ตัวกรอง

ตัวกรอง/กฎใน Zoho Mail ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบอีเมลของคุณได้โดยอัตโนมัติโดยการตั้งค่าการดำเนินการสำหรับอีเมลที่ตรงกับเงื่อนไขที่คุณตั้งค่าไว้ คุณสามารถตั้งค่าหลายตัวกรองใน Zoho Mail ได้โดยใช้พารามิเตอร์หลายค่า นอกจากนี้ตัวกรองยังช่วยให้คุณดำเนินการบางอย่างได้โดยอัตโนมัติ เช่น สร้างงานจากอีเมล ส่งต่ออีเมลบางอีเมลโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขไปยังที่อยู่อีเมลที่ระบุ ฯลฯ

ตัวกรองใน Zoho Mail ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงอีเมลขาเข้า/ ขาออกได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถกำหนดชุดเงื่อนไขและการดำเนินการที่เกี่ยวข้องสำหรับเงื่อนไขเหล่านั้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและมีกล่องขาเข้าที่เป็นระเบียบ และทำให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้วางอีเมลสำคัญไว้ผิดที่ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสร้างตัวกรองที่จำเป็นตามลำดับที่ถูกต้องเพื่อจัดระเบียบและจัดเรียงอีเมลอย่างถูกต้องตามความต้องการของคุณ

Zoho Mail มีตัวกรองสองประเภท:

• ตัวกรองขาเข้า - ตัวกรองเหล่านี้สามารถใช้กับอีเมลขาเข้าซึ่งจะถูกนำไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ เรียนรู้เพิ่มเติม
• ตัวกรองขาออก - ตัวกรองเหล่านี้สามารถใช้กับอีเมลขาออกเพื่อดำเนินการที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติกับอีเมลที่เลือก เรียนรู้เพิ่มเติม

Zoho Mail ยังมี 'ตัวกรองอัจฉริยะ' ด้วย เมื่อเปิดใช้งานตัวกรองอัจฉริยะ จะแยกประเภทอีเมลเป็นจดหมายข่าวหรือการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติตามข้อมูลที่มีอยู่ในส่วนหัว

สร้างตัวกรองใหม่

คุณสามารถสร้างตัวกรองขาออก/ ขาเข้าใหม่สำหรับบัญชีของคุณได้โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่ Filters
4. หากคุณกำหนดค่ากล่องจดหมายหลายกล่องเป็นบัญชี POP ให้เลือกบัญชีที่ต้องการโดยใช้ตัวสลับบัญชีที่หน้าต่างด้านซ้าย
5. เปิดแท็บ Outgoing/ Incoming Emails Filter
6. คลิก New Filter
   
7. ป้อนรายละเอียดต่อไปนี้ในป๊อปอัปสร้างตัวกรอง:
   • Filter Name - ชื่อที่ใช้ระบุตัวกรอง
   • Condition Type - กำหนดชุดรวมเงื่อนไขที่จำเป็นต้องตรวจสอบ (หรือ, และ, อีเมลขาเข้าทั้งหมด)
   • Conditions - พารามิเตอร์ที่อีเมลจะต้องตรงตาม
   • Actions - การดำเนินการที่จะทำกับอีเมลที่ตรงกับเงื่อนไข
     
8. คลิก Save

คลิกที่นี่สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับตัวกรองขาเข้า
คลิกที่นี่สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับตัวกรองขาออก

ตัวกรองทำงานอย่างไร

อีเมลขาเข้าและอีเมลขาออกทุกฉบับในกล่องขาเข้าของคุณจะถูกประมวลผลโดยตัวกรองของคุณ ในตัวกรอง คุณจะกำหนดเงื่อนไขสำหรับการประมวลผล อาจมีหลายเงื่อนไขและคุณมีตัวเลือกที่จะเลือกว่าจะต้องตรงกับเงื่อนไขทั้งหมดหรือตรงกับเงื่อนไขใดก็ได้เพื่อประมวลผลการดำเนินการที่ระบุในตัวกรอง

ตัวอย่าง:
1. หากผู้ส่งเป็น "boss@myorg.com" ให้ติดธงเป็นสำคัญและย้ายไปยัง "รายการลำดับความสำคัญ"

2. หากที่อยู่ถึงเป็น "friend1@email.com" ให้ส่ง Bcc อัตโนมัติถึง "friend2@email.com"

นอกเหนือจากเงื่อนไขผู้ส่ง คุณยังสามารถตั้งค่าตัวกรองเพื่อแยกความแตกต่างของอีเมลที่มาถึงนามแฝงอีเมลอื่นของคุณโดยใช้พารามิเตอร์ ถึง/สำเนาถึง ได้อีกด้วย

ตัวอย่างตัวกรอง

ตัวอย่าง 1
ตัวกรองด้านล่างจะประมวลผลอีเมลที่ส่งโดย "boss@mydomain.com" และมีลำดับความสำคัญเป็น "สูง" แล้วย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ "ตอบกลับทันที" และติดธงเป็น "สำคัญ" ด้วย พารามิเตอร์ที่ต้องทำตามได้แก่:

• ตรงกับเงื่อนไขทั้งหมด:
• Conditions: Sender "คือ" boss@mydomain.com
• Priority เป็น "สูง"
• Actions: Move To Folder "ตอบกลับทันที" Flag as "สำคัญ"

ตัวอย่างที่ 2
ตัวกรองด้านล่างจะประมวลผลอีเมลที่ส่งไปยัง"manager@email.com" หรือ "teamlead@email.com" และเพิ่ม "teammate1@email.com", "teammate2@email.com" ใน Cc โดยอัตโนมัติ พารามิเตอร์ที่ต้องทำตามได้แก่:

• ตรงกับเงื่อนไขใดๆ:
• To: manager@email.com
• To: teamlead@email.com
• Actions: Auto CC "teammate1@email.com", "teammate2@email.com"

สร้างตัวกรองจากอีเมล

เมื่อคุณกำลังอ่านอีเมลฉบับหนึ่ง คุณสามารถสร้างตัวกรองใหม่ได้โดยตรงตามพารามิเตอร์ในอีเมลนั้น ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดประเภทอีเมลในอนาคตที่คล้ายกับอีเมลที่คุณกำลังอ่านอยู่โดยอัตโนมัติ

1. สมมติว่าคุณกำลังอ่านอีเมลจาก 'information@importantalerts.com' ที่มีชื่อเรื่อง 'Monthly Page View Statistics'
2. คลิกไอคอนดำเนินการเพิ่มเติมที่มุมบนขวาของบานหน้าต่างมุมมองเมล
   
3. เลือก Add To แล้วเลือก Filters
4. กล่องสร้างตัวกรองจะปรากฏบนหน้าจอโดยมีพารามิเตอร์ผู้ส่ง/ ชื่อเรื่องกรอกข้อมูลไว้ล่วงหน้าตามอีเมลปัจจุบัน
   
5. ดูเงื่อนไข พารามิเตอร์ และรายการอื่นๆ ในตัวกรองและแก้ไขรายละเอียดที่ใดก็ตามที่ต้องการ
6. เลือกการดำเนินการที่จำเป็นสำหรับอีเมลนั้น
7. คลิก Create เพื่อสร้างตัวกรองใหม่และประมวลผลอีเมลขาเข้าใหม่ทั้งหมดโดยตัวกรองนั้น

ตรงกับอีเมลขาเข้า/ ขาออกทั้งหมด

ตัวเลือกตรงกับข้อความขาเข้า/ ขาออกทั้งหมดมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการดำเนินการกับอีเมลทั้งหมดที่คุณได้รับ คุณสามารถตั้งค่าประเภทเงื่อนไขเป็น 'ไม่มีเงื่อนไข อีเมลขาเข้าทั้งหมด' สำหรับอีเมลขาเข้าและ 'ไม่มีเงื่อนไข อีเมลขาออกทั้งหมด' สำหรับอีเมลขาออก

ซึ่งจะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการดำเนินการที่เจาะจง เช่น การเพิ่มแท็กหรือติดธงให้กับข้อความขาเข้า/ ขาออกทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงเงื่อนไข

คุณต้องระมัดระวังเมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้เนื่องจากการดำเนินการ เช่น 'ลบ' หรือ 'ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว' อาจกลายเป็นปัญหาได้

การสร้างและการจัดการหลายตัวกรอง

โดยทั่วไปคุณจะมีหลายตัวกรองเพื่อจัดประเภทอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ บางครั้งในขณะที่กำหนดเงื่อนไขในตัวกรองของคุณอาจมีการซ้อนทับกัน

ตัวอย่างเช่น สมมุติว่าเงื่อนไขในตัวกรองตัวหนึ่งของคุณเป็น "จากมี marketing@mydomain.com" และเงื่อนไขในตัวกรองอีกตัวหนึ่งของคุณเป็น "ชื่อเรื่องมี Blog" เมื่ออีเมลมาถึงกล่องจดหมายจาก 'marketing@mydomain.com' โดยมีชื่อเรื่องเป็น 'Features to be announced in the next Blog Post' อีเมลนี้จะตรงกับเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในตัวกรองด้านบนทั้งสองตัวกรอง ในกรณีดังกล่าว ตัวกรองที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าจะถูกประมวลผลก่อน จากนั้นจึงประมวลผลตัวกรองถัดไป ดังนั้น ลำดับการจัดเรียงตัวกรองจึงมีบทบาทสำคัญในอีเมลดังกล่าว

ลำดับตัวกรอง

เมื่อสร้างตัวกรองหลายตัว ลำดับการจัดเรียงตัวกรองของคุณจะเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทำงานในแบบที่คุณต้องการ

เมื่อคุณได้รับอีเมลใหม่ Zoho Mail จะใช้ตัวกรองตามลำดับที่ปรากฏในหน้าตัวกรอง ตัวกรองที่มีเงื่อนไขตรงกับอีเมลจะถูกนำไปใช้กับอีเมลและประมวลผลการดำเนินการที่เกี่ยวข้อง ตัวกรองหมายเลข 1 จะถูกนำไปใช้ก่อนและส่วนที่เหลือจะประมวลผลตามลำดับที่แสดงบนหน้าจอ

ในการเปลี่ยนลำดับของตัวกรอง ให้ลากและวางตัวกรองไปยังตำแหน่งที่ต้องการ ระบบจะถามคุณว่าต้องการเปลี่ยนลำดับของตัวกรองหรือไม่ ให้คลิก ตกลง

หากคุณต้องการให้อีเมลบางอีเมลถูกประมวลผลโดยตัวกรองหนึ่งตัวเท่านั้นแม้ว่าอีเมลนั้นจะตรงกับเงื่อนไขในตัวกรองหลายตัว คุณจะต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมาย Stop Processing other Filters ในกรณีนี้ ตัวกรองนั้นเท่านั้นที่จะถูกนำไปใช้กับข้อความ ตัวกรองที่เหลือจะถูกข้ามไป

หยุดการประมวลผลตัวกรองอื่น

เมื่อคุณมีตัวกรองหลายตัว ตัวกรองจะถูกประมวลผลจากบนลงล่างตามลำดับตัวกรองที่ปรากฏบนหน้าจอของคุณ เมื่ออีเมลตรงกับตัวกรองแรก อีเมลนั้นจะถูกประมวลผลโดยตัวกรองแรก และจะถูกตรวจสอบสำหรับตัวกรองถัดไปตามลำดับ แต่หากคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย 'หยุดการประมวลผลตัวกรองอื่น' ตัวกรองที่เหลือจะถูกข้ามไป เฉพาะตัวกรองแรกที่มีเงื่อนไขตรงกับอีเมลเท่านั้นที่จะประมวลผล

หากไม่ได้เลือก 'Stop processing other Filters' อีเมลจะผ่านตัวกรองที่เหลือด้วย ตามเงื่อนไขของแต่ละตัวกรอง

อย่างไรก็ตาม การดำเนินการ เช่น ย้ายไปยังโฟลเดอร์, ลบข้อความ, ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว, เพิ่มธง, การส่งต่อโดยใช้ตัวกรองเป็นการดำเนินการแบบครั้งเดียวและหากตั้งค่าการดำเนินการเดียวกันนี้ในตัวกรองถัดไป การดำเนินการนี้จะถูกแทนที่

ตัวอย่าง: พิจารณาว่าคุณมี 4 ตัวกรองที่มีเงื่อนไขที่ตั้งค่าตามชื่อเรื่องของอีเมล เงื่อนไขของชื่อเรื่องที่ระบุในแต่ละตัวกรองคือ 'Important' ที่มีการดำเนินการ 'ย้ายไปยังโฟลเดอร์', 'Marketing' ที่มีการดำเนินการ 'นำแท็กไปใช้', 'Announcement' ที่มีการดำเนินการ 'เพิ่มธง' และ 'Blog' ที่มีการดำเนินการสองอย่างคือ 'ย้ายไปยังโฟลเดอร์' และ 'เพิ่มแท็ก' สมมติว่าคุณได้รับอีเมลที่มีชื่อเรื่องว่า "Important announcement about Blogs - Attn: Marketing team" จากนั้นตัวกรองทั้งสี่ตัวจะได้รับการประมวลผลตามลำดับ แต่การดำเนินการ 'ย้ายไปยังโฟลเดอร์' จะเกิดขึ้นตามการดำเนินการที่ตั้งค่าไว้ในตัวกรองบนสุด การดำเนินการ 'ย้ายไปยังโฟลเดอร์' ของตัวกรองสุดท้ายจะถูกข้ามไป แต่แท็กที่ระบุในตัวกรองสุดท้ายจะได้รับการประมวลผล หากตัวกรองทั้งหมดไม่ได้เลือก 'หยุดการประมวลผลตัวกรองอื่น' หากเลือก 'หยุดการประมวลผลตัวกรองอื่น' ตัวกรองบนสุดในลำดับเท่านั้นที่จะถูกนำไปใช้กับอีเมล

ดังนั้นให้เลือกตัวเลือก Stop Processing Other Filters และจัดเรียงลำดับของตัวกรองใหม่ตามความต้องการของคุณเพื่อให้ได้ผลของตัวกรองที่เหมาะสม

จำนวนเมล

แสดงจำนวนอีเมลที่ตรงกับตัวกรองเฉพาะนับจากวันที่ระบุ คุณสามารถรีสตาร์ทจำนวนอีเมลสำหรับตัวกรองใดๆ ได้โดยการคลิกที่ไอคอนรีเซ็ต ที่อยู่ถัดจากจำนวนอีเมลที่เกี่ยวข้อง ไอคอนรีเซ็ตจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลื่อนไปวางไว้เหนือตัวกรอง

ใช้งานผ่านตัวกรอง

เมื่อตัวกรองถูกสร้างขึ้น อีเมลขาเข้าจะผ่านการประมวลผลของตัวกรองและจะถูกจัดประเภทให้สอดคล้องกัน อย่างไรก็ตาม อีเมลที่ได้รับก่อนการสร้างตัวกรองจะไม่ถูกประมวลผล ในการประมวลผลอีเมลที่ได้รับก่อนหน้านี้ในโฟลเดอร์เฉพาะโดยใช้ตัวกรองที่สร้างขึ้นใหม่ คุณสามารถใช้ตัวเลือก Run through Filter ได้

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่ Filters
4. หากคุณกำหนดค่าบัญชีอีเมลไว้หลายบัญชี ให้เลือกบัญชีที่ต้องการ
5. วางเคอร์เซอร์ของคุณเหนือตัวกรองที่คุณต้องการให้ประมวลผลอีเมล
6. เมื่อเลื่อนไปวางไว้เหนือตัวกรองที่เกี่ยวข้อง คุณจะเห็นตัวเลือกที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้งานผ่าน แก้ไข หรือลบ
7. คลิกไอคอน Run Through Filter
   ​
8. โฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณจะปรากฏขึ้น เลือกโฟลเดอร์ที่มีอีเมลที่คุณต้องการจัดประเภทด้วยตัวกรองนี้
9. อีเมลในโฟลเดอร์ที่เลือกจะถูกประมวลผลตามพารามิเตอร์ของตัวกรองและจัดประเภท

นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิกขวาที่โฟลเดอร์ใดๆ เพื่อดำเนินการใช้งานผ่านตัวกรองสำหรับโฟลเดอร์นั้น เลือกตัวเลือก Run a filter และเลือกตัวกรองที่เหมาะสมเพื่อใช้งานผ่านตัวกรองที่เลือกไว้สำหรับโฟลเดอร์

ปิดใช้งานตัวกรอง

คุณสามารถปิดใช้งานตัวกรองได้โดยคลิกที่เครื่องหมายถูกในคอลัมน์สถานะ เมื่อปิดใช้งานแล้ว ตัวกรองนี้จะไม่ถูกนำไปใช้กับข้อความขาเข้า หากต้องการ สามารถเปิดใช้งานในภายหลังได้โดยคลิกที่เครื่องหมายถูกอีกครั้ง

นำเข้า/ส่งออกตัวกรอง

คุณอาจต้องการใช้ตัวกรองชุดเดียวกันที่คุณได้สร้างขึ้นสำหรับบัญชีเฉพาะในบัญชี POP อื่นๆ ด้วย ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถใช้ตัวเลือกส่งออก/นำเข้าตัวกรองใน Zoho Mail เพื่อสร้างการตั้งค่าเงื่อนไขและการดำเนินการเดียวกันอีกครั้งสำหรับบัญชีอื่นๆ ได้

นำเข้าตัวกรอง

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่ Filters
4. หากคุณกำหนดค่าบัญชีอีเมลไว้หลายบัญชี ให้เลือกบัญชีที่ต้องการ
5. คลิกตัวเลือก Import ที่มุมบนซ้าย
   
6. เรียกดูและเลือกไฟล์ '.dat' ที่มีกฎของตัวกรอง
7. คลิก Open หลังจากเลือกไฟล์กฎของตัวกรอง .dat
8. ตัวกรองใหม่จะถูกสร้างขึ้นตามกฎที่ระบุไว้ในไฟล์
9. หากโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ระบุในไฟล์กฎไม่มีอยู่ในบัญชี จะสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์นั้นขึ้นเมื่อนำเข้าตัวกรอง

ส่งออกตัวกรอง

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่ Filters
4. หากคุณกำหนดค่าบัญชีอีเมลไว้หลายบัญชี ให้เลือกบัญชีที่ต้องการ
5. ตัวกรองที่เชื่อมโยงกับบัญชีนี้จะปรากฏบนหน้าจอ
6. เลือกตัวเลือก Export ที่มุมบนซ้าย
7. ตัวกรองที่มีอยู่ทั้งหมดภายใต้บัญชีนั้นจะถูกส่งออกเป็นไฟล์ .dat

หากคุณต้องการส่งออกตัวกรองบางตัวเท่านั้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายทางด้านซ้ายของตัวกรองที่เกี่ยวข้อง ทีนี้คลิก Export ตัวกรองที่เลือกจะถูกส่งออกเป็นไฟล์ .dat

คุณสามารถส่งออกตัวกรองที่ต้องการแทนการส่งออกตัวกรองทั้งหมดได้ เลือกตัวกรองที่คุณต้องการส่งออกโดยใช้กล่องกาเครื่องหมายที่เกี่ยวข้องและคลิกตัวเลือก Export Selected

ทำซ้ำตัวกรอง

คุณสามารถโคลนตัวกรองที่มีอยู่ และแก้ไขประเภทเงื่อนไข เงื่อนไข และการดำเนินการเพียงเล็กน้อยหรือไม่ต้องแก้ไขเลย คุณสามารถบันทึกตัวกรองที่โคลนเป็นตัวกรองใหม่และใช้ตัวกรองนั้นประมวลผลอีเมลได้

เมื่อต้องการทำซ้ำตัวกรอง ให้ทำดังนี้:

1. เข้าสูระบบ Zoho Mail
2. ไปที่ Settings > Filters
3. ไปที่ส่วน Incoming/ Outgoing Emails ตามตัวกรองที่คุณต้องการทำซ้ำ
4. วางเมาส์เหนือตัวกรองที่คุณต้องการทำซ้ำ และคลิกที่ไอคอน Duplicate ทางด้านขวาของรายการ
   
5. ทำการเปลี่ยนแปลงหรือให้ชุดเงื่อนไขใหม่กับพารามิเตอร์ตัวกรองที่มีอยู่
6. คลิก Save

ลบตัวกรอง

ในการลบหลายตัวกรองในครั้งเดียว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายทางด้านซ้ายของตัวกรองที่เกี่ยวข้องและคลิกตัวเลือก Delete ที่มุมบนซ้าย

ในการลบตัวกรองแต่ละรายการ ให้เลื่อนไปวางไว้เหนือตัวกรองที่เกี่ยวข้องแล้วคลิกไอคอน ‘ลบ’ ในตัวกรองนั้น

ตัวกรองอัจฉริยะ

นอกจากตัวกรองที่คุณสร้างโดยทั่วไปแล้ว Zoho Mail ยังมีตัวเลือกตัวกรองอัจฉริยะอีกด้วย ตัวกรองอัจฉริยะช่วยคุณจัดประเภทอีเมลโดยอัตโนมัติเป็นจดหมายข่าวและการแจ้งเตือน นอกจากนี้ยังมีการดำเนินการของตัวกรองอัจฉริยะเพื่อสร้างงานโดยตรงจากตัวกรองตามเงื่อนไขบางอย่าง

โดยทั่วไปแล้ว อีเมลอัตโนมัติสามารถจัดประเภทได้อย่างกว้างๆ เป็น ‘การแจ้งเตือน’ และ ‘จดหมายข่าว’ ตัวกรองอัจฉริยะใน Zoho Mail สามารถตรวจจับการแจ้งเตือนและจดหมายข่าวได้โดยอัตโนมัติตามข้อมูลส่วนหัวบางอย่าง

ไม่สามารถส่งออกหรือลบตัวกรองอัจฉริยะเหล่านี้ได้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวกรองอัจฉริยะที่นี่