRM, debe eliminarlo de nuevo desde la sección Campos no utilizados.

Para eliminar campos personalizados del diseño

1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
   El módulo puede ser la pestaña Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.
3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
4. Haga clic en el ícono Más y seleccione Eliminar campo.
   
5. Procure leer las instrucciones en el cuadro emergente y luego haga clic en Sí, enviar a campos no utilizados para eliminar el campo.
   Los campos eliminados se envían a la sección Campos no utilizados.
   

Asignar campos de dependencia

Existen ciertos campos cuyos valores dependen del valor de otro campo. Esto se puede definir como una relación principal-secundaria. Por ejemplo, supongamos que existen dos campos (país y estado) en el módulo Clientes potenciales. Los valores del campo Estado dependerán del país que seleccione en el campo País. Del mismo modo, los valores del campo Subdepartamento dependerán del campo Departamento que seleccione. Este tipo de relación se establece mediante la asignación de campos de dependencia. Puede definir los valores que aparecerán en el campo secundario cuando un determinado valor se seleccione en el campo principal. Tenga en cuenta que esto solo se aplica a los campos de la lista de selección.

Para asignar las dependencias de campo

1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
   El módulo puede ser la pestaña Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.
3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
4. Haga clic en el ícono Ajustes y seleccione Asignar campos de dependencia.
5. En la página Asignar campos de dependencia del módulo seleccionado, haga clic en Nuevo.
   • Seleccione el campo principal en la lista desplegable.
   • Seleccione el campo principal en la lista desplegable.
     
   • Haga clic en Siguiente.
   • Seleccione los valores para cada valor del campo principal.
   • Por ejemplo, si el campo principal es Rama de estudios, seleccione los cursos pertinentes para la rama seleccionada.
   • Haga clic en los enlaces Anterior o Siguiente, si es necesario, para asignar todos los valores de campo principal a los valores del campo secundario.
     
6. Haga clic en Guardar.
   Ahora, cuando cree un nuevo registro en el módulo, los valores del campo secundario difieren según el valor seleccionado para el campo principal.
   
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