De forma predeterminada, los derechos de acceso a los registros de CRM se establecen como privados para que el propietario del registro y el gerente puedan supervisar los datos de CRM. Sin embargo, con las reglas de intercambio de datos, puede extender los derechos de acceso a usuarios que pertenezcan a otros grupos y funciones. Una vez que se configuran las reglas de intercambio de datos, los usuarios asociados a otros grupos y funciones pueden obtener acceso adicional a los registros que pertenecen a otros usuarios.

 Características clave

• De manera predeterminada, todos los módulos tienen una opción privada.
• Si el permiso de toda la organización se establece como Lectura/escritura/eliminación públicas, todos pueden acceder y actualizar todos los datos de los usuarios. La cadena jerárquica de las funciones y las reglas de intercambio no se aplicarán en este caso.
• Si el permiso de toda la organización se establece como Solo lectura, todos los usuarios podrán ver solo los registros de otros usuarios. En este caso, los demás usuarios no pueden modificar los registros del propietario.
• Si el permiso de toda la organización está configurado como Privado, se pueden aplicar la cadena jerárquica de funciones y las reglas de intercambio.
• No puede restringir el conjunto de accesibilidad en los permisos predeterminados de la organización mediante la creación de reglas de intercambio. Puede extender solo la visibilidad de datos adicionales
• En el historial de importación, siempre se mostrarán sus registros personales y los de sus subordinados (si corresponde).
• Puede acceder a todos los archivos adjuntos, las notas, los correos electrónicos y los competidores que pertenecen a un registro si puede ver ese registro.
• Las proyecciones siempre serán privadas.

 Administración del proceso de intercambio de datos predeterminado

Puede proporcionar los siguientes tipos de niveles de acceso al usuario en los módulos de Zoho CRM:

• Privado: solo el propietario del registro y el jefe correspondiente pueden ver el registro.
• Solo lectura pública: los usuarios pueden ver los registros de los demás, pero no los pueden modificar ni eliminar.
• Lectura/escritura/eliminación públicas: otros usuarios pueden ver, modificar y eliminar los registros.

Disponibilidad

Se requiere permiso de perfil: los usuarios que cuentan con permiso para administrar el intercambio de datos pueden tener acceso a esta función.

 

Para administrar los permisos predeterminados

1. Vaya a Configuración > Usuarios y control > Control de seguridad > Configuración del intercambio de datos.
2. En la página Configuración del uso compartido de datos, haga clic en Editar todos los permisos predeterminados.
3. En la página Editar permisos predeterminados de la organización, actualice los siguientes privilegios de acceso de los módulos:
   • Privado
   • Solo lectura pública
   • Lectura/escritura/eliminación públicas
     
4. Haga clic en Guardar después de actualizar los privilegios de acceso de todos los módulos.

 Creación de reglas de intercambio de datos

Esta función lo ayuda a crear reglas para proporcionar acceso o impedir que los usuarios puedan ver los datos de los diversos módulos.

Disponibilidad

Se requiere permiso de perfil: los usuarios que cuentan con permiso para administrar el intercambio de datos pueden tener acceso a esta función.

 

Para crear reglas de intercambio de datos

1. Vaya a Configuración > Usuarios y control > Control de seguridad >Configuración del intercambio de datos.
2. En la página Configuración del intercambio de datos, haga clic en Nueva regla de intercambio para el módulo correspondiente.
3. En la página Nueva regla de intercambio, realice las siguientes acciones:
   • Especifique el emisor de los registros compartidos.
     
   • Especifique el receptor de los registros compartidos.
   • Seleccione el tipo de acceso de la lista desplegable.
   • Seleccione la casilla de verificación Jefes permitidos para permitir el intercambio de datos con los jefes.
4. Haga clic en Crear regla de intercambio.